Primera Unidad

1.- La Empresa: Administración

del Sistema Empresa y Proceso
Administrativo.

Relator: Marcela Guevara Ruiz.

 APRENDIZAJES ESPERADOS
• - Identifica las funciones organizacionales de las empresas.
• - Reconoce los objetivos fundamentales de la planificación,
organización, dirección y control.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO
MAPA CONCEPTUAL DE LA UNIDAD
1.1. ADMINISTRACIÓN: NATURALEZA, PROPÓSITO Y RELEVANCIA EN EL CONTEXTO
ORGANIZACIONAL

• Una de las actividades humanas más importantes es administrar.

• Desde que las personas empezaron a formar grupos para lograr metas que no podían
cumplir como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la
coordinación de los esfuerzos individuales. Conforme la sociedad ha llegado a depender
cada vez más del esfuerzo en grupo y que muchos grupos organizados se han vuelto
grandes, la tarea de los administradores o gerentes ha ido creciendo en importancia.
 Definición de la Administración: su naturaleza y propósito

Administración, es el proceso de diseñar y mantener un

ambiente donde individuos, que trabajan juntos en grupos,
cumplen metas específicas de manera eficiente.

• Si bien, esta definición resulta ser básica, es necesario poder ampliarla

mejor:
a) Como administradores o gerentes (de ahora en adelante “Gerentes”), las
personas realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, dirigir y
controlar.

b) La administración se aplica a cualquier tipo de organización.

c) También se aplica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.

d) La meta de todos los gerentes es la misma: crear un superávit .

e) La administración se ocupa de la productividad, lo que implica efectividad y

eficiencia.
 Funciones de la Administración
• Al estudiar o revisar los principales elementos de la administración, es necesario poder
separarla en cuatro funciones gerenciales:

Planear Organizar Dirigir Controlar

Esta “clasificación” se ha utilizado y probado durante muchos años. Aun cuando hay
diferentes formas de organizar el conocimiento gerencial.
• Aunque la importancia está en las tareas de los gerentes relativas a diseñar un
ambiente interno para el desempeño dentro de una organización, nunca hay que
ignorar que ellos también deben operar en el ambiente externo de la empresa. Es
evidente que los gerentes no pueden realizar bien sus tareas a menos que
comprendan y respondan a los muchos elementos del ambiente externo (factores
económicos, tecnológicos, sociales, ecológicos, políticos y éticos) que afectan sus
áreas de operación. Más aún, muchas organizaciones ahora operan en distintos
países, siendo estas importantes para la economía de cada nación.
• La administración efectiva está a cargo del presidente de la corporación, el
administrador del hospital, el supervisor de primera línea del gobierno, el líder de
los niños exploradores, el obispo de una iglesia, el director de un equipo de
beisbol y el rector de una universidad.
 La administración como elemento esencial para cualquier
organización
• Los gerentes tienen la responsabilidad de tomar acciones que permitan a los
individuos hacer sus mejores contribuciones a los objetivos del grupo. Así,́ la
administración se aplica a organizaciones grandes y pequeñas, empresas
lucrativas y no lucrativas y a industrias de manufactura y de servicios. El término
empresa se refiere a un negocio, dependencia de gobierno (pública), hospital,
universidad y cualquier otro tipo de organización: de negocios y no de negocios.

https://www.youtube.com/watch?v=6qE4MOzsLNk&ab_chan
nel=Mar%C3%ADaClaraBarbero
 Tipos de organizaciones
Criterio Modalidad
Por su Lucrativas No Lucrativas
finalidad
Por su Industriales Comerciales Agrícolas Servicios
actividad
Por el origen Privada Pública
de su capital
 Organizaciones lucrativas / No lucrativas

ORGANIZACIONES LUCRATIVAS ORGANIZACIONES NO LUCRATIVAS

Obtener un rendimiento económico Cumplir una función social

Esfuerzos para vender sus satisfactores Esfuerzos para difundir sus valores

Entender los gustos y preferencias Entender las necesidades sociales y culturales

Lealtad de los clientes : Cambio de actitudes:

