DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Que es y funciones

Casi todas las empresas del circuito actual tienen un departamento de compras que forma
parte de sus operaciones diarias, especialmente aquellas cuya actividad central es la
venta de materiales, productos o artículos físicos.

Sin embargo, los distintos tipos de estructura corporativa y las diferencias de enfoque y de
visión han provocado que esta área no tenga la misma visibilidad que, por ejemplo, sí
tiene el departamento de Recursos Humanos, un elemento esencial en cualquier
organización al margen del sector de la industria en el que se desenvuelva.

El departamento de compras aún no tiene tal entidad: a veces se le confunde con la

oficina de atención al cliente; otras veces se piensa que está vinculado al marketing; y
otras tantas se la relaciona con la contabilidad o la gestión financiera.

¿Qué es el departamento de compras?

El departamento de compras es el área de la empresa, y todos los profesionales que la

forman, que tiene por objetivo resolver las necesidades de abastecimiento. En algunos
casos, se ocupará de la compra de materias primas, otras, de productos terminados. En
ambos escenarios, es crucial garantizar que cada operación:

 Se planifica teniendo en cuenta los objetivos de la empresa, entre los que se

encuentra satisfacer las expectativas de los clientes.
 Se lleva a cabo en condiciones de rentabilidad y calidad suficientes.
 Forma parte de un plan orientado a largo plazo con el proveedor, ya que es lo que
garantizará la alineación.

Asegurar la calidad en las entregas, la puntualidad en el abastecimiento, el cumplimiento

regulatorio de cualquier normativa exigible y, por supuesto, la idoneidad de los productos
o materiales para satisfacer la demanda son algunas de las cuestiones clave a tener en
cuenta.
¿Cómo se crea el departamento de compras?

El departamento de compras surge de la necesidad de la organización de optimizar la

función de abastecimiento y, al mismo tiempo, ganar en control sobre su cadena de
suministro.

Gracias a la labor de los profesionales de esta área se evitan las roturas de stock, se
consigue negociar las mejores condiciones para las compras, es posible alinearse con las
nuevas tendencias en la demanda y también resulta más fácil lograr la transparencia en
los procesos que exigen hoy día socios y consumidores y que se puede alcanzar con la
trazabilidad.

¿Qué es el control interno de compras?

En relación con esta necesidad surge en muchas organizaciones el control interno de

compras. Se trata de un equipo dedicado a la definición y aplicación de las políticas y
procedimientos que permitirán minimizar el riesgo y asegurar el cumplimiento, así como
también la rentabilidad de las operaciones.

¿Cuáles son las funciones básicas del departamento de compras?

Si bien el departamento de compras se relaciona con los aspectos mencionados

anteriormente, lo cierto es que es un área completamente independiente del resto, con
funciones y responsabilidades claras, y que juega un rol definitivo en el momento en que
una marca establece conexión directa con sus clientes.

Quizá no haya mejor manera de visualizar su importancia y el papel que juega dentro de
una empresa que repasando brevemente las funciones que se delegan en sus
responsables. A continuación, te describimos las más significativas

Evaluación de precios:

Su labor no sólo se centra en la adquisición de materias primas y la relación con los

proveedores. También es tarea de sus responsables evaluar si los precios de los insumos
con los que se fabrican los productos de una marca son los mejores, así como sus
condiciones y elementos añadidos. Esto es de vital importancia para cualquier empresa,
pero en especial para las más pequeñas, que siempre están en busca de los mejores
proveedores.

Aprovisionamiento de insumos y materiales:

En este caso, el departamento de compras asume dos labores esenciales: por un lado,
asegurarse que los materiales primarios para la elaboración de artículos o productos es la
que se requiere en cada momento y fase de la producción; por otro, tener control de las
existencias que ya se encuentran en los puntos de venta.

Administración y contabilidad:

La entrega de productos a los clientes en los plazos previstos no es una labor que se
realice por separado. Al ocuparse de esto, el departamento de compras tiene que trabajar
de la mano con el área contable, pues solo de este modo se garantizará un control eficaz
de la entrada y salida de productos y, como es obvio, de beneficios.

Cumplimiento de protocolos:

La acción de un departamento de compras siempre debe estar dentro del marco

corporativo de cada organización. Es decir, debe existir un protocolo tanto para la
adquisición de los materiales primarios como para la distribución de los artículos en los
puntos de venta. A los responsables de esta área les corresponde velar para que dicho
protocolo se cumpla y garantizar, siempre, la calidad de los procesos que tienen lugar
dentro de la empresa.

