¿Qué es el departamento de compras?

El departamento de compras es el conjunto de profesionales que se encargan de adquirir las

materias primas, productos semi-acabados y servicios necesarios para el funcionamiento de la
empresa. Por tanto, se trata de un área clave para garantizar el éxito y la optimización de todas
las fases sucesivas en la cadena de suministro.
Aunque la misión de este departamento tendemos a asociarla únicamente a la compra de
materias primas, herramientas o suministros, lo cierto es que las funciones y objetivos del
departamento de compras abarcan mucho más. Detrás hay un serio trabajo administrativo, se
debe cuidar la relación con los proveedores, evaluar los precios y gestionar todo el proceso
hasta llegar a la fase de producción con el mayor control posible.

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¿Cuál es el objetivo principal del departamento de compras?
Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa,
a buen precio y en buena calidad. Esa es su misión.
Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo
primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los
productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tengan una continuidad
evitando, así, posibles roturas de stock. Siempre que se cumpla esta condición, el
objetivo principal que cualquier empresa pretende conseguir no es otro
que reducir el costo final de los productos. Además, los otros objetivos que
detallamos a continuación harán que aumente el éxito del departamento de
compras en cualquier empresa. Pero, luego lo veremos.
En la gestión de compras lo que más se prioriza es controlar el costo de los bienes
y servicios. Conseguir que estos se reduzcan puede suponer un aumento en la
productividad y, por consiguiente, una mayor rentabilidad de las operaciones. Es
por esto que cobra un importante valor el hecho de realizar evaluaciones del
precio de manera constante para ver si se están recibiendo los materiales al
mejor precio posible.
En el caso de empresas pequeñas, el trabajo se centra en la comparación de
precios para encontrar el mejor precio del mercado sin renunciar a la calidad que,
previamente, han establecido.
En las grandes compañías no dejan de lado estos aspectos, pero hacen más
hincapié en conseguir descuentos por grandes cantidades.
En resumidas cuentas, para las grandes empresas negociar por volumen de
compra a partir de un buen control del inventario es lo ideal; en cambio, para
las pequeñas o medianas empresas, lo mejor es escoger aquellos proveedores
que nos permitan negociar los precios.
Qué relación tiene la gestión de compras y la logística
Ahora que ya sabemos exactamente lo que significa el departamento de compras
y su gestión, tienes que conocer qué relación guarda con la logística o en qué se
diferencian. Y es que ya de por sí las cadenas de suministros continúan
generando una gran confusión entre los profanos en la materia. No es para
menos, pues se trata de una cuestión de gran complejidad en la que se hallan
implicados actividades y procesos que, a su vez, son también complejos.

¿Cuáles son sus diferencias?

A diferencia de la gestión de compras, la logística está relacionada con la
distribución de productos y/o servicios. El modo en que gestionemos dicha
distribución desde su expedición hasta su recepción dependerá de la gestión
logística. Aquí se incluye el diseño y ejecución de estrategias de distribución o la
evaluación de la satisfacción de los consumidores.

¿Cómo se relacionan la gestión de compras y logística?

La logística implica también la gestión de stocks, lo cual depende, a su vez, de la
gestión de compras, cuyo departamento debe hacerse con los bienes y servicios
que precisa la empresa y tiempo y forma para garantizar el abastecimiento
necesario. 
Así que, este sistema de compras comprende, por una parte, una función de
adquisición y, por otra parte, de apoyo al resto de operaciones. En lo que
respecta a esto último, el departamento de compras también debe dedicarse a
integrar sus flujos de trabajo para asegurarse que el producto llega al consumidor.
Para ello, deberá mantener una comunicación constante con los operadores del
área logística y obtener la información que ellos generan.

¿Cuál es la estructura del departamento de compras?

