CÓDIGO

PROCEDIMIENTO DE REGISTROS VCE-01-PR-003

DE PRODUCCION DE ABONO Y
VERSIÓN: 01
SUSTRATOS Y PLANTAS
ORNAMAENTALES

PROCEDIMIENTO DE REGISTROS DE PRODUCCION DE

ABONOS Y SUSTRATOS Y PLANTAS ORNAMENTALES

ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR

Nombre Nombre Nombre
Firma Firma Firma
Fecha Fecha Fecha

1. OBJETIVOS:
Establecer mecanismos para la elaboración, revisión, aprobación, distribución,
modificación, actualización y control de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad de la empresa VIVERO CUATRO ESTACIONES.
Detallar los mecanismos para asegurar el registro de recepción de abono y
sustratos y plantas ornamentales, disposición de los registros del sistema,
asimismo dar a conocer de que los registros tienen que ser legibles, fácilmente
identificables, y trazables a la actividad correspondiente.

2. ALCANCE:
Se aplica a los documentos y registros generados y empleados por la empresa
VIVERO CUATRO ESTACIONES dedicados a la elaboración de abonos y sustratos y
plantas ornamentales; como resultado de la implementación y operación del SGC.

3. RESPONSABLES:
 Supervisor de control de la calidad
 Supervisor de producción
 Supervisor de Comercialización

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)
Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de
elementos (Recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y
estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al
cliente.
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ORNAMAENTALES
Usuario: Persona o área dentro y/o fuera de la empresa que requiere el
documento para realizar sus actividades.
Elaborador: Persona que crea el documento.
Revisador: Persona que verifica el documento con base a su experiencia en el
proceso. Para el SGC de Vivero Cuatro Estaciones será el supervisor de producción.
Aprobador: Persona que en función a su conocimiento y autoridad en la
organización brindará la garantía y utilidad del documento.
Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento Interno: Cualquier documento generado dentro de la asociación.
Documento Externo: Documento originado fuera del SGC de Vivero Cuatro
Estaciones, necesario para la planificación y operación del Sistema de Gestión de
la Calidad.
Documento Maestros: Son aquellos documentos en físico y con las firmas
originales que se encuentran en la oficina de la organización.
Copia Controlada: Documento original vigente del Sistema de Gestión de la
Calidad cuya distribución es controlada y es identificada por llevar el sello “Copia
Controlada” y al modificar la versión será remplazado obligatoriamente.
Documento No Controlado: Copia del documento original vigente del Sistema de
Gestión de la Calidad, cuya distribución no es controlada y es identificada por
llevar el sello “Solo para capacitación, en caso de auditoría remitirse al documento
original”.
Documento Obsoleto: Documento del SGC de Vivero Cuatro Estaciones que no
está en vigencia, serán identificados por un sello de “Documento Obsoleto”.
Instructivo de Trabajo: Documento de rango menor que identifica la forma en que
se efectúa una actividad específica.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para
realizar un proceso o actividad específica, sobre el cual se describen o almacenan
datos y/o información.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias
de las actividades desempeñadas.
VCE - SGC: Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Cuatro Estaciones.
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5. DESCRIPCION:
CONTROL DE DOCUMENTOS
5.1. Identificación y evaluación de la necesidad de elaborar y/o modificar
una documentación:
a) Cualquier empleado de la empresa que identifique la necesidad de
elaborar un documento nuevo o actualizar el mismo con referente al
Sistema, será planteado y propuesto al supervisor de producción y
supervisor de control de la calidad para que éste verifique su no-
existencia y evalué la conveniencia de elaborarlo.
b) El responsable del SGC revisará la documentación existente y
determinará si es necesario actualizar o generar algún cambio o mejora
de algunos de ellos.

5.2. Elaboración y/o Modificación de Documentos:

El Supervisor de control de la Calidad es el responsable de la elaboración del
documento, puede coordinar la elaboración y/o modificación con el personal
de VCE relacionado con el tema a documentar tomando en consideración: los
posibles usuarios del documento y la persona que identifico la necesidad de
elaboración y/o modificación.
Para elaborar el documento se puede tomar como referencia:
 Documentos elaborados anteriormente.
 Documentos de otras áreas del vivero.
 Normas nacionales e internacionales
 Otras fuentes tanto internas como externas.

Para la elaboración y/o modificación de documentos se debe tener en

consideración la siguiente estructura:
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5.2.1. Codificación del Documento:
El Coordinador de VCE- SGC asignará un código para cada documento
aprobado acorde a las siguientes características y relación correlativa:

A B C

Tipo de documento:
Iníciales del Número Manual (M)
nombre de la correlativo del Programas (P)
empresa procedimiento / Procedimiento (PR)
documento Plan (PL)
Instructivo (I)
Formato (FO)
Estándares (EST)
Organigrama (ORG)
Especificaciones Técnicas
(E)

Ejemplo:
VCE- 01 – PR: (Procedimiento Control de Documentos y Registros)

5.2.2. Redacción de la documentación:

La redacción de la documentación debe ser directa, explicita y en todo posible
resumido. La estructura que se emplee para el texto de las documentaciones
será:
Para Títulos: Letra tipo CALIBRI Nº 14 en letra Mayúscula y Negrita.
Para Subtítulos: Letra tipo CALIBRI Nº 12 en letra Mayúscula y Negrita.
Para Texto: Letra tipo CALIBRI Nº 12 en letra Minúscula y normal y el espacio
es 1.15.
Para Carátulas: Se presentarán de acuerdo al siguiente modelo:

CODIGO
Nombre del documento VERSIÓN
FECHA
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5.2.3. Estructura de Documentos:

Caratula: Contiene el encabezado, título del documento, elaborado, revisado
y aprobado.
Encabezado: Contendrá el nombre, logo, código, versión y fecha.
Contenido:
 Objetivo (obligatorio)
 Alcance (obligatorio)
 Responsable (obligatorio)
 Definiciones y Abreviaturas (obligatorio)
 Descripción (obligatorio)
 Registro (obligatorio o de ser necesario)
 Anexo (De ser necesario)

5.3. Aprobación:
El supervisor de producción es el encargado de revisar la información según lo
establecido en la tabla de designación de responsables de elaborar o modificar
documentos.
Esta revisión consiste en determinar si este documento cumple con el objetivo
establecido por la organización y con los requisitos del VCE-SGC buscando
satisfacer las necesidades de los usuarios con respecto a la estructura lógica,
sencilla y objetiva.
Si el documento es aprobado será entregado al supervisor del SGC para su
posterior ingreso a la Lista Maestra de Documentos Internos (VCE-01-F0) con
la codificación correspondiente. Si se presenta alguna observación el
documento es regresado al responsable de la elaboración para su
modificación.
5.4. Revisión Periódica de la documentación y/o actualización:
La revisión periódica de los documentos del VCE-SGC se realiza con la finalidad
de simplificar, modificar y/o actualizar el documento anterior para, responder a
una acción correctiva, preventiva o de mejora, así mismo de responder a
cambios en las actividades, procesos, instalaciones y otros.
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La revisión de los documentos debe realizarse como mínimo una vez al año o si
hay cambios en los procesos.
5.5. Distribución y ubicación final del documento:
5.5.1.Medio Físico
EL responsable de la distribución de los documentos es el Supervisor de
VCE-SGC. El supervisor de control de la calidad, determinará el número
de copias a imprimir y los destinatarios de cada uno de ellos.
Las copias controladas tiene la identificación de COPIA CONTROLADA en
todas sus páginas así como el número correlativo de copia, el cual será
una indicación para que no sea, enmendado y/o modificado sin previa
autorización del Supervisor de Producción y Supervisor de Control de la
Calidad.
El Supervisor de Control de la Calidad VCE-SGC controla la distribución
de los ejemplares ingresando los datos del ejemplar y destinatario en la
Lista de Distribución de Documentos y Registros.
5.5.2.Medio Electrónico:
Las copias controladas de la documentación en medio electrónico serán
distribuidas en formato PDF (no editable) para garantizar que esta no
sufran modificaciones, asimismo cada una de sus páginas estarán
identificadas con el texto COPIA CONTROLADA seguido del número
correlativo de la copia.
El Supervisor de VCE-SGC controla la distribución de los ejemplares
ingresando los datos del ejemplar y destinatario en la Lista de
Distribución de Documentos y Registros, asimismo si la información es
remitida por correo electrónico se considera la bandeja de salida como
registro de entrega o cargo de recepción.
5.6. Control de Cambios:
Cada vez que se realicen cambios en un documento se modificará la
versión, la identificación de los cambios en el documento se realiza
mediante una descripción breve.
En el caso de la Política de VCE-SGC se realizará el control de cambios
mediante la verificación de la fecha en la cual es aprobada para caso de
actualizaciones.
Los cambios son conservados hasta que se modifique nuevamente dicho
documento, es decir, la nueva versión del documento presentará
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solamente los cambios realizados, las modificaciones de la versión
anterior serán eliminadas.
5.7. Copia de Seguridad (Back Up)
Para seguridad de los documentos digitales del Sistema de Gestión de la
Calidad, el supervisor de VCE-SGC deberá generar una copia de
seguridad (Back Up), de manera semestral en un medio magnético (DVD
o CD), el responsable directo para el uso y manejo de esta información
será el supervisor de VCE-SGC.
5.8. Manejo de Documentos Obsoletos :
Cuando la versión distribuida reemplace a una versión anterior, el
portador del documento deberá devolver la copia no válida, la cual se
identificará con un sello que indica DOCUMENTO OBSOLETO en todas
sus páginas, estos documentos podrán ser utilizados como hojas
reciclables.
La devolución del documento se señala en la Lista de Distribución (fecha
de retiro).
5.9. Documentos Externos:
VCE identifica los documentos externos aplicables al Sistema de Gestión
de la Calidad; éstos mantienen su estructura y presentación. Es
competencia del Supervisor de VCE-SGC, identificar estos documentos y
hacer su ingreso al Sistema mediante la inclusión en la Lista de
Documentos Externos. El tiempo de conservación de estos documentos
será por el periodo de 1 año.

CONTROL DE REGISTROS
5.10. Identificación de Registros:
El Supervisor del VCE-SGC elabora una Lista Maestra de Documentos
Internos donde se detalla el nombre de los registros que se generan
como resultado del desarrollo de los procedimientos del Sistema de
Gestión de la Calidad donde se detalla el código, estado del registro,
responsable, ubicación y tiempo de retención.

5.11. Almacenamiento y/o Ubicación de Registros:

Los registros generados se archivarán y mantendrán en un lugar seguro
y protegido. Cada registro generado se guardara en el archivador
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ORNAMAENTALES
correspondiente. El responsable para el manejo de los registros es el
Supervisor del VCE-SGC.
En caso de registros electrónicos serán almacenados en un Cd y/o DVD
(back up) a cargo del Supervisor del Sistema. Cuando se quiera modificar
un formato, se deberá comunicar al responsable de la elaboración.
6. REGISTROS:
Los registros resultantes de la aplicación del presente procesamiento
son los siguientes:
VCE - 01-FO - Lista Maestra de documentos Internos
VCE -02-FO - Lista de Documentos externos