Por último, no se debe confundir un director de departamento de compras con la figura de

un encargado del suministro y la logística. Mientras el primero trabaja de la línea de
producción hacia arriba, el segundo se ubica de la línea de producción hacia abajo.

Cuáles son las funciones:

Obtención de materiales: Para una empresa manufacturera esto podría incluir materias
primas, pero también podría incluir herramientas, maquinarias o incluso los suministros
necesarios de oficina para el equipo de ventas y las secretarias.
En un negocio minorista, el departamento de compras debe asegurarse de que existan
siempre en los estantes o en los almacenes suficientes productos para mantener la tienda
bien abastecida.

Es especialmente importante mantener el almacén de inventario a un nivel razonable.

Invertir en exceso grandes montos de dinero en inventario podría generar problemas de
stock y una falta de capital para otro tipo de gastos, como investigación y desarrollo, o
publicidad.

Evaluar precios: Un departamento de compras se encarga de evaluar continuamente si

está recibiendo los materiales al mejor precio posible, para así maximizar la rentabilidad.

Necesita comparar los precios, para así poder encontrar los mejores proveedores con los
precios más sensatos para las órdenes del tamaño específico de la empresa.

El departamento de compras puede comunicarse con proveedores alternos, negociar

precios mejores para pedidos de mayor volumen o averiguar la posibilidad de obtener
productos con un precio menor de otras fuentes variadas.

Preaprobación de proveedores: El departamento de compras evalúa a los proveedores en

términos de precio, calidad, opiniones de los clientes y tiempo para completar los pedidos,
produciendo una lista de proveedores aprobados.
Seguimiento de los pedidos: Los pedidos se documentan con los formularios de órdenes
de compra. Estos especifican información importante sobre los materiales ordenados, así
como la cantidad solicitada.

Estos formularios se utilizan para garantizar que se reciban los productos pedidos y para
rastrear el tiempo que tardan los pedidos en completarse.

Trabajo de oficina: El departamento de compras maneja toda la documentación

relacionada con la compra y entrega de los materiales.

Esto representa trabajar en estrecha colaboración con el departamento de contabilidad,

de tal manera de garantizar que haya suficiente dinero para comprar los artículos, que el
efectivo fluya sin problemas y que se realicen a tiempo todos los pagos.

Cumplimiento de políticas: Antes de efectuar una compra, el departamento de compras se

tiene que asegurar de cumplir con las formalidades procedentes para la adquisición y la
aprobación del presupuesto, y debe asegurarse que los materiales son comprados
siguiendo la política general de la organización.

AREA DE COMPRAS: Aprovisionamiento y proceso de compra

A grandes rasgos, el proceso de compras comprende actividades asociadas con la

adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento global de una
empresa, mientras el departamento de compras supone acciones de compra,
almacenamiento y gestión de materias primas, productos o materiales destinados a
procesos productivos.

El objetivo es lograr que el producto final ante el cliente esté disponible en el momento
que se necesite, con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria y dentro del plazo
oportuno, evitando pérdidas y reduciendo costos considerablemente. Así, podría decirse
que las compras son sólo una parte de ese proceso.
Funciones, objetivos y procesos de compras y aprovisionamiento

Cabe mencionar que, dependiendo de la estructura de cada empresa, en ocasiones las

funciones de los departamentos de compras y área de compras pueden estar
interconectadas e incluso llegar a coincidir, aunque sus objetivos son diferentes:

Compras Departamento compras

FUNCIONES

·       Adquirir materiales con la calidad
adecuada para los fines a los que se
destinan.
·       Buscar proveedores competitivos y
gestionar relaciones efectivas.
·       Verificar el cumplimiento en calidad
y cantidad de los productos y servicios
adquiridos.
·       Buscar soluciones para mejorar los
costos de la organización.
·       Planificar y gestionar las compras
de materiales necesarios para la
elaboración o comercialización de los
productos.
·       Gestionar el almacenaje de
suministros y productos.
·       Controlar los inventarios para
conocer las existencias y mantener
stocks mínimos de cada material en
todo momento.
·       Generar mejoras y soluciones para
optimizar los flujos de suministros.

OBJETIVOS

·       Conseguir la mejor relación ·       Lograr un inventario suficiente para

calidad-precio. que la producción no sufra retrasos por
carencia de insumos o materiales.
·       Cerrar contratos y asignar
presupuestos. ·       Reducir la inversión en inventarios.

·       Homologar proveedores. ·       Establecer un sistema de

información eficiente.
·       Colaborar con las demás áreas de
la empresa. ·       Colaborar con el departamento de
compras.
GRAFICO DIFERENCIADOR ENTRE DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y AREA DE
COMPRAS.
GRAFICO DEL AREA DE COMPRAS