Universidad Técnica del Norte

Administración Educativa
Integrantes: Docente:
- Andrade Leslie Msc. Oscar Garrido
- Ayala Darío
- Barahona Aracelly Semestre:
- Cachimuel Nataly Séptimo
Unidad IV
Fases de la
Administración
Educativa
CONTENIDO
1. ORGANIZACIÓN

2. DIRECCIÓN Y LIDERAZGO

3. CONTROL

4. CALIDAD Y EVALUACIÓN

5. REFERENCIAS
 1.
Organización
 1.
1
Organización
t o
e p
n c
C o La organización es el
establecimiento de la estructura y
procesos necesarios para la
sistematización racional de los
recursos, mediante la determinación
de jerarquías, funciones y
actividades, con el fin de simplificar
el trabajo.
 1.2 Jerarquía

Especialización Continuidad

Paridad de Principios de Amplitud o

autoridad y
responsabilidad organización toma de control

De la misión Difusión

De la Unidad de
coordinación mando
1.3

Etapas de organización
Para llevar a cabo el proceso de organización es necesario aplicar
simultáneamente sus técnicas y principios en cada una de sus etapas, así
como delimitar qué tipo de organización es la idónea en la situación específica
de la escuela.

El proceso de organización se efectúa a través de dos

etapas:

1• División del trabajo 2• Coordinación

 1.3

Etapas de organización
1• División del trabajo

Consiste en la clasificación, agrupamiento y delimitación de las actividades similares, con el fin de realizar
una función con la mayor precisión, eficiencia y con el mínimo esfuerzo.

La división del trabajo se logra mediante:

- Descripción de procesos.
-Departamentalización.
- Jerarquización.
- Descripción de actividades y obligaciones.
 1.3

Etapas de organización
2• Coordinación

Consiste en lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se
desarrollen e interrelacionen con facilidad y que se sincronicen.

La eficacia de cualquier organización está en relación directa con la coordinación, que se obtiene
a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

La coordinación es la armonización de los

recursos y los esfuerzos con el fin de lograr
oportunidad, unidad y sincronía en el desarrollo
de procesos, funciones y actividades.
1.4

Modelos de organización

Los modelos de organización son los distintos tipos, sistemas o esquemas

de estructuras organizacionales que se pueden implantar en una institución.

Modelos de organización mas usuales son:

1. Organización 2. Organización 3. Organización

lineal o militar Lineofuncional Staff

4. Organización por 5. Organización

comités Matricial
 1.4
La toma de decisiones
se concentra en una Ventajas
a) Agilidad en la toma de decisiones y en su
sola persona, y tiene la
ejecución.
responsabilidad y b) Se eliminan conflictos de autoridad y fugas de
autoridad centralizadas. responsabilidad.
El jefe superior asigna y c) Útil en pequeñas escuelas.
distribuye el trabajo a d) La disciplina es fácil de mantener.
1. Organización los subalternos, quienes
lineal o militar a su vez le reportan
directamente. Desventajas
a) Es rígida e inflexible.
Se le conoce como b) La organización depende de hombres clave,
organización lineal o que se convierten en indispensables.
militar porque, c) No fomenta la especialización.
precisamente, se utiliza d) Los directivos se saturan de trabajo, lo que
en instituciones ocasiona que no se dediquen a labores
militares. estratégicas.
 1.4
Es la más sencilla. La
autoridad y
responsabilidad se
trasmiten a través de un
solo jefe para cada
función que está
especializada en diversas
2. Organización áreas. El directivo debe
Lineofuncional seguir los canales de
comunicación lineal
adecuados para cada una
de sus actividades; cada
área conserva la
autoridad y
responsabilidad dentro de
su especialidad
 1.4

Surge como
consecuencia de la
Ventajas
necesidad de contar con
a) Apoyo de conocimientos expertos para la
especialistas capaces operación y mejora de la institución.
de proporcionar b) Promueve la especialización del staff.
información experta a
3. Organización los departamentos de
Staff línea. Este tipo de Desventajas
organización no posee a) Necesita un respaldo de la autoridad lineal para
autoridad de línea la aplicación de sus recomendaciones.
directa sobre el
personal, o poder para
implantar decisiones.
 1.4

