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EL CONTROL
TEMAS Y SUBTEMAS
6. EL CONTROL
6.1 Concepto e importancia
6.2 Controles
6.3 Sistemas de información
6.4 Evaluación
6.5 La mejora continua
CONTROL DE
RETROALIMENTACIÓN Concluido
(POSTERIOR O CORRECTIVO)
ENTRADA PROCESOS SALIDA
Exactitud.
Oportunidad.
Economía.
Flexibilidad.
Inteligibilidad.
Criterios razonables.
Criterios estratégicos.
Hincapié en la excepción.
Varios criterios.
Medidas correctivas.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Exactitud:
• Un sistema de control exacto es confiable y
produce datos válidos.
Oportunidad:
• Un sistema de control efectivo debe ofrecer
información oportuna.
Economía:
• Todo sistema de control debe justificar los
beneficios que proporciona en relación con
los costos que representa.
Flexibilidad:
• Los controles deben ser lo bastante flexibles
como para adaptarse a los problemas o para
aprovechar las nuevas oportunidades
(tiempos y condiciones).
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Inteligibilidad:
• Un sistema de control difícil de entender puede
ocasionar errores innecesarios, frustrar a los
empleados y, a la larga, ser ignorado.
Criterios razonables:
• Los parámetros de control deben ser razonables y
alcanzables. Si son demasiado altos o irrazonables
dejarán de motivar.
Criterios estratégicos:
• No se puede controlar todo lo que ocurre en una
organización. Aun cuando pudiera hacerse, los
beneficios no justificarían los costos. Por ello, se
deben establecer controles en los factores que sean
estratégicos para el desempeño de la organización.
Los controles deben cubrir actividades, operaciones y
hechos críticos dentro de la organización.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Hincapié en la excepción:
• Un sistema de excepciones garantiza que el
gerente no se vea abrumado por información
sobre las variaciones del estándar. Estos puntos
de control se convierten en controles que forman
parte de las limitaciones de autoridad y liberan a
los gerentes de nivel alto de tener que revisar las
erogaciones de rutina.
Varios criterios:
• Gerentes y empleados por igual buscarán lucir
bien en los criterios que estén controlados. Si los
gerentes controlan usando una sola medida, por
ejemplo la utilidad por unidad, el esfuerzo estará
dirigido exclusivamente a lucir bien en ese
estándar. Además, ya que el desempeño rara vez
puede ser evaluado a partir de un solo indicador,
tener diversos criterios permite hacer
evaluaciones más exactas.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO
Medidas correctivas:
• Un sistema de control efectivo no sólo
indica cuándo se ha presentado un
distanciamiento importante del estándar,
sino también sugiere qué medidas
debemos tomar para corregir dicha
desviación. Es decir, se debe señalar el
problema y especificar la solución.
FACTORES QUE AFECTAN AL CONTROL
Informales, personales,
Pequeña
gestión itinerante
Tamaño de la
Organización
Formales, impersonales,
Grande
muchas reglas y reglamentos
Control personal,
Abierta y solidaria
informal
Cultura de la
Organización
Controles
formales,
Amenazante
impuestos desde
el exterior
Controles
Mucho elaborados y
amplios
Importancia de la
actividad
Controles
Poco informales y
relajados
FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL