BUENAS

PRACTICAS
DOCUMENTALES/

CONTROL DE
REGISTROS
 CONTROL DE REGISTROS

CONTENIDO:

1. Referencia en el código SQF

2. ¿Qué es un registro?
3. Procedimiento de control de registros
4. La importancia de los registros en RICAP
5. Registros que se necesitan en el área de alimentos fortificados
6. Ejemplos de registros

OBJETIVO:
Conocer la importancia del control de registros y
correcto llenado y manejo
 CONTROL DE REGISTROS
• MODULO 2 ELEMENTOS DEL SISTEMA SQF PARA LA FABRICACION DE ALIMENTOS

2.2 Control y registro de documentos

2.2.1 Sistema de gestión de la inocuidad de alimentos (obligatorio)
2.2.1.1 Los métodos y procedimientos que utiliza la planta para cumplir con los requisitos del Código SQF sobre
inocuidad de los alimentos: Fabricación de alimentos se mantendrá en documentación electrónica y/o impresa. Se
pondrán a disposición del personal relevante e incluirán:
i. Un resumen de las políticas de inocuidad de alimentos de la organización y de los métodos que esta aplicara para
cumplir con los requisitos de esta norma.
ii. La declaración de la política de inocuidad alimentaria y el organigrama.
iii. Los procesos y productos incluidos en el alcance de la certificación.
iv. Regulaciones de inocuidad de alimentos que se aplican a la planta de fabricación y al país de venta, si se conocen.
v. Especificaciones de materias primas, ingredientes, empaques y productos terminados.
vi. Procedimientos de inocuidad alimentaria, programas de requisitos previos y planes de inocuidad alimentaria.
vii. Controles de procesos que afectan la inocuidad del producto.
viii. Otra documentación necesaria para apoyar el desarrollo, la implementación, el mantenimiento y el control del
Sistema SQF.
2.2.1.2 Los planes de inocuidad de alimentos, las Buenas practicas de fabricación y todos los aspectos pertinentes del
Sistema SQF se deberán revisar, actualizar y comunicar según se requiera, cuando cualquier cambio implementado
afecte la capacidad de la planta
para suministrar alimentos inocuos.
Se deberán validar y justificar todos los cambios en los planes de inocuidad de alimentos, Buenas practicas de
fabricación y otros aspectos del Sistema SQF antes de su implementación. Deberán documentarse los motivos del
cambio.
 ¿QUÉ SON LOS REGISTROS?
•
?
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas
de actividades realizadas o resultados obtenidos.

Se caracterizan porque:

a) Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento o

instructivo y documentar sus resultados
b) Proporcionan la evidencia necesaria para establecer si la actividad o
la tarea se adecuo al procedimiento correspondiente.
c) No están sujetos a actualización porque no deben de ser modificados.
CONTROL DE REGISTROS

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE REGISTROS PR-GC-02
 CONTROL DE REGISTROS
PR-GC-02 PASO # 3
Al llenar un formato con las actividades realizadas o resultados obtenidos, ahora se le llamará
REGISTRO
Para el llenado de formatos es necesario observar los siguientes criterios:
Los registros deben ser legibles (usar letra de molde y pluma de color negro).
o Deben ser llenados con tinta, para evitar su alteración posterior. (NO USO DE LAPÍZ)
o Al finalizar el llenado de tu formato asegúrate de no dejar espacios en blanco, los espacios que no se
utilicen los debes de cancelar colocando una línea o un “no aplica” (n/a).
o La hora se debe utilizar el formato de 24 horas.
o Los registros NO DEBEN de presentar tachones, corrector, o cualquier otro tipo de material que
tape el error en caso de equivocación.
o El usuario que cometa el error deberá de colocar una diagonal sobre el error seguido de la inicial de
nombre y apellido en mayúsculas. Para los formatos usados en el área de proceso y almacén el
supervisor del área o jefe de área deberá de firmar de que está de acuerdo y enterado de la
corrección que se hizo; para el resto de las áreas bastará con las iniciales del usuario que hizo la
corrección.
Ejemplo: fgfhfjfjf MR

o Deben tener la fecha de elaboración del registro de la siguiente manera:

DIA/MES/AÑO Ejemplo: 15/ENE/2022
 CONTROL DE REGISTROS

Firma única de registro: aquí se anota la firma que únicamente se utilizará en

todos los registros, la firma debe incluir la inicial del nombre(s) seguido del primer
apellido, en el caso de haber dos personas con la misma inicial (es) y el mismo
apellido, escribir el segundo apellido en lugar del primero.

