GESTIÓN POR PROCESOS

Gestión Escolar MINEDUC

Visión Sistémica de la Institución

 Gestión por procesos

Algunas ventajas de enfocarse en los Procesos

Enfoque Departamental Enfoque por Procesos

• Quién causó el problema ? - Qué causó el problema ?

• Barreras entre departamentos - Integración departamental

• Individualismo - Trabajo en equipo

• Compromiso con metas departamentales - Compromiso con metas de la sociedad

• Orientación hacia el jefe - Orientación hacia el cliente

 VISIÓN DEL MINEDUC
4 DIMENSIONES DE LA GESTIÓN ESCOLAR

Límites
Normativos
D2. Nacionales
Pedagógica

Necesidad Proveedor Clientes Satisfacción

D1. D3.
Sociedad Sociedad
Entradas Administrativa Convivencia Salidas

D4.
Seguridad

Gestión por Procesos

 Gestión por Procesos

Sistema
Es un conjunto de elementos
mutuamente relacionados que PROCESO DE
interactúan (procesos, subprocesos, INSUMOS
TRANSFORMACIÓN
PRODUCTOS

actividades interdependientes),
buscando de forma ordenada una meta. CONTROL

Proceso
Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las
ACT 1 ACT 3 ACT 4
cuales transforman elementos de
entrada en resultados, emplean ACT 6

insumos, agregan valor y entregan un ACT 2

ACT 5

producto o servicio a un cliente. PROCESO

 Gestión por Procesos

La organización y sus procesos

INSUMOS PROCESO PRODUCTOS

CONTROL
ACT 1 ACT 3 ACT 4

ACT 5
Frecuentemente las
personas involucradas
ACT 2

en las actividades
departamentales
TAREA1 TAREA 2 rutinarias, pierden la
visión de todo el
proceso que converge
hacia el cliente externo
 JERARQUÍA DE PROCESOS EDUCATIVOS

ENFOQUE AL DESENVOLV. PROCESSAM. SUPORTE Macro-

MERCADO PRODUTOS PEDIDOS AO CLIENTE proceso

ENTRADA DO COMPRA DE EXPEDIÇÃO

PEDIDO MATERIAIS
MANUFATURA
E FATURAM. Proceso

ABRIR ENTRAR CHECAR

LIBERAR Sub-
CORRESP. SISTEMA PEDIDO
proceso

VERIFICAR ATUALIZAR
CODIFICAR
ENTRAR C/ Actividad,
CÓDIGO CADASTRO OS DADOS
PRODUTO CLIENTE
PEDIDO
TERMINAL tarea
 Gestión por Procesos


Todos participamos en algún proceso de la institución

Cliente es la persona que recibe un producto o servicio

Proveedor es la persona que proporciona un producto o servicio

Cliente Cliente Cliente

Inter
P Inter
P Inter
P
Proveed. Proveed. Proveed.

Proveedor
Externo Cliente
Externo

“Si usted no está sirviendo directamente al

cliente externo, ayude a quien lo sirve”
 Gestión por Procesos

Los procesos de una organización son análogos a cadenas

Más que un grupo de departamentos o una colección de

procesos aislados, la institución debe funcionar de
manera armónica, como un sistema.
 Gestión por procesos

Cómo implementar la Gestión por Procesos

• Fase I: Modelamiento de la Institución en la Visión

Sistémica de Procesos
• Fase II: Estandarización Integrada de los Procesos
 Gestión por procesos

Fase I. Modelamiento de la Institución en la Visión

Sistémica de Procesos
• Esta fase se realiza con la dirección de la institución

• Etapas:
1. Estructuración de las necesidades de las partes
interesadas.
2. Identificación e innovación de los procesos
3. Definición del macroproceso de la Institución
 Gestión por procesos

Etapa 2. Identificación e innovación de los procesos

• Partiendo del levantamiento de las actividades de las

áreas, se identifican los procesos ya existentes, así como
los “embriones” de nuevos procesos.

• Con un análisis matricial se evalúa el impacto de los

procesos sobre el conjunto de necesidades de las partes
interesadas.

• Todas las necesidades serán atendidas sistemáticamente,

al mismo tiempo que se identifican oportunidades de
innovación y simplificación de los procesos.
 Gestión por procesos

Análisis crítico del impacto de los procesos sobre las

necesidades de las partes interesadas

Interinstitucional
Procesos
• Gestión

Biosicosocial

Disciplinaria
• Productivos

Académica

Tecnología
Educativa
• Apoyo

Pastoral

Humana
Gestión
Gestión

Gestión
Gestión

Gestión
Gestión
Parte Interesadas
en Educación

Que sepan resolver problemas 1 6 3

Educadas en el buen manejo de su libertad 1 3 6 1

Universidades

Buena base de educación política 3 6

Espíritu investigativo 6 6 6

Estudiantes preparados (científico, cultural, humano) 3 6 3

2 15 0 3 9 22 9
Formación en Principios y Valores 6 3
Padre

Coherencia entre lo que le gusta y estudia 1 6 1

Preparados para una vida feliz 1 3 1 1

 Gestión por procesos
Etapa 3. Definición del macroproceso de la
Institución

• Identificados los procesos (actuales y nuevos), se

obtienen el macroproceso del sistema:

• Procesos misionales o educativos (aquellos de

interacción directa con el cliente)

• Procesos de habilitantes o apoyo (aquellos que

soportan los procesos primarios)

• Procesos de gestión o gobernantes (aquellos que

administran el sistema como un todo)
 Gestión por procesos
Etapa 3. Definición del macroproceso de la
Institución

• El macroproceso da una visión sistémica de la organización

y funciona como una guía segura para la estandarización
integrada de todos los procesos.

• Se definen o revisan los indicadores globales de

desempeño, los cuales permiten monitorear la satisfacción
de las partes interesadas.
 VISIÓN DEL MINEDUC
MAPA DE PROCESOS – GESTIÓN ESCOLAR - 4 DIMENSIONES

PROCESOS GOBERNANTES

D1. Administrativo / 2

PROCESOS EDUCATIVOS

D2. Pedagógica Curricular

D3. Convivencia Escolar

PROCESOS HABILITANTES

D1. Administrativo / 2 D4. Seguridad Escolar

Gestión por Procesos

 Procesos de la Gestión Escolar del MINEDUC y
Sistema para Organizaciones Educativas ISO 21001
PROCESOS GOBERNANTES
SGOE y Planificación Estratégica

Auditoría y Evaluación SGOE Mejora y Acción Correctiva

Control de Calidad CSNC Riesgos y Oportunidades

Satisfacción de Partes Interesadas

PROCESOS EDUCATIVOS

Pedagógico Curricular

Admisión y Matriculación Convivencia Escolar

Pastoral Educativa

PROCESOS HABILITANTES
Seguridad Laboral Administrativo Seguridad Escolar
Financiero
Talento Humano Gestión Tecnológica

Gestión Inform Documental Adquisiciones y Proveedores

Marketing y Vinculación Infraestructu y Mantenimiento

Gestión por Procesos
 LA NUEVA VISIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO
EQUIPO GESTOR DE LA CALIDAD

"Do" "Act"
Integración por
procesos
“HORIZONTAL” Depto. Depto. Depto. Depto.
con actividades A B C D

de planeamiento Proceso I
y evaluación
hechas por los "Plan"
Proceso II
equipos
interfuncionales "Check"
Proceso III
(Plan, Check)

Actividades/Objetivos Departamental es

Integración por departamentos “VERTICAL” con

actividades de ejecución y acción hechas por los
individuos y equipos intrafuncionales (Do, Act)
Gestión por Procesos
 Gestión por Procesos

Identificación, Clasificación y Tipos de Procesos.

Macroprocesos del Negocio

Procesos Gobernantes
Cliente

Cliente
Entrada Salida
Requerimiento Procesos Misionales Producto

Procesos Habilitantes
 Gestión por Procesos

Procesos de Gestión o Gobernantes

• Son procesos impulsadores: liderazgo, formulación y

despliegue de estrategias, conocimiento del cliente y
mercado, análisis de información y entorno competitivo,
monitoreo, mejora continua.

• Una adecuada gestión de estos procesos genera

mayores oportunidades para mejorar la productividad.
 Gestión por Procesos

Identificación, Clasificación y Tipos de Procesos.

Macroprocesos del Sistema Educativo

Procesos Gobernantes
Cliente

Cliente
Entrada
Requerimiento
Procesos Misionales Salida
Producto

Procesos Habilitantes
 Gestión por Procesos

Procesos Misionales o Educativos

• Son procesos viabilizadores, que tienen acción directa en
la transformación del producto o servicio a lo largo de la
cadena de valor, para cumplir con los requerimientos del
cliente y de los mercados.
• Estos procesos inician en la definición de los
requerimientos del cliente, diseño y creación del producto,
mercadeo, comercialización, producción, embalaje,
almacenamiento, distribución, control y mejora de la
calidad a lo largo de la cadena de valor.
• Se interrelacionan con los procesos de gestión y de apoyo,
en el ciclo de mejora continua PDCA.
 Gestión por Procesos

Identificación, Clasificación y Tipos de Procesos.

Macroprocesos del Negocio

Procesos Gobernantes
Cliente

Cliente
Entrada Salida
Requerimiento Procesos Misionales Producto

Procesos Habilitantes
 Gestión por Procesos

Procesos Habilitantes

• Son procesos de apoyo la gestión: tecnológica, contable,

financiera, compras, recursos humanos, etc.

• Estos procesos se relacionan indirectamente con la

transformación del producto o servicio, y cuya finalidad es
facilitar a los procesos de gestión y productivos.

• Se interrelacionan con los procesos de gestión y de apoyo,

en el ciclo de mejora continua PDCA, para contribuir a tener
productos y servicios de calidad.
 Gestión por procesos

Fase II. Estandarización Integrada de los Procesos

Educativos

• Partiendo del macroproceso, se detalla y depura las

actividades de cada proceso, para obtener resultados
consistentes.

• Lo lidera un equipo de coordinadores designados por la

dirección y abarca las siguientes etapas:
1. Capacitación del equipo en estandarización de procesos
2. Elaboración del Plan Detallado de Implementación
3. Estandarización de los procesos primarios
4. Estandarización de los procesos de apoyo y de gestión
 Gestión por procesos

Etapa 1. Capacitación del equipo de

implementación

Las personas involucradas en la Fase II deben pasar por un

entrenamiento previo en Estandarización y Administración
de Procesos, para que puedan dar su mejor contribución,
participando con mayor visión y eficacia en el trabajo con los
consultores.
 Gestión por procesos

Etapa 2. Elaboración del Plan Detallado de

Implementación
• Con el equipo se identifican las tareas necesarias para
eliminar las deficiencias detectadas.

• Como resultado, se obtiene un plan de implementación

realista, detallado y consistente, con clara definición de las
responsabilidades y perfecta sintonía de los esfuerzos

• Además de esto, el equipo adquiere una visión común y

consenso,
esenciales para una implementación rápida y eficaz.
 Gestión por procesos

Etapa 3. Estandarización de los Procesos Primarios

• Desplegando el macroproceso, en un primer momento se

estandarizan los procesos primarios, que involucra:
• detalle de las actividades
• revisión crítica para simplificación / innovación
• documentación
• entrenamiento de personal
• validación
• implementación final
• La metodología se fundamenta en la construcción eficaz
del diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output,
Customer), la cual trae beneficios inmediatos en la
racionalización de las actividades y sencillez en la
documentación.
 Gestión por Procesos

FLUJOGRAMA
Plasmando el proceso

¿Para qué sirve?

• Para identificar la secuencia de eventos que tiene un
producto o servicio en un proceso

¿Qué logra?
• Identifica actividades que agregan y no agregan valor,
áreas problema, repeticiones, pasos innecesarios, para
hacer mejoras

• Facilita la recolección y análisis de información

• Facilita el entrenamiento de las personas involucradas en

el proceso para entenderlo a profundidad
 Gestión por Procesos

Diagrama SIPOC
supplier, input, process, output, customer
proveedor, entrada, proceso, salida, cliente

¿Cómo usarlo?
• Determine el marco del proceso y los productos o
servicios que genera este proceso

• Defina claramente donde empieza el proceso ( proveedor,

entrada) y su final ( salida, cliente)

