Instituto Universitario De Tecnología Industrial.

“Rodolfo Loero Arismendi”

Extensión Cumana

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Profesor: Integrantes:
Enrique Gómez Krysbel Méndez
19.980.992
Angel Salazar
28.250.636
Danielys Cumana
28.134.525
Leonardo Vásquez
26.108784
Juan Tabera
30.335.326
Duneiskhar Yegres
24.513.315

SECCIÓN: U1DU, B1DB

Cumana, Julio de 2019

 INTRODUCCIÓN
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a
cabo una actividad o lograr un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto
de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral,
por lo tanto comprende diversos elementos para su ejecución, es necesario
establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar
soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten
regular sus acciones.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir
para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta Planeación, organización,
dirección, control y la planeación lo cual Es la base fundamental del proceso
administrativo también todas aquellas características que permiten que la
empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad. Las empresas están
estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el recurso
humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes que la integran
es necesario que dentro de una organización se deben establecer planes
de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas
para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.
Toda organización bien sea pública como privada tiene como
objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un
uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el
establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de
determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva
toma de decisiones. Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo
y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar
nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de
los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz
el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. El proceso
administrativo comprende las actividades interrelacionadas de planificación,
organización, dirección y control de todas las actividades que implican
relaciones humanas y tiempo.
Principios Básicos de la Administración
Proceso: es un conjunto o encadenamiento de fenómenos, asociados al ser
humano o a la naturaleza, que se desarrollan en un periodo de tiempo finito o
infinito y cuyas fases sucesivas suelen conducir hacia un fin específico.
Administrativo: es un adjetivo que procede de un vocablo latino que significa
perteneciente o relativo a la administración. La administración, por su parte,
está vinculada al funcionamiento, el rendimiento y la estructura de
una organización. La universalidad es una de las características de la
administración ya que representa la amplitud, esta presente en cualquier área
de la actividad humana, la especificidad porque tiene sus propias
características especificas o propias a pesar de relacionarse con otras ramas,
unidad temporal: es una sola en el tiempo, se dan de manera simultánea sus
funciones, y la unidad de jerarquía todos los niveles son importantes.
Proceso Administrativo
Es la manera como el área administrativa de la empresa, aplica el
manejo de un conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes
niveles para alcanzar la visión, misión y objetivos trazados por los empresarios.
Elementos o principios que lo componen:
Planeación, organización, dirección, control y la planeación
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la
empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se
deben obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable.
Los elementos de una buena planeación para tener en cuenta son:
Un buen diagnóstico: Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la
realidad de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a
las actividades planificadas y también debe marcar el entorno interno y externo,
de tal manera que se muestren en forma completa los alcances reales de la
empresa.

 Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles

cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos.
 Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e
integrada para lograr la meta propuesta.
Objetivos Bien Definidos:
Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado
en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser
a largo (mas de dos años), mediano (dentro de los dos años) y corto plazo
(hasta por seis meses).
Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisión
de la dirección en establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y
posibles de alcanzar en el tiempo estipulado por ella, para esto es necesario
hacer un seguimiento oportuno y preciso del desarrollo de cada una de las
actividades del plan.
Una de las herramientas valiosas de la administración es la
determinación de ¿que es lo que se va a hacer?, ¿donde lo va a hacer?,
¿quien lo va a hacer?, ¿como lo va a hacer?, ¿cuando y en cuanto tiempo se
va a hacer?
Ejemplo: la empresa sistemas fáciles; dedicada al ensamble, venta,
mantenimiento y reparación de computadores, desea planificar una
estrategia con el objetivo de aumentar sus ventas: para ello la dirección decide
lo siguiente:
Realizar un promoción la cual consta de;
En ventas de Computadores se efectuará el 10% de descuento, en
Mantenimiento se efectuará el 50% de descuento, y en reparaciones por cada
$100.000 en compras recibirá un bono por $30.000 para ser utilizado en otra
compra.
La estrategia está planificada para llevarla a cabo en su sede principal
en la ciudad de Pereira, todo el personal de la empresa estará comprometido;
desde el personal de ventas, servicio técnico hasta contabilidad donde se
harán efectivos los descuentos. La promoción beneficiará a todos los clientes
en general al solicitar algún producto o servicio. Finalmente la promoción estará
vigente desde el día 15 de febrero de 2004 hasta el 05 de marzo de 2004.
Selección de Estrategias:
La dirección escogerá la forma y manera de lograr los objetivos
propuestos en el plan, previo análisis de cada situación en particular, por lo
tanto elegirá la más acertada decisión para la empresa.
La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe
sincronizar las actividades entre producción, finanzas, mercadeo y personal.
También el plan tendrá flexibilidad que le permita ajustarse de
Acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse.
Criterios de Evaluación:
La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a
la medición permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan
lograr en cada paso de lo estipulado en el plan.
La Organización: El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la
empresa es una de las funciones principales que le atañe a la
administración en forma permanente, porque con ello es muy seguro lograr los
resultados que se esperan. Para organizar se necesita saber utilizar los
espacios, el tiempo, el trabajo, los recursos humanos y los recursos financieros.
El espacio: Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar
preciso. (Dependencias)
El tiempo: Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de
ellas con la oportunidad requerida por la administración
El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que
se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la
administración la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los
objetivos propuestos.
El Recurso Humano: La continuada subordinación como elemento esencial en
el contrato laboral se convierte en una herramienta fundamental para la
organización de las personas en las empresas, ya que desde su ingreso
la persona sabe a que dependencia esta asignada y quien es su jefe inmediato,
de quien debe recibir directamente las órdenes y a quien rinde cuentas de las
tareas asignadas.
Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es también
otro elemento esencial de la ley de contratación laboral actual en nuestro
entorno empresarial, por lo tanto las empresas diseñan y elaboran
un manual en donde se le asignan funciones a cada cargo y
la responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecución de las
mismas.
El respeto, la solidaridad, el comportamiento, el buen trato,
la honestidad y otros valores cuando se practican por las personas para lograr
los objetivos de la empresa, ofrecerían como resultado un ambiente laboral
provechoso para la administración.
Una de las formas más comunes para la organización de las funciones y
cargos en las empresas son los flujos de organización, conocidos también
como organigrama funcional, en donde se determinan las líneas de mando y la
unidad de dirección, sin importar la forma que el gráfico nos presente la
estructura de la empresa.
Los Recursos Financieros:
La organización de como la dirección, distribuirá y aplicará los dineros
destinados para cada actividad, es el ingrediente más efectivo para ejecutar
todas y cada una de las actividades y tareas que componen el proceso
administrativo.
La asignación de recursos financieros, previamente planeados por centro
de gastos y costos, permitirá el uso racional de ellos y por lo tanto la obtención
de los resultados esperados en la operación, así mismo la colocación de esos
recursos en el sitio correcto y con los rendimientos favorables, darán
cumplimiento a sus compromisos y obligaciones contraídas por la empresa.
Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de
los cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los
cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e
ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo, al nivel más bajo.
La Dirección:
El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y
guía delega en otras personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para
desarrollarlo con responsabilidad y cumplimiento motivados, por alcanzar los
objetivos como un equipo organizado.
Para tener el reconocimiento como un líder dirigente, por lo menos se
debe tener las siguientes cualidades personales a saber:
La Comunicación: Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, por
las diferentes situaciones que se presentan a diario y que tienden a
encontrar soluciones, para la toma de decisiones por parte de la dirección, es
una de las habilidades más importantes que puede desarrollar un líder para ser
exitoso. Se entiende que habrá una información que por algún motivo no debe
salir de la dirección. Para esto, se utilizará los medios que estén a su alcance
por ejemplo: Outlook, folletos, comunicación interna, circulares, reuniones,
mesas de trabajo, videoconferencias, teléfonos y cualquier otro medio
disponible en el momento.
Esto se logrará, si el líder se hace entender por las demás personas con
quien se comunica y su mensaje es bien recepcionado; para lograrlo, la
comunicación debe ser precisa y clara, direccionada a la persona indicada,
permanente, muy sincera y respetuosa, motivando la asistencia y participación
con puntualidad por parte del invitado.
También podemos permitir que la comunicación sea interactiva, esto
quiere decir que el mensaje puede ir en cualquier dirección por ejemplo de
dirigido a dirigente y de dirigente a dirigido.
La Motivación: Esfuerzo físico y mental que desarrolla el trabajador con la
mejor voluntad, con buen estado anímico y el entusiasmo necesario, para la
obtención de un buen resultado, en las actividades relacionadas con lo laboral
y personal.
Está en la mente de un gran dirigente, mantener un
buen clima organizacional dentro de la empresa y para lograr este cometido,
debe manejar buenas relaciones interpersonales, con todo el personal que se
encuentra bajo sus órdenes, tratando en todo momento de alcanzar un alto
grado de colaboración.
Un tercer elemento esencial, es la remuneración pactada en el contrato
laboral, por la actividad ó tareas que se van a desarrollar, la cual exige un
cumplimiento a cabalidad por las partes y de esta manera un trabajador
dispuesto a brindar todo el apoyo que necesita la dirección.
También encontramos otros aspectos, que bien orientados por un buen
dirigente, se alcanza un clima laboral muy provechoso como son:

