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Ver 12.05.58
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Contenido
GENERALIDADES...................................................................................................................................................................3
Ingreso a Sistema..............................................................................................................................................................3
Funcionalidad de la Herramienta..........................................................................................................................................4
MODULO COMERCIAL.......................................................................................................................................................5
PROCESOS DE PRODUCCIÓN.............................................................................................................................................6
COMPRAS..........................................................................................................................................................................7
INVENTARIOS.................................................................................................................................................................... 8
PROCESOS ADMINITRATIVOS............................................................................................................................................9
SOLICITUDES.................................................................................................................................................................... 10
REPORTES........................................................................................................................................................................ 11
BITACORAS...................................................................................................................................................................... 12
MANUAL PARAMETROS GENERALES...................................................................................................................................13
MODULO COTIZACIONES....................................................................................................................................................14
Recuperar o Retomar......................................................................................................................................................14
Nueva Cotización.............................................................................................................................................................14
MANUAL COMPRAS............................................................................................................................................................19
MANUAL PRODUCCION.......................................................................................................................................................31
MANUAL SOLICITUDES........................................................................................................................................................44
CONSULTA DE LA SOLICITUD...........................................................................................................................................47
SOLICITUD AREA DE SISTEMAS........................................................................................................................................51
MANUAL BITACORAS..........................................................................................................................................................52
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GENERALIDADES
El Sistema Integrado de producción Moderline es una herramienta Sistemática Diseñada para integrar los Procesos
Administrativos y de Producción.
Ingreso a Sistema
Para ingresar a la herramienta es importante identificar el acceso Directo que se encuentra en el Escritorio del
Computador, aquí mostramos un ejemple de esto:
Luego de Abrir el icono Siprom, nos despliega una pantalla, donde nos pide Usuario y Contraseña. La Contraseña es
asignada por el Administrador de la Herramienta, y el usuario es creado en el momento que la persona ingresa a la
compañía por el área de recursos humanos.
Después de ingresar el Usuario y Contraseña nos envía a la pantalla principal de Siprom, Donde podemos escoger el
modulo en el que queremos trabajar.
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Funcionalidad de la Herramienta
PARÁMETROS GENERALES Este Modulo Permite la parametrizacion globales de la Herramienta, desde alli definimos e
integramos los maestros utilizados en la herramienta.
Administración de Clientes
Administración de Comerciales
Administración de Formas de Pago
Administración de la Lista de Precios
Administración de las Líneas
Administración de los Grupos
Administración de Familias
Usuarios Siprom
Vehículos
Fotografías
Master De Materiales
Categorías Contables
Códigos Contables
Bodegas
Clasificación Q y R
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Esta Herramienta esta integrada al proceso de Siigo atraves de un modulo de interfase que permite traer
automaticamente los procesos realizados en esa herramienta y visualizarse y usarse el el Siprom.
MODULO COMERCIAL
El sistema permite una infinidad de fucnionalidad que facilita los procesos comerciales , lo que permite documentar y
dar trazabilidad a todos los procesos.
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Recupera o Retomar
Nueva
Lista de Precios
Extraer Referencias del dibujo AutoCAD
Imprimir Cotización
Consolidado por Proyectos
PROCESOS DE PRODUCCIÓN
Este modulo genera y controla todos los procesos de produccion de la compañía, es el pilar de los procesos y esta
integrado absolutamente y trasverdsal a los procesos.
