Paso 2 - Protocolo de Comunicaciones y Plan Motivacional

Estudiantes:

Jorge Eliecer Acevedo Rodríguez – Código: 74339537

Rosana Rosmery Ramírez – Código: 1065579225

Oscar Daniel Gómez Martínez – Código: 1064122584

Tutora:

Sandy Sidney Torres

Grupo Colaborativo: 80007_59

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Protocolo

CEAD Valledupar Cesar,

Junio de 2020

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 Introducción

La comunicación oral y escrita en el ámbito laboral se constituye en medios facilitadores para

la interacción humana. A diferencia del resto de animales, los humanos pueden comunicarse
mediante el uso de “palabras”, así que al tener esta facultad el ser humano logra a través de actos
de habla transmitir sus opiniones, intereses, gustos o tal vez disgustos, frente a situaciones que
son vivenciales mediante experiencias familiares, laborales educativas y sociales.

Favorecer los ambientes laborales consta de una combinación de técnica y arte en relación con
procesos cognoscitivos; en aras de impulsar patrones de conducta idóneos para lograr con mayor
eficiencia el alcance de objetivos y metas que redunde en la autorrealización personal como de la
misma organización, llegando a la excelencia sobre la base de una sinergia de cooperativismo
grupal.

En relación con el presente trabajo donde aplicamos lo aprendido en el curso en una empresa
y así poder establecer el protocolo dentro de una empresa llamada CAMALEÓN Especializados
en Tecnología, donde se trata de establecer el manejo de las relaciones internas, externas, plan
motivacional y demás protocolos elaborados para mejorar las comunicaciones organizacionales
dentro de dicha empresa para el e intercambio de información en pro de lograr los objeticos
propuestos

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 Tabla de contenidos

Pág.

Objetivos………………………………………………………………………………………. 4

Objetivos generales……………………………………………………………………………. 4

Objetivos específicos………………………………………………………………………….. 4

Protocolo de comunicaciones y plan motivacional para el caso propuesto de la empresa

CAMALEÓN…………………………………………………………………………………. 5

Características de la empresa…………………………………………………………………..5

Organigrama…………………………………………………………………………………... 6

Misión………………………………………………………………………………………… 7

Visión…………………………………………………………………………………………. 7

Protocolo de comunicación interna…………………………………………………………… 8

Plan de incentivos y motivacional……………………………………………………………. 10

Conclusiones………………………………………………………………………………….. 13

Referencias……………………………………………………………………………………. 14

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 Objetivos

Objetivo General

 Analizar las Competencias comunicativas dentro de la empresa CAMALEÓN

Especializados en Tecnología y fortalecer las relaciones interpersonales haciendo uso del
protocolo de comunicaciones aplicando el plan motivacional.

Objetivos específicos.

 Proporcionar a través del Manual de Protocolo una guía con mejores condiciones en
cuanto al manejo de una imagen empresarial dentro de la empresa CAMALEÓN
 Proponer estrategias de comunicación interna y externa dentro de la empresa para mejorar
el uso de la comunicación organizacional.
 Implementar estrategias y acciones psicosociales que puedan contribuir en las
necesidades de los sujetos en su contexto de trabajo.

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 Protocolo de comunicaciones y plan motivacional para el caso propuesto de la empresa
CAMALEÓN

Nombre de la empresa: CAMALEÓN Especializados en Tecnología.

Slogan:

Ciudad: Bogotá D.C.

Fecha de Creación: 01 enero 2019.

Número de empleados: 50

Características de la empresa

La empresa CAMALEÓN Especializados en Tecnología tiene como actividad económica la

producción y comercialización de comercialización de computadores.

Su estructura organizacional jerárquica está compuesta de la siguiente manera (Gerente,

secretaria, contador), los jefes de departamento (producción, talento humano, ventas y
marketing) control de calidad y personal operativo de cada uno de los Puntos de venta. Se tiene
atención presencial, atención telefónica y página web.

La empresa nace el 01 de junio del 2020, gracias al emprendimiento de los estudiantes del curso
de protocolo, la empresa entrega servicio a 12 municipio del departamento de Cundinamarca,
llegando con soluciones integrales para cubrir las necesidades de adquirir computadores,
actualmente esta empresa cuenta con 50 empleados, la cual continúa creciendo, brindando
nuestro portafolio de servicios.

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Organigrama
Misión

CAMALEÓN Especializados en Tecnología busca brindar soluciones reales en el

campo dela tecnología a nivel nacional mediante estrategias de la innovación, enfocada
en prestar un con excelente servicio y calidad de los productos que ofrece, además de
contribuir con el desarrollo de la tecnología en pro de beneficio de la población y así
cumplir con el compromiso adquirido con nuestros clientes.

Visión

CAMALEÓN Especializados en Tecnología, se proyecta como una empresa líder en

el mercado de artículos tecnológicos, que busca ofrecer productos de alta calidad para la
beneficiar y renovar los diferentes artículos de tecnologías que beneficien en el desarrollo
tecnológico de nuestros clientes brindándoles la oportunidad de acceder a lo último en
tecnología.

