PASO 2- PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y PLAN MOTIVACIONAL

LEIDY RIVERA ORTIZ 65.632.152

LINA CECILIA MORA 1110442965

JUANA VALENTINA BECERRA MARTINEZ 1110597336

LEIDY ALEJANDRA TRIANA

JORGE ANDRES SANCHEZ BOHORQUEZ 1110548918

GRUPO: 80007_358

TUTOR: SANDY SIDNEY TORRES

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA CIENCIAS SOCIALES ARTES Y HUMANIDADES

PROGRAMA PSICOLOGÍA

PROTOCOLO

OCTUBRE DE 2019
INTRODUCCION

La comunicación si es bien utilizada puede llegar a ser la más importante herramienta para el

crecimiento y desarrollo de una empresa, pero si es al contrario y la comunicación no está

establecida o estandarizada puede generar confusiones, problemas, atrasos o hasta pérdidas

económicas.

En la actualidad las empresas, cuentan con una cantidad de retos para su crecimiento y

desarrollo y para que esto fluya es importante haber una buena comunicación y los canales que

esta necesita. En esta época las empresas desarrollan formas y métodos para poder comunicarse

de forma asertiva y efectiva siendo estos los protocolos de comunicación, los cuales son

elaborados y establecidos por cada empresa según sus necesidades.

Los planes de motivación son una importante herramienta de reconocimiento a los

trabajadores que se destacan por el buen desarrollo de su trabajo, por su voluntad y por su

dedicación, estos aspectos son realmente tenidos en cuenta a través de los programas que cada

empresa elabora.

En el presente trabajo presentaremos una la información de una empresa creada por nosotros

COLCHONES SLEEP COMFORT en donde daremos a conocer toda su estructura organizada

junto con un protocolo de comunicaciones internas y externas, también se elaboró un PLAN DE

MOTIVACIÓN donde dinamizan las relaciones laborales y el trabajo en equipo, esto con el fin

de poder llegar a ser más competitiva, poder adaptarse a los cambios, poder satisfacer las

necesidades internas y externas, lograr el cumplimiento de metas y objetivos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un protocolo de comunicaciones para fortalecer los canales de comunicación tanto

internos como externos de la empresa COLCHONES SLEEP COMFORT

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Proponer el uso de un protocolo de comunicaciones para fortalecer los canales de

comunicación internos y externos de la empresa

 Contribuir en mejorar la organización de las diferentes áreas de la empresa, a través del

adecuado uso de las reglas y pautas de protocolo

 Brindar una herramienta que sea de apoyo institucional de la empresa en el área de

comunicaciones y comportamiento ético

 “

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa: COLCHONES SLEEP COMFORT

Slogan: “En el dormir está el Vivir”

Ciudad Sede Principal: Ibagué zona industrial

Fecha de Creación: 12 de mayo de 2015

Número de empleados: 22, están divididos así: ADMINISTRATIVOS PRODUCCIÓN: jefe de

gestión de calidad, 1 analista de calidad, jefe de producción y 10 operarios de producción, 2

personas en despachos.

Características de la empresa

La empresa COLCHONES SLEEP COMFORT tiene como actividad económica la

producción y comercialización de colchones. Su estructura organizacional jerárquica está

compuesta por planta administrativa: gerente, secretaria, contador público, auxiliar contable,

jefe de talento humano, asistente de talento humano, PRODUCCIÓN: jefe de gestión de calidad,

jefe de producción, 6 operarios de producción, 2 personas en despachos, jefe de ventas y

marketing, 4 vendedores, 1 auxiliar en marketing, Se tiene atención presencial, atención

telefónica y página web.

Visión
 En el 2025 nos proyectamos como una empresa sólida en el mercado y preferida en cada una

de las regiones en donde hagamos presencia, pero sobre todo generar un buen servicio y calidad

a nuestros clientes.

Misión

Nuestra misión es atender las necesidades de descanso de la sociedad, fabricando colchones

de calidad utilizando la más alta tecnología, proporcionando a nuestros clientes el mejor producto

que le permita amar, soñar y descansar y desde luego cuidando siempre la relación calidad-

precio.

TIPO DE COMUNICACIÓN QUE SE PRESENTA EN LA EMPRESA COLCHONES

SLEEP COMFORT:

Comunicación formal

 Descendente: en la comunicación que se presenta entre dueños y altos mandos, hacia sus

subordinados, usualmente se utilizan los siguientes canales: manual del empleado, cartas

al personal, memorándum personal, publicación institucional (cartelera), reuniones

informativas, entrevistas personal, correos electrónicos grupales.

 Horizontal: es la comunicación que se da entre trabajadores de un mismo rango laboral y

se utilizan canales como: Reuniones de departamento o de equipo de trabajo, Correo

electrónico, Redes sociales (whatsapp), Comités informativo, teléfono.

 Diagonal: es la información que se cruza entre personas del mismo o diferente nivel y

área, se presentan los canales: memorándum para solicitudes, correo electrónico,

capacitaciones, correspondencia escrita, intranet. Chat corporativo, teléfono.

  Visual, Gestual, Oral y escrita. Es importante en todas las áreas, pero con mayor peso en

el departamento de ventas y marketing.

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS PARA LA

EMPRESA COLCHONES SLEEP CONFORT

OBJETIVO GENERAL

Optimizar los procesos de comunicación al interior de la empresa, mediante la transmisión de

mensajes claros y concretos, a través de canales, específicos, que permitan a cada integrante de la

empresa, conocer sus planes, objetivos, y metas y su grado de participación y esfuerzo en esta

tarea, generando mayor sentido de pertenencia y fortaleciendo la cultura

OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

Establecer una relación fluida entre empleados, por medio de canales adecuados entre todas

las áreas, Facilitar la circulación e intercambio de información entre todos trabajadores de la

empresa, permitiendo así un funcionamiento más ágil y dinámico de las diferentes áreas, y una

mejor coordinación entre ellas.

Si hay una buena comunicación interna se evidencia un clima de trabajo agradable, que

redunde en una mejor calidad del trabajo y en la mejora de la productividad y competitividad de

la empresa.
OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

Fortalecer la imagen de la empresa y reforzar sus marcas de identidad, calidad y prestigio,

para garantizar un mayor volumen en ventas; Coordinar de manera efectiva todos los canales de

comunicación externa como lo es el marketing, así mismo conseguir un mejor aprovechamiento y

optimización de las nuevas tecnologías en la comunicación., empleando herramientas sociales y

los recursos propios de la WEB.

Propósito:

Este procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las responsabilidades para

Asegurar una correcta y transparente comunicación interna en COLCHONES SLEPP

CONFORT, así como regular y asegurar la comunicación externa entre COLCHONES SLEEP y

terceras partes.

Alcance:

Este procedimiento de comunicación Interna y Externa, es de aplicación a toda la empresa

desde la emisión y recepción de las comunicaciones relacionadas con:

1. Comunicar las políticas, objetivos y metas a todo el personal que labora en la empresa.

2. Comunicar sobre la producción sostenible a todas las partes interesadas.

3. Decidir y responder a las preocupaciones del personal y clientes en cuestiones relativas a

gestión responsable.

6. Brindar transparencia en las comunicaciones emitidas a partes internas como externas

7. Y otras que se presenten.

Canales de comunicación:

 Escritos: Pueden realizarse a través de comunicados, cartas, manuales, publicaciones

institucionales, memorándum, tarjetas de presentación, folletos publicitarios; Estos

canales son útiles principalmente porque permiten mantener un registro tangible y

verificable del mensaje a comunicar en la organización.

 Orales: Dentro de este medio, se encuentran los mensajes transmitidos durante las

reuniones, capacitaciones, las conversaciones personales y las llamadas telefónicas,

ventas directas con el cliente.

 Tecnológicos: Dentro de él se encuentran los correos electrónicos, intranet, el chat, las

redes sociales, página web institucional, los blogs.

