Cuáles son los principales objetivos del departamento de compras

La gestión de compras es un departamento responsable de la buena organización para realizar

con éxito las actividades de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos
los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se
encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa. Asimismo, también es responsable
de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de
desarrollar una buena negociación con proveedores.

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 1 ¿Qué es el departamento de compras?

 2 ¿Cuál es el objetivo principal del departamento de compras?

 3 Qué relación tiene la gestión de compras y la logística

o 3.1 ¿Cuáles son sus diferencias?

o 3.2 ¿Cómo se relacionan la gestión de compras y logística?

 4 ¿Cuál es la estructura del departamento de compras?

 5 ¿Qué funciones tiene el departamento de compras?

o 5.1 Garantizar que se cumplan los plazos de entrega

o 5.2 Análisis de precios

o 5.3 Encargarse del aprovisionamiento de materiales

o 5.4 Controlar la gestión documental y administrativa de las compras

o 5.5 Integrar el departamento de compras al resto de departamentos

 6 Sistema de compras: ¿Cómo optimizarlo?

 7 Otros objetivos que persigue el departamento de compras

 8 Negociación con proveedores, pieza clave en el departamento de compras

¿Qué es el departamento de compras?

El departamento de compras es el conjunto de profesionales que se encargan de adquirir las

materias primas, productos semi-acabados y servicios necesarios para el funcionamiento de la
empresa. Por tanto, se trata de un área clave para garantizar el éxito y la optimización de todas las
fases sucesivas en la cadena de suministro.

Aunque la misión de este departamento tendemos a asociarla únicamente a la compra de

materias primas, herramientas o suministros, lo cierto es que las funciones y objetivos del
departamento de compras abarcan mucho más. Detrás hay un serio trabajo administrativo, se
debe cuidar la relación con los proveedores, evaluar los precios y gestionar todo el proceso hasta
llegar a la fase de producción con el mayor control posible.

¿Cuál es el objetivo principal del departamento de compras?

Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a buen precio y
en buena calidad. Esa es su misión.

Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo primordial del
mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten,
los repuestos, etcétera, tengan una continuidad evitando, así, posibles roturas de stock. Siempre
que se cumpla esta condición, el objetivo principal que cualquier empresa pretende conseguir no
es otro que reducir el costo final de los productos. Además, los otros objetivos que detallamos a
continuación harán que aumente el éxito del departamento de compras en cualquier empresa.
Pero, luego lo veremos.

En la gestión de compras lo que más se prioriza es controlar el costo de los bienes y servicios.
Conseguir que estos se reduzcan puede suponer un aumento en la productividad y, por
consiguiente, una mayor rentabilidad de las operaciones. Es por esto que cobra un importante
valor el hecho de realizar evaluaciones del precio de manera constante para ver si se están
recibiendo los materiales al mejor precio posible.

En el caso de empresas pequeñas, el trabajo se centra en la comparación de precios para

encontrar el mejor precio del mercado sin renunciar a la calidad que, previamente, han
establecido.

En las grandes compañías no dejan de lado estos aspectos, pero hacen más hincapié en conseguir
descuentos por grandes cantidades.

En resumidas cuentas, para las grandes empresas negociar por volumen de compra a partir de un

buen control del inventario es lo ideal; en cambio, para las pequeñas o medianas empresas, lo
mejor es escoger aquellos proveedores que nos permitan negociar los precios.

Qué relación tiene la gestión de compras y la logística

Ahora que ya sabemos exactamente lo que significa el departamento de compras y su gestión,

tienes que conocer qué relación guarda con la logística o en qué se diferencian. Y es que ya de por
sí las cadenas de suministros continúan generando una gran confusión entre los profanos en la
materia. No es para menos, pues se trata de una cuestión de gran complejidad en la que se hallan
implicados actividades y procesos que, a su vez, son también complejos.

¿Cuáles son sus diferencias?