Para empezar, la manera en la que esté estructurada una empresa a nivel
organizativo es fundamental para favorecer el desarrollo de trabajo. Es por esto
que hay que definir claramente cuál es la posición del departamento de compras
en la estructura organizacional de la compañía, así como su relación con los
demás departamentos. Así algunas tareas podrán estar centralizadas y otras
descentralizadas, pero lo más recomendable es que esta estructura se defina por
un principio de sencillez y de flexibilidad.
Lo más idóneo es que esta estructura esté orquestada de la manera más
horizontal posible, de manera que el trabajador no perciba una cadena de mandos
y control demasiado larga, ya que así habría demasiadas reglas, trámites y
limitaciones. Esto es lo que debemos evitar, ya que no se puede perder de vista
los fines que persigue este departamento.
El mejor modo de llevar a cabo las funciones del departamento de compras con
eficacia es que esté en continua coordinación con los flujos comerciales de la
empresa, de manera que se pueda planificar las compras necesarias y detectar
los cambios en el mercado. Para ello, el intercambio de información y la
transparencia en cada una de las etapas y de los departamentos de la cadena de
suministro son claves.
Por tanto, para que el funcionamiento del departamento de compras sea
verdaderamente productivo, debe asentarse en él una adecuada interiorización
de su jerarquía y estructura, pues debe concebirse como un nexo entre la
fábrica y los proveedores externos. Esta gestión puede suponer reducir los costos
de producción de manera considerable, por lo que el trabajo de control, gestión y
organización es muy importante en este departamento.
Así es como en la estructura interna del departamento de compras se
coordinan todas sus tareas, especificando sus diferentes fases: preparación de
ofertas, investigación de mercado, identificación y selección de proveedores (para
lo que se precisa de un proceso de negociación de compra fundamental), emisión
del pedido y seguimiento y control de la compra.
A su vez, el departamento de compras puede componerse de distintas
delegaciones en función del tipo de compra a realizar. De este modo,
debemos distinguir entre el departamento de compras de materias primas del de
productos de consumo interno (por ejemplo, materiales de oficina o de
mantenimiento), así como de la delegación de compras de bienes de equipo
(todos aquellos de naturaleza técnica que son necesarios para el proceso de
fabricación).
Todos los bienes y recursos adquiridos se almacenan en el almacén, para que
sean posteriormente repartidos por los departamentos requeridos.

¿Qué funciones tiene el departamento de compras?

Además de la negociación con los proveedores y hallar la mejor estrategia para
reducir los costos, ¿qué otros aspectos debemos considerar dentro de las
gestiones de las que se responsabiliza este departamento?

Garantizar que se cumplan los plazos de entrega

Muchas veces hay imprevistos que hacen que se incumplan los plazos de entrega,
lo cual suele generar pérdidas en la empresa que en ocasiones resultan
incalculables. Los tiempos de producción se alargan, el stock se reduce y todo ello
interfiere en los plazos de entrega de la distribución de mercancías. Es por ello
que resulta imprescindible gestionar estos incumplimientos, de manera que en el
caso de que ocurran, las pérdidas dañen a la empresa y a su relación con los
clientes lo menos posible.

Análisis de precios
Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos. Esta
función está vinculada con la negociación de proveedores y el objetivo de reducir
costes siempre que sea posible. Comprar a un precio muy elevado repercutiría
considerablemente en la rentabilidad de la empresa.
Sin embargo, hay que comprar las materias que garanticen el cumplimiento de
calidad requerido para satisfacer a los clientes, tratando de hallar un equilibrio
entre el departamento de compras y el departamento de ventas.
Por tanto, el análisis de precios debe ir acompañado de lo que se conoce como
compra estratégica.

Encargarse del aprovisionamiento de materiales

Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar todos los
materiales necesarios para poder cumplir con las tareas marcadas. En este punto
se contemplan tanto maquinarias como materiales, es decir, todo lo que de una
manera u otra interfiera en la creación de los productos.
Además de ello, se encargan de que el almacén de dichos productos se realice de
una manera lógica, que sea fácilmente entendible y, por supuesto, que guarde una
buena relación de productos en stock. Este último punto es de vital
importancia para estar siempre abastecido y no propiciar una rotura de
stock. Eso sí, todo ello sin generar un sobre coste asociado a los costes de
almacenaje del stock.
Para un correcto aprovisionamiento de materiales podemos recurrir a numerosos
sistemas de automatización con los que podamos hacer frente a las demandas de
los clientes de una manera más controlada. La razón es que como responsables
del aprovisionamiento en la cadena de suministro hay que procurar el mejor
servicio a un coste inferior, en la calidad prometida y teniendo en cuenta las
correspondientes previsiones de las ventas y el trabajo de los demás
departamentos.