• El grupo debe acordar el nivel de detalle del flujo, para

entender el proceso e identificar las áreas problema. Se
debe empezar con un macro y después añadir los
detalles donde sea necesario.
 Ciclo PDCA - PHVA
GESTIÓN POR PROCESOS
• Plan macro, meso y micro
• Corregir Problemas
PPI, PEI, PCI, PUD, PDCCD
• Analizar causas de problemas
• Establecer objetivos y metas
• Realizar acción correctiva
• Establecer procesos
• Realizar acción preventiva
• Planificar actividades
• Abordar los riegos y oportunidades
• Determinar soluciones
• Elaborar plan de mejora
• Realizar consensos
• Mejorar el desempeño de procesos
POAS DE ORGANISMOS, DIRECTIVOS:
• Establecer experiencias
• Medir logros por el mejoramiento
• Capacitar en mejora continua
A P Gobierno Escolar / Consejo Ejecutivo.
Calidad / Equipo Gestor. Auditoría y
Mejoramiento. Junta Académica. Áreas

• Reconocer al personal AJUSTAR PLANIFICAR Académicas. Financiero. Comisiones. Rector.

Vicerrector. Inspector. DECE. Pastoral. Tutor.
• Estandarizar Secretaria. CCYM. Tecnologia. Biblioteca.
• Retornar al ciclo
Cómo mejorar Qué hacer ? Extracurriculares. Bar. Transporte. Médico.
Marketing / Comunicación. Consejo
la próxima vez ? Cómo hacerlo ? Estudiantil. Comité Central de PPFF. Comité
Paritario. Seguridad Escolar. Vinculación

• Realizar seguimiento y control

Sucedió como Hacer lo • Socializar / Entrenar
• Evaluar la eficacia de POAs
• Capacitar al personal nuevo
• Medir procesos y resultados se planificó ? planificado • Ejecutar el plan de acción
• Evaluar índices de calidad
VERIFICAR HACER • Aplicar estrategias
• Evaluar eficacia de acciones
• Usar recursos
V H
correctivas
• Ejecutar conforme a
• Evaluar satisfacción de partes
procesos y procedimientos
interesadas
• Trabajar con estándares
• Evaluar riesgos y oportunidades
• Trabajar en equipo
• Realizar auditorias
• Superar obstaculos
• Realizar revisión critica por la
dirección
Gestión pordel SGOE
Procesos
 PROCESO PASTORAL CON ESTÁNDARES EDUCATIVOS
A B C D E F G
VICERRECTOR /
COORDINADOR DEL COORDINADOR DEL RESPONSABLE DE GRUPO DOCENTES /
Proveedor Entrada RECTOR / DIRECTOR / SUBDIRECTOR / CONSEJERO JUNTA DE EVALUACION Salida Cliente
DEPARTAM ENTO PASTORAL AREA DE ENSEÑANZA PASTORAL (Com is ión: TUTOR /
CONSEJO EJECUTIVO / PROVINCIAL DE PASTORAL PASTORAL (DECE, Pas toral,
/ JEFE DE CONSEJERIA RELIGIOSA / JUNTA padres , as es or, PSICOLOGO /
CONSEJO PROVINCIAL EDUCATIVA / COM ISION Je fe de áre a)
ESTUDIANTIL ACADÉMICA anim ador) INSPECTOR
TECNICO PASTORAL
a,b,c,d INICIO a,b,c,d B1 a,b,c,d C1 a,b,c,d D1 a,b,c,d E1 a,b,c,d F1 a,b,c,d G1
53, 55, 71 Planificació
Consejo a n
Articular la planif icación Elaborar el Proy ecto de Validar conf orme al Proy ecto
1, 4, 70. Ejec utar, coordinar y
Pastoral Asesorar y ges tionar en: 1) Asesorar y planif icar: 1) Asesorar, planif icar y articular de f ormación religiosa Grupo Pastoral con EVALUAR los proy ectos de Pastoral Prov incial los: 1)
la gestión es colar por Proy ecto Pastoral de la por grupo pastoral: 1) POAs; 2) ins trumentos de co,
Provincial int egrando los POAs: 1) est rategias metodológicas , grupo pastoral: 1) 71, 78, 79. Pedagógico
procesos; 2) el Proy ecto Unidad Educativ a ordinario e diagnóstico de neces idades auto y hetero ev aluación del
como eje transv ersal en instrumentos de co, auto y instrumentos co, auto y Cur r icular
Pastoral Prov incial ordinario inclus iv o; 2) es trategias de f ormación en v alores de la TESTIMONI O DE VIDA de
metodológic as y de la planif icación micro hetero ev aluación para hetero ev aluac ión de
e inclus iv o; 3) desempeño comunidad educativ a; 2) el benef iciarios; 2) indicadores
b c urric ular de las áreas cumplir con el perf il de (diagnós tico, f ormativ o y
pastoral de los benef iciarios ev aluación para el des arrollo Plan Operativ o Anual POA de calidad pastoral.
Iglesia 2, 13.
past oral de los benef iciarios;
académicas; 2) en la salida de los benef iciarios: sumativ o) en los
estudiantes, personal, ordinario e inclusiv o; 3) 50 Talento
f ormación en v alores 1) inf ancia misionera; 2) benef iciarios; 2) tabular los
padres, ex-alumnas; 4) 3) inv estigación, estrategias metodológicas y 75, 76, 77, 79. Humano
ordinario e inclusiv o pastoral pre juv enil; 3) resultados de TESTIMONIO C2
indicadores de c alidad experimentac ión e de ev aluación; 4) des arrollo para c ontribuir en la pastoral juv enil - DE VIDA DE LOS G2
pastoral; 5) metodología que innov ación por grupo de competencias de f
f ormación integral del misionero; 4) pastoral BENEFICIARIOS; 3) hacer
3, 21, 22, c impulsa la cultura de mejora pastoral; 4) indic adores de ev angelización (pastoral y
estudiante; 3) las f amiliar; 5) pastoral para CONTROL DE CALIDAD e 51 Convivenci
Convivencia 24, 25, de la c alidad pastoral. calidad past oral; 5) acción discipulado) en benef iciarios;
35, 40, estrategias educadores (directiv os, identif icar benef iciarios con EVALUAR RESULTADOS a Escolar
Escolar correctiv a y m ejora pastoral. 5) la inv estigación e GLOBALES: 1) logros
47, 48. metodológicas y de docentes, administrativos y dif icultad en la f ormac ión
70, 71 innov ación; 6) indicadores de Testimonio de Vida indiv idual
ev aluación; 4) serv icios); 6) pastoral ex ev angelizadora (past oral y