(ejemplo: Juan Pérez Chávez=J.Pérez, Jose Pérez López =J.López.

 CONTROL DE REGISTROS
Los registros deben identificar al responsable del llenado.
o Cada responsable de área deberá de contar con catálogo de firmas, este catálogo indicará como se
debe firmar en los registros. (FO-GC-13).
o Todos los registros deben de ser firmados de acuerdo a lo establecido en el catálogo de firmas. El
responsable de área es el encargado del llenado y actualización del catálogo de firmas.
o El llenado del catálogo de firmas cuanta con los siguientes apartados que se completan de la
siguiente manera:
 Fecha: fecha de registro de la persona en el catálogo de firmas.
 Nombre completo: Nombre completo de la persona.
 Área de trabajo: nombre del área de trabajo de la persona.
 Puesto: puesto que desempeña la persona.
 Observaciones: en esta columna se puede anotar cualquier cometario extraordinario que se
requiera, pero también es para indicar en caso de que una persona deje de laborar en el área o en
la empresa, se coloque un comentario de que la persona esta dada de baja o ya no se encuentra
laborando.
 Firma única de registro: aquí se anota la firma que únicamente se utilizará en todos los registros, la
firma debe incluir la inicial del nombre(s) seguido del primer apellido, en el caso de haber dos
personas con la misma inicial (es) y el mismo apellido, escribir el segundo apellido en lugar del
primero. (ejemplo: Juan Pérez Chávez=J.Pérez, Jose Pérez López =J.López.
 Firma para otros documentos: es la firma oficial de cada persona.
 CONTROL DE REGISTROS
PR-GC-02 PASO # 3
a) Archiva los registros generados por el mismo. Se sugiere que el archivado de registros se haga: en
orden cronológico o numérico, y usando la carpeta de argollas identificada de acuerdo al PROCESO
en que se genera.
b) ALMACENA los registros que ha archivado. Se sugiere que el almacenaje de registros se realice en
el propio lugar de trabajo del responsable de la actividad (o el de su jefe superior).
c) El usuario define la forma de ALMACENAJE de sus registros y la especifica en la descripción de
actividades de sus procedimientos.

En cualquier caso, los registros deben ser fácilmente identificables, almacenados, protegidos y
recuperables.
 CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

¿Por qué es importante el control de registros en RICAP?

SON LAS EVIDENCIAS DE LAS TAREAS REALIZADAS, SON PARA

ANALIZAR DATOS, EVITAR QUEJAS DE CLIENTES, ASEGURAR QUE LO
QUE ESTOY HACIENDO SEA CONFORME A LAS ESPECIFICACIONES Y
EL PRODUCTO CUMPLA EN CALIDAD, INOCUIDAD Y NO DAÑEMOS
AL CONSUMIDOR.

Los registros deben de cumplir una serie de características, tales como la

validez, la exactitud, la confianza y la calidad.
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

Responsable de su
Código Título
custodia
FO-PR-01 Programa de producción Jefe de planeación
Check List para arranque Supervisor de
FO-PR-10
de la producción producción
Lista de verificación de las Supervisor de
FO-PR-11
condiciones del área producción
Supervisor de
FO-PR-16 Orden de producción
producción
Supervisor de
FO-PR-47 Hoja de control de proceso
producción
Bitácora de monitoreo de Supervisor de
FO-PR-53
malla producción
Supervisor de
FO-PR-56 PCC#1 Esterilización
producción
Supervisor de
FO-PR-57 PC#1 Malla de llenado
producción
PCC#2 Inspección con Supervisor de
FO-PR-58
rayos X producción
Supervisor de
FO-PR-61 PC#2 Enmangado
producción
Ayuda visual para código de Supervisor de
FO-PR-64
barra de enmangado producción
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-09 FO-PR-49
Estandarización de Encabezado
proceso, información de
instrucción de producto.
limpieza Trazabilidad
 Estandarización de
proceso,
instrucción de
limpieza