 La estabilidad laboral
 La participación activa en los programas
 La justicia aplicada en situaciones igualitarias
 Un trato amable y respetuoso
 Oportunidad en actividades de desarrollo personal.
  El reconocimiento en el trabajo y el estimulo que amerita este.
La Autoridad
Capacidad que tiene el líder para impartir órdenes y que las demás personas
las cumplan, estas se pueden ejercer cuando:
El perfil o competencia para las funciones asignadas, le demuestran a
los subalternos que se tiene el conocimiento y la preparación para
desarrollarlas con eficiencia y efectividad objetiva, podrá demostrar la
capacidad suficiente y de esta forma guiarlos a la consecución de resultados
óptimos, para las necesidades de la empresa. Esta autoridad bien aplicada y
tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los que intervienen en
el proceso, será el camino mas acertado y seguro para el equipo.
Las cualidades personales, complementan el quehacer diario en la
autoridad de los individuos y para esto, se tiene que hacer el esfuerzo de
mostrar las virtudes y calidades humanas, sobre todo las naturales y en lo
posible corregir los defectos que pudieren entorpecer el normal desarrollo del
trabajo en los demás.
La acertada toma de decisiones, conllevan a un reconocimiento y un
gran respeto hacia el líder por parte del resto del equipo y esto se manifiesta
cuando los resultados son los esperados por todos en la empresa,
imprimiéndole en cada oportunidad la solución a los problemas en beneficio de
la empresa.
Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso,
son las mejores alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los
problemas según su prioridad. Para lo cual se observa, analiza, compara y se
escoge la que dará los mejores resultados.
El Control
Es quizás uno de los elementos mas importantes del proceso
administrativo, ya que nos permite estar pendiente e informado de todos los
pasos que se dieron, se están dando y se van a dar, dentro de la estructura
interna y externa de la empresa, hasta el punto de ser tomado
como modelo japonés, llamado control de calidad total y que posteriormente
fue implementado en el resto del mundo.
Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los
resultados obtenidos, permite evaluar los resultados y así de esta manera,
encontrar las posibles soluciones a los ajustes de las metas preestablecidas en
el plan.
Importancia del proceso administrativo
Uno de los factores que demuestra la importancia de este proceso para
las empresas es su universalidad. El proceso administrativo emplea signos,
expresiones y documentos que pueden ser entendibles independientemente
del idioma, cuentan con elementos comunes que los hacen universales.
 Este proceso ayuda a la empresa a conocer su estado real, para poder
orientarse hacia el futuro. El conocimiento de la situación que se vive en una
empresa permite determinar qué camino es el más adecuado de ahora en
adelante para poder alcanzar el éxito. Además, permite evitar posibles
problemas dado que proporciona datos de los recursos de los que dispone la
empresa para hacer frente a dichos problemas.
Permite administrar todas las tareas importantes en la empresa. Gracias
a él es posible planear, organizar, coordinar, controlar y dirigir las distintas
funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad y contables que
componen la empresa. Las funciones administrativas integran todas las demás
funciones coordinándolas y debe siempre estar por encima de las demás.
El proceso administrativo es imprescindible para hacer funcionar una
empresa. Se encarga de guiar y orientar al personal de la misma basándose en
sus cualidades personales. Es un medio para poder decidir sobre el futuro de la
empresa. Conociendo las funciones que desempeña cada persona en la
empresa es posible realizar planes para conseguir mejorar los resultados
obtenidos.

