ADMINISTRACION DE

INVENTARIOS Y LOGISTICA

Lic. Contaduría publica

Lic AA Saul Salinas Palacio

Lección 1:
DE LA ESTRUCTURA Y UBICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones y abastecimientos

Las funciones del departamento de adquisiciones (compras) en una empresa son

esenciales para que todas las demás áreas de la misma puedan cumplir con su trabajo.
Este departamento tiene a su cargo la gestión de la adquisición de productos y
mercancías, llevar a cabo los pedidos, contactar y negociar con los proveedores. En
esta lección hablaremos sobre estas funciones, qué relación tienen con otras áreas y
qué tipo de puestos integran al departamento de adquisiciones y abastecimiento.
 1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones y abastecimientos

• Las empresas necesitan un equipo de trabajo que se encargue de gestionar sus

adquisiciones para mantener un control de las mercancías, materiales, herramientas y
materias primas que requieren para funcionar. Este equipo de trabajo conforma el
departamento de compras y su objetivo principal es asegurar el suministro de estos
materiales para asegurar que la empresa pueda satisfacer la demanda de los
productos y servicios que ofrece.

• Este departamento debe trabajar en coordinación con otras áreas de la empresa,

incluyendo el departamento de ventas, el área de logística, el área de administración
y finanzas y la dirección general
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Funciones del departamento de compras
Planeación y gestión de presupuestos
* Esta función es necesaria para
equilibrar los ingresos y gastos de la
empresa y asegurar su solvencia
económica.
El departamento de compras •La planeación presupuestaria se lleva a
lleva a cabo una serie de cabo en conjunto con el departamento
funciones que tienen que ver con de administración y finanzas
el seguimiento y control de las
mercancías, el contacto con los •Reducción de costos
proveedores, el pago de * El personal del departamento de
productos, entre muchas otras compras debe evaluar las distintas
opciones de productos disponibles en el
mercado a través de diferentes
proveedores.
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Funciones del departamento de compras

Realización compras
* El tipo de compras que realiza el departamento dependerá del rubro de la empresa en cuestión.
Las empresas manufactureras pueden requerir la compra de materias primas, mientras que las
empresas que venden productos de terceros compran productos terminados.

•Cumplimiento de los plazos de entrega

•El departamento de compras procura realizar sus pedidos con el tiempo necesario para evitar
faltas en su stock y satisfacer la demanda de los clientes. Cuando la empresa no cumple con sus
tiempos de entrega, no solo corre el riesgo de perder ventas, sino la fidelidad de sus clientes y eso
puede afectar negativamente su imagen.

•Almacenaje de productos
•Esta también es una función del departamento de compras que debe gestionarse con la debida
planeación. Los productos se deben almacenar de manera ordenada y se debe llevar un control de
ingreso y salida de mercancías para determinar las próximas compras.
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Funciones del departamento de compras

Gestión administrativa
Esta función tiene que ver con el control de todos los documentos relacionados con el
departamento de compras. Esto incluye información de proveedores, órdenes de compra,
transacciones, facturas, comprobantes de pago, inventarios e informes.

Cumplimiento de las políticas de la empresa

Cada empresa establece su propia normativa interna para la adquisición de mercancía. El
departamento de compras se asegura de controlar que los productos cumplan con los estándares
de compras, incluyendo estándares de calidad.

Seguimiento de pedidos
El personal del departamento de compras se encarga de registrar los pedidos para saber en qué
etapa se encuentran y detectar si existen retrasos.
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Estructura organizacional de área de compras

Llevar a cabo todas estas funciones puede ser una tarea compleja, sobre todo cuando se trata de
medianas y grandes empresas, por lo que se requiere un equipo de trabajo bien estructurado.
Estos son algunos puestos que conforman este departamento:

•Jefe o gerente de compras.

•Agente de compras.

•Desarrollador de proveedores.

•Ingeniero de abastecimiento.

•Jefe de almacén.

•Auxiliar de almacén.

•Auxiliar administrativo.
Fuente : Indeed
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Los principios de la organización aplicados al servicio de compras
En organización deben de ser considerados algunos principios fundamentales, que se aplican
plenamente a Compras.

Al organizar el departamento de Compras es conveniente observar el principio del objetivo, es

decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue este departamento.
El Principio de la Ubicación: consiste en definir la
posición del departamento de Compras dentro de la
estructura organizacional de la empresa, así como sus
relaciones con los demás sectores de la misma.