Objetivos de CAMALEÓN Especializados en Tecnología

 Ser una empresa líder en el mercado a nivel nacional

 Brindar y diseñar los elementos tecnológicos exclusivos y de mejor calidad en el mercado
tecnológico a nivel profesional
 Bridar una atención con calidad y asesoría a nuestros clientes en la compra y distribución
de tecnología.

Definir el tipo de comunicación (interna y externa)

La mejora continua de los procesos de comunicación interna exige la elaboración

de un plan estratégico de comunicación tanto interna como externa insertado, en la
empresa de productos de tecnológicos “ CAMALEÓN Especializados en Tecnología”, se
busca organizar y mejorar a través de los medios disponibles para cubrir las necesidades
del grupo de trabajo dentro de la empresa, para que sea transmitido de manera eficaz en
la comunicación externa de publicidad para la misma logrando así cohesión en el equipo
de trabajo y logro de los objetivos y metas.
Los proceso de marketing dentro de la empresa es fundamental ya que debe generar estrategias
adecuadas para ganar clientes, con innovación ofreciendo productos tecnológicos de exente
calidad mostrando siempre la mejor imagen de la empresa mediante los medios de comunicación
y redes sociales vendiendo el slogan de la empresa CAMALEÓN Especializados en Tecnología
“ lo último en tecnología a un clic” el cual juega un papel fundamental los miembros de la
empresa que se encuentran en los puntos de venta influyendo de manera positiva en la imagen
institucional,

Protocolo de comunicación interna

1. Con el objetivo de un mejor clima organizacional de todos los miembros de la empresa,

estas actividades tipo campañas buscan sensibilizar en temas como el comportamiento,
valores y cuidados para el personal,
2. La comunicación entre los colaboradores de la empresa es fundamental para el excelente
desarrollo de la cada una de las labores diarias de la empresa para poder prestar un
excelente servicio a los clientes con son la razón de ser
3. Realización de un diagnóstico de la situación de comunicación en la organización con
estrategias comunicativas.
4. A través de la comunicación interna se busca fortalecer la interacción entre cada uno de
los colaboradores del equipo de trabajo, lo cual encierra la comunicación entre todos los
miembros de la empresa directivas, proceso administrativos y puntos de venta quienes
son quienes tienen el contacto directo con el cliente final.
5. Los planes de comunicación deben basarse en una auditoría de comunicación y no en la
intuición o en los gustos del equipo directivo. La auditoría debe detectar los flujos de
comunicación, cuáles son sus puntos débiles y dónde se producen los problemas, conocer
las necesidades y expectativas de las personas implicadas con el nuevo plan de
comunicación y proyectar una visión del estado de futuro deseable de la empresa
CAMALEÓN Especializados en Tecnología.
6. Las principales herramientas para la comunicación interna de la empresa CAMALEÓN
Especializados en Tecnología son: la intranet, el correo institucional, las publicaciones
internas y los boletines.
 7. A través de la comunicación interna se busca fortalecer la interacción entre cada uno de
los colaboradores del equipo de trabajo la empresa CAMALEÓN E especializados en
Tecnología, a nivel de oficinas centrales y regionales, lo anterior con el fin de generar
una cultura organizacional informada y dinámica.

Los medios de comunicación interna son:

Correo electrónico institucional:

Es una de las herramientas que utilizaremos entre los colaboradores de cada equipo para que
realicen todos sus procesos de comunicación interna y externa referente a sus actividades y tareas
dentro de la empresa para lo cual se hace necesario:

 Evadir la participación en el reenvío de correos no solicitados (rumores, cadenas de

mensajes, publicidad, etc.).
 No utilizar el correo institucional para ser incluidos en correos de actividades personales
que no tienen inherencia con las actividades empresariales.
 No reenviar mensajes destinados a usted sin la autorización del remitente.
Intranet:
El objetivo de esta herramienta interna es brindar a cada uno de los colaboradores de la
empresa
 Información sobre cada una de las actividades y tareas de cada equipo que conforman la
empresa.
 Una lista con todos los datos de contacto de cada uno de los miembros de la empresa
 Documentos que facilitan el desarrollo de actividades y tareas en cada una de las áreas de
trabajo tales como formatos, manuales, circulares plantillas, entre otros.

Boletines:

Es una publicación que se entrega mensual vía correo electrónico, donde se compila la
información de las actividades de la empresa a nivel regional y nacional, incluyendo
información para el bienestar de los colaboradores.

Pantallas
 Son pantallas de gran dimensión ubicadas en cada una de las regionales a nivel nacional de la
empresa donde se publicará información y registro fotográfico de las actividades y proyectos
de la empresa.

