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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO

90001

Actividad: Caso AA2


Presentado por: DIANA CAROLINA GAMEZ CAMACHO
Documento: 52285487
Fecha: 18 de junio de 2019

ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de


vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar


la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la


Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el


procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la


Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la


calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información


documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y manufactura


de prendas de vestir, con 5 años de experiencia en la industria indumentaria.

Actualmente maneja dos líneas de producción, una femenina y otra masculina.


La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes actividades:

• Encargo u orden de compra de un cliente


• Diseño de las prendas solicitadas
• Selección de modelos y telas
• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma
• Corte de material
• Armado y costura de las prendas
• Etiquetado
• Empaque
• Entrega al cliente

Para esto cuenta con máquinas como:

• Máquinas de corte
• Máquinas de coser
• Planchas de vapor
• Prensas
• Máquinas de teñir
Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que presente
sus avances frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar realizando
pedidos. Juan Rodríguez, quien es el encargado del área administrativa, no sabe
qué presentar a su cliente como avance del Sistema de Gestión de la Calidad, pues
desconoce en qué consiste su desarrollo.
Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez le
solicita entregar un listado de la información que se debe y se podría documentar
para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir con lo solicitado por Juan
Rodríguez, enuncie a continuación la documentación para el Sistema de Gestión de
la Calidad de la empresa Confecciones S.A., clasificándola según el origen de la
misma (Interna y externa) y argumentando en el caso de las “Especificaciones” y en
los documentos de origen externo, por qué considera importante cada documento
propuesto.

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.


 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible
en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten
en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de
retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y


apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no


generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento
del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable
de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios
menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.
Desarrollo punto 1:
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Y DATOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

ORIGEN INTERNO, ORIGEN EXTERNO

FECHA TIPO DE
FECHA DE ULTIMA
DE DOCUMENT
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LIBERACIÓ REVISIÓ
REVISIÓ O (INTERNO-
N N
N EXTERNO)
Nombre del documento: Procedimiento para el Control de
F-CA -001 23-oct-17 INTERNO
Documentos del SGC y SGA
Formato para el Control de Instalación de Documentos
F-CA -001-01 23-oct-17 INTERNO
Electrónicos
Nombre del documento: Procedimiento para el Control de
F-CA -002 23-oct-17 INTERNO
los Registros del SGC y SGA.
Nombre del Documento: Procedimiento para Auditoría
F-CA -003 25-oct-17 INTERNO
Interna del SGC y SGA.
F-CA -003-01 Formato para Calificación de Auditores 25-oct-17 INTERNO
F-CA -003-02 Formato para Plan de Auditoría 25-oct-17 INTERNO
F-CA -003-03 Formato para Reunión de Apertura. 25-oct-17 INTERNO
F-CA -003-04 Formato para Informe de Auditoría. 25-oct-17 INTERNO
F-CA -003-05 Formato para Reunión de Cierre. 25-oct-17 INTERNO
F-CA -003-06 Formato para Listado de Auditores. 25-oct-17 INTERNO
F-CA -004 Criterios para Calificación de Auditores. 25-oct-17 INTERNO

F-CA -004 Procedimiento para el Control de Producto No Conforme. 25-oct-17 INTERNO

Formato para Identificación, Registro y Control de Producto


F-CA -004-01 25-oct-17 INTERNO
No Conforme.
Nombre del documento: Procedimiento para Acciones
F-CA -005 25-oct-17 INTERNO
Correctivas del SGC y SGA.
Formato para Requisición de Acciones Correctivas y/o
F-CA -005-01 25-oct-17 INTERNO
Correcciones.
Nombre del documento: Procedimiento para Acciones
F-CA -006 30-oct-17 INTERNO
Preventivas del SGC y SGA.

F-CA -006-01 Formato para Requisición de Acción Preventiva. 30-oct-17 INTERNO

F-CA -001 Procedimiento para Atención de Quejas o Sugerencias. 30-oct-17 INTERNO

F-CA -001-01 Formato para Quejas o Sugerencias. 30-oct-17 INTERNO


F-CA -002 Procedimiento para Auditorías de Servicio. 30-oct-17 INTERNO

F-CA -002-01 Formato para Programa Anual de Auditorías de Servicios. 30-oct-17 INTERNO

F-CA -002-02 Formato para Encuestas de Servicio. 30-oct-17 INTERNO


Formato para el Informe de Resultados de la Encuesta de
F-CA -002-03 30-oct-17 INTERNO
Servicio.

F-CA-IT-01 Instructivo de Trabajo para Elaborar Procedimientos. 2-nov-17 INTERNO

Instructivo de Trabajo para la realización de la Revisión


F-CA-IT-03 2-nov-17 INTERNO
por la Dirección
Instructivo de Trabajo para la realización de Compras
F-AD-IT-01 2-nov-17 INTERNO
Directas
F-AD -01 Formato para Selección de Proveedores 2-nov-17 INTERNO
F-AD -02 Formato para Evaluación de Proveedores 2-nov-17 INTERNO
F-AD -03 Formato para Requisición de Bienes y Servicios. 2-nov-17 INTERNO
F-AD -04 Formato para Catalogo Proveedores Aprobados. 2-nov-17 INTERNO
F-AD -05 Formato para Orden de Compra del Bien o Servicio. 2-nov-17 INTERNO
F-AD -06 Solicitud de Cotización 2-nov-17 INTERNO
F-AD -07 Formato de Entrada y Salida de Almacén 2-nov-17 INTERNO
Procedimiento para el Mantenimiento Preventivo y/o
F-AD -001 12-nov-17 INTERNO
Correctivo de la Infraestructura y Equipo.
Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y
F-AD -001-01 12-nov-17 INTERNO
equipo

F-AD -001-02 Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo 12-nov-17 INTERNO

F-AD -001-03 Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo 12-nov-17 INTERNO

F-AD -001-04 Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento 12-nov-17 INTERNO

F-AD -002 Procedimiento para la Captación de Ingresos Propios 12-nov-17 INTERNO

Procedimiento para el Reclutamiento y Selección de


F-AD -003 12-nov-17 INTERNO
Personal.
Procedimiento para Determinar y Gestionar el Clima
F-AD -004 12-nov-17 INTERNO
Laboral

F-AD -004-01 Formato de Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo 12-nov-17 INTERNO

F-VI -001 Procedimiento de Visitas a Empresas 1-dic-17 INTERNO

F-VI -001-01 Solicitud de Visitas a Empresas 1-dic-17 INTERNO

F-VI -001-02 Formato para Oficio de Solicitud de Visitas a Empresas 1-dic-17 INTERNO

F-VI -001-03 Formato para Programa de Visitas Aceptadas a Empresas 1-dic-17 INTERNO

Formato para Carta de Presentación y Agradecimiento de


F-VI -001-04 1-dic-17 INTERNO
Visitas a Empresas

F-VI -001-05 Formato para Reporte de Resultados e Incidentes en Visita 1-dic-17 INTERNO
Formato para la Lista Autorizada de Estudiantes que
F-VI -001-06 1-dic-17 INTERNO
asistirán a la Visita
NORMA ISO 9001: 2005 2005 EXTERNO
NORMA ISO 19011: 2011 2011 EXTERNO
NORMA ISO 9001: 2008 2008 EXTERNO
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