Controlar la gestión documental y administrativa de las compras

Así mismo, es preciso asegurar que todo el producto adquirido cumple con los
estándares precisos y con la política de compras de la empresa.
En cada compra el departamento debe encargarse de un control documental,
esbozando los protocolos que pueda agilizar el proceso. No solo es un proceso
importante para cumplir con los objetivos de la empresa, sino también para la
elaboración de informes periódicos en los que se detalle la gestión de compras y
la justificación de todas sus actividades.
Todo ello debe ir de la mano de una adecuada digitalización y la implantación de
una solución tecnológica adecuada que reduzca el margen de errores y
automatice los flujos documentales.
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Integrar el departamento de compras al resto de departamentos

 La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las empresas, sino que
debería formar parte del puzzle empresarial. El departamento de compras está
estrechamente unido a estos otros departamentos:

 Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los

pedidos de material, las entradas y las salidas.

 Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los

dos departamentos.

 Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas para saber cuál es
la demanda de mercado y estimar el gasto en cuanto a la adquisición de
materiales.

 Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable.

Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar
una estimación del capital de trabajo que se requiere.

 Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras

es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. Este
debe estar convenientemente cualificado y distinguir diferentes tipos de perfiles
(gerente de compras, comprador, asistente administrativo,…).

El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las

empresas, y las decisiones que toma este departamento son fundamentales para
el correcto funcionamiento de dichas empresas. Por ello, es de vital importancia
plantear un diagrama de flujo del departamento de compras que abarque todo
el proceso y que deje claro todos los pasos a seguir. De esta forma, y gracias
al diagrama de flujo del departamento de compras, se conseguirá una estructura
más clara y definida y una mejor gestión de compras, del tiempo y los recursos,
con el impacto que esto puede tener también sobre los costes del departamento.
En definitiva, la gestión de compras pasa por una serie de responsabilidades
cuyo objetivo reside en que la negociación con proveedores sea lo más excelente
posible para las dos partes. De esta forma, logramos generar valor tanto para los
agentes que intervienen dentro de la empresa como para aquellos que lo hacen de
manera externa.

Sistema de compras: ¿Cómo optimizarlo?

Como habrás ido comprobando a lo largo de este post, el sistema de compras
forma parte de uno de los procesos más estratégicos y determinantes para la
supervivencia del negocio. Influye en cómo nos enfrentamos al mercado y nos
diferenciamos de la competencia. De hecho, una mala gestión del sistema de
compras podría traducirse en serios problemas para la cadena de suministro:
rotura de stock, acumulación de activos que no se venden, problemas de liquidez,
pérdida de calidad de los productos, mala imagen de la marca, etc.
 Así, pues, conviene tener en cuenta algunas de las siguientes consideraciones
para optimizar el funcionamiento del sistema de compras e incrementar su
eficacia. 

 Mejorar los procesos de abastecimiento estratégico

El éxito del sistema de compras no puede ser real si no seguimos una buena
alineación con el negocio y otros procesos. Si sentimos que nos quedamos
estancados hay que impulsar el rendimiento, incorporar técnicas innovadoras,
mejorar las prácticas que hemos ido desarrollando (apoyo de plantillas, recursos
multimedia, mayor viabilidad online, etc.).

 Gestionar el rendimiento de las relaciones con los proveedores

No es lo mismo gestionar relaciones con los proveedores que evaluar los

progresos y sacar el máximo partido de las reuniones que hagamos con ellos.
Para ello, estas son algunas recomendaciones:

 Haz uso de las métricas de valor

 Aprovecha los beneficios de un feedback constructivo y bidireccional

 Organiza las distintas categorías de los proveedores para ganar en visión.

 Obtener un mayor refuerzo de la tecnología

Para lograr óptimos resultados del sistema de compras conviene apoyarse en los
recursos tecnológicos. Ganaremos en visibilidad, integración de actividades y
agilidad, por lo que es más que recomendable emplear la tecnología para
aumentar la transparencia en las operaciones. Además, nos será de gran ayuda
para mejorar en innovación.

