FGPR010- Versión 4.

CONTROL DE VERSIONES
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V 1.0 Dominguez Dominguez Sanchez 10/09/12 Documento original

PROJECT CHARTER

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Implementación de un Sistema
De Gestión de Matricula Para la
Institución SGM-IELC
Educativa Particular “La Católica”
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE?

El proceso de desarrollo propuesto constituye una configuración del

proceso RUP de acuerdo a las características del proyecto, seleccionando
los roles de los participantes, las actividades a realizar y los entregables
que serán generados.
Este documento es a su vez uno de los entregables que sugiere la
metodología RUP. Como primer paso nos centraremos en el estudio de
los procesos y actividades que están inmersos en la actividad educativa
de la empresa “La Católica”, de la cual identificaremos los puntos más
críticos donde la intervención manual en ciertos procesos, pueden ser
transformados a procesos automatizados para optimizar recursos y
tiempo en la ejecución de tales procesos .Como segundo paso se
describirá la alternativa de solución para la implementación del sistema
de Gestión de matrícula.
Este proceso será llevado a cabo por la empresa H&S Soluciones S.A, que
cumple la función de llevar a cabo todos los requisitos del proyecto ya
establecidos.
Este documento describe el proyecto en forma sencilla, sus
características, función y comportamiento en general.

DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A
GENERAR.

El resultado del proyecto Gestión de Matricula, es realizar el proceso de

matrícula en forma automatizada, con tiempos de respuesta no mayores
a 4 segundos por operación y facilitar al usuario la rapidez y comodidad
correspondiente efectuando todas las operaciones de matrícula que
actualmente se realiza de forma manual.
DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO
FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC., DEL PROYECTO/PRODUCTO

El sistema debe verificar los datos del alumno, validar el pago realizado
por el mismo, y generar un reporte concluido el proceso.

El sistema no manejará información financiera, cobros on-line.

El sistema debe mostrar información oportuna y confiable, en el

momento que se precise.

OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO EN TÉRMINOS DE
LA TRIPLE RESTRICCIÓN.

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO

1. ALCANCE Descripción breve del sistema Aprobación de todos los
propuesto y sus características. entregables por parte
Descripción breve de las del sponsor o cliente.
necesidades de la institución en
el sistema propuesto.
Propuesta de organización del
equipo de desarrollo y definición
de responsabilidades.
Estudio de los costes, que
contendrán estimaciones de la
planificación y fechas tentativas
de entrega de los productos.
Estudio de las amenazas y
beneficios que producirá el
sistema.

2. TIEMPO Concluir el proyecto en el plazo Concluir el proyecto

establecido por el cliente, siendo como máximo hasta la
el inicio el 10 de octubre del año fecha pactada, siendo
2012, y teniendo como fecha de esta el 23 de enero del
cierre el 23 de enero del año año 2013.
2013.
3. COSTO Cumplir con el presupuesto No exceder el
estimado del proyecto de presupuesto del
$ 17500. proyecto.

FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL
SE EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Solucionar y/o simplificar el proceso de matrícula que se realizaba de
forma manual, empleando para esto un sistema que automatizara este
proceso, optimizando tiempo y recursos.

La realización de este proyecto llevará a la institución a un nivel de

competencia más alto, ya que se integrará a los institutos educativos que
ya cuentan con este tipo de sistemas que facilitan la gestión
administrativa de estos.

El correcto desarrollo del proyecto con sus respectivos requisitos o

condicionales, llevará a la institución a generar interés por el uso de la
tecnología, para automatizar procesos y optimizar recursos.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA EJECUCIÓN
DEL PROYECTO.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
Optimizar el proceso de matrícula. Flujo de Ingresos Se tomará como
ingreso a los
honorarios gastados en
el personal que
realizaba la matricula
manualmente.
Eliminar la matrícula manual. Flujo de Egresos Pago a las entidades
bancarias por
mantenimiento de
cuentas a usar en el
sistema.
Optimizar tiempo en las matrículas. VAN Se empleaban 10
minutos para realizar
una matrícula
manualmente, ahora se
emplearan 5 minutos.

Erradicar errores de tipo manual. TIR Duplicación de número

de matrícula.
Perdidas de
documentos.
RBC

Contacto: informes@dharma-consulting.com, Página Web: www.dharmacon.net

Dharma Consulting ha sido revisada y aprobada como un proveedor de entrenamiento en Project Management por el Project
Management Institute (PMI). Como un Registered Education Provider (R.E.P.) del PMI, Dharma Consulting ha aceptado
regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
 FGPR010- Versión 4.0

DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO.

NOMBRE Hugo Dominguez Y. NIVELES DE AUTORIDAD

REPORTA A Christian Sanchez H. Exigir el cumplimiento de los

entregables del proyecto en las fechas
SUPERVISA A Hugo Dominguez Y.
acordadas.

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Fecha de Inicio 10 de Octubre del 2012
Aprobación EDT 30 de Octubre del 2012
Aprobación del Cronograma 15 de Noviembre del 2012
Aprobación de la definición de 30 de Noviembre del 2012
requerimientos de información
Aprobación del diseño, modelamiento 02 de Diciembre del 2012
y diccionario de datos
Aprobación del plan de pruebas 23 de Diciembre del 2013
Aprobación de la verificación y 10 de Enero del 2013
validación de pruebas
Fecha de puesta en producción 23 de Enero del 2013
ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA

H&S Soluciones S.A Desarrollo del proyecto

I.E.P “La Catolica” Sponsor

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS).

Requisitos de funcionabilidad no claros o confusos.
Dificultades para integrar las bases de dato al sistema.
Dificultades en el uso del sistema.
Ausencia de profesionales en las fechas programadas.
Poca o nula participación del usuario durante el proyecto.
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (RIESGOS POSITIVOS).
Generar expectativas en los demás colegios del entorno.
Familiarizar de forma rápida con el sistema.
Lograr interés en los directivos de la institución en el uso intensivo de la
tecnología.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO.

CONCEPTO MONTO
Personal $ 8 000
Equipos $ 6 000
Materiales $ 1 500
Otros $ 500
Sub total $ 16 000
Reserva de contigencia $ 1 500

Total presupuesto $ 17 500

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.
NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
Luisa Villegas T. I.E.P “La Promotora 10/09/12
Católica”