- Indiferencia - Indiferencia
- Preferencia - Preferencia
- Compra - Apoyo

ADMINISTRACIÓN
EFICIENCIA
EFICACIA
 Organizaciones no lucrativas
• Manejan recursos y obtienen beneficios pero no utilidades
• Deben manejar sus recursos con productividad en el más alto nivel, optimizándolos
• Su finalidad es comúnmente asistencial, educativa, cultural, intelectual, social,
recreativa sin fines económicos.
 Tipos de organizaciones no lucrativas
Tipos de organización Finalidad
• Organización religiosa Espiritual
• Sociales (clubes, fraternidades) Afiliación, ayuda
• Culturales (Museos, centros recreativos) Artística, entretenimiento

• Intelectuales (escuelas, universidades, Conocimiento, educación

centros de investigación)

• Asociaciones profesionales Colaboración, intercambio

• Filantrópicas (asilos, orfelinatos, hospitales) Asistencial

• Políticas Poder
 Actividad de clase
Nombre Finalidad Actividad Tipo de Capital
Organización
 1.2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO DESDE EL ENFOQUE SISTÉMICO
• Una empresa organizada, por supuesto, no existe en un vacío. Más bien,
depende de su ambiente externo; es parte de sistemas más grandes, como la
industria a la que pertenece, el sistema económico y la sociedad. Así,́ la empresa
recibe insumos, los transforma y exporta los resultados al ambiente.
 ¿Qué es el medio ambiente? ¿Cómo influye en
las organizaciones?
• En la teoría de las organizaciones, el medio ambiente o entorno es aquello que se encuentra
fuera de la organización y que la rodea y/o afecta.
• La organización interactúa con diferentes elementos del entorno (inmediato y mediato).
Estos elementos, de forma directa o indirecta, influyen sobre las organizaciones:

a) Entorno inmediato: Hay un entorno

inmediato a la organización, que interactúa con
ella y la afecta directamente.

b) Entorno mediato: El entorno mediato es el

entorno mas amplio. Produce efectos sobre los
elementos del medio inmediato y luego terminan
afectando a la organización.
 Las organizaciones como sistemas

• Un sistema es un conjunto de objetos o elementos que se relacionan entre sí para

llegar a determinado objetivo o resultado. Un sistema puede ser cerrado o abierto.

• Un sistema cerrado: es aquel cuyos límites son impenetrables. No tienen ninguna

interacción con ningún elemento de su entorno. Los sistemas cerrados no reciben
ninguna influencia del ambiente, y por otro lado, tampoco influyen en él.
• Un sistema abierto, en cambio, es aquel cuyos elementos se
encuentran en interacción con el medio ambiente externo. Muchos
autores plantean la visión de las organizaciones desde el punto de vista
de los sistemas. Pero, ellos no están pensando en los sistemas cerrados,
sino que están caracterizando el desenvolvimiento de las organizaciones
como sistemas abiertos.
• Al tratarse de un sistema abierto, una organización recibe insumos e información
desde el exterior, que elabora internamente para producir una salida hacia el
exterior.
1.3.ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN: PLANIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL
 Funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales
• Con seguridad, una situación determinada puede diferir de manera considerable entre
varios niveles de una organización o entre varios tipos de empresas. De igual modo, el
ámbito de autoridad que se tenga puede variar y los tipos de problemas tratados ser muy
diferentes. Más aún, la persona que desempeña un rol gerencial puede estar dirigiendo a
personas del departamento de ventas, ingeniería o finanzas. Pero permanece el hecho de
que como gerentes, todos obtienen resultados al establecer un ambiente que le permita
desarrollarse de manera efectiva al grupo.
• Todos los gerentes realizan funciones gerenciales. Sin embargo, el tiempo dedicado a
cada función puede variar. La siguiente figura ilustra una aproximación del tiempo
relativo dedicado a cada función. Así,́ los gerentes de alto nivel dedican más tiempo a
planear y organizar que los gerentes de menor nivel. Dirigir, por otra parte, ocupa más
tiempo de los supervisores de primera línea. La diferencia en el tiempo dedicado a
controlar varía un poco para los gerentes en diversos niveles.
 Etapas de la Administración
• a) Planear: incluye seleccionar misiones y objetivos, así ́ como las acciones para
lograrlos; requiere toma de decisiones, es decir, elegir proyectos de acción futuros de
entre alternativas. Hay varios tipos de planes, yendo de propósitos y objetivos generales,
a las acciones más detalladas a seguir. No existe un plan verdadero hasta que se tome
una decisión, el compromiso de recursos humanos o materiales. Antes de tomar una
decisión, todo lo que existe es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta; no
hay un plan real.
• b) Organizar: las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una meta deben
tener roles que desempeñar, ya sea que ellos mismos los desarrollen, sean accidentales o
fortuitos, o definidos y estructurados por alguien que quiere asegurarse de que contribuyen
de manera específica al esfuerzo del grupo. El concepto de un rol implica que lo que las
personas hacen tiene un propósito u objetivos definidos; saben cómo su objetivo de trabajo
se ajusta al esfuerzo del grupo y tienen la autoridad, herramientas e información necesarias
para realizar la tarea. Organizar, entonces, incluye el establecimiento de una estructura
intencional de roles para que las personas desempeñen en una organización.
• Es intencional en el sentido de asegurarse que todas las tareas necesarias para lograr metas son
asignadas y, se espera, sean asignadas a las personas que mejor pueden realizarlas. Es una
herramienta administrativa y no un fin en sí mismo. Aunque la estructura define las tareas a realizar,
los roles así ́ establecidos también se deben diseñar a la luz de las habilidades y motivaciones de las
personas disponibles.

