BUENAS

PRACTICAS
DOCUMENTALES/

CONTROL DE
REGISTROS
 CONTROL DE REGISTROS

CONTENIDO:

1. Referencia en el código SQF

2. ¿Qué es un registro?
3. Procedimiento de control de registros
4. La importancia de los registros en RICAP
5. Registros que se necesitan en el área de alimentos fortificados
6. Ejemplos de registros

OBJETIVO:
Conocer la importancia del control de registros y
correcto llenado y manejo
 CONTROL DE REGISTROS
• MODULO 2 ELEMENTOS DEL SISTEMA SQF PARA LA FABRICACION DE ALIMENTOS

2.2 Control y registro de documentos

2.2.1 Sistema de gestión de la inocuidad de alimentos (obligatorio)
2.2.1.1 Los métodos y procedimientos que utiliza la planta para cumplir con los requisitos del Código SQF sobre
inocuidad de los alimentos: Fabricación de alimentos se mantendrá en documentación electrónica y/o impresa. Se
pondrán a disposición del personal relevante e incluirán:
i. Un resumen de las políticas de inocuidad de alimentos de la organización y de los métodos que esta aplicara para
cumplir con los requisitos de esta norma.
ii. La declaración de la política de inocuidad alimentaria y el organigrama.
iii. Los procesos y productos incluidos en el alcance de la certificación.
iv. Regulaciones de inocuidad de alimentos que se aplican a la planta de fabricación y al país de venta, si se conocen.
v. Especificaciones de materias primas, ingredientes, empaques y productos terminados.
vi. Procedimientos de inocuidad alimentaria, programas de requisitos previos y planes de inocuidad alimentaria.
vii. Controles de procesos que afectan la inocuidad del producto.
viii. Otra documentación necesaria para apoyar el desarrollo, la implementación, el mantenimiento y el control del
Sistema SQF.
2.2.1.2 Los planes de inocuidad de alimentos, las Buenas practicas de fabricación y todos los aspectos pertinentes del
Sistema SQF se deberán revisar, actualizar y comunicar según se requiera, cuando cualquier cambio implementado
afecte la capacidad de la planta
para suministrar alimentos inocuos.
Se deberán validar y justificar todos los cambios en los planes de inocuidad de alimentos, Buenas practicas de
fabricación y otros aspectos del Sistema SQF antes de su implementación. Deberán documentarse los motivos del
cambio.
 ¿QUÉ SON LOS REGISTROS?
•
?
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas
de actividades realizadas o resultados obtenidos.

Se caracterizan porque:

a) Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento o

instructivo y documentar sus resultados
b) Proporcionan la evidencia necesaria para establecer si la actividad o
la tarea se adecuo al procedimiento correspondiente.
c) No están sujetos a actualización porque no deben de ser modificados.
CONTROL DE REGISTROS

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE REGISTROS PR-GC-02
 CONTROL DE REGISTROS
PR-GC-02 PASO # 3
Al llenar un formato con las actividades realizadas o resultados obtenidos, ahora se le llamará
REGISTRO
Para el llenado de formatos es necesario observar los siguientes criterios:
Los registros deben ser legibles (usar letra de molde y pluma de color negro).
o Deben ser llenados con tinta, para evitar su alteración posterior. (NO USO DE LAPÍZ)
o Al finalizar el llenado de tu formato asegúrate de no dejar espacios en blanco, los espacios que no se
utilicen los debes de cancelar colocando una línea o un “no aplica” (n/a).
o La hora se debe utilizar el formato de 24 horas.
o Los registros NO DEBEN de presentar tachones, corrector, o cualquier otro tipo de material que
tape el error en caso de equivocación.
o El usuario que cometa el error deberá de colocar una diagonal sobre el error seguido de la inicial de
nombre y apellido en mayúsculas. Para los formatos usados en el área de proceso y almacén el
supervisor del área o jefe de área deberá de firmar de que está de acuerdo y enterado de la
corrección que se hizo; para el resto de las áreas bastará con las iniciales del usuario que hizo la
corrección.
Ejemplo: fgfhfjfjf MR

o Deben tener la fecha de elaboración del registro de la siguiente manera:

DIA/MES/AÑO Ejemplo: 15/ENE/2022
 CONTROL DE REGISTROS

Firma única de registro: aquí se anota la firma que únicamente se utilizará en

todos los registros, la firma debe incluir la inicial del nombre(s) seguido del primer
apellido, en el caso de haber dos personas con la misma inicial (es) y el mismo
apellido, escribir el segundo apellido en lugar del primero.

(ejemplo: Juan Pérez Chávez=J.Pérez, Jose Pérez López =J.López.

 CONTROL DE REGISTROS
PR-GC-02 PASO # 3
a) Archiva los registros generados por el mismo. Se sugiere que el archivado de registros se haga: en
orden cronológico o numérico, y usando la carpeta de argollas identificada de acuerdo al PROCESO
en que se genera.
b) ALMACENA los registros que ha archivado. Se sugiere que el almacenaje de registros se realice en
el propio lugar de trabajo del responsable de la actividad (o el de su jefe superior).
c) El usuario define la forma de ALMACENAJE de sus registros y la especifica en la descripción de
actividades de sus procedimientos.

En cualquier caso, los registros deben ser fácilmente identificables, almacenados, protegidos y
recuperables.
 CONTROL DE REGISTROS ALIMENTOS FORTIFICADOS

¿Por qué es importante el control de registros en RICAP?

SON LAS EVIDENCIAS DE LAS TAREAS REALIZADAS, SON PARA

ANALIZAR DATOS, EVITAR QUEJAS DE CLIENTES, ASEGURAR QUE LO
QUE ESTOY HACIENDO SEA CONFORME A LAS ESPECIFICACIONES Y
EL PRODUCTO CUMPLA EN CALIDAD, INOCUIDAD Y NO DAÑEMOS
AL CONSUMIDOR.

Los registros deben de cumplir una serie de características, tales como la

validez, la exactitud, la confianza y la calidad.
CONTROL DE REGISTROS MANTENIMIENTO
Código Título Responsable de custodia Retención Disposición

Lista de equipos existentes Jefe de mantenimiento y

FO-MI-02 3 años Destrucción
en la planta proyectos

Programa anual de Jefe de mantenimiento y

FO-MI-03 3 años Destrucción
mantenimiento preventivo proyectos
Jefe de mantenimiento y
FO-MI-04 Orden de trabajo 3 años Destrucción
proyectos
Actividades a realizar el Jefe de mantenimiento y
FO-MI-07 3 años Destrucción
mantenimiento preventivo proyectos

Registro de nivel de agua en Jefe de mantenimiento y

FO-MI-08 3 años Destrucción
cisterna proyectos

Registro de operación de Jefe de mantenimiento y

FO-MI-09 3 años Destrucción
calderas proyectos

Lectura de medidores de Jefe de mantenimiento y

FO-MI-10 3 años Destrucción
CFE proyectos

Cronograma de
Jefe de mantenimiento y
FO-MI-11 mantenimiento preventivo a 3 años Destrucción
proyectos
instalaciones
Check list de control de vidrio Jefe de mantenimiento y
FO-MI-12 3 años Destrucción
y acrílico proyectos

Registro de temperatura de Jefe de mantenimiento y

FO-MI-16 3 años Destrucción
cámara fría proyectos

Bitácora de operación de Jefe de mantenimiento y

FO-MI-18 3 años Destrucción
sistema neumático proyectos
Jefe de mantenimiento y
FO-MI-19 Rutina diaria de trabajo 3 años Destrucción
proyectos
Distribución de áreas y Jefe de mantenimiento y
FO-PI-15 3 años Destrucción
equipos. proyectos

Cronograma de
Jefe de mantenimiento y
FO-MI-21 mantenimiento preventivo a 3 años Destrucción
proyectos
tableros

Cronograma de
Jefe de mantenimiento y
FO-MI-17 mantenimiento preventivo 3 años Destrucción
proyectos
aire artificial

Cronograma de
Jede de mantenimiento y
FO-MI-06 mantenimiento preventivo a 3 años Destrucción
proyectos
luminaria

Registro de mantenimiento Jefe de mantenimiento y

FO-MI-34 3 años Destrucción
preventivo a tuberías proyectos

Limpieza y sanitización de Jefe de mantenimiento y

FO-MI-15 3 años Destrucción
herramienta proyectos

Registro de reparaciones Jefe de mantenimiento y

FO-MI-36 3 años Destrucción
temporales proyectos
 CONTROL DE REGISTROS MANTENIMIENTO
Puesto Responsabilidad
Ejecutar las actividades programadas derivadas de los
Técnico de Mantenimiento cronogramas de Mantenimiento preventivo, realizar el
llenado correcto de los registros de mantenimiento.

FO-MI-04
INCORRECTO
LLENADO

USO DE
PLUMA
AZUL

FORMATO SIN
HORARIOS ESPACIOS
EN
NO SE LLENO EL
BLANCO
CHECK LIST DE
HERRAMIENTA

SIN FIRMA DE
QUIEN LO
REALIZO
CONTROL DE REGISTROS
CONTROL DE REGISTROS
 CONTROL DE REGISTROS

ENTREGAR
REGISTROS
COMPLETOS Y
ARCHIVAR
CONTROL DE REGISTROS

Números
sobre escritos

Faltan iniciales
de quien
corrigió