 Buena gestión del ciclo de vida de los contratos

No basta con gestionar el rendimiento de la relación con los proveedores y

olvidarse. Para tener bajo control el ciclo de vida de los contratos, es preciso:

 Fomentar prácticas que ayuden a recabar información con precisión.

 Someter los contratos a revisión periódica para procurar que sigan siendo factibles
y no nos pille desprevenidos

 Tomar medidas de ajuste para adaptarnos a las pautas dadas por los procesos de
abastecimiento ideados estratégicamente.

 Evitar un sistema de compras rígido

 Siempre y cuando sea necesario, hay que plantear un modelo de gestión de
compras más centralizado, ya que podremos obtener un mayor control de todo. No
obstante, no hay que tener miedo a crear una estructura propia, sino más bien una
que esté a medio camino entre un modelo centralizado y el descentralizado, ya
que depende de lo que sea más conveniente para adaptarse mejor a las
circunstancias.

 Mejorar la capacitación del equipo en el sistema de compras

Para contar con un equipo cualificado y con motivación no basta con hacer buenas
contrataciones y delegar nuestras responsabilidades en sus funciones. Hay que
actualizar sus cualificaciones invirtiendo en la formación, adecuando los
programas de desarrollo de carrera a las nuevas realidades en respuesta a las
necesidades actuales. 
De esta forma, conseguiremos una organización de mayor talento. Ahora bien, ya
en los niveles ejecutivos es crucial predicar con el ejemplo, compartiendo el gusto
por el aprendizaje continuo con el resto de los miembros del equipo.

Otros objetivos que persigue el departamento de compras

Como siempre, es imprescindible marcarse unos objetivos para saber si el
departamento en sí cumple sus funciones y va según lo previsto y, con
los objetivos de compras no podía ser diferente. Son muchos los objetivos del
área de compras que puedes marcarte, siendo los siguientes algunos de los más
importante.

 Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de distribución. Este es

quizás uno de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.

 Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar

que nunca se produzcan roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en
marcha.

 Aumentar la rotación de activos.

 Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca

se van a quedar sin stock.

 Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir
el resto de los objetivos del área de compras.

 Velar por una correcta integración con el resto de los departamentos de la

empresa.
 Mantener el registro de los datos actualizado.

 Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

Estos objetivos de compras son orientativos y, para que sea fiel con la empresa
deberán involucrarse a nivel general y, por supuesto, que estén coordinados con
el resto de los objetivos de otros departamentos.

Lo que es evidente es que para conseguir todos estos objetivos los responsables
de compras están en continuo contacto con varios proveedores, negociando
siempre los mejores precios o buscando las soluciones más adecuadas a precios
más razonables.
¿Cómo se lleva a cabo una buena negociación con los proveedores?

Negociación con proveedores, pieza clave en el departamento de compras

Que los proveedores son de suma importancia para la prosperidad de una
empresa no es algo que pasa desapercibido. Un preciso funcionamiento de las
operaciones que se dan en el suministro de materias primas pasa por una buena
negociación con proveedores: tomar bien las riendas para llegar a un acuerdo
satisfactorio e identificar las mejores oportunidades.
El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con los
proveedores sean exitosas o no. Hay que intentar escuchar a los proveedores y
saber llegar a un acuerdo que nos permita negociar el mejor precio posible. 
Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a
nosotros en caso de que los materiales que necesitemos escaseen y los
demanden varias empresas. En este punto es imprescindible realizar una
buena negociación con proveedores, ya que esto ayudará al mejor
funcionamiento de la empresa en general, consiguiendo un departamento de
compras más eficiente y eficaz.

 Estudia tus fortalezas y valor como clientes para desarrollar tu negociación.

 Busca las mejores alternativas para reducir el coste e infórmate sobre las demás
ofertas.

 Crea un equipo de negociación con el que dirigir tus técnicas negociadoras y

actuar con mayor rapidez y resolución.

 Accede al control del proceso: Conoce cómo será entregado el producto y las
condiciones de pago.

