Las 10 funciones esenciales de un departamento de Recursos Humanos

1. Gestión administrativa de personal

Consiste en realizar tareas administrativas derivadas de la gestión del personal

como pueden ser nóminas, seguros sociales, contratos, tramitación de sanciones,
despidos, control horario…

2. Reclutamiento y selección de personal

La búsqueda del candidato ideal para cada puesto de empleo, siguiendo ciertas
pautas:

 Conseguir una base de CV para poder seleccionar candidatos

 Realizar pruebas de selección: Que validen las aptitudes y actitudes de cada
candidato según el puesto para el que vaya a ser seleccionado. Se puede realizar
todo desde la propia empresa o recurrir a una empresa externa como una ETT o
consultoría de Recursos Humanos que nos den apoyo en el proceso. Se puede
abrir un proceso de selección interno (promoción entre los empleados de la
empresa) o externo (buscar nuevos trabajadores).
 Acogida del nuevo empleado: Una vez seleccionado el candidato que pasará a
formar parte de la empresa, hay que llevar a cabo el plan de acogida e
incorporación de nuevos trabajadores para que se adapten adecuadamente al
puesto.

3. Formación y desarrollo profesional

Necesitamos que los trabajadores sean 100% eficientes, es decir, conlleva formar
adecuadamente a los trabajadores para que desempeñen con éxito sus funciones,
eviten accidentes y desarrollen todo su potencial como profesionales. Existen
diversas situaciones en las que es necesaria la formación por parte del
departamento de recursos humanos como:

 Incorporación de nuevos empleados

 Promociones o ascensos de trabajadores
 Actualización y reciclaje de conocimiento de los trabajadores

4. Relaciones laborales

El departamento de recursos humanos también se encarga de resolver conflictos

que pueda haber dentro de la compañía y llevar a cabo las negociaciones de
convenios colectivos con el comité de empresa.

5. Prevención de riesgos laborales (PRL)

La empresa debe realizar una serie de actividades que implique cumplir con la
normativa en prevención de riesgos laborales y medio ambiente, con el fin de
evitar accidentes y prevenir enfermedades profesionales (derivadas del puesto
de trabajo).

6. Evaluación del desempeño

Es importante llevar a cabo un control de la actividad que realiza cada empleado

y comprobar si las políticas aplicadas son las correctas.

Esta tarea se lleva a cabo con todos los trabajadores de la compañía, por
departamentos y bajo la supervisión del jefe de cada uno de ellos. Este proceso
implica; Recoger información del puesto y los trabajadores, realizar un
seguimiento personalizado del empleado y entrevistarle. Con la información
recogida, se elaborará un plan de mejora que optimice el rendimiento y solucione
los problemas existentes.

7. Beneficios Sociales

Consiste en tratar los asuntos derivados de los beneficios sociales que se otorga
a los trabajadores. No existe una normativa explícita al respecto, sino que cada
compañía decide si se ofrecen o no y en qué condiciones. Hablamos de temas
como: Seguro médico privado, servicio de guardería, ticket restaurant…

8. Planificación de la plantilla

Es necesario conocer las necesidades reales y futuras de la empresa e ir

adaptando el personal a las mismas.

9. Análisis de puestos de trabajo

Consiste en un estudio pormenorizado de cada puesto de trabajo, con las

funciones que van a desempeñar, las capacitaciones que debe tener la persona
que lo lleve a cabo, la evaluación de riesgos de cada puesto… todo ello con el fin
de cumplir con la normativa y optimizar el rendimiento por puesto de trabajo.

10. Descripción y retribución del puesto de trabajo

A través de la elaboración de una ficha técnica de cada puesto de trabajo según

su análisis previo, determinaremos cuál será su retribución; Según sus
funciones, responsabilidades, riesgos… De esta forma si se va a contratar a
alguien, ya se conoce qué es lo que se le va a ofrecer y qué es lo que se está
buscando.
 Funciones Dpto. de Compras

1. OBTENCIÓN DE MATERIALES → Un aspecto clave del puesto

de compras.
Cuando hablamos de la obtención de materiales dentro del departamento de
compras, solemos asociarlo de manera instantánea a la obtención de materias
primas. No obstante, esta visión del concepto resulta algo simplificada, ya que
las funciones del departamento de compras dentro de esta cuestión van mucho
más allá.
Las actividades de un comprador o un equipo de compras dentro de una empresa
engloban desde materias primas a herramientas, maquinarias o incluso
suministros necesarios de oficina para el departamento de ventas o cualquier
otro sujeto de nuestro organigrama empresarial.
La gestión de compras e inventarios es un aspecto clave dentro de esta función.
Debemos mantener un nivel razonable de stock en nuestro almacén, pues la
inversión de importantes montos económicos con el objetivo de reducir el precio
puede generar problemas de stock o falta de capital a largo plazo en la
compañía, lo cual dificulta las tareas de otros departamentos, como por ejemplo,
el departamento de ventas de una empresa.

2. EVALUAR PRECIOS → La importancia de comprar objetivos.

Una de las principales funciones del área de compras es evaluar si está
recibiendo los mejores materiales para el desarrollo de su actividad y al mejor
precio posible, consiguiendo así la máxima rentabilidad para su núcleo
empresarial.
A estas alturas de la partida resulta fundamental desprendernos de esa arcaica
cultura empresarial en la cual el precio más bajo era el único valor a tener en
cuenta. Desarrollar lo que se conoce como «compra estratégica» será clave para
optimizar el resto de funciones del departamento de compras de una empresa.

En el lado opuesto de la moneda, los expertos encargados de establecer los

objetivos del departamento de compras denominan a esta cuestión como “Costes
de mala calidad”. ¿Te gustaría saber un poco más? Aquí tienes un artículo
de nuestro blog especializado escrito por los profesionales de Avanti – Lean.
El precio al que adquiramos nuestros productos puede influir de manera decisiva
sobre las funciones del departamento de ventas. Son por ello cada vez más las
personas que entienden que los objetivos del departamento de ventas y compras
nunca pueden ser contrapuestos, sino una simbiosis que trabaja por el beneficio
de una misma corporación de manera necesaria.
3. RELACIÓN CON PROVEEDORES → Administración de compras
e inventarios.
La búsqueda y evaluación de proveedores representa una de las cuestiones que
más ha variado dentro de las funciones del departamento de compras en los
últimos años. La necesidad de colaborar con diferentes empresas proveedoras
para el desarrollo de una misma actividad empresarial ha supuesto que el
programa de compras de una empresa se reinvente casi desde 0.
Podríamos dedicar un libro entero a esta cuestión (De hecho aquí te dejamos
nuestro e – book sobre la importancia de la homologación de proveedores). No
obstante, hay una idea que se impone de manera suprema dentro de este
apartado → Gestiona a tus proveedores antes de que ellos te gestionen a ti.
Otro aspecto que influye de manera decisiva en las funciones del departamento
de compras es la responsabilidad legal que recae sobre todas
aquellas actividades desarrolladas por nuestra cartera de proveedores para el
desarrollo de nuestra actividad principal (Artículo 43.1 F de la Ley General
tributaria / Artículo 42.2 del Estatuto de los trabajadores).
Sin profundizar en cuestiones jurídicas, esta situación ha supuesto que cada vez
sean más los sujetos que conforman el organigrama del área de compras que se
apoyan en recursos electrónicos que les permitan llevar a cabo esta cuestión de
manera simplificada, dejando en el olvido los arcaicos Excell y check list que
resultaban poco seguros para su empresa.
Ejemplo de esto es el módulo Q+ de Avanti – Lean, que permite centralizar toda
la información de nuestra cartera de proveedores en un mismo software de
compras, al tiempo que desarrolla un sistema de alarmas personalizado a las
necesidades de tu empresa en caso de que alguno de tus proveedores incumpla
lo establecido por tu compañía en el pliego de condiciones.
Y es que aunque el desarrollo de las funciones del departamento de compras
siempre estarán cargadas de problemas o incidencias, depende de nosotras
convertir estas situaciones en una oportunidad de empoderamiento del
departamento dentro de la compañía, realizando una perfecta gestión de
incidencias y resaltando así el plan del trabajo de compras.

4. Trabajo administrativo → Importancia de la gestión de compra

El trabajo de oficina, o trabajo administrativo en su defecto, constituye el manejo
de toda la documentación relacionada con las acciones de compra realizadas por
nuestra empresa, así como el seguimiento de pedidos para garantizar el stock de
almacén.
Y si bien esta es una de las funciones del departamento de compras más
tradicionales, de un tiempo a esta parte ha empezado a convertirse en un
problema. ¿Un problema? No las tareas en sí, sino el tiempo que dedicamos a
estas, que aminoran el tiempo real disponible para alcanzar los objetivos del área
de compras.
Las funciones del departamento de compras deben ir siempre enfocadas a ofrecer
un valor real a la corporación en su globalidad. Y si bien las tareas
administrativas son necesarias, el exceso de tiempo dedicado a ellas elimina por
 completo la posibilidad de implementar los objetivos del departamento de
compras de una empresa.