A diferencia de la gestión de compras, la logística está relacionada con la distribución de productos

y/o servicios. El modo en que gestionemos dicha distribución desde su expedición hasta su
recepción dependerá de la gestión logística. Aquí se incluye el diseño y ejecución de estrategias de
distribución o la evaluación de la satisfacción de los consumidores.

¿Cómo se relacionan la gestión de compras y logística?

La logística implica también la gestión de stocks, lo cual depende, a su vez, de la gestión de
compras, cuyo departamento debe hacerse con los bienes y servicios que precisa la empresa y
tiempo y forma para garantizar el abastecimiento necesario. 

Así que, este sistema de compras comprende, por una parte, una función de adquisición y, por
otra parte, de apoyo al resto de operaciones. En lo que respecta a esto último, el departamento
de compras también debe dedicarse a integrar sus flujos de trabajo para asegurarse que el
producto llega al consumidor. Para ello, deberá mantener una comunicación constante con los
operadores del área logística y obtener la información que ellos generan.

¿Cuál es la estructura del departamento de compras?

Para empezar, la manera en la que esté estructurada una empresa a nivel organizativo es
fundamental para favorecer el desarrollo de trabajo. Es por esto que hay que definir claramente
cuál es la posición del departamento de compras en la estructura organizacional de la compañía,
así como su relación con los demás departamentos. Así algunas tareas podrán estar centralizadas y
otras descentralizadas, pero lo más recomendable es que esta estructura se defina por un
principio de sencillez y de flexibilidad.

Lo más idóneo es que esta estructura esté orquestada de la manera más horizontal posible, de
manera que el trabajador no perciba una cadena de mandos y control demasiado larga, ya que así
habría demasiadas reglas, trámites y limitaciones. Esto es lo que debemos evitar, ya que no se
puede perder de vista los fines que persigue este departamento.

El mejor modo de llevar a cabo las funciones del departamento de compras con eficacia es que
esté en continua coordinación con los flujos comerciales de la empresa, de manera que se pueda
planificar las compras necesarias y detectar los cambios en el mercado. Para ello, el intercambio
de información y la transparencia en cada una de las etapas y de los departamentos de la cadena
de suministro son claves.

Por tanto, para que el funcionamiento del departamento de compras sea verdaderamente
productivo, debe asentarse en él una adecuada interiorización de su jerarquía y estructura, pues
debe concebirse como un nexo entre la fábrica y los proveedores externos. Esta gestión puede
suponer reducir los costos de producción de manera considerable, por lo que el trabajo de control,
gestión y organización es muy importante en este departamento.

Así es como en la estructura interna del departamento de compras se coordinan todas sus
tareas, especificando sus diferentes fases: preparación de ofertas, investigación de mercado,
identificación y selección de proveedores (para lo que se precisa de un proceso de negociación de
compra fundamental), emisión del pedido y seguimiento y control de la compra.

A su vez, el departamento de compras puede componerse de distintas delegaciones en función

del tipo de compra a realizar. De este modo, debemos distinguir entre el departamento de
compras de materias primas del de productos de consumo interno (por ejemplo, materiales de
oficina o de mantenimiento), así como de la delegación de compras de bienes de equipo (todos
aquellos de naturaleza técnica que son necesarios para el proceso de fabricación).
Todos los bienes y recursos adquiridos se almacenan en el almacén, para que sean posteriormente
repartidos por los departamentos requeridos.

¿Qué funciones tiene el departamento de compras?

Además de la negociación con los proveedores y hallar la mejor estrategia para reducir los costos,
¿qué otros aspectos debemos considerar dentro de las gestiones de las que se responsabiliza este
departamento?

Garantizar que se cumplan los plazos de entrega

Muchas veces hay imprevistos que hacen que se incumplan los plazos de entrega, lo cual suele
generar pérdidas en la empresa que en ocasiones resultan incalculables. Los tiempos de
producción se alargan, el stock se reduce y todo ello interfiere en los plazos de entrega de la
distribución de mercancías. Es por ello que resulta imprescindible gestionar estos
incumplimientos, de manera que en el caso de que ocurran, las pérdidas dañen a la empresa y a su
relación con los clientes lo menos posible.

