UNIDAD III - LA AUDITORIA DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

2.2 AUDITORÍAS OPERATIVAS DE LAS

ÁREAS EMPRESARIALES:

 Auditoría de Compras y Pagos.

 Compras y Pagos
La gestión de las compras tiene por objetivo la adquisición de materiales,
suministros y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de
producción.
Este proceso tiene dos efectos contables:
 La registración de un activo (bienes de uso) o de un gasto.
 La registración de la correspondiente deuda con el proveedor.
Estas cuentas a pagar evidencia la existencia de obligaciones con terceros,
que en la generalidad de los casos son canceladas con la entrega de valores
monetarios.
 Descripción de las actividades
 Planificación de las compras:
 Determinar las cantidades de los pedidos.
 Establecer los plazos de entrega necesarios para las compras más
significativas.
 Efectuar un análisis del costo marginal para establecer la cantidad
apropiada que deba comprarse.
 Solicitud de compra:
 Normalmente una compra se inicia con la emisión de una solicitud de compra
generada a través de pedidos directos de las partes afectadas.
 En algunos casos la emite el departamento de compras.
 Orden de compra:
 En función a la solicitud del sector de compras, es el encargo de
efectuar las gestiones ante los proveedores para adquirir los
productos solicitados .
 Algunos procedimientos son:
 Uso de múltiples proveedores para estimular la competencia.
 Uso de sistemas de ofertas para conseguir el precio más bajo.
 Visitas a proveedores para conocer la capacidad de estos.

 Recepción:
 Si los bienes o servicios recibidos corresponden con la cantidad y
calidad solicitada, se emite un informe de recepción.
 Pagos:
Es el último paso:
 Implica recibir la autorización para realizar el pago.
 Esto se documenta en la orden de compra pre-numerada.
 Tesorería es la encargada de confeccionar este formulario y emitir el
pago correspondiente.
Relacionadas con la naturaleza de las compras:
 Importancia financiera de los insumos y servicios comprados.
 Características de las fuentes de abastecimiento y estabilidad de precios.
 Fiabilidad del abastecimiento y previsibilidad de los plazos de entrega.
 Importancia de los costos de transportes.
Relacionadas con la vinculación de los proveedores:
 Operaciones con empresas vinculadas.
 Las políticas y procedimientos aplicados por la empresa para supervisar y resolver las
situaciones de incompatibilidad que deberán ser revisadas.
Relacionadas con la naturaleza estacional del negocio:
 Este hecho puede afectar la buena marcha del proceso de compras y por
ende la producción.
Relacionadas con las condiciones económicas, confiabilidad de los
proveedores y precios:
 Cambios en la calidad de los productos o en la garantía.
 Situaciones de escasez que conducen al uso de otros proveedores.
 Demoras en los pagos a los proveedores.
 Controles de precios en el mercado.
 Controles gubernamentales.
Existencia: Las cuentas a pagar y las compras existen a una fecha determinada.
Integridad: Las compras y cuentas a pagar están adecuadas e íntegramente
contabilizadas en los registros correspondientes de la entidad.
Exactitud: Las compras y cuentas a pagar de existencias son exactos.
Propiedad: Los saldos de compras y cuentas a pagar son propiedad de la entidad.
Valuación: Los saldos de las compras y las cuentas por pagar reflejan todos los
hechos que afectan su valuación de acuerdo con los PCGA.
Presentación y Exposición: Los saldos de las compras y cuentas a pagar han sido
adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptas y se han expuestos todos los
aspectos necesarios para su adecuada comprensión.
 Controles en el Componente
Un ambiente de control adecuado reflejará aspectos tales
como:
 La asignación de responsabilidades y evaluación periódica de
su cumplimiento.
 Un mayor nivel de control sobre las operaciones que no
siguen la rutina normal.
 La existencia de un sistema de información que le permita a
la gerencia estar informada sobre el cumplimiento de los
controles.
 Controles directos
Algunos de los controles gerenciales e independientes que deben existir en este
componente son:
 La gerencia revisa las transacciones y saldos de las compras y cuentas a pagar
e investiga cuestiones dudosas, para comprobar la veracidad de los saldos y
transacciones.
 Los registros auxiliares se concilian con las cuentas del mayor general.
 Se emplean procedimientos para revisar el correcto reconocimiento de estas
partidas de acuerdo a las NIC´s y las políticas vigentes.
 Presupuestos de compras, su comparación con los montos reales permiten
obtener evidencia de integridad y veracidad de los costos de producción.
 Los procedimientos empleados por a gerencia para revisar y realizar un seguimiento de la
información financiera interina relativa a las compras y las cuentas a pagar.
 Procedimientos para realizar conciliaciones entre los registros permanentes de compras y los
registros permanentes.
 Utilización por parte de la gerencia de procedimientos para revisar y realizar un seguimiento
de los problemas observados en los informes.
 Preparación de informes gerenciales para controlar entre otros, los siguientes aspectos:
 Cantidad de compras por proveedor.
 Precio de compra por proveedor.
 Descuentos y bonificaciones obtenidas.
 Compras por debajo de los limites de calidad.
 Compras devueltas.
Los controles de salvaguarda de activos proporcionan satisfacción con respecto a la
existencia y propiedades de las compras y son los siguientes:
 El almacenamiento de las compras realizadas en un lugar seguro.
 Existen restricción de acceso físico a las áreas de almacenes.
 La aprobación de todos los documentos que respaldan la recepción de las
compras.
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área relacionada con las
compras y cuentas a pagar se verificará en situaciones que:
 Las funciones de compras y cuentas a pagar están segregadas de las funciones de
contabilización de las mismas y del mayor general.
 Las responsabilidades por la autorización, recepción y pagos de las compras y las
cuentas a pagar están segregadas.
 Enfoque de la auditoría
 Procedimientos analíticos:
 Explicar movimientos inusuales y significativos entre los montos
del año auditado, el anterior y los presupuestados con respecto a:
 Variaciones de la cantidad de compras y pagos a proveedores.
 Volumen de compras por producto y por proveedor.
 Plazo promedio de pagos.
 Créditos y bonificaciones como % de los pagos.
Procedimientos de control
Algunos controles típicos del componente son:
 Revisión y seguimiento de la gerencia de los informes mencionados
anteriormente.
 Revisión y modificación periódica y oportuna por un funcionario de nivel
apropiado, de los límites d compras de materiales e insumos.
 Revisión de las conciliaciones entre el auxiliar de compras y los registros
contables.
 Utilización de formularios de orden de compra, recepción, pagos pre-
numerados, siendo los faltantes investigados.
 Verificación de si las compras son custodiadas.
 Procedimientos sustantivos
 Confirmar con terceros obligaciones.
 Examinar los documentos fuentes para establecer la existencia de las transacciones.
 Revisar las actas del directorio por las cuales se aprueban las compras de más
significativas.
 Realizar el corte de toda la documentación pre-numerada.
 Realizar la búsqueda de pasivos omitidos.
 Pagos posteriores a las obligaciones.
 Revisión de la valuación de los pasivos en moneda extranjera.
 Verificar si las transacciones están de acuerdo con los PCGA.
 FIN DE LA
PRESENTACIÓN