Clave para determinar

que producto está
impregnado,
liberación alérgeno
Evidencia de equipo
limpio
No contaminación
de producto

Posible causa de
no liberación
Revisión de
actividad
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-53 FO-PR-47
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-47
Encabezado
información de
producto.
Trazabilidad

Temperatura para
correcta integración
y activación de
materiales

Evidencia de
adición de
materiales
Control de tiempos,
Evidencia de adición vida útil del producto
de materiales
 Incorporación de
emulsificante,
activación

Contenido
nutrimental
Evitar separación
de fases, vida de
anaquel

Alargar tiempo
de vida antes de
esterilización
 Control adición de agua, sabor de producto
Control de pasteurización, evidencia especificación
Velocidad bba, tiempo de pasteurización

Revisión de actividades,
falta calidad en revisión

Registro de sobre calentamiento, en caso de

encontrarse fuera de especificación sabor.
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-57 FO-PR-63
Frecuencia de revisión,
después de cada limpieza

Firma de responsabilidad
Revisa supervisor, en
ausencia líder, en ausencia
operador
 Encabezado información de
producto, trazabilidad.

Afectación de costo
Posible Generación de defectos de Afectación costo
problema en problema con equipo Problema en equipo
lotes o moldes
de proveedor

Cantidad de
botellas
permitidas
Llenar por encima de
parámetro genera
perdida, suciedad,
($1,200/batch) Llenar por
debajo, se genera
colapsamiento de la
botella al esterilizar $12
aprox/botella

Datos solo producto

Ajustes llenadora,
identificar
Colocar mm de
variaciones o
ajuste con +/-
problemas por
ajustes constantes
 Encabezado información de
producto. Trazabilidad

Verificación de equipo
para correcto llenado

Revisión de registro
Falta calidad
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-62
 Encabezado información de
producto. Trazabilidad

Especificación
rango

Si se excede el rango,
avisar mantenimiento
orden de servicio

Vapor necesario para reblandecer

Pull up, empate de cuerdas de tapa con botella plastisol de tapa
Vacío, revisión de fuga en botella Torque en cabezal para generar apriete
Torque, apriete de botella, sellado con plastisol de tapa, un incremento en parámetro,
desgaste en chuck
Parámetro de ajuste después de
calentamiento plastisol, fuga.
Responsabilidad actividad
Supervisor, en ausencia el líder, y
en ausencia el operador.
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-56
 Registro, evidencia de esterilización.
Correcta esterilización de producto, vida
Tiempo esterilización de anaquel

Dejar solo monitoreo de parámetros

Supervisor, en ausencia líder, en

ausencia operador Verificación
Responsable actividad
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-61
 Identificación
de producto,
trazabilidad

Identificación de
producto,
trazabilidad Manga corresponde a producto
Cuidado de personas sensibles,
diabéticos
 Defectos a revisar
en mangas

Muetreo de
conformidad de
codificado, botella
y manga. Correcta
operación de
equipos

Identificación de defectos
en botellas.
Equipo, operación, material
empaque

Se generará catálogo de defectos

 Conteo de piezas, ingreso a
sistema SAP
Defectos en etapa enmangado y
Trazabilidad de termoemplayado
actividad
Conocimiento de
tiempo
Responsabilidad

Liberación de producto en
piso
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-61 FO-PR-64
Catálogo de
códigos de barra de
acuerdo a etiqueta
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

FO-PR-58
Encabezado
información de
producto.
Trazabilidad

Producto al que se hace

referencia con formato

Evidencia, control del paso del

100% de producto por rayos X.
Encabezado
información de
producto.
Trazabilidad

Producto al que se hace

referencia con formato

Evidencia, control del paso del

100% de producto por rayos X.
Revisión de detección, de
buen funcionamiento del
equipo. AF detectable
inoxidable

Quitar cerámica y vidrio

Revisión de actividad y
conformidad

Revisión de actividad y
conformidad
Eliminación jefatura
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

ENTREGAR
REGISTROS
COMPLETOS Y
ARCHIVAR
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

Números
sobre escritos

Faltan iniciales
de quien
corrigió
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS
 CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

Falta
firma