ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL

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 CONTROL
Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes
impartidas y a los principios administrativos, tiene la finalidad de señalar las faltas y los
errores a fin de que se pueda reparar y evitar su repetición.
 FACTORES DEL PROCESO DE CONTROL

◎ Cantidad
◎ Tiempo
◎ Costo
◎ Calidad

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TIPOS DE CONTROL
Control preliminar
Este tipo de control tiene lugar antes de que
principien las operaciones e incluye la creación de
políticas, procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad.
En vez de esperar los resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por
adelantado.
 CONTROL CONCURRENTE
Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades
según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será
llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La
forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los

resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de
estándar aceptable.

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ÁREAS DEL CONTROL

Control de producción: El objetivo de este control

es programar y coordinar las medidas tendientes a
lograr un optima rendimiento en las unidades
producidas y lograr las metas de producción.

Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los

estándares de calidad de los productos o servicios,
en cada sección.

Control de costos: Verificar continuamente los

costos de producción, ya sea de materia prima o de
mano de obra.
Control de los tiempos de producción: Por operario o por
maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o
esperas innecesarias.
Control de inventarios: De materias primas, partes y
herramientas, productos, tanto sub ensamblados como
terminados, entre otros.
Control de operaciones productivas: Fijación de rutas,
programas y abastecimientos, entre otros.
Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus
mínimos tolerables y deseables.
Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de
máquinas paradas, costos, entre otros.
 Área comercial: Se encarga de vender o
comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas: Acompaña el volumen diario,

semanal, mensual y anula de las ventas de la
empresa por cliente, vendedor, región, producto o
servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en
relación con las previsiones.

Control de propaganda: Para acompañar la

propaganda contratada por la empresa y verificar su
resultado en las ventas.
  Área financiera: Se encarga de los recursos financieros, como el capital, la
facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros.

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros,

por departamento, para verificar cualquier desvíos en los gastos.

Control de costos: Gastos administrativos como: salarios de la dirección y

gerencia, alquiler de edificios, entre otros; financieros como los intereses y
amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.
 Área de recursos humanos
 Administra al personal, los principales controles que se aplican son:
Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente
que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no
justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en

vacaciones y por cuántos días.

Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos

colectivos, entre otros.
PROCESO DE CONTROL

Establecer
normas

Medir los
Retroalimentar CONTROL resultados

Tomar medidas
 Los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento
organizacional, sino establecer justamente los estándares de calidad
idóneos para ello, y además evaluar y tomar las medidas correctivas
pertinentes.

El proceso de control básico consiste en las siguientes fases:

ESTABLECER NORMAS Y TOMAR MEDIDAS

MÉTODOS PARA MEDIR EL MEDIR CORRECTIVAS
RETROALIMENTACIÓN
RENDIMIENTO RESULTADOS

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1. ESTABLECER NORMAS Y MÉTODOS PARA MEDIR EL
RENDIMIENTO:

Son los puntos seleccionados en un programa

de planeación en su totalidad en los cuales
habrán de tomarse medidas de desempeño
para que los administradores puedan recibir
señales de como marchan las cosas.
 TIPOS DE NORMAS

Normas físicas Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo en el cual se usan materiales se
emplea fuerza de trabajo se prestan servicios y se producen bienes.
Normas de costos Son medidas monetarias comunes como las normas físicas en el nivel operativo, atribuyen
valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones.
Normas de capital Producto todas ellas de la aplicación de medidas monetarias a objetivos físicos, tiene que ver con
el capital invertido en la empresa mas que con los costos de operación.
Normas de ingresos Son resultados de la atribución de valores monetarios a las ventas.

Normas de programas A un administrador se le puede encomendar la ejecución de un programa de presupuesto

variable un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos o un
programa para la evaluación de la calidad de la fuerza de ventas.