Análisis de precios

Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos. Esta función está vinculada
con la negociación de proveedores y el objetivo de reducir costes siempre que sea posible.
Comprar a un precio muy elevado repercutiría considerablemente en la rentabilidad de la
empresa.

Sin embargo, hay que comprar las materias que garanticen el cumplimiento de calidad requerido
para satisfacer a los clientes, tratando de hallar un equilibrio entre el departamento de compras y
el departamento de ventas.

Por tanto, el análisis de precios debe ir acompañado de lo que se conoce como compra
estratégica.

Encargarse del aprovisionamiento de materiales

Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar todos los materiales necesarios
para poder cumplir con las tareas marcadas. En este punto se contemplan tanto maquinarias
como materiales, es decir, todo lo que de una manera u otra interfiera en la creación de los
productos.

Además de ello, se encargan de que el almacén de dichos productos se realice de una manera
lógica, que sea fácilmente entendible y, por supuesto, que guarde una buena relación de
productos en stock. Este último punto es de vital importancia para estar siempre abastecido y no
propiciar una rotura de stock. Eso sí, todo ello sin generar un sobre coste asociado a los costes de
almacenaje del stock.

Para un correcto aprovisionamiento de materiales podemos recurrir a numerosos sistemas de

automatización con los que podamos hacer frente a las demandas de los clientes de una manera
más controlada. La razón es que como responsables del aprovisionamiento en la cadena de
suministro hay que procurar el mejor servicio a un coste inferior, en la calidad prometida y
teniendo en cuenta las correspondientes previsiones de las ventas y el trabajo de los demás
departamentos.

Controlar la gestión documental y administrativa de las compras

Así mismo, es preciso asegurar que todo el producto adquirido cumple con los estándares precisos
y con la política de compras de la empresa.

En cada compra el departamento debe encargarse de un control documental, esbozando los

protocolos que pueda agilizar el proceso. No solo es un proceso importante para cumplir con los
objetivos de la empresa, sino también para la elaboración de informes periódicos en los que se
detalle la gestión de compras y la justificación de todas sus actividades.

Todo ello debe ir de la mano de una adecuada digitalización y la implantación de una solución
tecnológica adecuada que reduzca el margen de errores y automatice los flujos documentales.

Integrar el departamento de compras al resto de departamentos

La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las empresas, sino que debería formar
parte del puzzle empresarial. El departamento de compras está estrechamente unido a estos otros
departamentos:

 Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de
material, las entradas y las salidas.

 Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos

departamentos.

 Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas para saber cuál es la
demanda de mercado y estimar el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.

 Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable. Es

fundamental que  los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del
capital de trabajo que se requiere.

 Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es

fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. Este debe estar
convenientemente cualificado y distinguir diferentes tipos de perfiles (gerente de
compras, comprador, asistente administrativo,…).

El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de las empresas, y las decisiones

que toma este departamento son fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas
empresas. Por ello, es de vital importancia plantear un diagrama de flujo del departamento de
compras que abarque todo el proceso y que deje claro todos los pasos a seguir. De esta forma, y
gracias al diagrama de flujo del departamento de compras, se conseguirá una estructura más clara
y definida y una mejor gestión de compras, del tiempo y los recursos, con el impacto que esto
puede tener también sobre los costes del departamento.

En definitiva, la gestión de compras pasa por una serie de responsabilidades cuyo objetivo reside
en que la negociación con proveedores sea lo más excelente posible para las dos partes. De esta
forma, logramos generar valor tanto para los agentes que intervienen dentro de la empresa como
para aquellos que lo hacen de manera externa.

Sistema de compras: ¿Cómo optimizarlo?

Como habrás ido comprobando a lo largo de este post, el sistema de compras forma parte de uno
de los procesos más estratégicos y determinantes para la supervivencia del negocio. Influye en
cómo nos enfrentamos al mercado y nos diferenciamos de la competencia. De hecho, una mala
gestión del sistema de compras podría traducirse en serios problemas para la cadena de
suministro: rotura de stock, acumulación de activos que no se venden, problemas de liquidez,
pérdida de calidad de los productos, mala imagen de la marca, etc.

