IESN7 POPULORUM PROGRESSIO INTELA

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
U.6: DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
PARTE 2

DOCENTE: Alvarado Cristian Fernando

 ELEMENTOS CONSTITUTIVOS

FLUJO DE TRABAJO

PERSONAS TECNOLOGIA

FLUJO DE
INFORMACION
 REQUISITOS DE DISEÑO

Efectividad
“Enfoque en los objetivos – hacer las cosas que se
deben hacer”
Los sistemas administrativos deben posibilitar la interrelación de los diferentes
sectores y operaciones con tal de que las tareas se realicen en tiempo y forma
Para que los objetivos sirvan de referencia deben traducirse a metas. La concreción
de las metas depende de los recursos necesarios y de la forma en que se realicen las
actividades necesarias para alcanzar las metas; esto ultimo debe ser considerado al
diseñar los sistemas administrativos
Por ejemplo: Para fabricar una x cantidad de productos, se deberá contar con los
insumos en determinadas cantidades y en ciertos plazos.
 REQUISITOS DE DISEÑO

Eficiencia
“Enfoque en los recursos – hacer las cosas bien”
No es hacer pantalones (hacer lo que corresponde), es hacer pantalones utilizando
de la mejor manera posible los recursos. Una mayor eficiencia puede lograrse
disminuyendo las cantidades de materia prima que se consumen
Un sistema será mas eficiente cuando el diseño permita la ejecución de la tarea en
menor tiempo por requerir menos pasos, contar con procedimientos mas simples o
usar medios electrónicos y además con menor costo de procedimiento electrónico,
de personal, formularios y de espacio en archivos, entre otros

Eficiencia Productividad Costos + Ingresos

 REQUISITOS DE DISEÑO

Calidad
En el diseño de sistemas debe considerar:

- Procedimientos, formularios, etc

- Medición de tiempos de proceso
- El flujo continuo y calidad de información
- Personal capacitado
- Equipamiento apropiado para las operaciones
 REQUISITOS DE DISEÑO
Creación de Valor
La cadena de valor incluye las actividades que exigen
coordinación. La adecuada coordinación reduce costos,
mejora el control y sustituye actividades innecesarias.
 REQUISITOS DE DISEÑO
Transparencia

Los sistemas de información deben actuar como soporte y

refuerzo de los valores establecidos y servir para su control
efectivo por parte de todos los participantes, es decir: dar
transparencia a la operatoria de la empresa
 PAUTAS DE CONTROL INTERNO

Control interno: Sistema coordinado de reglas y

procedimientos que sirven como marco de referencia a las
decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la
organización y procurando obtener específicamente tres
cosas:
1) Eficiencia de las operaciones
2) Confiabilidad de la información
3) Protección del patrimonio
PAUTAS DE CONTROL INTERNO

NORMAS GENERALES Y PARTICULARES

- Separación de funciones
- Asignación de responsabilidades
- Niveles de autorización
- Seguridad en el manejo de activos
- Diseño de formularios
- Control de formularios y comprobantes
- Integridad de la información
EL IMPACTO DEL CAMBIO TECNOLOGICO
INFORMATICA Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
- Operaciones mas rápidas y ejecutadas en forma simultanea
- Eliminación de formularios
- Mayor capacidad de archivo de información
- Transmisión de datos entre distintos procesos
- Información apropiada y oportuna para la toma de decisiones
- Control automático de las actividades
- Apoyo a los empleados en la ejecución de la tarea
- Redistribución de la carga horaria
 DIAGRAMAS Y MANUALES
DIAGRAMA DE BLOQUE GLOBAL

Podemos tener una visión sintética de UN sistema administrativo. Es

un grafico global donde se presentan en cuatro rectángulos las
entradas de información, los procesos que se realizan, los archivos
que se utilizan y las salidas finales de información
 DIAGRAMAS Y MANUALES

DIAGRAMA DE BLOQUE DETALLADO

Diagrama en bloque pero con mayor grado de detalle. Se

puede desagregar el sistema en los distintos módulos que
lo componen y representarlos
 DIAGRAMAS Y MANUALES
DIAGRAMA DE BLOQUE DETALLADO
MODULOS ENTRADAS ARCHIVOS PROCESOS SALIDAS
Detección de la necesidad - Vale de pedido - Stock de materias - Verificación de - Solicitud de compra
de compra - Requerimiento de primas y materiales existencias
sectores - Requerimiento de
compra

Selección de proveedores y - Solicitud de compra - Registro de - Selección de - Pedido de cotización

pedido de cotización proveedores proveedores
- Catálogos guías etc - Emision de pedidos

Adjudicacion - Cotizacion de - Solicitudes de compra - Selección entre ofertas - Plantillas análisis de

proveedores pendientes recibidas cotizaciones
- Informe de
adjudicación

Colocacion de la orden de - Informe de - Registro de - Emision de orden de - Orden de compra

compra adjudicación proveedores compra
- Antecedentes de
adjudicación

Recepcion - Remito del proveedor - Ordenes de compra - Control de cantidad y - Informe de recepción
calidad
- Remision a almacenes

Registracion - Informe de recepción - Ordenes de compra - Valorizacion de bienes - Asiento de cuentas a

pendientes recibidos pagar
- Registracion provisoria
 DIAGRAMAS Y MANUALES
DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL

Útil para tener una visión global del sistema sin entrar en
detalles. Se compone de un cuadro con columnas en las
que se indican los sectores intervinientes; dentro de cada
columna se describen las operaciones que se realicen en
ese sector. Los símbolos de operaciones se conectan entre
si por líneas que representan el traslado de información. Se
lo conoce también como mapa de proceso
 DIAGRAMAS Y MANUALES
DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL
 DIAGRAMAS Y MANUALES

CURSOGRAMA

“Es la representación grafica de un procedimiento”

Mediante un conjunto de símbolos permite representar en
detalle la secuencia de actividades, los soportes de
información y los archivos utilizados
DIAGRAMAS Y MANUALES
CURSOGRAMA