 Más allá de los canales utilizados para transmitir la información, es importante destacar la

importancia de la implementación de un sistema de comunicación interna y externa que

permita promover una interacción bidireccional. La información debe fluir en ambas

direcciones, dado que los colaboradores y clientes tienen mucho que aportar para el

crecimiento de la organización.
ESTRATEGIAS:

COMUNICACIÓN INTERNA

QUE QUIEN DEBE A QUIEN PORQUE CUANDO

COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR MEDIO
COMUNICAR
Objetivos y Gerente y jefes -Responsables -Correo -Anualmente
metas de area de los procesos electrónico -Cuando se
-Reuniones identifique la
-Personal -Verbal-escrita necesidad
nuevo -En inducción
-Personal -Cuando hayan
encargado modificaciones
Funciones y Gerente y jefes -Todo el -Correo -Inducción
responsabilidades de cada área personal electrónico -Reinducción
del cargo dependiendo el -Verbalmente -
área y cargo a -Memorándum Modificaciones
desempeñar informativo
Eventos y Talento Todo el -Notificación -Para motivar
reuniones humano personal o por escrita por -Alguna
areas correoelectronico notificación
-Por whatsapp -Llamado de
atención
-La actividad Se general
realiza de manera
verbal
Entrenamiento, -Líderes de -Personal De manera verbal - inducción
concientización, cada proceso -grupos y dinámica - capacitación
competencia, - motivación
formación y toma -Talento
de conciencia humano
Procedimientos, -Talento -personal - Cuando se
caracterizaciones humano encargado Correoelectronico elaboran
y formatos - jefe de -página web -cuando se
producción modifique
-cuando haya
la necesidad
Planeación de Líderes de Personal - Iniciando año
actividades proceso encargado Correoelectronico -periodos a
-memoradum de mes
solicitud -cuando se vea
la necesidad
Necesidades de Lideres de -Gerente -correo De acuerdo al
compra proceso -dueño electrónico plan de
-verbal compras

COMUNICACIÓN EXTERNA

ACTIVIDAD RESPONSABLE CANAL DESCRIPCION

-secretaria - telefónica La secretaria o la

- asistente de -correo asistente recibe

RECIBIR area certificado la información y

COMUNICACIONES -correoelectronico se encarga de

-carta difundir la

información

hacia dónde va

dirigida

-marketing -página web Es el encargado

-redes sociales de toda la parte

PUBLICIDAD -folletos publicitaria de la

-radio empresa, crearla

-televisión y publicarla en

los diferentes

medio

Personal de -visual y verbal Son las personas

VENTAS ventas -teléfono encargadas de

-redes sociales promocionar y

 -página web vender el

producto

Líderes de -correoelectronico Encargados de

proceso -teléfono realizar las

COMPRAS Y -gerente -visual y verbal compras de

PROVEEDORES -proveedores necesidad

teniendo un

contacto directo

con el proveedor

PLAN DE MOTIVACION QUE DINAMICEN LAS RELACIONES LABORALES Y EL

TRABAJO EN EQUIPO.

Alcance: el siguiente plan funciona en las relaciones externas e internas que se manejan por parte

de los empleados y colaboradores de la empresa: Colchones Sleep Comfort

Objetivos:

Objetivo General: establecer estrategias y parámetros que dinamicen las relaciones laborales y

el trabajo en equipo

Objetivos Específicos:

 Diseñar un programa motivacional en los empleados, para lograr sentido de pertenencia,

buenas relaciones y un buen clima laboral.

  establecer indicadores de desempeño que permitan conocer el rendimiento de los

empleados, con el fin de corregir falencias y cumplir las metas

 crear un buzón de sugerencias y comentarios, en donde los trabajadores y colaboradores

puedan plasmar lo que sienten y así mejorar la comunicación entre ellos.

Parámetros del Plan de Motivación:

 evaluar de manera periódica sobre las necesidades y percepción de los empleados frente a

su puesto de trabajo, funciones y a la empresa como tal

 permitir dentro del plan estrategias en donde los empleados alcance una autorrealización a

nivel profesional y personal

 promover unas relaciones de sana convivencia, fortalecer la relación profesional y

asegurar un clima laboral agradable

 cumplí con una serie de capacitaciones establecidas en el marco de cumplimiento de

objetivos y metas por puesto de trabajo

 evaluar de manera periódica el desempleo de los empleados, reconociendo los errores y

los aciertos.
Plan de Actividades

eventos deportivos: indagar la

spreferencias deportivos de los
empleados, y fomentar estos
deportes, mediante pequeños
torneos sin interferir en el horairio
de trabajo
Cumpleaños: organizar celebraciones
por mes a los emplados, de tal
manera que sientan que son
importantes para la empresa

Lluvia de ideas: preguntar a los

Dia de la familia: establecer un dia al
mismos empleados, sobre ideas de
año, como el dia de la familia, en
cambio y mejora frente a sus
donde se realice un evento, que les
funciones laborales, y eventos que
permita llevar a sus familias y
quieran realizar entre ellos, con el fin
alejarsen de sus funciones laborales
de afianzar sus relaciones laborales
diarias, con el din de fomentar las
con los demas colaboradores de la
relaciones entre sus familias
empresa

Prgramas de capacitacion: creacion

de capacitaciones periodicas, que
nos osolo fortalecen sus
conocimeintos, sino que tambien los
afianza en sus relaciones
interpersonales y con los demas
colaboradores.
 Adicional a estas actividades se realiza un buzón de sugerencias que va de la mano con la

lluvia de ideas.

Estas actividades les permite al personal, generar un sentido de pertenencia, y por supuesto

afianzar sus relaciones interpersonales y con los demás colaboradores, mejorando no solo el

desempeño laboral, sino que además, le permite trabajar más cómodamente, seguro y feliz.

Los temas de las capacitaciones serán:

 motivación laboral

 relaciones interpersonales

 técnicas administrativas

 herramientas laborales

 servicio al cliente

 producción de televisión

 mercadeo

Así mismo una técnica que no puede faltar es un programa de incentivos, los cuales pueden ser:

 bonos

 aumento de sueldo

 día libre

 menciones especiales

 capacitaciones personalizadas

 asensos
 Con lo anterior se busca inducir a los empleados a que desarrollen en forma adecuada sus

funciones laborales, y unas actividades mejor diseñadas, creando en ellos sentido de pertenencia

y amor por la empresa, estableciendo fidelidad.

CONCLUSIÓN

El flujo de la comunicación en una empresa u organización es un aspecto que debemos

considerar en nuestro actuar diario. Es necesario que analicemos cómo están funcionando estos

flujos de comunicación, sobre todo porque en una organización no faltan las descoordinaciones y

conflictos productos de errores en la comunicación.

Al manejar un personal las empresas, siempre se tendrá en cuenta el buen uso de un

protocolo, porque más allá de ir a cumplir su función laboral se debe de ser consiente que se tiene

un personal, y se le debe de hacer amena la estadía en la empresa, de alguna manera, no generar

conflicto desde un primer momento teniendo en cuenta la comunicación asertiva, de esta manera

se evitan malos entendidos, es muy importante la comunicación que se tienen en todos los grupo,

una buena comunicación desde el presidente de la compañía hasta el subordinado , de esta

manera todo será más eficaz, de igual manera al manejar un protocolo en las empresas se

organizan mejor las cosas, se tiene un mayor nivel de efectividad, de igual manera se

implementan incentivos de las empresas con los empleados, para que de esta manera trabajen

motivados por que su esfuerzo va a tener una gran recompensa.

La motivación de las personas es una elemento fundamental en la operacionalización de las

estrategias de los negocios, un equipo desmotivado impedirá el cumplimiento de los logros por

muy buena que sea una estrategia empresarial.

El plan de motivación permitirá que los empleados eleven su autoestima provocándoles

nuevos retos, lo cual incrementará el desempeño laboral y mejorará las relaciones entre

compañeros logrando un mejor trabajo en equipo y beneficiando a las personas que laboran en

Logros Publicitarios.
REFERENCIAS

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true

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Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa. Madrid, ES:

Editorial CEP, S.L. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=10820412&p00=comun

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Casa y. (2015). Emprendices. 7 Sencillas técnicas para motivar a tu personal y aumentar la

producción. Recuperado de. https://www.emprendices.co/7-sencillas-tecnicas-para-motivar-a-tu-

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navarra. Recuperado de. http://uninavarra.edu.co/wp-content/uploads/2016/10/GO-PR-01-

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