B1 52, 7 2. c alidad; 7) la acción correctiva y colectiv o de benef iciarios;
indicadores de calidad alumnas; 7) actos discipulado); 4) hacer Vinculación
C1 por grupo pastoral. 2) ef icacia de las ac ciones 71
litúrgicos; 8) inv estigación recuperac ión psicopast oral
A1 B2 tomadas de la junta pastoral con
d 7. e innov ación pastoral por a los benef iciarios; 5) los
52, 73. grupo; 9) indicadores de indicadores de calidad anterior; 3) indicadores de
Conferencia 5, 6. D1
E1
calidad pas toral. pastoral. calidad pas toral; 4)
Aprobar: 1) la planif icación Validar en base al Proy ecto
Episcopal oportunidades de Comunicaci
operativ a anual POA y Pastoral Prov incial: 1) la Pedagógico 70
C2 7 3, 74. 54, 76, 77. inv estigación e innov ación. ón y
Proy ectos de Grupo Pastoral planif icación operativ a anual Curricular Admisión
ordinaria e inclusiv a; 2) la G1
8, 27, f POA ordinaria e inclusiv a de 56, 75, 77, 58.
Planificación inv estigación e innov ación
30, 51, los grupos pastoral; 2) la Validar los Proy ectos de E2 SI
Estr atégica pastoral; 3) los indic adores Hay
71. inv est igación e innov ación Grupo Pastoral con f D2
eficacia ?
s 55. Congr egación
de calidad pastoral. estrategias metodológicas y Hay
pastoral; 3) los indicadores
eficacia ?
de calidad past oral. co, auto y hetero ev aluación Ases orar y ejecutar la NO
73, 74 para cumplir con el perf il de EVALUAR c oordinación el Proy ect o
g E2 RESULTADO E3 54 ESTUDIANTES
73 s alida de los benef iciarios. de Grupo Pastoral no B3
Comunicaci TRASCENDENTE DE Y PADRES
20 A1 ordinario e inclusiv o con
ón y d. A2 LA FORMACION EN
74 estrategias metodológicas Ajustar, hacer corrección y Ajustar: 1) corrección
Admisión, B3 B2 VALORES de los
d. ef icaces para generar acc ión correctiv a en: 1) el pastoral; 2) ac ción
estudiantes: 1) t estimonio de v ida en los proy ecto de grupo pastoral; correctiv a para mejorar
Ev aluar resultados globales C3 c omplementando con benef iciarios. 2) la calidad y aplicabilidad
del PROCESO GESTIÓN j resultados de pas toral.
h Analizar y ev aluar los res ultados de los del proy ecto; 3) los logros
Vinculación PASTORAL ordinario e RESULTADOS de la grupos pas torales de de los benef iciarios. 8.
26. 73, 74.
con la inclus iv o; 1) resultados estudiantes, padres y F1 B3
GESTIÓN PASTORAL en: 1)
Comunidad pas torales, de pedagógica EVALUAR RESULTADOS personal; 2) ev aluar
la f ormación integral del E3 8
curricular y conv iv encia DEL DEPARTAMENTO E3 Conv iv encia
estudiante; 2) la ef icacia de acciones
esc olar; 2) indicadores de PASTORAL: 1) desarrollo Escolar
implementación de los tom adas para mejorar
c alidad; 3) la ef icacia de las trascendente del estudiante; el desempeño
7, 31, i Proy ect os de Grupo Pastoral Monitorear y EVALUAR
ac ciones correctiv as y de 2) la implementac ión de trascendente RESULTADOS DE LOS
33, 36, ordinario e inclusiv o; 3) DOCUMENTOS: DOCUMENTOS: DOCUMENTOS:
Pedagógico mejora; 4) resultados de Proy ectos de Grupos
37, 41, inv estigación e innov ación estudiantil; 3) GRUPOS PASTORALES: 1. Proy ecto Pastoral Provincial 33. Registro Individual de la 52. Proy ecto de Investigación
Cur r icular auditoria de calidad para Pastorales; 3) inv es tigación e
42, 78, pas toral; 4) resultados de indicadores de calidad 1) el TESTIMONIO DE 2. Documentos Ec lesiales Acción Tutorial - Superación del e Innov ación Pastoral
v erif icar el cumplimiento del innov ación pastoral; 4) la co, pas toral. 3. Inf orme Biopsicosoc ial de la Pers onal 53. Inf orme de Res ultados de
79. satis f acción del serv icio VIDA DE LOS
Proy ecto Pastoral Prov incial; auto y hetero ev aluación al Comunidad Educativa 35. Plan de Ac ción Tutorial Inv estigación e Innovación
pastoral de los benef iciarios; BENEFICIARI OS; 2)
5) c onv eniencia, adecuación equipo pastoral instit ucional; 4. Fuent es Carismáticas de la 36. Nómina de Estudiantes que Pastoral
5) desempeño prof esional de 71, 77, av ance y cumplimiento del
