ARROCERA DEL RÍO S. A. PROGRAMA DE PS.E.

R 01
SELECCIÓN, EVALUACIÒN Y REEVALUACIÒN DE PROVEEDORES Versión 01
Fecha: 03.12.2020

INTRODUCCIÒN
La agroindustria arrocera comienza su trabajo de transformación a partir del arroz paddy (utilizado
como materia prima), desde el cual se generan tres fases del proceso productivo; la prelimpieza, el
secamiento, el almacenamiento y el proceso de molinería.

En el estudio del análisis de proveedores se logra diseñar un programa que nos permita la
selección, evaluación y reevaluación de proveedores de la empresa agroalimentaria ARROCERA
DEL RIO, la cual es representativa del sector Caribe, en donde se lograra implementar las Buenas
Prácticas de Manufacturas teniendo en cuenta la resolución 2674-2013, se llevara a cabo la
elaboración de formatos que se consideren necesarios implementar para los proveedores de esta
industria y que estos cumplan con los tiempos de entrega y con las normas que rigen el proceso
de suministro y transporte de alimentos, industria quien a su vez se proyecta en crecer a nivel
local y nacional.

Esta empresa cuenta con un sistema de silos de almacenamiento donde se deposita el cereal en la
medida que se van realizando los secamientos del arroz paddy, obtenido de las diferentes
cosechas de agricultores de la zona. También cuenta con un almacén materiales donde se deposita
el empaque de las diferentes presentaciones del arroz ya procesado (trillado, clasificado y
empacado), esta zona, es la encargada de recibir todo el material de empaque el cual va estar en
contacto directo con los alimentos y debe cumplir con unas especificaciones del material para uso
alimentario.

1-OBJETIVO

Establecer el tipo y alcance del control aplicado a la selección, evaluación y reevaluación de los
proveedores de la industria ARROCERA DEL RIO, garantizando que este cereal adquirido cumpla
con los requisitos establecidos internamente y con los establecidos por el Sistema de Gestión de la
Calidad.

2-ALCANCE

Este procedimiento abarca desde la identificación de aspectos más relevantes en la selección,

evaluación y reevaluación de proveedores, la propuesta de un análisis que nos permita evaluar los
parámetros de calidad y por último la gestión documental de formatos o registros para la
selección, evaluación y reevaluación de proveedores en la empresa agroalimentaria ARROCERA
DEL RIO.

3- DEFINICIONES

Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de
manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proveedor: Persona jurídica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o servicios a una o
varias Unidades Académico-Administrativas que integran la Institución.

Formulario de Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores: documento interno que

recopila la información general y básica que permite identificar el estado actual de los
proveedores, su especialidad, los productos que ofrece y sus relaciones comerciales.

Listado de Proveedores Confiables: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas, que
una vez hayan cumplido con todos los criterios de selección, se puede establecer una relación
comercial.

Listado de Proveedores Críticos: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas que
afectan de manera directa el sistema de gestión de calidad.

Proveedor de materia prima: son los encargados de distribuir estos materiales a las Industrias. La
calidad de todos los productos empieza con la calidad de las materias primas. Las materias primas
están sujetas a intensos controles de calidad, puesto que sólo las empresas que usan las mejores
materias primas para productos pueden elaborar ingredientes de alta calidad, y es por ello que en
la calidad y la seguridad de que todos los componentes con los que se elaboran las materias
Primas que les ofrecen a los clientes tiene que ser de buena Calidad.

Proveedor de empaque: son los encargados de suministrar la envoltura del producto, estos
empaques para alimentos juegan un rol de vital importancia al momento de analizar los puntos
críticos de sus respectivos procesos productivos. La calidad, la inocuidad de los alimentos,
proteger los productos del medio ambiente, permitir su traslado y almacenamiento, conservar las
características del producto, son puntos que debemos analizar al momento de seleccionar un
proveedor para la industria.

Muestra: Cantidad de producto (granos) representativa que es utilizado para determinar los
factores de calidad de acuerdo a los requisitos de una norma.

4-PROCEDIMIENTO

Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores:

Para poder ingresar, inicialmente todo proveedor debe estar al día, inscrito y renovado en el
Registro Mercantil y no encontrarse en estado de embargo o liquidación.
Una vez verificado lo anterior se le entrega al proveedor el Formulario de Solicitud de Inscripción
en el registro de Proveedores. Este formulario debe ser diligenciado y devuelto con todos los
anexos que se exigen en el mismo. Cuando se recibe el formulario con los anexos, el coordinador
de Compras y almacén, el Coordinador de servicios generales, el coordinador de la industria y el
Jefe de Sistemas lo revisa y verifica la información consignada en el mismo. Si todo es veraz,
selecciona. Si en la verificación y selección encuentra irregularidades se reserva el derecho de
admisión a la industria.

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Un proveedor es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias
bienes, artículos principalmente, los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o
que directamente se compran para su venta.

-Aspectos a tener en cuenta tanto para el proveedor de materia prima como para el proveedor
de empaque:

Análisis del perfil:

Para empezar, un buen ejercicio consiste en mirar detenidamente las características generales de
un proveedor: reconocimiento de su actividad, prestigio, trayectoria en el mercado, capacidad de
respuesta y cumplimiento de los estándares de calidad. Además, también son importantes
cuestiones como la posición geográfica y el tamaño.

Antigüedad en el Mercado:

Este criterio califica la experiencia y el tiempo de permanencia del proveedor en el mercado. Si el

proveedor conoce su mercado y las necesidades de sus clientes, se adapta rápidamente a los
cambios y busca la mejora continua, puede permanecer por más tiempo en este.

 Referencias:

Conviene pedir una opinión a otras empresas que tengan o hayan tenido trato con dicho
proveedor. Recordemos que, cuando se trata de hacer negocios, la imagen que los demás tienen
de una marca o empresa resulta fundamental; es parte del prestigio que cada quien se va
forjando.

Precio:

Es el criterio de selección más importante. Lo ideal es que las empresas se decanten por precios
razonables y que, sobre todo, sean acordes con la calidad del producto adquirido. Además, hay
que tener en cuenta aspectos como las posibilidades de pago, los gastos añadidos y los eventuales
descuentos que el proveedor nos ofrezca en determinadas circunstancias.
Calidad: Lo primordial es la calidad del producto adquirido. De nada sirve un proveedor que ofrece
precios bajos si sus productos son malos. Esta valoración se hace en función de los materiales, los
atributos y los componentes de las existencias.

Tecnología e infraestructura:

 Capacidad del proveedor para hacer uso de herramientas tecnológicas que aumenten la calidad
de los insumos. Pero no sólo eso. También habla de sus instalaciones, sedes físicas y redes de
distribución y comercialización, factores que determinan en gran medida la gestión y la calidad
final.

Postventa:

Al momento de elegir un proveedor es fundamental supervisar al servicio de postventa. Esto

quiere decir, que las garantías extendidas sobre el insumo adquirido, el servicio técnico, el
asesoramiento y la atención al cliente. Incluso, cuando se trate de percances o incidentes
significativos, las empresas deben valorar si tienen la opción de cambiar o devolver las mercancías
adquiridas.

En la siguiente se presenta la ponderación para la selección de proveedores:

CRITERIOS PORCENTAJE

Análisis del perfil 20%

Antigüedad en el Mercado 20%

Referencias 10%

Precio 10%

Calidad 30%

Tecnología e Infraestructura 5%

Postventa 5%

TOTAL 100%

Para verificar que los proveedores cuenten con cada uno de los criterios se estará realizando una
prueba antes a cada proveedor y se evalúa por medio de una solicitud anticipada de muestras que
permita revisar cada criterio evaluado.
Aprobados: Proveedores que obtengan una calificación de un rango de 80 al 100%

Rechazados: Proveedores que obtengan una calificación menor o igual a 75%

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR DE LA MATERIA PRIMA:

Cumplimiento en tiempo: Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en cuanto a la

puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las fechas o el tiempo estipulado. Además, califica
la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los inconvenientes o improvistos que se
puedan presentar en la empresa.

Calidad del producto: Este criterio evalúa la conformidad de los productos requeridos, si los
productos fueron entregados con la calidad especificada o si el producto fue devuelto. Aquí se
evalúa si el proveedor cumplió o no cumplió con las especificaciones.

Precio: criterio que evalúa la oferta económica del proveedor permitiendo, su comportamiento
durante las últimas solicitudes y los descuentos que ofrece.