Así, pues, conviene tener en cuenta algunas de las siguientes consideraciones para optimizar el
funcionamiento del sistema de compras e incrementar su eficacia. 

 Mejorar los procesos de abastecimiento estratégico

El éxito del sistema de compras no puede ser real si no seguimos una buena alineación con el
negocio y otros procesos. Si sentimos que nos quedamos estancados hay que impulsar el
rendimiento, incorporar técnicas innovadoras, mejorar las prácticas que hemos ido desarrollando
(apoyo de plantillas, recursos multimedia, mayor viabilidad online, etc.).

 Gestionar el rendimiento de las relaciones con los proveedores

No es lo mismo gestionar relaciones con los proveedores que evaluar los progresos y sacar el
máximo partido de las reuniones que hagamos con ellos. Para ello, estas son algunas
recomendaciones:

 Haz uso de las métricas de valor

 Aprovecha los beneficios de un feedback constructivo y bidireccional

 Organiza las distintas categorías de los proveedores para ganar en visión.

 Obtener un mayor refuerzo de la tecnología

Para lograr óptimos resultados del sistema de compras conviene apoyarse en los recursos
tecnológicos. Ganaremos en visibilidad, integración de actividades y agilidad, por lo que es más
que recomendable emplear la tecnología para aumentar la transparencia en las operaciones.
Además, nos será de gran ayuda para mejorar en innovación.

 Buena gestión del ciclo de vida de los contratos

No basta con gestionar el rendimiento de la relación con los proveedores y olvidarse. Para tener
bajo control el ciclo de vida de los contratos, es preciso:

 Fomentar prácticas que ayuden a recabar información con precisión.

 Someter los contratos a revisión periódica para procurar que sigan siendo factibles y no
nos pille desprevenidos
  Tomar medidas de ajuste para adaptarnos a las pautas dadas por los procesos de
abastecimiento ideados estratégicamente.

 Evitar un sistema de compras rígido

Siempre y cuando sea necesario, hay que plantear un modelo de gestión de compras más
centralizado, ya que podremos obtener un mayor control de todo. No obstante, no hay que tener
miedo a crear una estructura propia, sino más bien una que esté a medio camino entre un modelo
centralizado y el descentralizado, ya que depende de lo que sea más conveniente para adaptarse
mejor a las circunstancias.

 Mejorar la capacitación del equipo en el sistema de compras

Para contar con un equipo cualificado y con motivación no basta con hacer buenas contrataciones
y delegar nuestras responsabilidades en sus funciones. Hay que actualizar sus cualificaciones
invirtiendo en la formación, adecuando los programas de desarrollo de carrera a las nuevas
realidades en respuesta a las necesidades actuales. 

De esta forma, conseguiremos una organización de mayor talento. Ahora bien, ya en los niveles
ejecutivos es crucial predicar con el ejemplo, compartiendo el gusto por el aprendizaje continuo
con el resto de miembros del equipo.

Otros objetivos que persigue el departamento de compras

Como siempre, es imprescindible marcarse unos objetivos para saber si el departamento en sí

cumple sus funciones y va según lo previsto y, con los objetivos de compras no podía ser
diferente. Son muchos los objetivos del área de compras que puedes marcarte, siendo los
siguientes algunos de los más importante.

 Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de distribución. Este es quizás uno

de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.

 Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar que

nunca se produzcan roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en marcha.

 Aumentar la rotación de activos.

 Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca se van a
quedar sin stock.

 Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir el resto
de objetivos del área de compras.

 Velar por una correcta integración con el resto de departamentos de la empresa.

 Mantener el registro de los datos actualizado.

 Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

Estos objetivos de compras son orientativos y, para que sea fiel con la empresa deberán
involucrarse a nivel general y, por supuesto, que estén coordinados con el resto de objetivos de
otros departamentos.

Lo que es evidente es que para conseguir todos estos objetivos los responsables de compras
están en continuo contacto con varios proveedores, negociando siempre los mejores precios o
buscando las soluciones más adecuadas a precios más razonables.

¿Cómo se lleva a cabo una buena negociación con los proveedores?

Negociación con proveedores, pieza clave en el departamento de compras

Que los proveedores son de suma importancia para la prosperidad de una empresa no es algo que
pasa desapercibido. Un preciso funcionamiento de las operaciones que se dan en el suministro de
materias primas pasa por una buena negociación con proveedores: tomar bien las riendas para
llegar a un acuerdo satisfactorio e identificar las mejores oportunidades.

El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con los proveedores sean
exitosas o no. Hay que intentar escuchar a los proveedores y saber llegar a un acuerdo que nos
permita negociar el mejor precio posible. 

Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros en caso de
que los materiales que  necesitemos escaseen y los demanden varias empresas. En este punto es
imprescindible realizar una buena negociación con proveedores, ya que esto ayudará al mejor
funcionamiento de la empresa en general, consiguiendo un departamento de compras más
eficiente y eficaz.

 Estudia tus fortalezas y valor como clientes para desarrollar tu negociación.

 Busca las mejores alternativas para reducir el coste e infórmate sobre las demás ofertas.

 Crea un equipo de negociación con el que dirigir tus técnicas negociadoras y actuar con
mayor rapidez y resolución.

 Accede al control del proceso: Conoce cómo será entregado el producto y las condiciones
de pago.

La estrategia del departamento de compras será clave para salir ventajosos, ya que se buscarán 
alternativas de suministro para que aumente la capacidad de negociación y, así, minimizar el
precio/costo de los materiales. Será clave para nuestra estrategia de compras el tipo de producto
que tengamos que adquirir, veáse la diferencia entre un departamento de una empresa de
alimentación como Carrefour o Mercadona y las compras de un hotel.

¿Cómo gestiona el departamento de compras la negociación con proveedores?

Para asumir este reto con responsabilidad y eficacia, un departamento de compras debe asumir
las siguientes funciones:
  Evaluar y elegir a los proveedores más adecuados.Hay que investigar y seleccionar a
aquellos vendedores que se ajusten más a sus necesidades dejando de un lado los asuntos
personales. El departamento de compras debe entender de todas y cada una de las
actividades que se realicen en la empresa, pues será el encargado de comprar desde los
ordenadores para la oficina hasta el material necesario para fabricar los productos que la
empresa ofrece. Es lógico que no entienda de todos los procesos que se llevan a cabo en la
empresa, pero para eso deberá tener una fluida y estrecha relación con los responsables
de cada actividad para que así evalúe correctamente a los proveedores y seleccione a los
más adecuados.

 Revisa especificaciones. Es responsabilidad del departamento de compras exigir a los

proveedores unas especificaciones en los productos que van a adquirir, y por supuesto
también será su responsabilidad controlar que se cumplen.

 Ser el contacto directo con los proveedores. Ningún otro departamento ni responsable

debe contactar con un proveedor a no ser que pase antes por la aprobación del
departamento de compras. Esto es así porque nadie más que este departamento conoce
las condiciones, los días de entrega y los precios que se han acordado con ese proveedor.
Además, es tarea del departamento de compras conocer cómo están los inventarios de
materias primas para que no se llegue a la situación de tener que pedir de forma
repentina algún material, sino que siempre debe prever y avisar al proveedor con
antelación.

 Adjudicación de contratos a proveedores. Dentro de la negociación con proveedores el

departamento de compras debe llegar a un acuerdo contractual con ellos y velar y
controlar que estos se cumplen en todas la operaciones que se realicen con dicho
proveedor. Del mismo modo, el departamento de compras será el responsable de
determinar de qué modo se van a adjudicar estos contratos o cuántos proveedores va a
requerir.

Por lo tanto, se puede afirmar que la gestión de compras tiene una incidencia bastante grande en
la calidad de los productos que la empresa fabrica. Así pues, debido a la importancia que tiene
este departamento, su responsabilidad para negociar con los proveedores y establecer
colaboraciones con ellos no será menos.