y ef ic acia del proceso. 5) la s atisf acción del serv icio Congregación participan en Planes de Tutoría. 54. Instrumentos Técnicos de
los res ponsables de la 78, 79. Proy ecto por Grupo
pas toral de los benef iciarios; 5. Malla Curricular de Enseñanza 37. Nómina de Estudiantes c on Ev aluación Pastoral
pastoral institucional; 6) los Pastoral ordinario e Religiosa NEE que participan en Planes 55. Inf orme Anual de
j 6) la ef icacia de la acción
43, 44, 59. indicadores de c alidad SI inc lusiv o; 3) la calidad, 6. Documentos de los Grupos de Tutoría. Resultados Pastorales
Talento correctiv a y mejora pastoral; Hay
45, 46, pastoral; 7) la ef icacia de la aplic abilidad y ef icacia del Pastorales de la Arquidiócesis 40. Inf orme de Resultados de la 56. Conv ocatoria a Junta
Humano 7) los indicadores de calidad eficacia
49, 50. acc ión correctiv a en la ges tión proy ecto; 4) indicadores 7. Planif icación curricular de Acción Tutorial Pastoral
SI pastoral; 8) inf orme de ?
Hay pastoral, gestión pedagógica auditoria de calidad. de calidad de los grupos Formación en Valores 41. Inf orme de Resultados del 58. Acta de Junta Pastoral
eficacia ? curricular y conv iv encia past orales. 8. Regis tro de Acc ión Correctiva Plan de Tutoría con NEE 59. Acta de Consejo Ejecutivo
escolar; 8) inf orme de C3 10. Norm a Internacional de Calidad 42. Inf orme de Comportamiento 60. Inf orme de Res ultados del
auditoría educativ a. NO ISO 9001:2008 Estudiantil Monitoreo de Cumplimiento
53, 71, 77. 60, 71, 77.
NO 11. Modelo de Ex celencia EFQM 43. Inf orme de Evaluación del Proy ecto de Grupo
Padres y k 12. Proy ectos de Pastoral Interna al Doc ente Pastoral
55. Ajustar y desarrollar: 1) SI
Ajustar, def inir: 1) la 13. Biblia 44. Inf orme de Resultados de la 70. Directrices de la Acción y
Estudiantes Hay
SI los resultados Hay
correc ción; 2) la acc ión 20. Inf orme de Estilos de Aprendizaje Mejora de la Gestión Docente. Administ ración Pastoral
eficacia ? trascendentes y el eficacia ? Indiv idual y Colectivo por Curso 45. Inf orme de Evaluación 71. Indicadores de la Calidad
correc tiv a para mejorar
l c ompromiso de mejora 21. Código de Convivencia Interna del Directivo 72 Proy ecto Pastoral de la
los res ultados globales SI D2
10 Hay estudiantil; 2) la acción 22. Código de Honor Académico 46. Inf orme de Resultados de la Unidad Educativa
ISO del proceso pastoral.
eficacia ? NO G2
correctiv a. NO 23. Plan de Incorporación de Valores Mejora de la Gestión Directiv a 73. POA General y de
en la Gestión Escolar 47. Inf orme de Reclamos del Grupos Pastorales
8.
m A2 8 Ajustar, def inir corrección y 24. Inf orme de Casos de Aplicación Serv icio Educativo 74. Proy ecto de Grupo
B3 NO Ajustar y aplicar la acción
EFQM 11 acción correct iv a en: 1) el del Código de Honor 48. Inf orme de Satisfacción del Pastoral
correctiv a: 1) los Proy ectos C3 25. Inf orme de Casos de Conflictos Serv icio Educativo 75. Regis tro de Asistencia
de Grupo Past oral; 2) Proy ecto de Grupo
Planif icación Ajustar: 1) hacer corrección; Res ueltos y no Resueltos 49 Plan de Desarrollo Personal 76. Instrumentos de
m resultados de TESTIMONIO Pastoral; 2) la calidad y
Estratégic a 2) acción correctiv a para 26. Plan de Vinculación con la y Prof esional Docente Ev aluación de Grupos
DE VIDA de los benef iciarios aplicabilidad del proy ecto; Comunidad 50. Plan de Desarrollo Personal Pastorales
ME 23 mejorar los resultados de la Pedagógico 3) los logros de los
para mejorar los res ultados. Curricular 27. Proc edimiento de Control de y Prof esional Direc tivo 77. Inf orme de Grupo Pastoral
gestión pastoral. benef iciarios.
FIN Calidad y Acción Correctiva 51. Metodología de 78. Acta de Junta de Area
8 30. Inf orme de Auditoría Educativa Inv estigación e Innovación 79. Acta de Junta Académica
Autor: QUALIPLUS INTERNACIONAL A2
8 G2 8 31. Calendario Ac adémico, Pastoral
D2 Cronograma de Actividades Anuales
Fecha: 12/10/14 Tel: 02 6012102-03

