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3.4.2.

Criterios de evaluación

Sabemos que los proveedores son esenciales para todo negocio. Sin fabricantes que provean de las materias primas que necesita un negocio para
la producción o que le proporcionen mercancía para su comercialización, costaría mucho trabajo crecer.

Además de facilitar lo que se necesita para hacer el negocio, los proveedores son una fuente importante de información para evaluar el potencial
de nuevos artículos, darles seguimiento a las acciones de los competidores e identificar áreas de oportunidad. Así, pueden convertirse en socios y
ayudar a reducir costos, mejorar el diseño de un producto y hasta aliarse para financiar estrategias de mercadotecnia. Por lo tanto, es vital hacer
una buena selección de ellos como parte de un plan de crecimiento.
La evaluación tiene como objeto calificar a un grupo de proveedores, y así seleccionar aquellos que cumplen los están- dares de calidad, y descartar
aquellos que son declarados “no aptos”.
La Organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos
de la organización.

Evaluación de proveedores.
La evaluación de proveedores se ha convertido cada vez más en un elemento clave de la estrategia empresarial por su alto impacto competitivo. La
evaluación de desempeño del proveedor debe ser un proceso flexible, que permita evaluar las diferentes características de calidad y oportunidad
de un producto o servicio prestado y la gestión de un proveedor.
Esta actividad consiste en llevar a cabo renovaciones de contratos, asesorar a la dirección acerca de si éstos son relevantes y terminar la relación
contractual en caso de que ya no se necesiten más los servicios del proveedor.
Es necesario realizar una evaluación integral del desempeño, que involucra aspectos no solo de tipo cualitativo sino cuantitativo. En este caso se
evidencian varios modelos metodológicos de diagnóstico empresarial para tal fin.

El primer paso para realizar la evaluación de los proveedores es definir bien los Criterios que van a ser tenidos en cuenta:
Uno de los criterios a evaluar es la
Calidad:
Cuando se realiza la selección del proveedor, se debe dar mucha importancia a la calidad de los productos, y debe hacerse evaluaciones
comparativas de las características técnicas, realizar pruebas, etc. generalmente, este criterio es utilizado para conseguir un producto de una
determinada calidad, que no necesariamente debe ser la mejor, sino la que le interese a la organización en el momento. Si los productos poseen la
misma calidad, se recomienda escoger el más económico. No siempre la oferta más barata es la más conveniente.

Características técnicas. La información que debe proporcionar el proveedor sobre las características de un equipo o maquinaria al cliente para que
puedan conocer de forma verídica las prestaciones de los mismos, a fin de poder elegir el más apropiado a las necesidades de la organización y
también para comparar con otros proveedores.

También se evalúan las Condiciones económicas.


Precio por unidad: Se debe seleccionar precios competitivos, considerando precio justo y de acuerdo con la calidad del producto y solicitar al
proveedor descuentos de precio por compra de grandes cantidades.
La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte,
embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rapels) y los plazos de pago.

Forma pago: Puede ser al crédito o contado según la política de compra de las organizaciones.

Plazos de entrega: Este criterio está Acorde a los tiempos de fabricación del producto, puntualidad con el tiempo pactado, que se adecue a
requerimientos de la organización.

Tiempo de la empresa: Experiencia comprobada que tiene el proveedor de haber trabajado con empresas similares.

Recomendaciones de otras empresas: Trabajos anteriores (productos realizados para otra empresa o servicios prestados a otras empresas)
muestras, fotos, cartas de recomendación.

Manejo de inventarios: Se necesita que el proveedor tenga amplios conocimientos sobre los inventarios elevados para conocer sí podrá hacer
frente a los pedidos de determinada empresa.

Infraestructura de la empresa (planta): en este criterio se evalúa Que tenga la suficiente capacidad para producir grandes cantidades de producto
de buena calidad y a un tiempo prudente.

Que sea Legalmente establecida: Necesita cumplir con los requerimientos de país, como: estar registrada en el CNR(Centro Nacional de Registros),
inscrita al IVA, etc. Normas certificaciones permisos. También incluye la documentación legal del producto.

Criterios que mejoran de acuerdo a las expectativas.


Cumplimiento en entrega de bienes y servicios. En este criterio se califica básicamente el cumplimiento en las entregas, tanto en productos como
en cantidades.
Cumplimiento en las entregas según fechas: Este subcriterio participa en la calificación del cumplimiento, teniendo como referencia los tiempos
prometidos por el proveedor para la prestación de servicio o entrega del producto. La calificación se determina por la desviación en unidades de
tiempo entre los tiempos pactados y los tiempos en los cuales se hace la recepción del producto o se presta el servicio.

Cumplimiento en entrega según cantidades: Participa en la calificación del cumplimiento, teniendo como argumento las cantidades de productos a
recibir si es una compra de bienes, o número de veces a prestar un servicio o elementos que se puedan cuantificar en el desarrollo de un contrato
de servicios. La calificación se determina por la desviación en número de unidades cuantificables de acuerdo con lo que el proveedor se ha
comprometido a entregar.

Conformidad: En este criterio se evalua Cumplimiento de las especificaciones de calidad del producto o servicio pactadas en la orden de compra o
contrato, verificadas al momento de la recepción. La calificación se establece por los resultados de la revisión o control de los productos o servicios
que cumplan con las especificaciones y que sean recibidos a satisfacción.

Funcionalidad: Verifica el correcto funcionamiento y desempeño de los productos comprados o la satisfacción de la funcionalidad del objeto de un
contrato de servicios, durante un período evaluado. La calificación se establece por las deficiencias encontradas en la funcionalidad del producto o
servicio durante el período evaluado.

Reglamentario: Verifica el cumplimiento de especificaciones reglamentarias expedidas por la empresa cliente o por entes reglamentarios en el país
o a nivel internacional, dependiendo de la naturaleza del producto o servicio que se esté evaluando. La calificación se establece por el
cumplimiento de las normas requeridas para el producto o servicio evaluado.

Seguridad: Verificar el cumplimiento de especificaciones de seguridad inherentes al producto o servicio que el proveedor está entregando. La
calificación se establece por el cumplimiento de las normas de seguridad para el producto o servicio evaluado.

Ambiental y ergonómico: Se refiere al cumplimiento de especificaciones ergonómicas y ambientales que debe poseer el producto o servicio que el
proveedor está entregando. La calificación se establece por el cumplimiento de las normas ambientales y ergonómicas para el producto o servicio
evaluado.

Reclamaciones: En este criterio se califica la gestión del proveedor para dar solución a las no conformidades de calidad, oportunidad y gestión de
los bienes y servicios recibidos. La calificación la determina la calidad de la solución y la oportunidad con que la solicitud es atendida por el
proveedor.

Servicio postventa: En este criterio se verifica el desempeño del proveedor en los aspectos de atención a quejas y servicios después de realizada la
venta. Permite calificar todos los servicios postventa considerados en los contratos de bienes, que requieren mantenimiento o reparaciones
durante su vida útil. También puede utilizarse para los contratos de servicios en los cuales el proveedor estipule algún tipo de compromiso, una vez
se termine el período evaluado.

Gestión. Este criterio evalúa la gestión del proveedor es aspectos como facturación correcta y a tiempo, cumplimiento de garantías y
requerimientos.

Facturación: En este criterio se califica la oportunidad y calidad de la facturación del proveedor. Al calificar este subcriterio, se consideran las
condiciones y plazos estipulados en el contrato para presentar la factura, y la calidad en cuanto a la exactitud de los cálculos y los soportes
requeridos contractualmente para su trámite.

Requerimientos: En este criterio se califica la gestión y respuesta efectiva que hace el proveedor a los requerimientos de la empresa. La calificación
de este criterio se hace por la entrega oportuna de la solución de los mismos.

Garantía: En este criterio se califica la gestión del proveedor para el cumplimiento de garantías, una vez el producto o servicio no cumpla las
especificaciones de funcionalidad prometidas.

Importancia de hacer seguimiento y evaluación de proveedores


La norma ISO 9001 establece entre sus requisitos la necesidad de contar con unos criterios para la elección, evaluación y reevaluación de los
proveedores y por supuesto dejando evidencia de esta actividad.
Esta exigencia de la norma es completamente lógica ya que para muchas empresas el desempeño de sus proveedores es algo muy crítico, bien sea
porque tienen parte de sus procesos subcontratados en proveedores externos o bien porque son proveedores críticos, ya que la prestación del
servicio o la entrega del producto lleva incorporado a su vez un producto o servicio de un proveedor externo.

A qué proveedores hacer un seguimiento


A todos aquellos que, si fallaran, su fallo impactaría de forma negativa en la prestación de nuestros servicios o en la entrega de nuestros productos.
Por ejemplo:
Una empresa que produzca y distribuya zumos de naranja y manzana, para envasar en botellas de cristal:
Proveedores críticos serían los que suministran las naranjas y las manzanas, pero también los que suministran las botellas de cristal. Es evidente
que, si cualquiera de esos proveedores falla, la producción se vería seriamente afectada.
Proveedores críticos también serían aquellos que están subcontratados porque realizan una parte del ciclo productivo de la empresa en su nombre.
Si una parte de la distribución la tienen subcontratada a una empresa de transporte, y si esa empresa de transporte falla en su reparto los clientes
se quedan sin recibir el producto.

Proveedores que no son críticos, y no se está obligado a evaluarlos, serían los que suministran pequeño material de oficina (bolígrafos, lápices,
folios…) para las oficinas de la empresa pues un fallo en la entrega de sus productos no impactaría en la producción de la organización.

¿Quién debe hacer la evaluación de proveedores?


Naturalmente deberá de ser la o las personas que tengan relación con los proveedores. Podrá ser el Jefe de Compras, el Jefe de Producción, podrá
ser el responsable de la calidad apoyado por los compañeros de la organización que tengan contacto con los proveedores. La organización decide
quién o quiénes deben de encargarse de realizar las valoraciones.

¿Qué pasa si la evaluación de un proveedor sale negativa?


Se ha llevado la evaluación de proveedores y resulta que algunos de ellos han salido mal parados con puntuaciones muy bajas. En este caso se le
comunica al proveedor dicha circunstancia y se le indica las actividades o procesos en la que no se está satisfecho o no satisface los estándares de
la organización. Ante esto ¿qué puede pasar?…
a) Cambia Milagrosamente: Puede ser que la organización no requiera estrictamente todos los estándares y se podrá seguir contando con sus
servicios.
b) No cambia: Está claro que si es un proveedor prescindible no se debe dudar y no se habrá de dejar de contar con sus servicios/productos.

Por mil y un motivos un proveedor puede ser imprescindible y se tendrá que seguir contando con sus servicios:
1. Porque el cambio de ese proveedor suponga mucho tiempo y/o dinero.
2. Porque es el único proveedor que dispone de ese servicio/producto que necesitas para tu proceso.
3. Porque el cliente te lo impone.
4. Porque es el único que te permite el pago aplazado y es un requisito impuesto por la alta dirección.
Por lo tanto, los proveedores que no sean imprescindibles que han salido mal puntuados y que no cambian su desempeño una vez se lo comunicas
podrás cambiarlos antes de que su mala gestión o producto produzca un impacto en la organización. Y en caso de que los proveedores sean
imprescindibles se deberá seguir teniendo relación con él.

Cada cuanto tiempo se ha de realizar la evaluación de proveedores


Depende de la actividad de la organización y del peso que tengan los proveedores en la conformidad del producto o servicio de la misma.
No es lo mismo una pequeña asesoría fiscal en la cual los proveedores serán pocos y de poco peso específico en la organización, a una fábrica de
automóviles en dónde los procesos productivos requieren de un control exhaustivo de sus proveedores así que dependerá de la organización a la
que se está laborando.

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