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Remisiones
Impresión de Remisiones
Bitácora de Remisiones
COMPRAS
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INVENTARIOS
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PROCESOS ADMINITRATIVOS
Inventarios/Equipos Computo
Consulta de Gestor de Archivos
Gestor de Archivos
Cambiar Contraseña
Usuarios y Permiso
Administración de Usuarios
Tesorería
Legislación de Dinero a Bancos
Control de Llegada Proveedores
Generación de Facturas
Descargue Manual Remisiones Facturadas
Registro manual de Facturas
Soporte Pago de Facturas “Detalle del Proceso”
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SOLICITUDES
Registro de la solicitud
Consulta de la solicitud
Administración de solicitud
Costos
o Bitácora de Costos
Quejas y reclamos
o Seguimiento quejas o reclamos
o Reporte de la visita
o Cierre de queja o reclamo
o Impresión o Consulta
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REPORTES
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Facturación
o Listado de Facturación
o Listado de remisiones Vs Facturas
o Muestras Físicas Sin Legalizar
o Pendiente por Facturar
o Pendiente por Facturar Asesor
o Total de pedidos vs Facturados
o Total de pedidos vs facturados Detalle
Bitácora de Tiempo por Macro Procesos
Pedido por producción
Pedido para Comercial
Detalle del gasto
Detalle del gasto por códigos Contables
BITACORAS
Seguimiento al Pedido
Bitácora de tareas
Sugerencias Siprom
Programación Siprom
Notificación de Llegada de material
Programación Siprom Consulta histórica
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Pedidos Pendientes en Producción
Pedidos Pendientes por Facturar
PARAMETROS GENERALES
El módulo de Parámetros Generales contiene los parámetros necesarios para el correcto funcionamiento del sistema
SIPROM dentro de este se encuentran los siguientes parámetros:
Administración de Clientes
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MODULO COTIZACIONES
Recuperar o Retomar
Este parámetro como su nombre lo indica permite recuperar o retomar una cotización ya hecha, para así seguir
trabajando en ella, o bien empezar una nueva sobrescribiendo la anterior.
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Nueva Cotización
La imagen nos muestra los campos para llenar y así obtener nuestra cotización completa.
-En la casilla Proceso podemos escoger la tipología del pedido por Ejemplo:
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Si se escoge Fábrica, el pedido tiene que hacerse en la fábrica, producirse y salir de allí mismo.
Si se escoge Calle 100, el pedido se despacha de la Casa 100 o punto de venta.
-En la casilla Soporte Quejas y Reclamos tenemos que anexar un soporte u solicitud previamente validada para así llevar
acabo la garantía. (Este parámetro solo funciona cuando el proceso es para una Garantía)
-En la casilla Tipo Proyecto podemos escoger si la cotización es para el área Comercial, para una licitación o para una
obra civil
En la casilla cliente podemos desplegar el menú y escoger para que cliente va la cotización, si ya esta creado.
En la Casilla Proyecto se puede escribir en nombre o una descripción de este.
En la casilla Asesor podemos desplegar el menú y escoger que persona esta asesorando el proyecto, y la que hará
efectiva la cotización.
En la casilla Registro por aparecerá por Defecto el nombre que esta creando la cotización
En la casilla de F Pago podemos desplegar el menú y escoger cual será la forma de pago por parte del cliente.
En la Casilla Ciudad podemos desplegar el menú, y escoger la ciudad, donde se venderá el proyecto.
En la casilla detalle descuento escribimos la autorización y el nombre de la persona que aprobó el descuento.
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En La casilla Referencia escogemos los Ítem del producto a vender
Ejemplo:
En estas Casillas tenemos que anexar los Soportes, las órdenes de Compra y los planos del
proyecto hechos por Moderline para llevar acabo el pedido.
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En la Casilla Lista de Precios, podemos observar Los códigos y precios Comerciales de los Productos a vender.
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MANUAL COMPRAS
COMPRAS
En este modulo Podremos realizar las ordenes de Compra para todas las solicitudes de la Compañía.
Dentro de esta Pestaña encontraremos los requerimientos enviados del almacén al área de compras.
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Para actualizar la pantalla con más órdenes de compras enviadas por almacén damos clic en:
En esta pestaña, nos mostrara un reporte detallado de todas las compras que la
compañía ha solicitado, pero aun no se han Comprado.
En esta pestaña, nos mostrara todas las compras que la compañía ya han hecho, pero que aun no han llegado a la
fábrica.
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En esta Pestaña podemos hacer el seguimiento o registro de calidad a todas compras realizadas e identificar
las compras parciales, esto por motivo de defectos en los productos solicitados, o por que lleguen
incompletos.
