VALORACION

DOCUEMNTAL Y
DISPOCISION
FINAL DE LOS
DOCUEMNTOS

Conservacion
total
Es la disposicion
final que se le da al
documento cuando
este tiene valor
permanente, segun
lo señalado en la
tabla de retencion
documental

documento

Informacion
registrada o
contenida en
cualquier forma o
medio utilizado

documento
electronico

Toda informacion
generada enviada,
recibida o
almacenada en
algun medio
electronico

documento publico

Documento
producido o recibido
por entidades
oficiales o del estado

Eliminacion
documental

Procedimiento que
resulta de la
disposicion final
señalada en la tabla
de retencion
documental

tabla de retencion
documental
listado de series
documentales con sus
correspondientes
tipos, en donde se les
establece el tiempo de
permanencia en cada
una de las fasesdel
ciclo vital del
documento

ANYERLIN VILLA AGUIRRE

 TIPO DE
DOCUEMNTOS

Conprobante de
entrada
Documento que
evidencia el ingreso de
algun producto al
inventario de una
institucion, es un
soporte legal en
cualquier ente de
control que testifique
su procedencia

Disposicion final
Se mantiene para
consulta frecuente en
el archivo de gestion
durante 2 años, luego
ira al archivo central
durante 10 años y
despues al archivo
historico por 5 años

Historia clinica
Documento legal y
privado que
contiene todas las
evidencias del
proceso clinico de
un paciente a lo
largo de su vida
ennuna institucion
de salud.

Dispocision final
La historia clinica debe
de conservarse por un
periodo minimo de 20
años contados apartir de
la fecha de la ultima
atencion. Minimo 5 años
en el archivo de gestion
del prestador de
servicios de salud y
minimo 15 en el archivo
centra

Registro de
matricula

Contiene
informacion que
acredita la
inscripcion de un
estudiante de una
institucion
educativa

Disposicion final
Cumpliendo su tiempo de
conservacion en el
archivo central, se
transfiere a la
documentacion al
archivo historico de la
institucion ya que
presenta los valores
secundarios teniendo en
cuenta el articulo 95 ley
115 del 94

ANYERLIN VILLA AGUIRRE

 TIPO DE
DOCUEMNTOS

Certificacion de
estudio

Documento que
evidencia la
acumulacion de
formacion educativa de
un individuo dentro de
una institucion
educativa

Disposicion final
Este documento es
generado en la
historia laboral y la
historia estudiantil
de los usuario por lo
tanto no tiene valores
secundarios una vez
cumplido su
retencion en el
archivo central

Formato de control
de inventario

Contiene evidencia de
una auditoria del
control de
inventarios de
activos

Dispocision final

Como se trata de un
documento de apoyo solo
estara disponible en el
archivo de gestion
durante 1 año, luego
pasara al acta de
eliminacion

Libro de
medicamentos de
control especial

Es el libro de registro
o de movimientos de
inventarios de
medicamentos de
control, con el fin de
soportar el manejo de
estos dentro de una
institucion de salud

Disposicion final

Se deberan de mantener
en archivo de gestion
hasta 3 años, despues de
completado el libro,
luego ira al archivo
central durante 10 años
y finalmente quedara
guardado en el archivo
historico por 10 años
mas

ANYERLIN VILLA AGUIRRE

 DISPOSICION
FINAL

Documentos
dispositivos
Son aquellos que
imparten normas de
obligatorio
cumplimiento: leyes,
decretos,
ordenanzas,
acuerdos,
resoluciones
Documentos
informativos

Aquellos que conforman

la generalidad de los
documentos dentro de la
funcion administrativa
de una empresa como
son: cartas, memorando,
circulares, presupuestos

Documentos
testimoniales

Son aquellos que

sirven como prueba
o testimonio
ejemplo: son
documentos
contables, contratos
ect

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