Silvia Adriana Durand Bautista

Importancia Del Control

Las empresas operan en medios cambiantes
expuestas a sucesos externos e internos:
Acontecimientos Económicos

Cambios Tecnológicos

Competencia Interna y Extranjera

 Como consecuencia; los
planes, procesos, programas,
estructuras e incluso, el
comportamiento de los
miembros del equipo de
trabajo varían.
Esto obliga a las empresas a establecer controles
para conocer el grado de variabilidad entre lo que
se planeó y lo que se está logrando o se logró.
Importancia Del Control
Esta información permite a las organizaciones
analizar los comportamientos y tomar las
medidas correctivas correspondientes, de tal
forma que sus planes se alcancen de la mejor
manera posible.
Un problema es definido:

Como una desviación a la normalidad

o a la norma.
Tradicionalmente, la mayoría de los controles
tienden a ser financieros, ya que la mediación
monetaria o financiera es una base natural de
control, ya que los insumos y los productos de
una organización son más fácilmente
expresados en el común denominador: el
dinero.
Contra - Rol : Comparación con la lista
o plan original

“Un proceso que garantiza que las actividades

reales se ajusten a las actividades planeadas”
Freeman Stoner
“CONTROL.- Función que consiste en determinar
si la organización avanza o no hacia sus metas y
objetivos; tomando las medidas correctivas en
caso negativo”. Mc Hugh
 “El establecimiento de sistemas que permiten
medir resultados actuales y pasados en relación con
los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los
que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes”
Reyes Ponce
 Propósito del Control
El propósito del control es mantener a la
empresa en el equilibrio deseado, tanto de
ingresos, egresos, de utilidades, de producción,
de calidad de sus productos, etc.
Todo sistema requiere de equilibrio
para que pueda funcionar, éste se
conoce como “homeóstasis”, es
decir, mantener el equilibrio dentro
de la variabilidad aceptada.
Mantener un
equilibrio dentro
de la variabilidad
aceptada Homeóstasis
 Temperatura

Máxima

VARIABILIDAD PROGRAMADA

Mínima

Tiempo
Las organizaciones requieren de muchos
instrumentos de control para poder ser
manejadas al nivel de la competitividad
exigida hoy en día.
La administración técnica implica el
desarrollo de muy buenos controles
para conocer el comportamiento de los
niveles de producción, ventas,
finanzas, y del personal.
Las empresas deben tener sistemas
de control que ayuden a realizar las
adecuadas correcciones y a tiempo
para que se logre lo planeado en
pro de la misma.
 “ Solo lo que se mide se puede mejorar”
Premisas Del Control
1.- Un control debe ser
consistente usando la
misma unidad de medida.
2.- Un buen control deja registro histórico
impreso para análisis a largo plazo.
3.- Un buen control sintetiza
la información relevante.
 4.- El control debe ser económico.

5.- El control debe señalar tendencias y

frecuencias: hacia donde se dirige la falla, así como
la periodicidad de la desviación.

6.- El control efectivo prevé medidas correctivas

ante las desviaciones.
7.- El control efectivo es estratégico, no sólo
operativo. Indica el comportamiento global
a largo plazo; además, ubica el control en los
puntos críticos de la operación.
8.- El control efectivo sigue el principio de
excepción. Esto significa que el directivo solo
actúa cuando se presenta la desviación a un
nivel más allá de las acciones de
contingencias previstas, dejando a los
operativos tomar y aplicar las medidas de
autocorrección.
 9.- Un control efectivo distingue
entre síntomas y causas. Esto
quiere decir que el interpretador
de la información distingue lo
que genera el problema de lo
que se manifiesta.

10.- Un control es oportuno y jerárquico.

 11.- A media que los puestos a
controlar se alejan de la
operación, se vuelven más subjetivas las
apreciaciones; complejas e
importantes, paradójicamente.

12.- Entre más lejana se encuentre la

unidad a controlar, se requieren
indicadores más objetivos y claros.

