BÚSQUEDA DEL PROVEEDOR

MODULO 01 – GESTION DEL

APROVISIONAMIENTO Y
LAS COMPRAS
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 ¿Qué Necesidad Tenemos?

La determinación de necesidades se debe realizar

teniendo en cuento una regla sencilla, la de
determinar las condiciones de calidad mínima
suficientes para la satisfacción de nuestras
necesidades eso nos permitirá tener un producto
que se ajuste exactamente.
Principales Pautas para Elegir
un Bien o Servicio

• Términos de Referencia.
• Especificaciones Técnicas.
• Cotización
• Expediente Técnico (Caso de Obras)
 Especificaciones Técnicas
(Bienes)
• Denominación y descripción general del bien a adquirirse, materiales a emplear, modelo, tipo, tamaño y
planos.
• Precio referencial.
• Capacidad, resistencia y otros susceptibles de medición, compatibilidad del equipo.
• Exactitud y métodos de inspección y pruebas a realizarse.
• La Norma Técnica Nacional o Internacional que define el sistema de calidad aplicable.
• Certificados de calibración para instrumentos de medición cuando sea requerido.
• Aspectos ambientales y Medidas de Seguridad para el personal y el producto.
• Embalaje, rotulación y transporte.
• Garantías del producto, previsión de Repuestos.
• Tolerancias de los parámetros, expresados en rangos.
• Instrucciones de inspección, de uso y mantenimiento.
• Instalación y Entrenamiento.
• Impacto ambiental del producto y del envase, Hoja de Seguridad.
• Método de calificación y Evaluación de propuestas propuesto
• Plazo y Cronograma de entrega, lugar de entrega del bien
• Verificación del producto en los talleres del proveedor, cuando sea necesario
• Especificar el método para liberar el producto del proveedor.
• Otros pertinentes.
 Especificaciones Técnicas
(Servicios)
• Denominación y Descripción general.
• Alcance y precio referencial.
• Garantías de cumplimiento del servicio.
• Resultados esperados, unidades de medición, forma de evaluación del servicio.
• Condiciones en que se prestará el servicio
• Tecnología básica a emplear
• Especialidades mínimas del equipo humano.
• Experiencias y resultados anteriores
• Forma de expresar la propuesta.
• Criterio de evaluación de postores Hoja de Seguridad del Impacto ambiental del
servicio y productos utilizados
• Método de calificación y Evaluación de postores propuesto
• Plazo y Cronograma de entrega
• Lugar de realización del servicio
• Otros pertinentes.
 Proveedor Potencial
En esta etapa tenemos que descartar las
empresas que son muy pequeñas o de menor
calidad a la que deseamos contar y las que
ofrecen productos que no se ajustan a nuestro
presupuesto o que se alejan de los objetivos de la
compra o contratación.
También podemos analizar a las empresas que
estén dispuestas a brindarnos un pago diferido, o
acciones complementarias gratuitas como es la
capacitación a nuestro personal o el desarrollo de
nuestros productos.
 Proveedor Potencial
Instalaciones y equipos disponibles.
• Ver si el proveedor dispone de las
instalaciones, y equipos indispensables para la
maquinarias
fabricación del artículo. Se puede conseguir por
información de terceros o visitas a las fábricas de los
proveedores.
• Permite tener una idea sobre la empresa, sus procesos
productivos, sus controles de la calidad, etc. También
hay que analizar su capacidad de abastecimiento,
considerando sus stocks, disponibles y sus planes de
producción.
 Proveedor Potencial
Personal.
• Hay que tratar de realizar reuniones con el personal de la empresa de
los proveedores para analizar sus actividades, funciones que cumple,
procedimientos, etc. Y así establecer conclusiones acerca de la labor
de planeamiento y control de la producción y de la tarea de los
operarios.
• Analizar todo lo que se relaciona con la eficiencia que la empresa
puede alcanzar.
• También hay que analizar las condiciones de trabajo y la actitud del
personal hacia su empresa estableciendo el clima de la organización.
• Esto permite sacar conclusiones sobre la calidad del trabajo y sobre los
controles existentes, su efectividad importancia y alcance.
• Sobre las distribuciones hay que analizar a su personal de ventas, el de
almacenes y el de control para tratar de evaluar su desempeño.
 Proveedor Potencial
Recursos financieros.
La empresa se debe informar sobre la situación financiera de
los proveedores.
No conviene buscar proveedores que ofrecen precios
reducidos pero que se hacen financiar por nuestra empresa
(adelantos).
– Relación Corriente.- Define la habilidad de la empresa para
cumplir con sus obligaciones inmediatas y mide el margen de
seguridad para protegerse de las irregularidades del flujo de
fondos.
– Relación Ácida.- Mide la disponibilidad inmediata para pagar
créditos a corto plazo. La liquidez de la empresa.
– Relación de utilidades.- Se expresa como un porcentaje sobre las
ventas, mostrando la Utilidad Bruta, de Operación y Neta.
– Índice de Rotación de Inventarios.- muestra la velocidad de
movimiento de los materiales.
 Proveedor Potencial
Reputación.
– No se debe negociar con proveedores que tienen mala
reputación.
– Hay que pedirles una relación de sus principales
clientes y buscar información sobre su cumplimiento y
servicio. De la misma manera ver su honestidad,
normas éticas, experiencia, mantenimiento de sus
ofertas, etc.
Desarrollo de Nuevos proveedores.
– Es recomendable buscar proveedores de confianza
para el futuro.
 Proveedor Potencial
NORMALIZACIÓN DEL REQUERIMIENTO
– En esta etapa se ajustan todos los requerimientos
del usuario con las precisiones aportadas por los
potenciales proveedores luego de realizar las
indagaciones con el mercado, en esta etapa se
definen las consideraciones de empaque,
embalaje, color, alcance, tamaño, funcionalidad
de acuerdo a la necesidad.
 Proveedor Potencial
ASPECTOS LEGALES A TOMAR EN CUENTA
– Dependiendo de la naturaleza del producto se
deben de revisar los aspectos legales que regulan
la adquisición de determinados bienes (productos
controlados por DINANDRO) y la contratación de
algunos servicios (trabajadores extranjeros) a
efectos de no transgredir el ordenamiento legal
vigente.
 Proveedor Potencial
CONSULTA A PROVEEDORES
– Se realiza por escrito o por correo electrónico y en
muchos casos se concertan citas para demostraciones
de las bondades del producto o de las consideraciones
para desarrollar una consultoría con la finalidad de
tener la mayor concurrencia de propuestas válidas
susceptibles de evaluación económica y de
oportunidad, es decir los proveedores previamente
deben ser elegidos luego de satisfacer el
requerimiento técnico para pasar a la siguiente etapa
de evaluación que ve el aspecto de oportunidad de
entrega y precio.
 Proveedor Potencial
DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
– El valor referencial será aquel que la empresa está
dispuesta a pagar como máximo dependiendo de su
disponibilidad presupuestal, también se define un
valor mínimo como seguridad de seriedad de oferta.
– En esta determinación entran en juego todos los
costos adicionales inherentes, como son los incoterm,
los embalajes, seguros, fletes, garantías, condiciones
de pago, condiciones de suministro y de entrega entre
otros aspectos que inciden en el valor de los
productos.
 Proveedor Potencial
HOMOLOGACIÓN DE MARCAS Y MODELOS
Información requerida:
– Las Empresas Proveedoras registradas en el catálogo
de proveedores serán las únicas habilitadas para
requerir la homologación de modelos de
controladores fiscales comercializables, así como la de
eventuales modificaciones o agregados sobre este
tipo de equipos que ya cuenten con aprobación.
– Se recomienda la presentación de protocolos de
ensayos realizados por entes certificadores
nacionales, internacionales o por los laboratorios del
fabricante, en caso que se disponga de los mismos.
 Proveedor Potencial
Tarifas:
• En concepto de derechos por ensayos, verificaciones y
examen técnico de la documentación requerida para la
homologación o renovación de la homologación de los
equipos, correrá por cuenta del evaluado:
• Aprobación de variantes a modelos homologados:
– Si son necesarios ensayosverificatorios para lograr la
aprobación
– Si no son necesarios ensayos verificatorios para lograr la
aprobación deberá presentar un procedimiento
que garantice la observancia a buenas prácticas.