Normas Intangibles Las formulas no formuladas con medidas físicas ni monetarias son mas difíciles de
establecer.
 2. MEDIR LOS RESULTADOS
La medición del desempeño con bases en normas debe realizarse idealmente en
fundamento con la previsión a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de
que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.
 3. TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS

Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos
(estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas
correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la organización.
 4. RETROALIMENTACIÓN

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la

información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
 SISTEMA DE CONTROL

Un sistema de control es un tipo de sistema que se caracteriza por la presencia de una

serie de elementos que permiten influir en el funcionamiento del sistema.
La finalidad de un sistema de control es conseguir, mediante la manipulación de las
variables de control, un dominio sobre las variables de salida, de modo que estas
alcancen unos valores prefijados.
 DISEÑO DE PROGRAMAS DE EVALUACIÓN INTEGRAL 

La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades

de la organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus
recurso.
MÉTODOS DE
EVALUACIÓN:

1. Muestreo estadístico
2. Método de cuestionario
3. Método narrativo
4. Método grafico
MUESTREO ESTADÍSTICO:

• La muestra debe ser representativa.

• El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
• El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada.
MÉTODO DE CUESTIONARIO:
• Consiste en el empleo de cuestionarios que el auditor haya elaborado previamente, los cuales incluyen preguntas
respecto a como se efectúa el manejo de las operaciones y transacciones, y quien tiene a su cargo las actividades
o funciones inherentes.
• La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
MÉTODO NARRATIVO

Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de
control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el Sistema.

MÉTODO GRAFICO

También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas en examen y de
los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los
procedimientos de la entidad.
HERRAMIENTAS DE
EVALUACIÓN
 GRÁFICA DE GANTT

Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades. Henry
I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en
representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas
verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y
terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella.
 LAS TÉCNICAS DE TRAYECTORIA CRÍTICA

Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se
encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen
elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el
término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas
constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de
actividades, entre otros.
 TÉCNICA PERT

Recibe su nombre de las siglas Project Evaluation and Review Techeniques, que traducido al
español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas.
Es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT consiste en
la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten
alcanzar los objetivos de un proyecto.
 TÉCNICA CPM
CPM (Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT, se diferencia porque
trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas, con
el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el
mínimo costo posible.
 TÉCNICA RAMPS
Resource Allocation and Multi Project Scheduling: Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de
Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre
varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia.
 AUDITORIAS

•El término auditoría va ligado a la detección de

fraudes. Las auditorías tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la
honradez y justicia de los estados financieros,
hasta proporcionar una base crítica para
decisiones gerenciales. Existen dos tipos de
auditorías: las externas y las internas.
 AUDITORÍAS EXTERNAS AUDITORÍAS INTERNAS
Es un proceso de verificación que implica la Son realizadas por miembros de la organización. Su
evaluación independiente de las cuentas y propósito es ofrecer garantía razonable de que los
los estados financieros de la organización. Se activos de la organización están debidamente
revisan los informes financieros con el protegidos y de que los registros financieros son
objetivo de verificar si están completos y llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente
exactos. La auditoría es realizada por para preparar los estados financieros.
personal contable.
EL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL;
ELEMENTOS, MÉTODOS Y TÉCNICAS
 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Es un proceso analítico que permite conocer la
situación real de la organización en un momento
dado para descubrir problemas y áreas de
oportunidad, con el fin de corregir los primeros y
aprovechar las segundas.
En el diagnóstico se examinan y mejoran los
sistemas y prácticas de la comunicación interna y
externa de una organización en todos sus niveles y
también las producciones comunicacionales de
una organización tales como historietas, metáforas,
símbolos, artefactos y los comentarios que la gente
de la organización hace en sus conversaciones
diarias.
 Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico
organizacional
Se deben cumplir algunos requisitos básicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención

de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente. Es decir, que esté
dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la

obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.
3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma
absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a
las personas que proporcionaron la información.

4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del

diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y
del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.
 1.- ELEMENTOS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Etapas:
Generación de información: la cual abarca a su vez tres aspectos:

• La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados. 