2. Diseño del Plan:

Definición de objetivos

 Selección de medios
 Diseños
 Planificación de acciones
 Temporalización
 Establecimiento de mecanismos y procedimientos para el seguimiento durante y al final
de la implementación.
 Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta la finalidad que se
trata de conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir cuestiones
relativas al trabajo, informar, etc) y el tipo de información que se desea comunicar
(hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados).
 Estos soportes dentro de la empresa deben asegurar que la eficacia de los flujos
comunicativos si no se aporta simultáneamente el cambio de valores y cultura
organizativa. Por ello, el siguiente punto es esencial en el plan de comunicación.
 Es necesario sensibilizar, mentalizar y formar en comunicación a los empleados de todos
los niveles para que tomen conciencia de su importancia.

3. Implantación y seguimiento

La implantación deberá ir acompañada de un sistema de seguimiento y

retroalimentación constante (mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas con los
responsables) para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas y poder
diseñar acciones correctoras.

Protocolo de comunicaciones externas

Se llevará a cabo las siguientes acciones protocolarias para la comunicación externa

de la empresa CAMALEÓN Especializados en Tecnología.
1. Manejar una buena comunicación exterior con los clientes principales de la empresa,
ofreciéndoles buena atención y una comunicación fluida para conocer las necesidades del
cliente
2. Buen manejo de comunicación y cordialidad con los proveedores, medios de comunicación
mantenerlos informados de todas las novedades realizadas dentro de la empresa para facilitar
el manejo de los productos y las ventajas que ofrecen dentro de las actualizaciones
realizadas.
3. Realización de estrategias de marketing, relaciones públicas difundir los manejos de precios
y productos a través de imágenes, videos, etc.
4. La comunicación externa de la empresa CAMALEÓN Especializados en Tecnología
contara como objetivo aumentar el sentido de pertenecía con los empleados y de clientes
generando campañas de incentivos para mejorar las comunicaciones comunicativas fuera y
dentro de la empresa.
5. Presentar un plan motivacional que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo
para mejorar la comunicación organizacional.

Plan de incentivos y motivacional en la empresa de la empresa CAMALEÓN

Especializados en Tecnología

El plan de incentivos y motivacional de la empresa CAMALEÓN se fundamenta como el éxito

de la empresa para el logro de los objetivos.

1. Intensivos salariales el cual se verá reflejado en el salario, regalos de productos

de tecnología, bonos extras entre otros, por cumplimientos en las metas de ventas
y producción con el fin de mejorar la producción y mejorar el rendimiento de la
empresa.

2. Intensivos morales: la empresa CAMALEÓN otorgara horarios más flexibles al

personal estado en la empresa, aumento de las vacaciones entre otros
reconocimientos verbales y escritos, cuadro mejor empleado del mes por el
desempeño del empleado.
3. Asensos en la empresa: Personal de la empresa que por su desempeño y
responsabilidad cumplimiento de objetivos y metas merezcan ser ascendidos en
sus puestos de trabajo.

4. Potenciar el trabajo en equipo: con méritos instímulos a los grupos de trabajo

de cada uno de los departamentos y puntos de venta de la empresa generando una
competencia sana dentro de la empresa.

5. Días de bienestar en centros recreacionales para el personal de la empresa y sus

familiares lo cual intensiva y fomenta el trabajo en equipo, armonía y conexión en
la organización
 Conclusiones

La comunicación en entornos laborales debe lograrse por medio de mecanismos que permitan un
ejercicio adecuado de las funciones, así como la motivación laboral, por ello, la creación de
canales comunicativos asertivos facilita la interacción de forma eficiente, fortaleciendo el trabajo
colaborativo y éxito en las empresas.

Es muy importante que los empleados estén enfocados en los objetivos organizacionales y para
ello la comunicación interna se convierte en una de las herramientas principales con las que
cuenta la empresa para lograr tener un equipo de trabajo informado, motivado y alineado.

En el anterior trabajo se reflejó dentro la empresa CAMALEÓN las competencias comunicativas

y las relaciones interpersonales mediante el desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan
motivacional.
 Referencias bibliográficas

Actualidad empresa comunicación y su importancia en la empresa (22 noviembre de 2013)

recuperado de:http://actualidadempresa.com/la-comunicacion-y-su-importancia-en-la-empresa/

Castro, A. de. (2014). Comunicacion organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?
url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live&scope=site&ebv=EB&ppid=pp_i
Concepto. de Estructura Organizacional (25-06-2020) recuperado de:
https://concepto.de/estructura-organizacional/

Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa. Madrid, ES:

Editorial CEP, S.L. Recuperado de https://ebookcentral-proquest-
com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3216909&ppg=1
NAL 3 COMUNICACIÓN.Comunicación interna y externa claves en tu empresa ( 26-04-2016)
recuperada de: https://www.nal3.com/es/central-de-contenidos/comunicacion-interna-y-externa-
claves-en-tu-empresa
Romero manu plan de intensivos laborales y ejemplos prácticos (24 de febrero de 2016)
https://www.felicidadeneltrabajo.es/ideas-para-empresarios/plan-de-incentivos-laborales-
ejemplos/