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Capacitacin

Administracin de Bodega y Manejo de Materiales Adquisiciones

Enrique Pablo Armijo Villagra


Unidad 4

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Capacitacin

ADQUISICIONES
Versin 1.0 / Julio 2010

UNIDAD 4

TUTOR Enrique Pablo Armijo Villagra

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Capacitacin

Administracin de Bodega y Manejo de Materiales Adquisiciones

Enrique Pablo Armijo Villagra


Unidad 4

Enrique Pablo Armijo Villagra


e-mail: enriquearmijo@consultoralys.cl

Contenidos de la Unidad 4

Adquisiciones

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Conocer y comprender la gestin de adquisiciones Seleccin de proveedores Control y estrategia de la gestin de adquisiciones Criterio de evaluacin de proveedores

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Conocer y comprender la gestin de compras

Continuando con las publicaciones acerca de cmo implementar de una forma sencilla un Sistema de Gestin de la Calidad tratamos en esta ocasin el tema referente a COMPRAS; aclaro que es uno de los procesos ms lgidos en cuanto a su aplicacin por la cantidad de intereses que entran en juego, sobre todo los de tipo monetario, por lo que se requiere que la alta direccin est muy pendiente de este proceso. La norma lo presenta lo que debemos hacer de una forma sencilla y sin complicaciones veamos:

Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones http://html.rincondelvago.com /gestion-de-compras.html

Proceso de compras
"La organizacin (mi empresa) debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final". Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que desempee el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, as de acucioso ser el control que debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra organizacin fabrica automviles, ser muy diferente el control que ejerceremos sobre las pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas que permiten levantar sus vidrios. Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados" esto es apenas lgico si queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organizacin colmar sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento). "La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evaluacin.

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Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas". Este tem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que renan los requisitos de nuestra organizacin. Cuando se habla de criterios para la seleccin del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes tem: Oportunidad de entrega de los productos solicitados Precios Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por nosotros) Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud Marca o especificaciones solicitada por nosotros Estabilidad financiera Credibilidad en el mercado Informacin oportuna acerca de nuestro pedido Respaldo de garanta en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.

Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones sugiero disear una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que incluyan los tems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que ms se adecue a los requisitos de nuestra organizacin. En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con algn proveedor, deben registrarse en algn formato adecuado al caso, esto permite evitar cometer este tipo de errores en el futuro.

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Informacin de las compras


La informacin de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:

La calidad de los productos suministrados por el proveedor depender en gran medida de la informacin acerca de los requisitos suministrada por nuestra organizacin; para ello debemos apoyarnos si es necesario en catlogos con especificaciones claras o en demostraciones por parte del proveedor de los posibles productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad suficiente es cuando debemos proceder a la elaboracin y definicin de dichos requisitos.

Precio y Forma de pago

Requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y equipos, en aquellos casos en que la organizacin adquiera equipos que lleven involucrada una tecnologa para su manejo o montaje y dentro de la compra est incluida la capacitacin o asesora de nuestro personal, debemos establecer requisitos (tales como experiencia y dems) para la persona suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitacin o asesora. Requisitos para la calificacin del personal. Requisitos del sistema de gestin de la calidad.

c d

Requisitos

Por ser el proceso de compras uno de los ms vulnerables dentro de la organizacin en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones monetarias que en el se efectan y los intereses que entran en juego, se requiere que las personas que participan directamente en el, sean personas honestas y de buena reputacin dentro de la organizacin; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es necesario que aquellas reas como produccin y almacn participen activamente en la definicin de los requisitos. Si la organizacin se decide por la creacin de un rea o departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura necesaria incluyendo la parte de comunicaciones para un desempeo eficaz del sistema. La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los requisitos de compra especificados antes de comunicrselos al proveedor. Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas reas que se veran directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la informacin llegue a manos del proveedor.

Calidad

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Seleccionar de proveedor

La cuidadosa seleccin de sus proveedores, constituye un factor de relevancia para que toda empresa sea capaz de brindar a sus clientes productos de primera

Texto Original

http://www.soyentrepreneur.co m/home/index.php?p=nota&i dNota=8306

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- Visitas a las empresas de los proveedores. En algunos casos, un representante del departamento de compras podr visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinin mediante la observacin directa, respecto al equipo y al personal del proveedor. Se considera una prctica sana que tales visitas sean realizadas en equipo, junto con los expertos tcnicos y financieros, cuando se desee efectuar una evaluacin ms completa de una empresa y sus productos. - Cartas de solicitud de informacin. Es conveniente que en las cartas que se enven o en la negociacin los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas. 3. Evaluacin y Seleccin. Esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminacin sucesiva basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la informacin que recabes en el proceso de seleccin debes realizar el siguiente trabajo: - Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarn las caractersticas de los artculos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. - Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la informacin recabada. 4. Seleccin. Una vez elaborado un cuadro comparativo con las caractersticas de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se proceder a la eleccin del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones ms adecuadas a las necesidades de la empresa. Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsicamente criterios econmicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinacin de ambos. - Criterios econmicos. La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegir el proveedor cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos productos renan las mismas condiciones econmicas, se elegir el de mayor calidad.

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- Criterios de calidad. Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artculos, stos han de ser sometidos a

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Fijacin de Beneficios de la Compra. Beneficios de la Compra a corto plazo. Beneficios de la Compra a medio plazo. Beneficios de la Compra a largo plazo Actitudes adecuadas del comprador. Actitudes adecuadas ante el vendedor. Distintos individuos, distintas actitudes. Posiciones de Ventaja para el Comprador. Enfriamiento de Decisiones. Estrategias de compra. Estrategias de Compras en la Empresa moderna. Tcnica de la Tuerca. Cmo y cundo utilizarla. En qu medida. Negociaciones de forma de pago. El alumno propone su propia casustica y obtiene soluciones. Estrategias de compra. Estrategias de compras segn el mercado. Calidad y servicio. Precio, innovacin. Discusin de precios. Cmo y cuando utilizarla. En qu medida. La Negociacin en la Compra. Tcnicas de Negociacin. Casos prcticos de la Negociacin en la Compra.

Control y estrategia de gestion de adquisiciones

Cantidades y Momento de Pedido Las cantidades adquiridas as como el momento en que se adquieren afectan a los precios que se pagan, a los costos de transportacin y a los costos de manejo de inventarios. Una estrategia es comprar solo para cumplir los requerimientos a medida que estos se presentan. Esta es la estrategia justo a tiempo, tambin denominada como compras al da. De forma alternativa, se puede utilizar algn tipo de compra adelantada o anticipada, esto puede resultar ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro. Adems, se podra participar en la actividad de compra especulativa, en el que los compradores intentan cubrirse de futuros incrementos de precio. Las materias primas, con frecuencia productos como el cobre, plata y oro, pueden revenderse obteniendo una utilidad. La compra especulativa difiere de la compra adelantada en la medida en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable distada por los requerimientos futuros. Las cantidades de compra tambin pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio que los vendedores ofrecen de vez en cuando. Los compradores quiz deseen abastecerse a un buen precio. Por otro lado, los compradores pueden buscar negociar a un buen precio, pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que estos se requieran, evitando de esta forma una acumulacin de inventario.

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Estrategia Mixta de Compra Cuando un artculo estndar tiene un patrn de precio estacional

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registran en la Base de Datos de Proveedores.

3.5

Elegir proveedor y comprar

Una vez identificado y evaluado el proveedor siguiendo los requisitos especificados por la organizacin, se selecciona y se formaliza un pedido (PRXX). Cuando se formaliza un pedido se registra el cdigo de producto comprado y la fecha del pedido en la Base de Datos de Proveedores.

3.6

Seguimiento de los proveedores

El Responsable de Gestin Integrada comprueba si la calidad del producto/servicio suministrado se mantiene a lo largo del tiempo mediante la recogida de incidencias y no conformidades producidas. Para el seguimiento se tienen en cuenta los informes de inspeccin de entrada y datos de retrasos de entrega, etc. Las actividades, responsables, y resultados del seguimiento realizado se registran en el Registro de evaluacin y seguimiento (vase Anexo III). Los proveedores de materias primas se evalan mediante el sistema de puntuaciones que aparece en el formulario Seguimiento de proveedores de Materias Primas (vase Anexo IV). En base a la criticidad establecida el Responsable de Gestin Integrada, junto con el Responsable del departamento solicitante definen las actividades de seguimiento a realizar: auditoras, inspecciones de entrada, etc.

3.7

Proponer acciones correctoras

Cuando el seguimiento realizado al proveedor detecta un incumplimiento de los requisitos establecidos, el Responsable de Gestin Integrada propone la apertura de acciones correctoras al proveedor siguiendo lo establecido en el procedimiento de acciones correctoras y preventivas PR-XX. Las acciones propuestas, plazos, fechas y resultados se registran en el Registro de evaluacin y seguimiento. El incumplimiento de las acciones correctoras puede causar una baja parcial del proveedor, creando la necesidad de un nuevo proveedor. Despus de tres bajas parciales se considerar la baja total y definitiva del proveedor, eliminndose ste de nuestra Base de Datos de Proveedores.

El mtodo J.I.T. explica gran parte de los actuales xitos de las empresas japonesas, sus grandes precursoras. Sus bases son la reduccin de los desperdicios, es decir, de todo aquello que no se necesita en el preciso momento, colchones de capacidad, grandes lotes almacenados en los inventarios, etc. http://www.gestiopolis.com/rec ursos2/documentos/fulldocs/ge r/introjit.htm

4.

Anexos

Anexo I: Cuestionario de solicitud informacin al proveedor. Anexo II: Registro de puntuacin inicial de proveedores. Anexo III: Evaluacin y Seguimiento de proveedores.

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Anexo IV: Seguimiento de proveedores de Materias Primas.

Tecnicas Y Estrategias De Compras http://www.mitecnologico.com /Main/TecnicasYEstrategiasDeC ompras

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Criterio de evaluacin de Proveedores

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Anexo I: Cuestionario de solicitud de informacin al proveedor Nombre proveedor: Domicilio: Persona de contacto: CIF/NIF: Fecha: Telfono: Cargo:

Por favor, remtanos la informacin referente a las siguientes cuestiones sobre el Producto /servicio solicitado por Pinturas IRIS, S.A. A) 1. 2. 3. 4. 5. B) 1. 2. 3. C) 1. 2. 3. D) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. E) 1. 2. 3. 4. 5. ASPECTOS DE CALIDAD Certificado de Sistema de Gestin de la Calidad Caractersticas tcnicas Garanta Formacin del personal que acceder a nuestras instalaciones, en caso necesario. Servicio post-venta y asistencia tcnica. ASPECTOS DE MEDIO AMBIENTE Certificado de Sistema de Gestin Medioambiental Gestin de los embalajes/reciclaje Impacto ambiental potencial del producto/servicio suministrado ASPECTOS DE SEGURIDAD Y PREVENCIN DE RIESGOS Sistema de Gestin de la PRL (Poltica de PRL, ...) Fichas de seguridad del producto Plan de seguridad/coordinacin de actividades CONDICIONES ECONMICAS Tarifa de precios Descuento comercial Rappels (descuentos por volumen de compra). Forma y plazos de pago. Precios de envases y embalajes. Pago de partes y seguros. Recargos por aplazamiento del pago. OTRAS CONDICIONES Periodo de validez de la oferta. Causas de rescisin del contrato. Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios. Plazos de entrega. Devolucin de mercanca no vendida.

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Anexo II: Registro de puntuacin inicial de proveedores Valorar cada uno de los aspectos con los siguientes valores:

0: No existente o valoracin muy mala respecto de otros proveedores. 1: En curso o en igualdad con otros proveedores
2: Existente, o muy bien valorado respecto de otros proveedores
Puntuacin 0 1 2

Aspectos de Calidad Certificado de Sistema de Gestin de la Calidad Caractersticas tcnicas Garanta Formacin Servicio post-venta y asistencia tcnica. Puntuacin total (mnimo para apto 6 puntos): Aspectos de Medio Ambiente Certificado de Sistema de Gestin Medioambiental Gestin de los embalajes/reciclaje Impacto ambiental potencial del producto/servicio suministrado Puntuacin total (mnimo para apto 4 puntos): Aspectos de Seguridad y Prevencin de Riesgos Sistema de Gestin de la PRL (Poltica de PRL, ...) Fichas de seguridad del producto Plan de seguridad/coordinacin de actividades Puntuacin total (mnimo para apto 4 puntos): Condiciones econmicas Tarifa de precios Descuento comercial Rappels (descuentos por volumen de compra) Forma y plazos de pago. Precios de envases y embalajes. Pago de partes y seguros. Recargos por aplazamiento del pago. Puntuacin total (mnimo para apto 9 puntos): Otras condiciones Periodo de validez de la oferta. Causas de rescisin del contrato. Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios. Plazos de entrega. Devolucin de mercanca no vendida. Puntuacin total (mnimo para apto 6 puntos): Puntuacin global (mnimo para apto 30 puntos):

1.

2.

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4. 7.

5. 8.

6. 9.

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15.

Firma Responsable Comercial

Firma Responsable del Dpto. solicitante

Fecha:

Fecha:

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Anexo III: Evaluacin y seguimiento del proveedor

Nombre empresa: Domicilio: Producto/servicio suministrado: Persona de contacto:


INICIAL
Criterios de Evaluacin Documentacin recibida Aspectos de Calidad Aspectos Medioambientales Aspectos de Seguridad y PRL Condiciones econmicas Otras condiciones Resultado global Observaciones

Criticidad: Telfono:

? Si ? No

Resultado Final Apto: Si ? No ? Apto: Si ? No ? Apto: Si ? No ? Apto: Si ? No ? Apto: Si ? No ? Apto: Si ? No ? Apto: Si ? No ?

SEGUIMIENTO
Sistema Utilizado Fecha

Fecha: 00/00/2010 Responsable de Calidad:


Responsable Resultado

NO CONFORMIDAD
Acciones Propuestas Plazo Fecha

Fecha: 00/00/2010 Responsable de Calidad:


Responsable Resultado A BP BT

A: Apto BP: Baja Parcial BT: Baja Total

Fecha: 00/00/2010 Responsable de Calidad:

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Anexo III: Evaluacin y seguimiento del proveedor

Observaciones: Indicar en caso de baja parcial o baja total _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

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Anexo IV: Seguimiento de proveedores de Materias Primas Sistema de evaluacin de los criterios ms importantes: Se calcula en base a la cantidad de la mercadera o servicio defectuosos sobre el total de las compras en las ltimas tres ocasiones. Sistema de puntuacin 0 a 3.
CRITERIOS a) Especificaciones tcnicas PUNTUACIN 3: No se ha detectado ningn incumplimiento. 2: Incumplimiento entre 1 % y 2 % de los pedidos 1: Incumplimiento entre 3 % y 5 % de los pedidos. 0: Incumplimiento superior al 5 % de los pedidos. 3: Siempre cumple los plazos de las obras. 2: Incumple plazos entre 1 % y el 5 % de los pedidos. 1: Incumple plazos entre 6 %-10 % de los pedidos. 0: Incumple plazos superiores al 10% de los pedidos. 3: Siempre se adapta. 2: Slo se adapta en un 95 %-80 % de los casos. 1: Slo se adapta entre 79 % -50 % de los casos. 0: Se adapta en menos del 50 % de los casos.

b) Plazos establecidos

c) Adaptacin a las necesidades

Ficha de evaluacin: - Nombre de proveedor: - Resultado de la evaluacin:


RESULTADOS ANTERIORES

CRITERIO PUNTUACIN (0-3) Cumplir especificaciones Plazos establecidos Flexibilidad Resultado de la evaluacin:

PESO 50 % 30 % 20 %

TOTAL

Proponer acciones correctoras o de mejora con un resultado por debajo de 1.5 Fecha: 00/00/2003 Responsable