• Diseñar una estructura de organización efectiva no es tarea gerencial fácil. Se enfrentan muchos
problemas para hacer que las estructuras se ajusten a las situaciones, incluye definir los tipos de
trabajos que deben realizarse y encontrar a las personas que lo hagan.
• c) Dirigir: es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de
grupo; también tiene que ver predominantemente con el aspecto interpersonal de administrar.
Todos los gerentes estarán de acuerdo en que sus problemas más importantes surgen de las
personas, sus deseos y actitudes, así ́ como su comportamiento individual y en grupo, que los
gerentes efectivos también necesitan ser líderes efectivos. Ya que el liderazgo implica capacidad
de seguimiento y que las personas tienden a seguir a aquellos que ofrecen medios para satisfacer
sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que dirigir incluye motivación, estilos y
enfoques de liderazgo y comunicación.
• d) Controlar: es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que
los sucesos se conformen a los planes. Incluye medir el desempeño contra metas y planes,
mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregir desviaciones. En
suma, controlar facilita el cumplimiento de los planes. Aun cuando planear debe preceder el
control, los planes no se logran solos, éstos guían a los gerentes en el uso de recursos para
alcanzar metas específicas; entonces las actividades son examinadas para determinar si se
conforman a los planes.
• Las actividades de control generalmente se relacionan con la medición del logro. Algunos
de los medios de control, como el presupuesto de gastos, registros de inspección y el
registro de horas de trabajo perdidas, son bastante conocidos. Cada uno de ellos mide y
cada uno muestra si los planes funcionan. Si las desviaciones persisten, su corrección es
indicada. Pero, ¿qué es corregido? Actividades a través de personas. Nada puede hacerse,
por ejemplo, acerca de reducir residuos, o comprar de acuerdo a especificaciones, o
manejar las devoluciones de ventas, a menos que alguien sepa quién es responsable de
esas funciones. Obligar que los sucesos se conformen a los planes significa localizar a las
personas responsables de los resultados que difieren de la acción planeada y luego tomar
los pasos necesarios para mejorar el desempeño. Así,́ los resultados son controlados al
llevar un registro de lo que las personas hacen.
• Si bien se ha mencionado que la gran mayoría de la literatura establece sólo cuatro etapas del
ciclo administrativo, existe una quinta tan importante como las demás. Esta corresponde a la
“integración de personal”:
• e) Integración de personal: requiere cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la
estructura de la organización. Esto se logra al identificar los requisitos de fuerza de trabajo;
volver a inventariar a las personas disponibles; y reclutar, seleccionar, colocar, promover,
evaluar y planear las carreras, compensar y capacitar, o de otra forma desarrollar candidatos u
ocupantes actuales de puestos para que las tareas se puedan cumplir con efectividad y
eficiencia.
 1.4.EFICIENCIA, EFICACIA Y
PRODUCTIVIDAD

https://www.youtube.com/watch?v=YBpKFiLNfDo&list=RDLVYBpKFiLNfDo&start_radio=1&rv=YBpKFiL
NfDo&t=9&ab_channel=MejoraContinua1%25Mejor
A la hora de evaluar un sistema organizacional se
emplean principalmente tres criterios:

• Eficiencia: grado en que se aprovechan los recursos

utilizados para transformarlos en bienes o servicios. Es
la relación entre la cantidad de recursos utilizados y la
cantidad de recursos estimados o programados.
• Efectividad: relación entre los resultados logrados y
los resultados propuestos, nos permite medir el grado
de cumplimiento de los objetivos planificados.
• Eficacia: valora el impacto de lo que hacemos, del
producto o servicio que prestamos. No basta con
producir con 100% de efectividad el servicio o producto
que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que
es necesario que el mismo sea el adecuado; aquel que
logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en el
mercado.
Estos tres indicadores asociados a la productividad no deben ser considerados de forma
independiente, ya que cada uno brinda una medición parcial de los resultados:

• Medir solo la eficiencia, nos llevaría al extremo de disminuir los costos, pudiendo
afectar el resultado.
• Medir solo efectividad, nos llevaría a cumplir resultados, sin importar los costos.
• Medir solo eficacia, nos puede llevar a lograr resultados de calidad, pero poner en
riesgo el funcionamiento de la organización.
• El desempeño organizacional puede ser entendido de múltiples formas, pero por lo
general, se plantea que el desempeño organizacional es: “la medida de la eficiencia y
la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos acertados.”

• Ahora bien, la eficiencia y la eficacia son dos conceptos desarrollados por Peter F.
Drucker, uno de los autores más prolíficos en administración, quien plantea que
eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer las cosas
correctas”.
 ¿Qué es la eficiencia?

• La eficiencia (la capacidad para hacer correctamente las cosas) es un concepto que se refiere a
insumos productos. Un organización eficiente es la que obtiene productos, o resultados,
medidos con relación a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo) usados para
lograrlos. Las organizaciones que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se
necesitan para alcanzar metas están actuando eficientemente.
 ¿Qué es la eficacia?

• Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se debe hacer”.

• La eficacia implica elegir las metas acertadas. Un organización que elige una meta equivocada
es una organización ineficaz, aun cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia. La
General Motors aprendió esta lección por las malas.
• A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas
situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del
sector del cuadrante en que se encuentre:
 EN RESUMEN…
• La Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde individuos, que
trabajan juntos en grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente.
• El Ciclo de la Administración está compuesto por cuatro funciones gerenciales: planear,
organizar, dirigir y controlar.
• Desde el punto de vista sistémico, la organización interactúa con diferentes elementos del
entorno (inmediato y mediato). Estos elementos, de forma directa o indirecta, influyen sobre
las organizaciones.
• El entorno inmediato es aquel que interactúa con la organización y la afecta directamente:
competidores, proveedores, clientes, organismos oficiales, organizaciones laborales.
• El entorno mediato es el entorno mas amplio, produce efectos sobre los elementos del
medio inmediato y luego terminan afectando a la organización: entorno demográfico,
económico, político, tecnológico, natural o medio ambiente, cultural.
• Un sistema es un conjunto de objetos o elementos que se relacionan entre sí para llegar a
determinado objetivo o resultado.
• En un sistema cerrado los límites son impenetrables. No tienen ninguna interacción con
ningún elemento de su entorno. Estos sistemas no reciben ninguna influencia del ambiente, y
por otro lado, tampoco influyen en él: sistemas mecánicos.
• En un sistema abierto sus elementos se encuentran en interacción con el medio ambiente
externo. Las organizaciones son vistas desde este punto de vista, por lo que reciben insumos e
información (input) desde el exterior, que elaboran internamente (procesamiento) para
producir una salida hacia el exterior (outputs).
• Planear incluye seleccionar misiones y objetivos, así ́ como las acciones para lograrlos;
requiere toma de decisiones, es decir, elegir proyectos de acción futuros de entre alternativas.
• Organizar corresponde al establecimiento de una estructura intencional de roles para que las
personas desempeñen en una organización.
• Dirigir es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de
grupo; también tiene que ver predominantemente con el aspecto interpersonal de administrar.
• Controlar es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los
sucesos se conformen a los planes.
• Integración de personal implica cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura
de la organización.
• El desempeño organizacional es la medida de la eficiencia y la eficacia de una
organización; grado en que alcanza los objetivos acertados.
• La eficiencia es la capacidad para hacer correctamente las cosas. Un organización
eficiente es la que obtiene productos, o resultados, medidos con relación a los insumos
(mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlos.
• La eficacia es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se
debe hacer”. Según Drucker, es la clave del éxito de una organización.
• La efectividad es la relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos,
nos permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados.