TIPOS DE DOCUMENTOS

Tipos de documentos Valoración documental Disposición final

Historiales médicos Tiempo de retención
La historia clínica se
El tiempo establecido
origina con el primer
por la Resolución 839
episodio de enfermedad
de 2017, en la que la
o control de salud en el
historia clínica debe
que se atiende al
retenerse y
paciente, ya sea en
conservarse por el
el hospital o en el centro
responsable de su
de atención primaria, o
custodia, es por un
en un consultorio
periodo mínimo de
médico. La historia
quince (15) años,
clínica está incluida
contados a partir de la
dentro del campo de
fecha de la última
la semiología clínica.
atención.
El registro de la historia Los primero cinco (5)
clínica construye un años se harán en el
documento principal en archivo de gestión y los
un sistema de siguientes diez (10) años
información sanitario, en el archivo central.
imprescindible en su
vertiente asistencial,
administrativa, y además
constituye el registro
completo de la atención
prestada al paciente
durante su enfermedad,
de lo que se deriva su
trascendencia como
documento legal.

Hoja de vida es un documento que Una hoja de vida tiene un

presenta las habilidades, tiempo de duración de 10
formación y experiencia años en una empresa
laboral de una persona,
con el fin de optar a un
puesto de trabajo. Junto
a la carta de
presentación, es el
documento destinado a
presentar en un único
lugar toda la información
que puede resultar
relevante en un proceso
 de selección de personal
o en una entrevista.7
Contrato Un contrato es un Documentos que reflejan
acuerdo legal, oral o los Contratos realizados
escrito, manifestado en por la entidad en
común entre dos o más ejercicio de sus
personas con capacidad funciones. Poseen valor
jurídica (partes del legal, fiscal, contable y
contrato), que se obligan administrativo por lo cual
en virtud del mismo, su prescripción es de 20
regulando sus relaciones años.
a una determinada
finalidad o cosa, y a cuyo
cumplimiento pueden
compelerse de manera
recíproca, si el contrato
es bilateral, o
compelerse una parte a
la otra, si el contrato
es unilateral.
Escritura de un bien inmueble Una escritura de Serie con valor
propiedad es un administrativo, legal y
documento realizado por jurídico; estos
un notario público para documentos respaldan la
establecer, propiedad de la
jurídicamente, las Superintendencia sobre
obligaciones y los los inmuebles. Asegurar
derechos del individuo su conservación y
que compra o hereda reprografía para lo cual
una vivienda o un se debe garantizar su
terreno. En cambio, el reproducción en un
título de propiedad es un medio técnico, las
requisito para completar imágenes se
la escrituración de conservaran
un inmueble. permanentemente para
la memoria institucional
en un repositorio que
garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y
fácil consulta.
Libro de contabilidad Los libros Estos documentos son
contables son aquellos de carácter contable.
archivos o documentos Incluyen algunos Libros
donde se plasma la cuya prescripción es de
información financiera de 20 años, tiempo en el
la empresa, operaciones cual agotan su vigencia y
 que se realizan durante plazo precaucional y se
un periodo de tiempo puede eliminar.
determinado, y los cuales
hay que legalizar de
manera periódica.
Los libros
contables pueden ser de
carácter obligatorio o
voluntario.
Registro civil De acuerdo con la ley
El Registro Civil es un
colombiana la entidad se
grupo administrativo
define delos 0 a los 7
o servicio público,
años con el registro civil
encargado de dejar
de nacimiento de los 7 a
constancia de los hechos
o actos relativos los 17 años con la tarjeta
de identidad y a partir de
al estado civil de
los 18 con la cedula de
las personas físicas, así
ciudadanía
como otros que las leyes
le encomienden.
En el Registro Civil se
inscriben los
nacimientos, la filiación,
el nombre y apellido de
las personas,
los fallecimientos reales
o presuntos,
los matrimonios. Así
mismo, puede
corresponderle, según el
país, el registro de
las guardas, la patria
potestad,
las emancipaciones,
las nacionalizaciones y el
registro de profesionales.