13.- Los problemas de hoy derivan

de las
“soluciones de ayer”.
EL CONTROL EN LOS TRES NIVELES DE LA EMPRESA
Nivel de la Tipo de Contenido Tiempo Amplitud
empresa control
Macro orientado.
Genérico y Orientado Considera a la
Institucional Estratégico a largo empresa en su
sintético totalidad como un
plazo
sistema
Considera cada
Menos unidad de la
Orientado empresa
Intermedio Táctico genérico y a mediano (departamento) o
más cada conjunto de
plazo recursos por
detallado
separado
Detallado Orientado Micro orientado
Operacional Operacional
y analítico a corto Considera cada
plazo tarea u operación.
 TIPOS DE CONTROL EN LOS NIVELES DE LA EMPRESA

Nivel de la Tipo de Tipos de control por niveles:

empresa control
1. Desempeño global de la empresa
2. Informes contables
Institucional Estratégico 3. Control de ganancias y pérdidas
4. Control mediante el análisis del
retorno sobre la inversión.
1. Control presupuestal
Intermedio Táctico 2. Presupuesto programa
3. Contabilidad de costos
1. Producción en línea de montaje
Operacional Operacional 2. Cuadros de productividad
3. Automatización
4. Control de calidad
PROCESO DEL CONTROL Clarificación
del propósito
del control

Parámetros,
Evaluación de
Estándares e
Efectividad
Indicadores
Proceso
De
Control
Sistemas de
Medidas
Medición e
Correctivas Información

Medición del
Desempeño
Un buen control consiste en
conocer el propósito del
mismo y para qué se
establecerá.

Muchas empresas crean controles,

simplemente,
por obtener información que nunca utilizan o
pueden interpretar.
 Existe la tendencia a relacionar el
control con el poder.

Ciertos mandos medios

desean incrementar su poder
sobre algunas unidades
mediante la solicitud de
información continua.

Esto da como resultado una de las

peores enfermedades
de una organización
“Controlítis”
Los controles son vitales pero se deben
seleccionar y elaborar muy bien,
siempre con objetivos claros.

El control excesivo no genera valor agregado

al producto pero sí corre
el riesgo de incrementar el costo.
 El control debe de apegarse al principio
de excepción:

Sólo deben observarse las desviación a la norma,

y dar por correcto lo que no está señalado o
manifestado.

Es más fácil y barata la

recolección
de información por excepción.
Sistemas de Medición e Información
Los controles no funcionan por sí
mismos, requieren de un sistema de
información y mecanismos de medición.
Sistemas de Medición e Información
Los controles requieren de sistemas de
información y mecanismos de medición; la
información se obtiene mediante la ejecución de
las operaciones de la empresa la cual se registra
puntos estratégicos de los procesos productivos.
Sistemas de Medición e Información
La información debe registrarse de manera
oportuna, ya que de no ser así puede perder
veracidad el tiempo y no servir para la toma de
decisiones.
 Elementos de Medición
Parámetros
Son unidades que sirven para medir el
comportamiento de un proceso y su resultado:
producto y/o servicio.
Se obtienen de los sistemas de medición
universal: metro, Kg., pesos, dólares, etc.
 Elementos de Medición
Estándares
Son la norma de comportamiento deseada en
los resultados de la operación de un proceso y
de las características cuantitativas que debe
tener un producto o servicio.
Se representa mediante el nivel cuantitativo
del parámetro.
 Elementos de Medición
Indicadores
Son las manifestaciones de la alteración a la
normalidad o precisiones cuantitativas de ésta.
 Los parámetros, estándares e
indicadores son la esencia del
control, y totalmente necesarios
para poder administrar una
organización.
La información tiene que obtenerse durante
la ejecución y las operaciones de la
empresa.
Esta información se logra gracias a los
registros ubicados estratégicamente en los
procesos productivos, de comercialización,
etc.
 MONITOREO.

El monitoreo se lleva a cabo con el fin de

recabar la información de manera oportuna en
caso de haber problemas, realizar la corrección
y servir como retroalimentación.

Permite conocer posibles problemas con

anticipación y tomar medidas preventivas en
lugar de correctivas.
 Monitoreo
La información oportuna es tan valiosa para el
mejoramiento continuo, que en la actualidad hay
grandes empresas informan los resultados del
proceso.
Tiene por objeto retroalimentar
(feedback), con el fin de que, al
ver resultados del proceso y sus
problemas, puedan tener
reuniones urgentes correctivas.
 En resumen:
El parámetro es la unidad de medida consistente y
útil.
El estándar es el resultado programado oficial de
desempeño establecido por la empresa obligatorio
(patrón o modelo).
El indicador es una manifestación de la calidad del
producto o bien un tipo de falla en relación a la
norma.
El Monitoreo (o seguimiento) es el registro en
forma continua, que tiene por objeto retroalimentar
(feedback) de los resultados.
Características:

 Analizar e interpretar los datos que

arroja el sistema de información.

 Verificarque se realicen los procesos

contables, administrativos,
comerciales, productivos, etc.
conforme a lo planeado.
Características:
 Detectar posibles alteraciones y que se
cumplan políticas y normas.

 Evaluarla efectividad de la operación de

la empresa y generar recomendaciones,
después de haber hecho diagnósticos.
 Coeficientes
Indicadores
Son razones matemáticas de la relación entre dos
medidas.
Los coeficientes son muy útiles en administración
financiera, y existe una serie de razones contable-
financieras aceptadas mundialmente.
 Balanced Score Cards
Tiene como objetivo convertir la estrategia
de una organización en acción y
resultados, a través de la alineación de
los objetivos de todas las perspectivas:
financiera, clientes, procesos internos, así
como aprendizaje y crecimiento.

Es un proceso descendente que consiste

en traducir la misión y la estrategia
institucional en objetivos y medidas
concretas.
Robert Kaplan y David Norton señalan que son 4
los factores críticos a controlar:

1.- Perspectiva financiera

2.- Perspectiva del cliente.

3.- Perspectiva del proceso interno.

4.- Perspectiva de aprendizaje y crecimiento,

Balanced Score Cards
El BSC es un instrumento de medición de las principales
variables de los cuatro puntos críticos de una empresa que
informan permanentemente su comportamiento.

Con el BSC se establecen indicadores financieros y no

financieros derivados de la visión, misión y estrategias
organizacionales; esto permitirá rastrear las causas de los
problemas y dar seguimiento a los resultados financieros, al
mismo tiempo que observan los progresos en la formación
de aptitudes y la adquisición de los bienes intangibles que
necesitan para el crecimiento futuro
 Satisfacción
Finanzas de clientes
internos y
externos

Procesos Aprendizaje
y
Internos crecimiento
 Benchmarking
 Método para establecer metas y medidas de
productividad con base en las mejores
prácticas de la industria.

 Existen3 tipos de benchmarking. El

benchmarking estratégico, operativo y el
benchmarking administrativo.
El diagnóstico organizativo no buscan aprobar o
reprobar una empresa, sino encontrar
oportunidades de mejora para hacerla más
competitiva.
El Propósito es detectar posibles fallas o
alteraciones y confirmar que se cumplan políticas
y procedimientos, evaluar la efectividad de la
operación de la Empresa y generar
recomendaciones, después de haber hecho
diagnósticos.
 Medidas Correctivas Previas
Las medidas correctivas preestablecidas tienen
por objeto señalar qué hacer cuando se
presenta una falla.
Tienen por objeto señalar que hacer cuando se
presenta una falla.
Ventajas: a)Resolver problemas con anticipación.

b)Administración más científica y sistemática.

Desventajas: Que el personal, supervisores y

gerentes se apeguen solo al manual y
no saber que hacer ante fallas no
programadas.
Los controles deben ser objeto de evaluación continua. Un
control mal diseñado podría ser fuente de problemas. Es
necesario que el diseñador de un proceso administrativo y de
los controles continuamente se formulen las siguientes
preguntas:

a)¿Cuál es la razón de ser de esta información?

a)¿En qué enriquece la toma de decisiones a la buena

administración?

c)¿Cuál es el costo – beneficio del mismo?

a) Sistemas de información

b) Gráficas y diagramas

c) Estudio de métodos

d) Métodos cuantitativos

e) Control interno y programas