Unidad 1- tarea 2 comunicación organizacional y plan organizacional

Curso: protocolo

Presentado por:

Gisela López pacheco

Jenny lizeth Arévalo

Robinson camaño Algarín

Grupo: 80007_94

Tutor:

Nelson Leonardo londono

Universidad nacional abierta ya distancia (UNAD)

Escuela de ciencias administrativas y contables (ECACEN)

2023

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 Índice

Descripcion de la empresa………………………………………………………. 3

Objetivo del plan comunicaciones y motivacional ……………………………... 4

Organigrama……………………………………………………………………... 5

Comunicación interna ……………………………………………………………. 6

Comunicación externa……………………………………………………………. 10

Plan motivacional…………………………………………………………………. 13

Referencias biográficas………………………………………………………….. 14

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 Construir un plan de comunicaciones organizacional y un plan motivacional para el caso de
empresa con la actividad económica “Comercialización de reloj de pulso para hombre y mujer”

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa  Romack

Slogan  Elegancia y presentación a la vista de todos.

No de Empleados  10

Fecha de constitución  20 de enero del año 2023

Ciudad sede principal  Medellin Antioquia

Tipo de comunicación Ascendente y Descendente

(mencionar el tipo de
comunicación que empleara la
empresa de manera general de
acuerdo a la lectura)

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OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES Y MOTIVACIONAL

 Fortalecer la comunicación interna de la empresa Golden Time con la

finalidad de optimizar las relaciones entre los miembros de la empresa para así llevar una

excelente comunicación la cual permita que la información sea clara y efectiva.

 Incrementar la motivación de los empleados dado que esto permite crear

mayor productividad, compromiso e innovación. Además, posibilita tener un mejor

ambiente laboral autentico y colaborativo dado que los empleados motivados se sienten

contentos y aportan ideas lo cual permite que ellos transmitan positivismo en la empresa.

La motivación laboral es fundamental debido a que representa el éxito de la empresa.

 Promover la transparencia y la confianza entre los empleados y la empresa

dado que la transparencia es un factor clave para generar confianza, la transparencia

permite aumentar los niveles de competitividad y así mismo logra una gran eficiencia y

eficacia en la manera de actuar internament

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 ORGANIGRAMA

Gerente general

Departamento Departamento Departamento

Departamento de
Administrativa de producción Financiero
mercadeo y ventas

Modelo Coordinación
Talento humano
Marketing y financiera
Material publicidad
Empaque
Tesorero
Diseño
Promoción y uso de
control y las redes sociales
calidad

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 COMUNICACIÓN INTERNA

En Romack, contamos con una comunicación que permite mantener informado

y despejar cualquier duda a cada uno de los miembros de la empresa, de manera

inmediata, por cuanto, hacemos uso de los siguientes canales de comunicación:

 Correo Institucional:

Romack@gmail.com, este es el correo principal de la empresa, es

muy útil para la transferencia de información oficial entre los
trabajadores de empresa y solo usado para estos fines.
Protocolo:

La utilización del correo institucional debe ser exclusivamente para fines

laborales.

Se debe relacionar el asunto, no utilizar letras mayúsculas sostenidas, ni

en el asunto, ni en el cuerpo, revisar la ortografía, redactar la información

de forma clara, breve y directa.

Escribir con respeto y cortesía, llevar siempre la firma institucional,

evitar abrir correos adjuntos de desconocidos para prevenir descarga de

archivos potencialmente peligrosos.

 Reunión Informativa

Reuniones por departamentos: Estas reuniones son relevantes para la

toma de decisiones, para detectar problemas, analizar, informar, motivar

y obtener información en general.

Protocolo:

Se deben preparar con anticipación y tener objetivos muy claros.

Se realizarán cada 15 días o existirán reuniones esporádicas en caso de

ser necesario.

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 Deben tener un orden de día, tener un tiempo estipulado. La puntualidad

y dar a conocer las normas que se tendrán en cuenta en la reunión y la

asignación de roles y responsabilidades.

 Eventos:

Evento y actividades empresariales: Sirve para mejorar y fortalecer las

relaciones interpersonales entre los empleados y compañeros de trabajo,

permitiendo mejorar el clima laboral. Compartir experiencias y

conocimientos además de fortalecer las redes de trabajo.

Protocolo:

Los eventos empresariales son muy importantes para Romack, por ello

los valores y la imagen que la empresa quiere transmitir deben cuidarse y

proyectarse de acuerdo con lo que se quiere transmitir.

La importancia de los seminarios y capacitaciones permiten capacitar y

potenciar la cualidad y habilidades de los empleados.

Se debe tener en cuenta la locación, la hora, los participantes y el plan de

evento. Esto permite fortalecer las relaciones interpersonales y

apropiación del sentido de pertenencia con la empresa.

 Videoconferencias

Zoom y Google meet: Son herramientas multimedios al servicio de las

personas y las empresas que permiten tener interacción entre múltiples

personas en tiempo real mediante sesiones donde todos pueden verse

y comunicarse entre sí desde posiciones remotas.

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 Protocolo:

Este medio de comunicación es muy relevante en Romack, permite

establecer reuniones de forma remota, optimizando las participaciones y

optimizando el trabajo.

Antes de iniciar la videoconferencia es necesario previamente revisar

que el equipo funcione concretamente y se tenga acceso a internet.

Prever que la cámara, audios, la iluminación y el fondo sean los

adecuados.

Tener mucho cuidado con los ruidos del fondo, ser puntuales, buena

presentación personal y esperar el turno para hablar.

 Tablón de anuncios

Tablón físico: Es una herramienta de comunicación física y escrita donde

se expone información relevante para los trabajadores.

Protocolo:

Es un canal de comunicación importante para la empresa, está ubicado en

un lugar estratégico, con el fin de que todos los empleados tengan acceso

inmediato a cualquier información relevantes o novedades, noticias de la

empresa. No deben incluir información personal o revelación de

información confidencial. Deben ser actualizados constantemente.

 Teléfono

315 465 7103: Es un medio de comunicación importante para tener una

comunicación rápida y oportuna internamente.

Protocolo:

Este será el teléfono principal de la empresa y será contestado durante el

horario laboral de 8:00 am hasta las 6:00 pm, quien estará a cargo de

recibir las llamadas será la secretaria y recepcionista.

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 Contestar de forma cortes, utilizar un lenguaje apropiado, hablar claro y

conciso, ser amable y evitar utilizarlos por largo tiempo.

 Buzón de sugerencias

Este buzón sirve para recibir comentarios internos bien sean: quejas,

reclamos y/o sugerencias. Permite también el dialogo y que los

trabajadores puedan ser atendidos y escuchados. Permite que los

trabajadores de la empresa puedan escribir en un formato preestablecido

los inconvenientes que puedan estar presentado de forma anónima.

Protocolo:

Permite que los trabajadores de la empresa puedan escribir en un formato

preestablecido los inconvenientes que puedan estar presentado de forma

anónima, estos formatos están siempre disponibles al lado de la caja.

Custodiado bajo llaves, una vez al mes se hará seguimiento a las

sugerencias, quejas o reclamos y se evaluará por departamentos

estrategias para la resolución de los inconvenientes.

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 COMUNICACIÓN EXTERNA

Hacemos uso de los siguientes canales de comunicación:

Comunicación digital:

WEB:

Link: http://www.Romack.com

Este es el sitio Web, en el cual se describe la empresa, sus objetivos, misión y

visión. También se publican los dispositivos (productos) disponibles en nuestro catálogo

y se comparten los datos de contacto para nuestros clientes.

Protocolo:

Mostrar el objetivo de la empresa y enseñar a los clientes los dispositivos

disponibles actualmente Las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram,

YouTube, Blog Corporativo, las utilizamos con el fin de exponer nuestros productos,

servicios, mejoras que se hacen cada día, las novedades que se presentan en la

empresa, además de promover ofertas, realizando campañas publicitarias en las

mismas. De esta forma las redes se convierten en nuestro auténtico observatorio de la

empresa.

Blog Corporativo https://Romack/blog.com

Nuestra compañía mediante sus empleados postea en sus blogs o publica

testimonios de clientes, buscando una relación más estrecha con nuestros clientes e

interesados en nuestros productos.