Ventajas
Consiste en asignar a) Sus propuestas son valiosas ya que
proyectos o funciones a representan la opinión de varios criterios.
un equipo del personal b) La responsabilidad es compartida entre todos
que se reúne y se los que integran el comité.
c) Se aprovechan al máximo los conocimientos
compromete para hacer especializados.
propuestas en relación
4. Organización por con los proyectos que
comités se le encomiendan. Desventajas
Los comités más a) Las decisiones son lentas, ya que las
usuales son: deliberaciones son tardadas.
a) Directivo b) Una vez constituido un comité, es difícil
disolverlo.
b) De vigilancia.
c) Puede suceder que los directivos se desliguen
c) Consultivo. de su responsabilidad y se valgan del comité
para que éste se haga responsable de las
decisiones difíciles.
 1.4 Se conoce también como
organización de matriz, de
parrilla o por proyectos.
Consiste en combinar la
departamentalización
funcional con la staff y la
de proyectos. De esta
manera, para realizar un
proyecto en el que
5. Organización intervienen varias áreas
Matricial existe un director de
proyecto que coordina a
personal de distintas
áreas, quienes además de
reportar a su jefe
correspondiente reportan
al director del proyecto en
coordinación con
resultados de dicho
proyecto.
Ventajas
a) Facilita el logro de los objetivos de un proyecto,
por la participación de especialistas.
b) Mejora la comunicación interdepartamental. El
compartir información en equipo acerca de los
problemas y decisiones sirve a toda la
institución.
c) Promueve la existencia de personal
multifuncional, es decir, que realiza distintas
funciones.
Desventajas
a) Puede originar confusión acerca de quién
depende de quién, lo cual ocasiona fuga de
responsabilidades y falta de delimitación de
autoridad.
b) En ocasiones da lugar a conflictos de poder
entre los directivos involucrados.
c) Opera mediante reuniones que en ocasiones
implican descuido de las demás funciones de
los participantes.
d) Puede presentar resistencia al cambio.
1.5

2. Por
1.Funcional
servicios

TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN

4. Por
3. Geográfica
divisiones
1.5
1.Funcional

Es la más común;
consiste en agrupar las
actividades análogas
según su función
primordial para lograr la
especialización y, con
ello, una mayor
eficiencia del personal.
1.5
2. Por
servicios

Es característica de las
instituciones que
proporcionan diversos
servicios. La
departamentalización se
hace con base en el
servicio o grupo de
servicios relacionados
entre sí. Por ejemplo, la
división de una
institución de educación
preescolar, kínder,
primaria y secundaria.
1.5
3. Geográfica

Este tipo de
departamentalización se
requiere cuando las unidades
de la institución educativa
realizan actividades en
sectores alejados físicamente,
y/o cuando el tramo de
operaciones y de personal
supervisado es muy extenso y
está disperso en áreas muy
grandes. Se utiliza
principalmente para dividir a
una institución en campus
regionales.
1.5
4. Por
divisiones

El tipo de funciones o
conocimientos por área
sirven de base para crear
unidades departamentales o
divisiones, sobre todo si
reporta ventajas
económicas, de eficiencia,
ahorro de tiempo. El
agrupamiento de maestros
de un área o división, es un
claro ejemplo de la
organización por divisiones.
1.6

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Las técnicas de organización son herramientas necesarias para llevar a

cabo una organización racional. Son indispensables durante todo el
proceso y deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada
institución.

Las principales técnicas de organización son:

Organigramas Manuales Diagramas de Cuadro de

proceso o flujo distribución del
trabajo
1.6 Organigramas

Es la representación gráfica de la estructura formal de

una organización, que muestra las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y
líneas de autoridad.

Se clasifican por: Formas de representar:

Por su objetivo:
Estructurales
Funcionales Vertical
Especiales
Por su área: Horizontal
Generales
Departamentales Circular
Por su contenido:
Esquemáticos Mixto
Analíticos
1.6 Manuales

Los manuales son documentos que contienen en forma ordenada y sistemática

información acerca de la organización de la institución.

De acuerdo con su contenido pueden ser: Son de gran utilidad, ya que:

De políticas • Definen actividades, responsabilidades y

Departamentales funciones.
De bienvenida • Incrementan la eficacia del personal, pues
De organización indican lo que se debe hacer y cómo se debe
De procedimientos hacer.
De técnicas • Describen la organización de la institución.
De puesto. • Son indispensables para la coordinación de
procesos y sistemas, evitan la duplicidad y las
fugas de responsabilidad.
1.6 Diagramas de
proceso o flujo

Los diagramas de procedimiento son la representación gráfica que muestra la sucesión

de los pasos de que consta un procedimiento. Un procedimiento es la secuencia
cronológica de pasos de carácter repetitivo requeridos para realizar una actividad.

Ya sea los diagramas de procedimiento o Existen diversos tipos de diagramas de

los de proceso, permiten: proceso o procedimiento: gráfica de flujo
a) Una mayor simplificación del trabajo. de operaciones, gráficas esquemáticas
b) Determinar la posibilidad de de flujo, gráfica de distribución de equipo,
combinar o readaptar la secuencia gráfica de flujo de formas y flujogramas.
de las operaciones.
c) Mejorar alguna operación,
combinándola con otra parte del
proceso.
d) Reducción de costos y tiempos. Simbología
 Cuadro de
1.6 distribución del
trabajo

A través del cuadro de distribución de Para aplicar la técnica del cuadro de distribución del
actividades se analizan las funciones trabajo es necesario seguir los siguientes pasos:
que integran un departamento o una
sección, para lograr una división de
funciones y mejorar la estructura de los
grupos de trabajo. Sirve para analizar
labores relacionadas entre diversas
áreas.
Ventajas
• Elimina duplicidades y tiempos
ociosos.
• Sirve como base para normalizar y
estandarizar procedimientos
• Distribuye adecuadamente las
cargas de trabajo de los distintos
puestos.
• Delimita funciones, evitando fugas
de responsabilidad.
 2.
Dirección y
Liderazgo
2.1. CONCEPTO E IMPORTANCIA

La dirección es la ejecución de los planes

mediante la guía de los esfuerzos del
personal a través de la toma de decisiones,
la motivación, la comunicación y el
liderazgo

La dirección es trascendental porque a

través de estas se ejecutan todas las fases
de la Administración

 Es determinante en el clima organizacional y, por

consecuencia en la productividad y calidad educativa.
 Establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
 El éxito de las organizaciones depende de un liderazgo
adecuado.
 2.2. ETAPAS DE LA DIRECCION

Dirección

Toma de
Liderazgo
decisiones

Comunicación Integración

Motivación
 ELEMENTO DE LA DIRECCIÓN

La motivación: se obtiene comportamientos,

actitudes y conductas del personal para trabajar El liderazgo: se utiliza para influir, guiar o dirigir a
eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la un grupo de personas este incluye el poder, la
institución autoridad, la delegación y el mando

La comunicación: se transmite y recibe la

información necesaria para ejecutar las decisiones,
planes y acciones

Toma de decisiones: se elige la alternativa óptima

para lograr los objetivos de la organización
 2.3. PRINCIPIOS

De la resolución Aprovechamiento Impersonalidad de Coordinación de De la vía

de conflicto del conflicto mando intereses jerárquica
 1) De la resolución de
conflicto
Los problemas deben resolverse a partir
del momento en que aparezcan, ya que el
no tomar una decisión cuando se origina
un conflicto, por insignificante que
parezca ocasiona que este se desarrolle y
después sea irresoluble.
Los conflictos por insignificantes que
sean deben atenderse en el momento
adecuado.
2) Aprovechamiento del
conflicto
Este principio postula que los conflictos y
obstáculos deben visualizarse como
oportunidades, ya que obligan al directivo a
pensar en soluciones y nuevas estrategias.
Por ejemplo: si un grupo de alumnos protesta
por la calidad académica de un programa, el
directivo en lugar de sancionar a los alumnos
debe analizar cuáles son las causas y hacer
propuestas de mejora.
 3)Impersonalidad de
mando
Cuando un directivo o jefe de academia
emite una orden, es necesario que
explique a sus colaboradores que ésta
surge por una necesidad de la escuela.
No debe existir prepotencia ni abuso de
autoridad por parte de los jefes, ya que
origina descontento, baja moral y escaso
compromiso por parte personal
4) Coordinación de
intereses
La misión de una institución educativa solo
podrá alcanzarse si todos sus integrantes se
comprometen y sienten que sus objetivos
individuales e intereses personales son
satisfechos al conseguir la misión de la
escuela y si su trabajo contribuye a su
autorrealización personal.
5)De la vía jerárquica
Es necesario respetar los niveles
jerárquicos establecidos en la estructura
formal, de tal manera que al emitir el
jefe una orden sea transmitida a través
de las líneas de comunicación.
De lo contrario surgen conflictos, fugas
de responsabilidad y debilitamiento de
autoridad.
 6.4. INTEGRACIÓN
La integración es la función que consiste en la elección y
obtención de los recursos necesarios para ejecutar las
decisiones.

La integración comprende los recursos materiales,

financieros y tecnológicos así como el capital humano .

El capital humano es el factor más importante de

cualquier organización.

Mediante la integración, la institución obtiene los

recursos idóneos para el mejor desempeño de las
actividades.
 Provisión de elementos
PRINCIPIOS necesarios
DE LA
INTEGRACIÓN
Calidad de los
proveedores

El hombre adecuado
para el puesto adecuado
 PRINCIPIOS DE LA
INTEGRACIÓN

Calidad de los
Provisión de elementos El hombre adecuado
proveedores, en ningún
necesarios: A cada para el puesto
caso debe sacrificarse la
miembro de la institución adecuado: el personal
calidad de los insumos,
deben proporcionarle los que desarrolle cualquier
ya sean materiales o
elementos necesarios para función dentro de una
tecnológicos, en aras de
desempeñar sus institución educativa
un menor costo.
funciones. debe reunir los
 Ejemplo no es posible requisitos para
exigir rapidez en la desempeñar
entrega de la adecuadamente su
información si las trabajo.
computadoras no
funcionan.
 Reclutamiento:  Se recomienda que el proceso de
obtención de selección de personal en una escuela se
candidatos fundamente en los siguientes aspectos.

Selección: se elige  Análisis del puesto especificación del

de entre diversos perfil y los requerimientos del puesto.
 Reclutamiento: considerar fuentes de
candidatos reclutamiento internas y externas.
Selección del  Recepción de solicitudes y
documentación comprobatoria.
personal  Entrevista previa
Introducción: el  Exámenes psicométricos y en caso
personal humano exámenes de oposición.
 Encuestas socioeconómica
ingresa a la  Entrevista definitiva
institución  Examen médico para validar la salud
del candidato
 Contratación e inducción
Capacitación y
desarrollo:
capacitación
continua
 PERFIL DEL PERSONAL
DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

VOCACION DE SERVICIO
Además de las
Trabajar en un centro educativo
competencias, habilidades y
implica la exigencia de poseer
requisitos que la institución
vocación de servicio para atender al
define para desempeñar un
alumnado, desafortunadamente
puesto existe un factor
sucede que el personal académico-
indispensable
administrativo que ingresa a las
escuelas carece de ese sentido de
servicio, lo que ocasiona una muy
baja eficiencia en el proceso de
enseñanza-aprendizaje
 6.5 TOMA DE DESIONES

La selección adecuada de alternativas depende en

gran parte del éxito de cualquier organización.

La toma de decisiones es el proceso sistémico y

racional a través del cual se selecciona entre
varias alternativas el curso de acción óptimo.

La toma de decisiones tiene efecto multiplicador,

cualquier decisión provoca implicaciones que a su
vez originan efectos no sólo en las áreas de la
organización sino en diversos segmentos de la
institución.
Etapas de la toma de decisiones
Definición del Determinación
problema de alternativas

Evaluación de Selección y
resultados evaluación de al
alternativas

Implantación
 Definición del
problema
La identificación y definición del
problema es trascendental.
Algunos lineamientos para
identificar el problema son:
 Obtener información completa
fidedigna y oportuna.
 No confundir el problema con
las causas ni con los efectos.
 Aplicar técnicas para definir las
causas y problemas.
 Definir parámetros y variables.
 Utilizar vocabulario específico
y concreto.
 Definir las causas.
Determinación y
selección de alternativas
Se desarrollan varias opciones o
alternativas para resolver el
problema.
Una vez se han identificado varias
alternativas se elige la mas óptima,
utilizando criterios de elección de
acuerdo con el costo-beneficio.
Los resultados de cada alternativa
deben ser evaluados en relación con
los resultados esperados y los
posibles efectos.
Elegir la alternativa óptima y
minimizar riesgos.
Tener un plan B
 Implantación Técnicas
Las herramientas de las que
Una vez se ha elegido la pueden auxiliarse el directivo
alternativa óptima, se deberá en la toma de decisiones son:
establecer todas las
alternativas para
implementarla y efectuar un Cualitativas
seguimiento de los resultados.
• Tormenta de ideas
• Delphi
• Círculos de calidad
• Equipos de trabajo
Técnicas para la
toma decisiones
Cuantitativas

• Herramientas de calidad
• Cadenas de fines y medios
• Análisis marginal
• Árbol de decisiones
• Modelos
• Camino crítico
• PERT
• Punto de equilibrio
• Programación lineal, etc.
 6.6. MOTIVACIÓN

Es una acepción más sencilla, motivar significa

mover, conducir, impulsar a la acción.

En la actualidad un estilo de dirección

adecuado promueve las condiciones necesarias
para que el personal se motive y autocontrole.

La característica esencial de un líder es que

establece las condiciones para que la gente se
automotive.

Es importante que las instituciones conozcan

las teorías de motivación para que puedan
aplicarlas.
Teorías de contenido
Jerarquía de las necesidades de Abraham
Maslow

Teoría de motivación de higiene (Herzberg)

Teoría de McLelland

Teoría del enfoque externo

 Jerarquía de las necesidades
BÁSICAS de Abraham Maslow
Fisiológica: surgen de la naturaleza DE CRECIMIENTO
física como la necesidad de alimentación Autorrealización personal: el
y reproducción. deseo de todo ser humano de
Seguridad: la necesidad de no sentirse realizado a través del desarrollo de
amenazado en su estabilidad física y su propia potencialidad
emocional.
Pertenencias o afiliación: los deseos de
relaciones afectivas con los demás, un
clima organizacional adecuado en el que
la comunidad escolar proporciona a sus
integrantes afecto y pertenencia.
Reconocimiento o estima: la
necesidad de confianza en sí mismo, el
deseo del logro competencia y la
necesidad de aprobación.
Teoría de motivación de Factores de mantenimiento

higiene (Herzberg) • Administración

• Supervisión
• Salario
Los factores que intervienen en la • Relaciones interpersonales
motivación y la conducta son : Factores de la • Condiciones de trabajo
a)Factores de higiene o motivación
mantenimiento: son aquellos que
evitan la falta de satisfacción, pero Factores motivacionales
no motiva es decir son los mínimos
• Realización
que deben existir en toda institución • Reconocimiento
educativa. • En trabajo en si mismo
b)Motivadores: como su nombre lo • Responsabilidad progreso
indica promueven la motivación,
incluyen realización, reconocimiento,
responsabilidad y trabajo mismo.
Teoría de McLelland MASLOW HERZBERG MCLELLAND

1)Básicas: Factores de Poder

La motivación en el trabajo está • Fisiológicas mantenimiento Afiliación
relacionada con las necesidades de • Seguridad • Administración logro
cada persona y el predominio de • Amor o • Supervisión
alguna de estas. pertenencia • Salario
a)Poder: las personas guiadas por • Estima • Relaciones
la necesidad de poder o de influir 2)De crecimiento interpersonales
sobre otros se sienten plenamente Autorrealización • Condiciones de
satisfechas. trabajo
b) Afiliación: esta necesidad es Factores
impulsada por el agrado de tener motivacionales
buenas relaciones con los demás y • Realización
disfrutar de la compañía de los • Reconocimiento
• En trabajo en si
otros.
mismo
c)Logro: cuando está necesidad
• Responsabilidad
predomina se manifiesta por la progreso
satisfacción que se obtiene al
alcanzar metas y resultados
Otros factores Teoría del enfoque externo
Espíritu de equipo: el sentirse Parten del supuesto de que la
identificado con un grupo de trabajo conducta observable en las
para lograr fines comunes Identificación organizaciones así como sus
de los objetivos de la organización: al consecuencias son la clave para
coordinar los intereses de grupo con los explicar la motivación.
individuales. Es posible condicionar las actitudes
Administración y participación: lograr y conductas del personal y
que el trabajador se integre emocional y consecuentemente la motivación
mentalmente al grupo de trabajo. mediante estímulos y refuerzos
Relaciones humanas adecuadas:
implantar sistemas adecuados de Refuerzo Positivo
comunicación. Estrategias de Castigo
intervención Negativo
Eliminar prácticas no motivadoras: Extinción
para motivar al equipo es necesario Enfoque
eliminar prácticas como: control conductista
excesivo, poca consideración y Programas de
decisiones rígidas refuerzo
 6.7. Comunicación
La comunicación es el proceso a través del cual se Elementos de la
transmite y recibe información en un grupo social. comunicación
Un elemento clave en el proceso de dirección es la
comunicación que abarca desde las conversaciones Emisor: En dónde se
telefónicas informales hasta sistemas de información origina la información.
más sofisticados.
Los directivos de un plantel para poner en marcha sus
Trasmisor: ​a través del
acciones requieren de sistemas de comunicación cual fluye la
eficaces. comunicación