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En esta Pestaña podremos evidenciar todas las compras que se han hecho, pero que no llegan a la fabrica,
contrario a eso el Proveedor envía el Material Directamente a la Obra.
En la siguiente pantalla podremos hacer observaciones, la entrega del material, cuanto material llego, quien lo
recibió, quien registra la entrada del material al almacén o a la obra, ejemplo:
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Este icono, que ya viene apareciendo en las 4 pestañas anteriores, nos permite hacer observaciones al
material, esto como un comunicado interno para todos los procesos relacionados con compras.
En esta Pestaña podemos hacer de cero las órdenes de compras, o editar una ya hecha; Despues de dar
click allí nos aparecerá una ventana asi:
Como el mensaje lo dice, hay que digitar un número de orden de compra para editarla o dar en aceptar para
hacer una nueva.
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En este tipo de documento realizaremos la orden de Compra, Es la pestaña desplegable nos mostrara una
lista con los diferentes tipos de orden de Compra.
En la siguiente pestaña nos muestra una lista con los diferente Centros de Costo del sistema, este es para
llevar un control de gasto por área de la empresa, así podremos saber en que área de la empresa se origina
mas gasto de compra.
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Este campo depende del Proveedor, aquí escogemos la fecha que se estableció con el proveedor para que
llegue la materia prima o producto comprado.
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En esta pestaña nos mostrara una lista, donde escogeremos para que pedido se asociara la orden de compra.
En la pestaña escogeremos a que proveedor le estamos comprando el producto o la materia prima, en caso
de que tengamos que editar un proveedor o crear uno nuevo damos clic en el siguiente cuadro:
Aquí introducimos los datos del proveedor llenando todos los campos y guardamos dando clic en el
En esta pestaña podemos filtrar los ítems para comprar por pedido, Ejemplo si en la pestaña numero de
pedido escogimos el pedido 4937, en la pestaña filtro solo aparecerán los ítems asociados al pedido 4937.
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En este Espacio escribimos quien recibirá el material.
Por Ultimo se escribe la información del producto a comprar llenando todos los campos que aparecen y
anexando las cotizaciones respectivas.
En la Pestaña proveedores nos aparecerá una lista con todos los datos de los proveedores de la empresa.
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Es un reporte Ordenado para saber que compras se han realizado
en toda la empresa, totalmente despiezado por áreas, proveedores, fecha, costo, motivo de la compra y
solicitante de esta misma
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Aquí podremos encontrar el historio y los soportes para que el encargado apruebe la compra y de el visto
bueno.
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MANUAL PRODUCCION
CREACION DE PEDIDOS:
Aquí podemos colocar todos los acabados del pedido, todos los datos de instalación y los datos relacionados con
la radicación de la factura
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En la casilla Buscar por Código podemos digitar el numero de pedido y entrar con la flechita o desplegar la lista para que
nos muestre los pedidos que están pendientes por crear.
GENERACION DE PEDIDOS
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En este proceso tenemos bastantes casillas por llenar y por escoger, a continuación explicaremos detalladamente la
forma de hacerlo.
PROCESO
Si Escogemos E-Exhibicion: nuestro pedido ira donde un cliente en calidad de exhibición con la condición que debe
retornar a la fabrica.
Si Escogemos C-Calle 100: nuestro pedido es despachado con un inventario de stock que pertenece a la sala de Ventas
Calle100
Si Escogemos G-Garantia: El pedido pertenece a una garantía, que previamente debe ser aprobada con un soporte de
solicitud.
Si Escogemos P-Prestamo: nuestro pedido ira donde un cliente en calidad de prestamo con la condición que debe
retornar a la fabrica.
Si Escogemos F-Fabrica: nuestro pedido tendrá que ser fabricado por Moderline.
Si Escogemos Lote: nuestro pedido será fabricado como productos terminado u insumos los cuales deben ser
custodiados en el almacén y ser entregados a medida que otros pedidos lo soliciten.
Si Escogemos Contrato con Proveedor: nuestro pedido es subcontratado con un proveedor de la empresa.
Si Escogemos S-Stock Calle 100: nuestro pedido es exhibido en la sala de ventas y pasa a ser del inventario de la calle
100.
TIPO PROYECTO
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CLIENTE
En la Casilla Cliente, podemos desplegar la barra y aparecerán los clientes que tiene Moderline, aquí escogeremos a cual
de ellos esta destinado el pedido.
PROYECTO
Damos una descripción del proyecto para así tener una referencia de que se va hacer. Ejemplo Mantenimiento de Sillas.
ASESOR
Podemos elegir la persona que esta asesorando el cliente y por consiguiente se lo esta vendiendo.
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REGISTRO
FORMA DE PAGO
De la Lista Escogemos como va ser la manera de pago por parte del Cliente.
CIUDAD
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Podemos dar una descripción del porqué de nuestro descuento.
OBSERVACIONES
En la Imagen anterior nos muestra la selección de un producto ya Cotizado. “recordemos que para seleccionar los
productos tenemos que hacerlo en cotizaciones”
En este proceso lo que vamos hacer es seleccionar los acabados de dicho producto para esto hacemos lo siguiente.
Seleccionamos todo el Producto con la flecha del primer Campo, después de esto entramos a:
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Estando allí elegimos en la pestaña familia que acabo queremos para nuestro producto en este caso es una Pintura en
poliuretano
Después de Elegir el acabado de nuestro
producto entramos en el botón que se
encuentra ubicado debajo de acabado.
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Luego de Crear El Pedido Siprom Mostrara una pantalla asi:
Esta imagen es un ejemplo de un pedido ya creado, los espacios de datos de entrega y de instalación tienen
que ser diligenciados para poder generar el pedido, cuando esto este realizado damos clic en Guardar y luego
En generar El Pedido.
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Las casillas Notificar al Director comercial y Notificar a los asesores, nos sirve para confírmales con un correo electrónico
que ya fue aprobado el pedido.
La casilla de % de Descuentos nos sirve para saber si es viable o no el pedido en cuanto a precios, la siguiente imagen es
una imagen que nos muestra el análisis del pedido # 4379
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ORDENES DE TRABAJO
En esta Pestaña se elaboran todas las órdenes de trabajo para las plantas respectivas.
En buscar por código, podemos escribir el numero de pedido o bien sea buscarlo en la lista, después de esto ya
entramos dando clic en la Flecha del Frente.
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REQUISICION DE MATERIALES
La requisición de materiales es un proceso que se utiliza para pegar u anexar materiales de los pedidos.
En la Pestaña Numero de Pedido podemos buscar desplegando la fecha o bien sea escribiendo el numero de pedido
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En la Pestaña Destino de Material podremos escoger para que se va utilizar el material solicitado
En este espacio podemos hacer una descripción del porque se esta pidiendo el material solicitado.
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En el espacio Consumo tenemos que escribir la cantidad de material que se esta solicitando, hay que tener en cuenta
que este consumo depende totalmente de las unidades con las que estemos trabajando.
En el espacio Observación podemos dar una descripción del acabado, el color etc. del material a solicitar.
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MANUAL SOLICITUDES
REGISTRO DE LA SOLICITUD
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En la Pestaña Asociado a Entramos una lista de áreas a la cual pertenece el producto que están reportando
dicha solicitud, P.N.F = Producto no Fabricado
En Cliente, Nos despliega una lista donde elegiremos a cual de ellos pertenece el producto y así efectuar la solicitud, En
caso de no estar el cliente en esta lista, se solicita a Paola Chávez La creación de él.
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En la casilla Pedido se desplegara una Lista, donde elegiremos el número y el nombre del pedido asignado para este
producto
En la Casilla Asesor, Nos despliega una Lista, Donde elegiremos quien vendió el producto de dicha solicitud.
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, cartas, que nos soporten la solicitud.
CONSULTA DE LA SOLICITUD
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En la consulta de solicitudes, podemos hacer todo el seguimiento de cualquier solicitud, ya previamente montada, y asi
poder consultar si ya esta aprobada o denegada, o si nos falta algún proceso, adjunto o anexo para que se efectué la
Solicitud.
En la Casilla Reportes de la Visita podemos revisar la solicitud a tramitar, Siprom nos pedirá el número de solicitud y
luego nos mostrara el reporte.
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Después de Digitar el número de Pedido saldrá una Pantalla
En este Reporte Se Analiza la solicitud, y allí se autoriza o se niega la solicitud, por la Persona encargada en este caso el
Señor Miguel Arana.
En la casilla Cierre o Queja de Reclamo podemos confirmar el cierre de la solicitud anexando una carta u foto del
producto con la garantía ya relazada, Siprom nos pedirá el número de solicitud y luego nos mostrara el reporte.
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En la casilla Impresión o Consulta, Siprom nos pedirá el número de solicitud y luego nos mostrara el reporte
completo para imprimirlo.
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SOLICITUD AREA DE SISTEMAS
En el nuevo registro de solicitud para Sistemas se van a tener en cuenta los campos del Tipo de Solicitud, allí tendremos
que escoger SOPORTE DE SISTEMAS, en Asociado a tendremos que elegir AREA DE SISTEMAS;
En Novedad elegiremos cual es el motivo de la solicitud, allí desplegara una lista con algunos de los posibles Daños.
En el campo descripción, podemos escribir mas detalladamente cual es el problema que tenemos respecto a los equipos
de computo.
En Soportes podemos anexar imágenes, correos y documentos que soporten dichos daños.
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MANUAL BITACORAS
BITACORAS:
En Este modulo podemos encontrar la información relacionada con cada proceso de Siprom.
-Seguimiento al pedido
Como Ejemplo escribimos el pedido 2454 y nos aparecerá una pantalla como esta:
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En esta Pantalla podemos evidenciar el estado del pedido y los detalles de este.
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Con esta tabla podremos ver con detalle que productos faltan por remisionarcen.
En la última parte del informe nos arroja la fecha de entrega por proceso.
En esta Pestaña podemos ver todo detalle, la evolución del material dentro del proceso del pedido.
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Aquí podremos comentar todo lo relacionado al pedido.
En estas dos Casillas podemos encontrar los reportes para Producción y para Comercial.
P = Producción
C = Comercial
Reporte Producción
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En este Reporte de Producción, nos muestra todo los detalles del pedido en resumen, las fechas para para entrega y los
datos del Cliente.
Reporte Comercial:
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En este reporte evidenciamos los precios de todo el pedido incluyendo sus anexos y que lo compone.
En esta Pestaña nos mostrara el análisis de descuentos y aumentos en detalle por pedido
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En Este espacio se hacen las Comunicaciones Internas, en cuanto a los pedidos.
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En Esta Pestaña podremos evidenciar todo los pedidos que están en producción o en gestión de proceso y
aun no se han terminado.
Como nos muestra la imagen, las fechas por evento de producción son muy claras, ellas nos confirman si el
pedido esta a tiempo o si nos hemos demorado en producirlo.
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En esta Pestaña nos Muestra todos los productos y pedidos que ya han sido remisionados, y por tanto ya
están en la Fabrica.
En Esta Pestaña nos mostrara una lista donde estarán los ítems por pedido que aun no se han comprado.’
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En esta Pestaña podremos asignar las plantas que deben realizar los productos que no piden.
En la pestaña planta desplegamos la lista y escogemos cual planta queremos evidencias, por Ejemplo
Maderas.
Aquí las plantas de producción podrán evidenciar si el material solicitado para compra, ya llego a la fabrica.
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Aquí podremos ver cada pedido que se haya registrado en el Sistema Siprom y ver con detalle su trazabilidad.
En estas pestañas podremos ver, que pedidos están en proceso de Producción, y que pedidos ya fueron
entregados al cliente y aun no se han facturado.
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