La estrategia del departamento de compras será clave para salir ventajosos, ya

que se buscarán alternativas de suministro para que aumente la capacidad de
 negociación y, así, minimizar el precio/costo de los materiales. Será clave para
nuestra estrategia de compras el tipo de producto que tengamos que adquirir,
véase la diferencia entre un departamento de una empresa de alimentación
como Carrefour o Mercadona y las compras de un hotel.
¿Cómo gestiona el departamento de compras la negociación con
proveedores?
Para asumir este reto con responsabilidad y eficacia, un departamento de compras
debe asumir las siguientes funciones:

 Evaluar y elegir a los proveedores más adecuados. Hay que investigar y

seleccionar a aquellos vendedores que se ajusten más a sus necesidades dejando
de un lado los asuntos personales. El departamento de compras debe entender de
todas y cada una de las actividades que se realicen en la empresa, pues será el
encargado de comprar desde los ordenadores para la oficina hasta el material
necesario para fabricar los productos que la empresa ofrece. Es lógico que no
entienda de todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa, pero para eso
deberá tener una fluida y estrecha relación con los responsables de cada actividad
para que así evalúe correctamente a los proveedores y seleccione a los más
adecuados.

 Revisa especificaciones. Es responsabilidad del departamento de compras exigir

a los proveedores unas especificaciones en los productos que van a adquirir, y por
supuesto también será su responsabilidad controlar que se cumplen.

 Ser el contacto directo con los proveedores. Ningún otro departamento ni

responsable debe contactar con un proveedor a no ser que pase antes por la
aprobación del departamento de compras. Esto es así porque nadie más que este
departamento conoce las condiciones, los días de entrega y los precios que se
han acordado con ese proveedor. Además, es tarea del departamento de compras
conocer cómo están los inventarios de materias primas para que no se llegue a la
situación de tener que pedir de forma repentina algún material, sino que siempre
debe prever y avisar al proveedor con antelación.

 Adjudicación de contratos a proveedores. Dentro de la negociación con

proveedores el departamento de compras debe llegar a un acuerdo
contractual con ellos y velar y controlar que estos se cumplen en todas las
operaciones que se realicen con dicho proveedor. Del mismo modo, el
departamento de compras será el responsable de determinar de qué modo se van
a adjudicar estos contratos o cuántos proveedores va a requerir.

Por lo tanto, se puede afirmar que la gestión de compras tiene una incidencia
bastante grande en la calidad de los productos que la empresa fabrica. Así pues,
debido a la importancia que tiene este departamento, su responsabilidad para
negociar con los proveedores y establecer colaboraciones con ellos no será
menos.
1. Establecer los objetivos

Crea objetivos realistas y orientados al crecimiento, así como las ganancias de

cada vendedor y el enfoque que deben tender.

Como una forma de motivar a tu equipo para que consiga sus objetivos puedes
otorgarle bonos y comisiones, ya que este tipo de remuneraciones impulsa a los
empleados a alcanzar más rápido sus expectativas.

Además, si dispones de una herramienta especializada, será mucho más

sencillo crear y compartir las metas.

2. Planificar las estrategias

Conoce a detalle los valores del producto o servicio, fija el precio y la forma de

distribución para que el equipo de ventas sea eficaz.

Los vendedores saben a fondo las preferencias de los clientes y sus necesidades,
así que son una valiosa fuente de información. Una de las estrategias más usadas
es sugerir lanzamientos, así que establece las que motiven mejor el crecimiento
de tu compañía.

3. Atender a los clientes

Recopila la información acerca de la atención que se brinda al cliente, ya que ahí

se ubicarán los logros y los retos del área de ventas y de otros departamentos que
interactúen con el usuario.

Cuida que los vendedores atiendan perfectamente a los clientes al dejar una
buena impresión en cada una de las interacciones. También recuerda que sus
características más importantes son la paciencia, la perseverancia y la capacidad
para crear vínculos significativos con su contraparte, por medio de la empatía y
la comunicación efectiva.

4. Promover a la empresa
Trabaja codo a codo con el departamento de marketing, en tanto que no hay una
mejor promoción que la que llega a los clientes potenciales de manera voluntaria
y valiosa: el inbound marketing. 

Adicionalmente, emplea técnicas de relaciones públicas para representar a la

empresa en el sector, ya sea en encuentros profesionales o conferencias,
congresos e inducciones, por ejemplo. Los agentes son expertos en la generación
y gestión de conocimientos de venta que darán visibilidad a la compañía.