ROL DE LA COMUNICACIÓN Y INFORMACION EN EL PROCESO

ADMINISTRATIVO
Existe la comunicación administrativa, definiéndose como el proceso en
doble sentido donde se intercambia información entre los departamentos que
conforman una institución.
Algunos objetivos de la comunicación administrativa son:

 Desarrollar metas a largo plazo

 Lograr que el colaborador sepa y entienda lo que se le está informando.
 Que el colaborador ejecute su trabajo eficazmente
 Que haya cooperación entre los colaboradores de la empresa para
cumplir con sus deberes.
La comunicación administrativa se puede clasificar en:

 Comunicación interna: Es aquel que se genera entre los miembros de

una misma institución o empresa. Por ejemplo: un comité ejecutivo, una
orden de trabajo.
 Comunicación externa: Se origina entre uno o varios miembros de una
empresa y personas que no pertenecen a la misma. Por ejemplo: una
carta de solicitud al proveedor, entrevista con el cliente, una carta de
solicitud al gobierno.
Según sea la situación en que se encuentre la empresa, se pueden presentar
diversas formas de comunicación administrativa, estas pueden ser:

 Comunicación de persona a persona

  Comunicación de persona a grupo de personas
 Comunicación de grupo a grupo
Elementos de la comunicación en las organizaciones
Como en cualquier tipo de comunicación, los elementos que la integran son los
siguientes:

 Emisor: Aquel miembro que se encarga de la elaboración y envío del

mensaje. En este caso podría ser, por ejemplo, el departamento de
Recursos Humanos, el líder de un área o los colaboradores de un
sector.
 Receptor: Quien e interpreta el mensaje y pueden ser los mismos que
los actores mencionados previamente. Es que, en las organizaciones, es
muy común que los roles de emisor y receptor se alternen
constantemente.
 Mensaje: El contenido que se quiere difundir.
 Código: El conjunto de reglas y símbolos que se utilizan para la
elaboración del mensaje. Este código debe ser conocido por el emisor y
por el receptor. De lo contrario, el mensaje no podrá ser interpretado
correctamente.
 Canal: El medio a través del cual viaja o se difunde el mensaje. Puede
ser una cartelera, un folleto, un e-mail o un discurso, por poner solo
algunos ejemplos de la amplia variedad de canales entre los cuales
puede valerse una organización a la hora de difundir un mensaje.
Tipos de flujo de la comunicación organizacional en la empresa
Cuando se piensa en la comunicación dentro de una organización, esta
puede tener diversos flujos ya que la comunicación es multidireccional y se
basa en la estructura de la empresa y esto permite que la información, las
ideas y el conocimiento circulen por todos los sectores de la entidad.
La comunicación organizacional puede ser:

 Comunicación Ascendente: Es cuando la información parte de los

trabajadores hacia el líder.
En ese flujo, el colaborador informa a los supervisores sus
impresiones sobre el modelo de gestión adquirido y las acciones
administrativas que se hayan llevado a cabo. Este flujo corresponde al
proceso de retroalimentación, es decir, su objetivo principal es que los
empleados participen en compartir información relevante con sus
superiores para tener una mejor dirección en la toma de decisiones que
beneficie a la empresa.
 Comunicación Descendente: También llamado flujo de comunicación
vertical u oficial. Debido a que parte del superior hacia el subordinado.
En este tipo de flujo consiste en transmitir las normas, orientaciones,
atribuciones, objetivos y metas, además d practicas organizacionales y
noticias institucionales para lograr la alineación estratégica, cultura y
también para aumentar la productividad dentro de la organización.
 Comunicación Horizontal: Este sucede entre personas del mismo nivel
jerárgico. Este permite la unión de esfuerzo y contribuye a fomentar las
 relaciones entre colegas, para no perjudicar la organización, deben estar
presentes todos los sectores por igual, sin interferir en el desempeño
individual de cada colaborador.