El Principio de la Centralización y Descentralización:

consiste en fijar qué actividades pueden ser
centralizadas y cuáles descentralizadas

El Principio de la Sencillez: la organización del

departamento de Compras debe de ser lo más
sencilla que sea posible con el fin de que se pueda
cumplir con el objetivo.
1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Los principios de la organización aplicados al servicio de compras

El Principio de la Armonía: la estructura de la

organización debe de funcionar de tal manera
que las relaciones que tenga con los demás
departamentos de la empresa sean positivas.

El Principio de la Flexibilidad: durante su

funcionamiento el departamento de Compras
deberá adaptarse a las cambiantes exigencias
de la empresa.

El Principio de la Eficiencia: es el resultado de

todos los principios indicados anteriormente.

Fuente: http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Compras/Pdf/Unidad_03.pdf
 1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Los sistemas de organización y las compras
La Organización de Compras definirá cómo va a ser el Departamento, cómo encaja en la estructura
y los objetivos generales de la Organización, cómo va a funcionar en todos sus aspectos:
internamente y en su relación con proveedores, cómo va a intervenir en el desarrollo de nuevos
proyectos, cómo se va a medir el funcionamiento y la efectividad de las Compras.

-Cómo van a funcionar las Compras?

-Qué Objetivo/s tiene Compras?
-Qué funciones tiene?
-Cómo clasifica los materiales que compra?
-Qué estrategia sigue para cada material o grupo?
-Qué RRHH necesita?
-Están suficientemente formados?
-Qué Software va a utilizar?
-Cómo se gestiona I+D?
-Cómo son los mercados en los que se compra?
-Se hacen estudios de esos mercados?
-Representa Compras a la Empresa en esos mercados?
 1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Jerarquirización y rangos
La jerarquización es el acto y la consecuencia de jerarquizar. Este verbo (jerarquizar), en tanto,
refiere a ordenar algo según jerarquías: niveles, grados.

Jerarquización implica organizar o clasificar de acuerdo a rangos o categorías. Con una

jerarquización, hay elementos que ocupan una posición superior o preponderante respecto a otros.
 1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Responsabilidades del encargado
Las responsabilidades del encargado de compras o gerente de compras van a variar según el tipo de
empresa, las necesidades de la misma y opciones de mercado, sin embargo, acá podemos definir las
principales funciones que deben desempeñar.

•Realizar la planificación y las estructuras de compras del departamento

•Debe buscar y contar con proveedores que sean eficientes
•Estar atento a las diferentes novedades del mercado
•Controlar la calidad de los productos:
•Pactar las condiciones y negociaciones de productos
•Gestionar las necesidades del stock
•Gestionar los documentos de las compras
 1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Gestión de inventarios

La gestión de inventarios se refiere a la El principal objetivo de la gestión de

administración y seguimiento de inventarios es tener los productos necesarios
productos que ingresan, se almacenan y en el lugar y momento preciso. Es importante
salen de una empresa. Es un proceso que el inventario esté siempre visible para que
que forma parte esencial de la cada persona implicada pueda saber cuándo
contabilidad de costos, que es la técnica es necesario adquirir más productos, si hay
contable empleada para determinar el mercancía cuya fecha de caducidad está
costo real de los productos. Gracias a cerca, si es conveniente poner algún producto
estas técnicas es posible mejorar en oferta y dónde almacenar las existencias.
la toma de decisiones internas de la
compañía, mantener un control y
minimizar las pérdidas, con lo que se
mejora la cadena productiva en general
y la empresa obtiene mayores
ganancias para ser más rentable.
 1.1 Integración del personal encargado del área de adquisiciones
y abastecimientos.
Análisis de inventario
El análisis de inventarios es una herramienta logística que facilita a una empresa la gestión
de su stock y el nivel adecuado de abastecimiento de materias primas.

En esencia, se basa en conocer la realidad actual de la gestión de inventarios a través de

diferentes métricas, conocidas como KPIs, para identificar ineficiencias y determinar la
cantidad ideal de stock que tu empresa debería tener.

Además, permite obtener una mayor precisión en la previsión de la demanda, un menor

capital que se encuentre bloqueado en actividades logísticas y, en general, una optimización
en toda la cadena de suministro.

-Identificar el área de mejora

objetivos que persigue el -Reducir los problemas de stock
análisis de inventarios -Mejorar el flujo de caja en toda la empresa
-Reducir los desperdicios de stock
-Mejorar las negociaciones con sus proveedores