Servicio: Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de
la compra. Su capacidad de atención, capacidad de respuesta, su disposición al momento de, el
soporte técnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos o correctivos, la solución oportuna
de las quejas o inconvenientes relacionados con devoluciones.

EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR DEL MATERIAL EMPAQUE:

Empaque: El producto vendido a la empresa arrocera se debe envasar en empaque limpio,

contenedores secos, bolsas, transporte a granel, libres de material extraño y sin migración química
de las tintas. El empaque debe ser completamente nuevo, con la excepción del transporte a granel
y los contenedores que están diseñados para limpiarse, desinfectarse y reutilizarse. El transporte a
granel y los contenedores no deben haber transportado como carga previa nada que pueda
contaminar el material. El empaque debe sellarse de acuerdo con los requisitos informados.
Impresión de buena calidad: La manera como un producto está empacado, puede ser el factor
decisivo de un cliente potencial al momento de la compra es necesario analizar aspectos como la
tipografía, el color, calidad de material, una tecnología con ventajas en acabados, que permite
imprimir de manera ágil sobre una amplia selección de materiales, en diferentes formatos y
diseños, a costos razonables de producción, imagen clara, que no permita la degradación.
Resistencia: El empaque debe ser elaborado con material de resistencia, fuerte y libre de
cualquier ruptura que ponga en riesgo la inocuidad del cereal nos permita que este llegue en
buenas condiciones a su destino.
Personalidad: Permite que el empaque presente su producto y lo delimite a un segmento exacto
de mercado para el cual fue creado. Esta función denota las características de estilo, diseño forma,
volumen, calidad y precio.

Información y comunicación: Esta apoyada en el diseño gráfico y debe lograr efectividad en la

información sobre la materia contenida, la unidad productiva que lo realice y el segmento del
mercado al cual va dirigido. En esta función se deben incorporar textos o imágenes teniendo en
cuenta que el sustrato es el empaque y por ende deben aportar a su diferencia entre los demás
productos. El empaque debe cumplir con llevar la información necesaria al consumidor sobre:
ingredientes, composición, aplicaciones, indicaciones de uso, precauciones, marca, presentación
del producto, información legal.

Posicionamiento: Precisar y especificar las percepciones de calidad y beneficios para el

consumidor dándole a este la oportunidad de considerar su valor para decidir si el precio es justo o
no; elemento decisivo al momento de tomar la decisión de compra. El empaque es el primer
contacto físico con el consumidor y debe estar en sinergia con los otros medios de comunicación y
publicidad, esta función logra el reconocimiento del producto por el consumidor.

Seguridad para el producto: Esta función asegura la estabilidad del contenido, durante un periodo
determinado de tiempo de acuerdo a las características del producto y del material de empaque

Seguridad para el consumidor: Garantiza la inocuidad a la salud del consumidor de acuerdo a sus
instrucciones, su modo de empleo, su vida en estantería y además debe evidenciar que el
empaque ya ha sido abierto y la posibilidad de un uso anterior o contaminación.

El objetivo principal: satisfacer necesidades

Entre muchos beneficios, de manera general el evaluar sus empaques le dará la ventaja
competitiva que esta empresa arrocera requiere y se implementaran acciones como:
·         Proteger el producto
·         Reducir gastos. Cada vez que su producto se daña en el envío usted pierde dinero
·         Incrementar la lealtad de la marca de la empresa
·         Reducir la necesidad de envíos de prueba
· Promoción eficaz del producto Llegada segura al destino

· Resalta las cualidades del producto

· Aumenta las ventas

Contar con un buen proveedor de empaque, beneficia a la empresa arrocera del rio de diferentes
maneras:

FRENTE AL PRODUCTO

- Refuerza su identidad - marca.

-Informa todo sobre él.

- Lo protege de esfuerzos que pueden atacar al producto artesanal como: Agentes biológicos,
desgaste, manipulación, clima.

-Facilita su transporte a cualquier lugar de destino. Permite su conservación

FRENTE A LA UNIDAD PRODUCTIVA

- Refuerza su identidad – marca.

-Informa datos de contacto.

- Ayuda en el proceso de recompra de sus productos.

-Minimiza riesgos operativos.

-Minimiza costos a corto, mediano y largo plazo.

FRENTE AL MERCADO

-proporciona confianza de que el producto empacado está en buen estado.

- clasificación eficiente del producto

- tener acceso al producto

FRENTE A LA COMPETIVIDAD

-Diferencia de productos similares

- Motiva la decisión de la compra.

CRITERIOS PARA EVALUAR A LOS PROVEEDORES

Concepto a evaluar Como se evalúa/ Puntuación

Calidad del producto Calidad por debajo del mercado: 1
Calidad de mercado: 3
Calidad encima del mercado: 5
Precio Precio por encima del mercado: 1
Precio de mercado: 3
Precio por debajo del mercado: 5
Disposición a encontrar soluciones No encuentra soluciones:1
(proactividad) Encuentra solucion:3
Encuentra muchas soluciones: 5
Cumplimiento de plazo de entrega estipulado Entrega tardía:1
Esporádicamente cada 10 entregas incumplen
una:3
Siempre en plazo requerido:5
Respuesta ante reclamos No soluciona el reclamo:1
Soluciona reclamo, pero no en plazo
requerido:3
 Atiende en tiempo y forma:5
Cantidad de reclamos Muchos (5 a 10):1
Pocos (hasta 5): 3
Nada (0):5
Planificación Incorrecta planificación (tiempo y forma):1
Deficiente:3
Muy satisfactoria (tiempo y forma):5

DESARROLLO DE EVALUACIÓN

La empresa arrocera del rio debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el
seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores, basándose en su capacidad para
proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos y cumplir con las
normas actuales de manejo de alimentos, que le permita a la empresa tener el certificado en las
Buenas Prácticas de Manufactura y establecer un cronograma con relación a los tiempos de
entrega del producto. Además, deben verificar que todos estos productos que nos proveen deben
cumplir con las normas que rigen los procesos de suministro y transporte de alimentos con sus
respectivos documentos exigidos. La empresa debe conservar la información documentada de
estas actividades y de cualquier acción necesaria que necesite de las evaluaciones.
El proveedor deberá disponer de información evidenciada de las actividades en que se
desempeña para que la empresa arrocera acceda a sus servicios
Deberá asumir las consecuencias potenciales debido a alguna falla de los productos o disponer de
sus servicios.

REEVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Se basa en la evaluación de los proveedores como medida de prevención para el sistema de

calidad de la empresa arrocera del rio y como herramienta para conseguir una mejora continua en
los suministros.

CRITERIOS PARA REEVALUAR A LOS PROVEEDORES MATERIA PRIMA Y PROVEEDORES DE

MATERIAL DE EMPAQUE:

-El desempeño de los proveedores tanto como el que nos suministra la materia prima como el que
nos suministra el material de empaque, es evaluado constantemente, cada vez que sus productos
ingresan en su planta, con el fin de verificar que la interpretación de los criterios sea común para
ambas partes. Para esto es necesario:

-Hacer un listado exhaustivo de todos los proveedores actuales o potenciales

-Definir cuales productos son considerados críticos para la empresa arrocera

-Obtener información sobre su comportamiento: De mi empresa, experiencia, control de calidad

de mi empresa, auditorias de calidad.
-Llenar el formato de evaluación por proveedor

-Utilizar la capacitación como herramienta para la mejora de compras de la empresa.

- Programa de visitas para verificar que los proveedores tanto del material de empaque como el
proveedor de la materia prima cumplan con todos los requisitos.

TOMAR UNA DECISIÓN

Después de todo el análisis de sus procesos de negocio, es importante que tome una decisión y
que se comprometa con un plazo para decidir. También se tendría en cuenta los factores que
pueden influir en el arroz, los cuales implican una inversión inicial, tenga en cuenta que la solución
hará que su negocio sea más eficiente, inteligente y rentable. Las oportunidades pueden surgir
como resultado de una situación favorable o las circunstancias que permitan a la empresa
desarrollar nuevos productos y servicios, mejorar productividad.

Formato de Recepción de Materia Prima- Arrocera del rio

Formato de Evaluación del Proveedor de Materia Prima

Formato de Recepción de Materia Prima- Arrocera del rio
 FORMATO DE EVALUACION DEL PROVEEDOR DE MATERIAL DE EMPAQUE
FECHA NOMBRE DISPONIBILIDAD CUMPLIMIENTO CANTIDAD OBSERVACIONES
DE DEL PRECIO DE DE LA ORDEN DE PEDIDO
ENTREGA PROVEEDOR ENTREGA