 Comunicación Transversal: En este caso el flujo recorre todas las

direcciones, sin distinción de niveles jerárgicos. Es por ello que se pone
en práctica generalmente en organizaciones modernas,
descentralizadas y flexibles, cuya administración es más participativa e
integrada.

 Comunicación Circular: En este flujo la información repercute

libremente entre todos los colaboradores. Generalmente, ese flujo es
más común en las empresas de pequeño porte o que recién inician
operaciones, que cuentan con una cantidad reducida de funcionarios.

Comunicación Formal
La comunicación formal se divide en escrita y oral. Tareas diarias se
manejan a través de la comunicación oral, mientras que las cuestiones de
mayor relevancia requieren la comunicación escrita.
Comunicación Escrita: está formada por memorandos, cartas, correo
electrónico, transmisiones de fax, publicaciones de las organizaciones, y
cualquier otro medio de transmitir por escrito palabras o símbolos, Entre las
que más se utilizan son la carta, las circulares, los memorandos, los boletines,
los manuales, los periódicos, las revistas de información de la empresa, los
tableros.
En todos los casos, la comunicación escrita tiene más dificultades que
la oral, porque un autor de una comunicación como esta no sabe hasta qué
grado le están entendiendo y no puede apoyarse con gestos y ademanes.
Ventajas
Mantenimiento de la Autoridad: La comunicación formal mantiene fuertes
relaciones entre los jefes y sus subordinados, gracias a ello se mantienen la
autoridad de los superiores. Sin embargo, es recomendable controlar a los
subordinados y fijar su responsabilidad la cual es necesaria para llevar un
control eficaz y exitoso.
Clara y eficaz comunicación: En la comunicación formal, hay un contacto
directo entre los jefes y los subordinados. Los superiores deben saber cuándo
y en qué momento los subordinados necesitan información. De esta manera,
esta comunicación es capaz de hacer que la información sea oportuna.
Desventajas

 Sobrecarga de trabajo
 Se dedica mucho tiempo en la comunicación oficial, y por lo tanto
algunas otras tareas importantes se dejan sin vigilancia.
 La distorsión de la información
Comunicación Informal
La comunicación informal se refiere al intercambio de información de
manera no oficial. Esta basada en las relaciones informales:

 Amistad
 Pertenencia a un mismo club
 Mismos intereses
Está libre de todas las formalidades organizativas. El intercambio de
mensajes informales generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos
sociales, fiestas, etc. En estas ocasiones, los superiores pueden reunir
información de sus subordinados que sean difíciles de obtener a través de la
comunicación formal. Estos mensajes incluyen comentarios, sugerencias, etc.
En este caso la comunicación se realiza a través de la gesticulación,
movimiento de la cabeza, sonriendo o bien permaneciendo en silencio. No
existe un canal definido de comunicación.
Ventajas
Comunicación rápida

 En esta comunicación, los mensajes se mueven rápido y su efecto es

igualmente grande en la gente.
 La formación a través de las relaciones sociales

Desventajas

Camino Incierto

 Dado que va más allá de las restricciones de la empresa, no se cuenta

con un canal definido.

Posibilidad de rumor y distorsión

La certeza de que la información sea verdadera o falsa no se encuentra
en cualquier persona, en consecuencia, los rumores puede surgir rápidamente.
Comunicación no sistemática
Esta comunicación no es sistemática y es posible que la información
llegue a la persona incorrecta, o bien, que no llegue a la persona apropiada.
 CONCLUSION

Como ya hemos visto, el proceso administrativo es la serie de pasos que

se deben de llevar a cabo para la elaboración de algo en este caso nos
podríamos enfocar a una empresa, esta misma debe planear, organizar, dirigir
y controlar todos los aspectos, actos o tareas que realizara, para poder ser
competente en todas sus funciones, que si carece de uno de los pasos, tendrá
una administración deficiente que acarreara problemas como dejar de cumplir
metas, tener bajas de producción o venta, no llevar control de la misma y
generara perdidas, hasta llegar al grado de no poder subsistir más.