Receptor: recibe y
debe entender la
Emisor Trasmisor Receptor información
 Tipos de comunicación
• Estructura formal
Formal • Son los manuales, instructivos, órdenes,
etc.

Informal • Surge de grupos informales.

• Rumores, comentarios, opiniones.

Interna • Se genera en la institución.

• Circulares, memoranda.

Externa • Publicidad, medios de comunicación

 Formal Vertical Descendente
Informal Horizontal Ascendente
Comunicación Verbal
Interna
Externa Escrita
No verbal
 Comunicación asertiva
Claridad: el lenguaje que se utiliza y de la
manera de transmitirla deben ser
accesibles para quienes va dirigido.
Oportunidad: sustentarse en datos
verídicos y ser consecuente con la
realidad.
Integridad: debe ser como lazo
integrador entre los miembros de la
institución.
Concisión: lo más breve posible ya que el
exceso de información puede
ocasionar burocracia e ineficiencia.
El aprovechamiento de la organización:
es más efectivo cuando la
administración utiliza la organización
informal.
Retroalimentación: para que sea
efectiva debe considerar la
respuesta del mensaje
transmitido y sus efectos en el
receptor
Evaluación y mejora: Dar
seguimiento y evaluar los
resultados de la comunicación.
Empatía: el emisor debe
comprender y escuchar a su
interlocutor.
Respeto: escuchar de manera
respetuosa
 6.8. LIDERAZGO
Un líder es una persona que inspira confianza y
respeto y que posee el don de mando y la
capacidad de persuasión para que la gente lo
siga por convencimiento.

Uno de los factores primordiales para lograr el

éxito en una institución educativa es el liderazgo.

La autoridad del líder no emana tanto del cargo

que desempeña, sino de sus conocimientos,
cualidades y competencias
Existe una distinción muy grande entre el líder y
el jefe, gerente o director, ya que el ocupar un
cargo directivo no garantiza a la persona que sea
un líder.
 6.8. LIDERAZGO

A lo largo de la
humanidad han existido
grandes líderes como:
Jesucristo, Buda,
Alejandro Magno,
Zapata, etc. Todos estos
hombres fueron líderes
que influyeron en la
transformación de la
sociedad
3.
Control
 3.1 Concepto
Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se
establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el
objeto de corregir desviación, prevenirlas y mejorar continuamente
las operaciones

Es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso

administrativo.

La prevención es la mejor forma de control, si se planean las

actividades y se capacita al personal para trabajar eficientemente,
con seguridad se minimizarán los errores.
 Formas de Control

Control

Explícito Implícito
Medios formales de Medios no formales de
control: escritos, control: emanan de la
registros, métodos, cultura, tradiciones,
sistemas, reporte, etc. presión social, grupos
informales, etc.
3.2 Importancia
Establece medidas para prevenir y corregir
errores, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
Determina y analiza las causas que pueden
originar desviaciones, para que no vuelvan a
presentarse en el futuro.
Es la base al reiniciarse el proceso de
planeación.
Minimiza errores con la consecuente reducción
de costos y tiempo.
3.3 Principios
Equilibrio
Función Indicadores
controlada

Principios Oportunidad
Excepción

Desviaciones
Costeabilidad
 Indicadores
Equilibrio Los indicadores
n
c a d a g ra d o de delegació de actuación o
estándares sirve
Por l
ri d o d eb e establecerse e para evaluar los
n de patrón
confe trol resultados.
grado del con
nte.
correspondie

Desviaci
Oportunidad Las no confo o nes
rmidades o
El control para que sea eficaz, presentan e desviacione
n relación c s que se
requiere ser oportuno y ser analizad o n los planes
as para dete deben
las originaro ctar las cau
propiciar que se aplique antes n, a fin de to sas que
necesarias mar las me
de que se efectúen errores. para evitarl diades
as.
 d Exc
Costeabilida Se susten
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ar el
a d e c o ntr o l debe justific estadístic odo
os, postula s probabilísticos y
Un sistem re s en ta en tiempo
y aplicarse
p que el con
p
costo que é ste re
c o n las ventaja
s excepcion referentemente a trol debe
re la c ió n ales y rep las activid
dinero, en la porte.
resentativ
a s
a d es
reales que re costo y tie , a fin de reducir
m po .

Función controlada
Postula que el responsable de aplicar el control no debe
estar involucrado con la actividad que se controla. La
función controladora por ningún motivo debe incluir la
función controlada, ya que pierde efectividad el control.
 3.4 Etapas del control
Definición de Medición de
estándares resultados

Retroalimentación

Corrección Detección de
desviaciones
 1. 2. 3. 4.

Definición de Medición de Correción Restroalimentación

estándares resultados

La acción es la Consiste en la
Un estándar es una Consiste en medir la
modificación y retroinformación del
unidad de medida que ejecución y los
adecuación de las proceso, mediante la
sirve como modelo, resultados, mediante
desviaciones o no información obtenida se
guía o patrón con base la aplicación de
conformidades para alimenta al sistema para
en la cual se efectúa el indicadores.
lograr los estándares. mejorar continuamente.
control.
3.5 Implantación de un sistema de control
Que el personal clave
comprenda y esté de
acuerdo con los
estándares e indicadores.
Evaluar la efectividad de
los controles eliminando
aquellos que no sirvan.

Requiere
Que los resultados finales de
cada actividad se establezcan
en relación con los objetivos.
Mejorarlos, simplificarlos y
Un sistema de control por sí perfeccionarlos continuamente.
solo no contribuye a la
eficiencia.
 Oportunidad: Debe detectar
inmediatamente las desviaciones, siendo
lo ideal que las descubra antes que se
Validez: Deberá adaptarse a las produzcan. Integridad: Debe ser integral, es
necesidades de la institución y de la decir, abarcar todas las áreas de la
función que se desee controlar. institución.

Características
Confiabilidad: Los sistemas de
Costeabilidad: Es necesario control deben ser confiables, es decir,
establecerlos en ciertas áreas clave de proporcionar información veraz.
resultado. S e relaciona con los
Accesibilidad: Es fundamental que los
principios de excepción y costeables..
datos o informes de los controles sean
accesibles y de fácil interpretación para
las personas a las que van a ser
dirigidos.
3.6 Tipos de control

Control preventivo Control Control

concurrente posterior

2nd planet
Se ejerce de Se indica
Es aquel que se
manera simultánea a después de
efectúa antes
la realización de haber realizado
de realizar las
actividades, como las actividades
actividades.
un proceso continuo. planeadas.
 3.7 Control de recursos materiales y
financieros
FUNCIONES
Recursos Control de
1. materiales 2. compras

Control Control
3. presupuestal 4. contable
1) Recursos materiales 2) Control de compras
Determinar el nivel más Verifica que la adquisición de
económico de inventarios en insumos sea la óptima.
cuanto a materiales.
Permit Mediante
e adecuadas de insumos.
Disponer de cantidades Selección adecuada de los proveedores en cuanto a
calidad, precio y entrega.
Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u
obsolescencia, o por exceso. Control de los pedidos desde el momento de su
requisición hasta la llegada del material.
Reducir los costos en: materiales ociosos,
mantenimiento de equipos, obsolescencia y Determinación del punto de pedido y de reorden.
depreciación.
3) Control presupuestal
Debe
Abarcar todas las áreas de la institución.
Armonizar entre sí los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado
variaciones y tomar las medidas necesarias para
evitar que se repitan.
Sustentar la planeación de las operaciones
financieras futuras.
Facilitar la toma de decisiones.
4) Control contable
Identifica las causas de lo ocurrido
en las operaciones financieras.
Debe
Proporcionar información veraz y oportuna para la toma
de decisiones.
Ayudar a detectar las áreas de mejora.
Evita malos manejos y desfalcos
Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de
operaciones.
 Se evalúa mediante el análisis de aspectos
Reclutamiento y como: efectividad en el procedimiento de
selección selección, eficiencia del personal y su
3.8. integración, índices de rotación.

Su objeto es evaluar la efectividad de los

Capacitación y programas de capacitación docente y
Control de
desarrollo administrativa. Se realiza a través de estudios
recursos de productividad.
humanos

Evaluación del Su objetivo es medir la moral y motivación del

personal; se efectúa mediante: encuestas de
clima
actitud y clima organizacional, etc.
organizacional

La medida de efectividad se obtiene a través del

análisis de registros y estadísticas relativos a:
Servicios y índices de ausentismo, participación del
prestaciones personal, etc.
3.9 Técnicas de control
Son las herramientas de las que se auxilia el
directivo para llevar a cabo el proceso de
control en todas las áreas de la institución
educativa. Las más importantes son:

- Los sistemas de información

- El control interno
- Sistemas de evaluación
 • Informes de todas las áreas
Sistemas de información • Contabilidad
• Presupuestos
• Formatos
• Bases de datos
• Estadísticas

• Procesos
Gráficas, diagramas • Procedimientos
• Gantt, Pert, CPM

• Modelos matemáticos
Técnicas • Investigación de operaciones
de control Métodos cuantitativos • Estadística
(controles) • Cálculos probabilísticos
• Programación dinámica

Control interno • Áreas funcionales

 Administrativa
 Financiera
• Auditoría
 De calidad
Sistemas de evaluación  Sistemas informáticos

• Evaluación del desempeño

• Indicadores
 Comprenden áreas tales como: contabilidad,
Sistemas de auditoría, presupuestos, formas, reportes e informes
información
Formas
Incluyen todos aquellos
medios a través de los
cuales el administrador
Son elementos
educativo obtiene los datos
indispensables para la
e informes relativos al transmisión de datos
funcionamiento de todas y relativos a las
cada una de las actividades actividades que se
de la organización. desarrollan en cada
área.
 Reportes e informes
a) Informes y reportes concentrados de las áreas
b) Reportes y estadísticas de infromación que presentan datos detallados
Tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Unidad Excepcione Calidad y Gráficos Estandarizaci Frecuencia Evaluación
s concisión ón
Cada Deben Los informes De gran ayuda La institución La Examinar si
informe revelar más largos, para la debe contar con información realmente el
debe indicadores detallados y presentación de una estructura debe ser sistema
referirse a importantes genéricos un informe, fundamental de oportuna y proporciona
un solo , puntos originan puede ser la informes que periódica, información
tema y debe débiles y confusiones y utilización de requieren de pero no adecuada,
ser fuertes más desatención gráficas o revisiones y debe completa y
accesible y que por parte de material ajustes originar oportuna y si
conciso. situaciones quien los audiovisual, lo periódicos a fin papeleo se justifica
comunes. recibe. que evita la de no caer en la innecesario su costo.
monotonía y rutina y y
enriquece la obsolescencia. burocracia.
información.
 Control Sistemas de
interno evaluación

Los sistemas de evaluación

Consiste en la aplicación
de los principios de control
a todo el funcionamiento
de la organización, con la
finalidad de obtener
información correcta y
segura.
verifican y evalúan la ejecución
correcta de sus distintas
funciones. Su finalidad es
comprobar si efectivamente se
está cumpliento los planes, con
el propósito de detectar y
corregir errores.
Estos son: La auditoría, la
evaluación de desempeño y los
indicadores.
 4.
Calidad y
Evalaución
 5. Referencias
Organización

Dirección y Liderazgo

Control
Münch, L. (s.f.). 7. CONTROL.

Calidad y Evaluación
We all live on the Earth
 Gracias!
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