El resto de sectores del organigrama empresarial han entendido a la perfección

la importancia de la digitalización para mejorar los procesos productivos. Y
aunque dentro de las funciones del departamento de compras es cada vez más
habitual empezar a hablar del concepto compras 4.0, resulta absurdo negar la
presente resistencia que aún se palpa en algunos directores de compras.
No obstante, es importante ser conscientes de que digitalizarse ya no es una
opción. Y es en este punto donde probablemente resida el éxito de Avanti – Lean
, cuyo bagaje profesional está cargado de numerosos casos de éxito de
empresas que han optimizado las diferentes estrategias del departamento de
compras de su empresa gracias a nuestros servicios.
Desde nuestro módulo para agilizar la gestión de contratos hasta la plataforma
de portal de proveedores que permite aumentar la transparencia en las acciones
realizadas por nuestro departamento de compras. Nuestros ingenieros de
compras cuentan con un amplio expertise que les ha servido como claro signo
distintivo frente a otras empresas de la competencia.

Funciones Dpto. de Tesorería

¿Cuáles son las tareas del departamento de tesorería?

En primer lugar, detallamos las principales funciones del departamento de

tesorería, en las que todos los expertos insisten por su influencia en el
funcionamiento y crecimiento de cualquier PYME. Son estas:

1. Garantizar la solvencia de la empresa. Esta es la función principal de la

tesorería, hacer que un negocio disponga de medios para afrontar sus
compromisos de pago en cualquier momento. Implica, por supuesto, los que
estaban planificados, pero también los que pueden surgir de improviso en un
momento dado. Estos fondos deben servir no sólo para resolver el pago de la
cantidad reclamada, además deben estar disponibles en fecha y en el lugar
adecuado. También han de tener en cuenta la divisa de pago. En resumen, tienen
que satisfacer el cuándo, dónde y cómo.
2. Colaborar en el mantenimiento de relaciones fluidas y estables tanto con los
agentes financieros como con los departamentos de la propia empresa, para sacar
el máximo provecho de las ventajas de este trato preferencial en caso de
necesitarlo.
3. Evitar situaciones de dificultad de financiación para la empresa, teniendo
previstas líneas de actuación viables para usarlas si es preciso.
4. Mantener la alerta para que no se encarezca la financiación. Tener controladas
las fechas de pagos, los vencimientos de responsabilidades fiscales, etc., de forma
que no haya que añadir penalizaciones, recargos o tasas extra por quedarnos
deudores en las cuentas o pagar fuera de plazo.
5. Impedir que la empresa llegue a la suspensión de pagos. Seguro que ni te lo
planteas y está bien que así sea, pero tampoco debes cerrar los ojos a datos como
que entorno al 75% de las situaciones concursales de las PYMES son
consecuencia de una falta de liquidez prolongada. La mejor forma de no verte
inmerso en una suspensión de pagos es tener un departamento de Tesorería
vigilante y eficaz.
6. Cuidar a los proveedores, más si nos movemos en un ámbito en el que su número
es reducido y la posibilidad de encontrar recambios o sustituirlos se hace muy
dificultosa. Se tienen que promover unas comunicaciones fluidas para estar al
día de cualquier cambio y con disponibilidad a hacer que se sientan parte de
nuestro proyecto.
7. Reducir al mínimo los costes administrativos y optimizar la gestión del tiempo
que se invierte en las tareas de tesorería. Al final, en una empresa todo tiene una
traducción monetaria. Más tiempo dedicado, más caras salen las cuentas. Más
burocracia y trámites complejos, más repercusión en el bolsillo de la empresa.
Aquí es importante disponer de herramientas informáticas y programas de
gestión de máxima calidad, mucho trabajo se puede automatizar con el
consecuente ahorro de tiempo y esfuerzo.
8. Fijar claramente los límites de actuación de la tesorería. En muchas empresas
es un departamento “cajón de sastre”, dónde acaban confluyendo las más
variadas acciones. Esto es improductivo, por eso entre las funciones del
departamento de tesorería está la delimitación de sus tareas.