Protocolo:

Compartir testimonios de nuestros clientes satisfechos por nuestros productos de

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excelente calidad, y demostrar la confiabilidad del cliente.

Instagram

Es una plataforma social en línea gratuita, permitiendo su uso con aplicaciones

móviles donde se pueden editar, subir fotos y videos cortos, para ser visualizada por el

público. Esta plataforma para nuestra empresa es de suma importancia ya que podemos

interaccionar con los usuarios y publicar nuestros productos por medio de etiquetas

usando hashtags.

Protocolo:

Crear estrategias sólidas de publicación para maximizar nuestros productos,

interactuar con los clientes, publicar contenido diariamente para hacerla reconocer en

todo lugar.

Atención personal

Atención oficina

En nuestra tienda, contamos con un equipo de empleados capacitados para

atender a nuestros clientes, asesorándoles en la compra de productos, resolviendo sus

dudas e inquietudes y atendiendo sus reclamos o sugerencias, nos encontramos ubicados

en la calle 6, # 12-34 Barrio San Roque - Medellín Antioquia, En horario de oficina

8:00

A.M – 12:30 Pm y de 2:00 a 7:00 P.m. Lun a Sab.

Protocolo:
Es muy importante que nuestros clientes salgan satisfechos, donde todas sus

dudas sean contestadas de una forma concreta, buscando que en nuestra empresa se vea

reflejada la productividad y el profesionalismo de nuestro equipo de trabajo.

Atención telefónica

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 Activamos una línea de atención telefónica de 8: 00 am hasta las 6:00 pm de

lunes a sábado, donde se podrán contactar con la empresa, los atenderán expertos en

cada uno de los elementos y productos de relojes que tenemos a la disposición para la

venta al por mayor y detal. Nuestras líneas de atención 3122114562-60556691123.

Protocolo:

Contestar de forma cortes y rápida, se debe contestar todas las llamadas, Dar a

conocer a la empresa de una forma clara y novedosa, usando el ingenio, la creatividad y

demostrando la calidad de productos y servicios que prestamos.

Buzón de sugerencias

Éste es un apartado diseñado para nuestros clientes, en él pueden compartir sus

sugerencias y críticas constructivas para mejorar nuestro servicio brindado como

empresa.

Protocolo:

Conocer la opinión de nuestros clientes en cuanto al servicio recibido durante su

contacto con nosotros, y la compra de nuestros productos.

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 PLAN MOTIVACIONAL

5 actividades motivacionales económicas:

 Ofrecer nuevos contractos donde haya un aumento de salario considerable.

 Fomentar mejores prestaciones para el servicio de los empleados.

 Ofrecer oportunidades de educación para los empleados o sus familiares esto impulsa su

rendimiento laboral.

 Crear estrategias para añadir bonos extras por buen rendimiento laboral o por tiempo extra

después del horario establecido.

 Aumentar los bonos económicos en cuanto a las capacitaciones para recibir más aprendizaje

y conocimiento.

5 actividades no motivacionales económicas:

 Realizar pautas activas para promover hábitos saludables dentro del área laboral.

 Implementar actividades recreativas para que los empleados se sientan en un mejor

ambiente laboral.

 Desarrollar acciones de entretenimiento que ayude a consolidar los grupos laborales para un

mejor espacio de trabajo.

 Elaborar programas educativos sobre la importancia y los beneficios de la actividad física

 Planear que tipos de ejercicios se deben implementar en las pausas activas para fortalecer

los músculos y la salud en general de los empleados.

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 Referencias biográficas

Castro, A. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte.

https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69924?page=1

Rodríguez Gómez, A. (Coord.), García Torre, M. (Coord.) & Cerdá Bertoméu, M. J.

(Coord.). (2018). La empresa comunica: protocolo y lenguaje organizacional. Editorial

Gedisa. https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/129455?page=160

Tamayo Mora, S. (2020). Comunicación interna, clima organizacional y satisfacción

laboral: una reflexión necesaria. Folletos Gerenciales, 24(3), 208–

217. https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=https://search.ebscohost.com/login.aspx?

direct=true&db=asn&AN=147760437&lang=es&site=ehost-live

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