• La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes, los
métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y
los usados para obtenerla desde el consultor (observación).
• La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del
sistema.
 2. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN, EN DONDE ES
NECESARIO CONSIDERAR TRES ASPECTOS CLAVES:

• El diseño de procedimientos para el proceso de la información.

• El almacenamiento apropiado de los datos.
• El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de
consultar.
 3. PERSPECTIVAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

El diagnóstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una funcional y otra cultural,
cada una con sus propios objetivos, métodos y técnicas.
1. Diagnóstico funcional

2. Diagnóstico cultural

1.Diagnóstico funcional.
Examina principalmente las estructuras formales e informales de
la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que
ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento
de la organización, y la innovación.
Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor asume la responsabilidad
casi total del diseño y la conducción del mismo.
Objetivos del diagnóstico funcional:
Evaluar la estructura interna formal e informal
del sistema de comunicación y los diferentes
canales de comunicación.
Evaluar los sistemas y procesos de
comunicación a nivel interpersonal, grupal,
departamental, e interdepartamental.
Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la
organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe
interdependencia.

Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de

la tecnología de la comunicación
organizacional.
 MÉTODOS Y TÉCNICAS

• Dentro de la perspectiva funcionalista los métodos más usados son

la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de
comunicación, la entrevista grupal, el análisis de experiencias
críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.
 LAS TÉCNICAS APLICABLES SON:
1. Entrevista. Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite recoger
información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una
conversación personal con los miembros de una organización.
2. Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de
gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos; y facilita el
análisis estadístico.
3. Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado que
descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización, desde su punto de
origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método
revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes
bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se
procesa la información.
1.El análisis de experiencias críticas de comunicación. Sirve para conocer
las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la
organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.
2.Análisis de redes de comunicación. Analiza la estructura de comunicación
de una organización y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con
quién, que grupos existen en la organización, qué miembros actúan como
puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la información, el
contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.
3.La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un cierto número de
miembros representativos de la organización para ser entrevistados como
grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la
comunicación organizacional.
 DIAGNÓSTICO CULTURAL

◎ El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es

descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en
que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la
congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.
 OBJETIVOS DESDE LA PERSPECTIVA INTERPRETIVISTA

1.Evaluar el papel de la comunicación en la creación,

mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización.
2.Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el
significado que tiene para sus miembros, tales como
conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.
3.Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación
desde la perspectiva de los miembros de la organización.
 CATEGORÍAS DE ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO CULTURAL

1. Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de

los campos en que se manifiestan, por lo que mientras más manifestaciones culturales
se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico.
2. Las manifestaciones conceptuales y simbólicas están constituidas por las siguientes
categorías y elementos:

3. Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos, mitos e historia.

4. Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción.
5. Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos,
estructura del poder.
6. Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo.
 MÉTODOS Y
TÉCNICAS
• El proceso del diagnóstico cultural se
apoya en ciertas herramientas. En
cuanto a su aplicación, básicamente
podemos hablar de dos enfoques: el
cualitativo y el cuantitativo.
• Con el primero se busca la medición
precisa de ciertas variables establecidas
de antemano y su posterior
comparación, el segundo depende más
de la agudeza de la percepción del
investigador al analizar los datos.
 TÉCNICAS CUALITATIVAS APLICABLES:
• Observación. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro
más del grupo (observación participante), o bien por observarlos desde fuera (observación no
participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las
personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que s presencia
interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.
• Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce
con el nombre de "simpatía". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua,
comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.
• Análisis de documentos. El investigador reunirá una colección de documentos diversos que
necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y
características de la organización, y que lo llevarán a inferir algunos aspectos importantes de
la cultura de la misma.
• Discusión en grupos pequeños. Sesiones de grupo con una
discusión dirigida.
• Dramatización. Proporciona datos sobre la percepción que la
gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de
trabajo.
• Técnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un
material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole
que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin
proyectar la estructura de su propia personalidad.