Gestión
AUTOR: porQUALIPLUS
Procesos INTERNACIONAL
 Gestión por procesos

Etapa 4. Estandarización de los Procesos

Después de estandarizados, los procesos primarios, se

aplica la misma metodología descrita anteriormente,
ahora sobre los procesos gobernantes y procesos
habilitantes identificados en el macroproceso
 Gestión por procesos

Resultados de la estandarización integrada

• Establecimiento preciso del flujo de las actividades,

especificando de manera clara:
• los proveedores internos y externos de cada proceso
• todas las entradas de informaciones y materiales,
identificando su punto de uso en el proceso
• las actividades del proceso y las responsabilidades
involucradas en su ejecución
• todas las salidas de informaciones y materiales
generados por el proceso

• Identificación del perfil y competencia profesional

requerido para cada función en el proceso.
 Gestión por procesos

Resultados de la estandarización integrada

• Definición de necesidades de entrenamiento del personal.

• Detección de la necesidad de mejoras en el proceso

(oportunidades de simplificación, agilidad, eliminación de
desperdicios, reducción de costos).

• Documentación liviana, atendiendo los requisitos normativos

y excediendo los mismos para asegurar competitividad.

• Los requisitos normativos pueden ser del: MSP, IESS, ISO

9001, ISO 9004, ISO 21001 y otros.
 Gestión por procesos

Beneficios de usar el método

• Visión sistémica compartida por todo el equipo

• Estandarización integrada, coherente y liviana de los

procesos de trabajo

• Institución de hecho dirigida al cliente y sociedad

• Se crea una estructura ágil, que permite integrar de

manera sistémica los abordaje más eficaces para la
excelencia en los resultados: Lean, TOC, Seis Sigma
 Gestión por Procesos

Documentación
¨ Cuidado con el riesgo de burocratizar ! ¨

• La documentación debe contener apenas las informaciones

relevantes para los usuarios.

• Buscar un equilibrio entre el “volumen” de la documentación

y el nivel de capacitación profesional del usuario.

• Los documentos deben seguir un formato estándar que

permita el control de la emisión, uso y revisión.

• Cada documento debe tener un responsable para

mantenerlo actualizado y debidamente implementado.
 Gestión por Procesos

Tipos de Documentos
¨Flujo detallado, evitando el uso de textos largos.
Normalmente consiste de una sola página, colocada a la vista de los usuarios¨ ¨

• Manual de Calidad : Documento que especifica el sistema de

gestión de la calidad de una organización.
• Flujo de proceso : Describe actividades de un proceso a nivel
“macro”. Hace referencia a otros documentos aplicables.
• Procedimiento : Describe una o más actividades de un
proceso, usualmente con detalle.
• Instrucción Operacional : Provee detalles para la realización
de una operación, sirviendo de guía para los ejecutores.
Siempre que sea posible, utilizar recursos visuales.
 Elaborando Procedimientos y Generando Indicadores
Para facilitar su generación se debe contestar a las siguientes
preguntas:

PROCEDIMIENTOS
• Quién hace ? Qué hace ?
• Cómo hace ? Dónde hace ?
• Dónde registra ? Cuándo hace ?
• Para qué hace ?

INDICADORES
• Qué mide ? Quién mide ?
• Cómo mide ? Dónde mide ?
• Dónde registra ? Cuándo mide ?
• Para qué mide ?
 Gestión por Procesos

Responsabilidad en el proyecto

• El involucramiento de los responsables y dueños de los

procesos en la ejecución de tareas y elaboración de
procedimientos es un factor decisivo para la eficacia del
sistema y del proyecto

• Evitar que se estructure un departamento “responsable”

por la generación de procedimientos para otras áreas

• Añadir la revisión periódica del proyecto por parte de la

gerencia
 Gestión por Procesos

Tipos de Documentos
¨Evidenciar que los procedimientos planeados
están siendo efectivamente implementados¨

• Especificación: Normas internas conteniendo requisitos y datos

técnicos importantes para determinadas actividades y productos

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeñadas

Los registros pueden utilizarse para documentar la trazabilidad y

para proporcionar evidencia de verificaciones, entre otros

Los registros en general no necesitan estar sujetos al control del

estado de revisión