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1
¿QUÉ ES LA ADMINISTRACION?
La ADMINISTRACIÓN no ocurre en
las empresas y organizaciones
como un quehacer simple de las
tareas aisladas, sino que es algo
más que eso, es ante todo un
conjunto de actividades
estrechamente relacionadas e
interdependientes que apuntan al
logro de los objetivos de la misma
empresa u organización.
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¿QUÉ ES LA ADMINISTRACION?
ORGANIZACIÓN Y SINERGIA
Recurso Material
Humano
Objetivos
Organizacionales
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PROPOSITOS DE LA
ADMINISTRACION
Realizar actividades y terminarlas eficientemente con y
a través de otras personas
Medios: Fin:
eficiencia eficacia
UTILIZACION DE RECURSOS
REALIZACION DE METAS
METAS
Reducción Grandes
de gastos realizaciones
EFECTIVIDAD
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PROPOSITOS DE LA
ADMINISTRACION
EFICIENCIA Y EFICACIA
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PROPOSITOS DE LA
ADMINISTRACION
METAS
Reducción Grandes
de gastos realizaciones
EFECTIVIDAD
Eficiencia Eficacia
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PRINCIPALES ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
ENFOQUE 1900 1920 1940 1960 1970 1980 1990 2000
Científica
General y de procesos
Humano relacionista
Estructuralista
Cuantitativa
Sistemas
Neo-humano relacionista
Contingencias
Desarrollo organizacional
Tarjetas de instrucción
Estandarización
Sistema de costos
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TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION
GENERAL Y DE PROCESOS
(Henry Fayol)
Sostuvo que la organización es una entidad
abstracta dirigida por un sistema racional de
reglas y autoridad, que justifica su existencia a
través del logro de sus objetivos.
APORTES:Previsión
El proceso administrativo Organización
Dirección
Coordinación
Control
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TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION
GENERAL Y DE PROCESOS
(Henry Fayol)
División del trabajo
Autoridad y responsabilidad
Disciplina
Unidad de mando
Unidad de dirección
Subordinación del interés indiv. al general
Principios generales
Remuneración al personal
de la Administración
Centralización Vs descentralización
Jerarquía
Orden
Equidad
Estabilidad del personal
Iniciativa
Unión del personal
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TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION
GENERAL Y DE PROCESOS
(Henry Fayol)
Técnica
Comercial
Las áreas Financiera
funcionales de las Contable
organizaciones Seguridad
Administrativas
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ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO
HUMANO
(Elton Mayo)
Modificó la concepción de la administración al afirmar en sus
estudios en la compañía Western Electric que: “La
productividad no es un problema de ingeniería sino un
problema humano.” Por tal motivo, este enfoque también se
denomina teoría de las relaciones humanas.
APORTES:
La empresa es una entidad social
Interés de las personas no es sólo económico, también es social
y no por la remuneración.
La alta o baja productividad está relacionada con la existencia de
actividad colectiva.
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ESCUELA ESTRUCTURALISTA O
BUROCRATICA
(Max Weber)
Concepto de autoridad:utiliza poder, autoridad
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ESCUELA CUANTITATIVA
(Walter Shewhart)
Aparece ante la indispensable necesidad de
lograr mensurabilidad. Las organizaciones
requieren medir, evaluar y precisar un
fenómeno.
APORTES:
Variabilidad de la calidad de los productos de
un proceso.
Intervienen factores internos y externos.
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ESCUELA DE SISTEMAS
(Ludwing Von Bertalanffy, Daniel Katz y
Robert L)
Estudia las organizaciones como sistemas
sociales inmersos en sistemas sociales
mayores y en constante movimiento, que
se interrelacionan y afectan mutuamente.
Las organizaciones sociales NO son islas.
APORTES:
Elementos sistemáticos: insumos,
procesos, productos y retroalimentación.
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ESCUELA NEO-HUMANO RELACIONISTA
(Abraham Maslow)
Teoría sobre la motivación humana, en la cual sostiene que las necesidades son el
motor del hombre. Con base en su teoría, jerarquizó dichas necesidades.
Autorrealización
Necesidades
secundarias
Autoestima
Amor y sociales
Seguridad
Necesidades
básicas
Fisiológicas
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ESCUELA DE CONTINGENCIA Y
TEORIA DE LA ORGANIZACION
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ESCUELA DEL DESARROLLO
ORGANIZACIONAL.
Representa el enfoque de solución de
problemas, desarrollado por especialistas en las
ciencias del comportamiento: Psicólogos,
Sociólogos, y en menor grado antropólogos
sociales.
Fue ideado para aumentar la efectividad y
bienestar de la organización.
APORTES: DO. Diagnóstico sistemático de la
organización,desarrollo del plan estratégico
para mejoramiento y movilización de recursos
para llevarlo a cabo.
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ESCUELA DEL ENFOQUE DE LA CALIDAD TOTAL
(Kaoru Ishikawa)
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LAS ORGANIZACIONES
DEFINICIÓN:
Conjunto de personas, empleos, sistemas, funciones, oficinas, instalaciones y
dependencias que constituyen un cuerpo o institución social que se rige por
usos, normas, políticas y costumbres propios y tiene un objetivo específico.
“La empresa” es una modalidad específica de organización. Su finalidad es
netamente económica
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RAZONES Y ELEMENTOS DE LAS ORGANZACIONES
RAZONES:
Alcanzar Objetivos
Conservar la experiencia
Lograr la permanencia
ELEMENTOS:
Bienes materiales
Hombres
Sistemas
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MODALIDADES DE ORGANIZACIONES
Criterio Modalidad
Por el origen de
su capital Privadas Públicas
Por su estructura
Legal Personas naturales Personas jurídicas
MODALIDADES DE ORGANIZACIONES
Clasificación
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MODALIDADES DE ORGANIZACIONES
Clasificación
Desde el punto de vista de Mixtas:
capital Creadas por la ley o autorizadas por ella,
tiene aportes estatales y de capital
Sociedades en Comandita por
privado y desarrollan actividades
acciones: capital igual en
comerciales, en el orden territorial y
acciones, no menos de cinco
nacional, su capital es en acciones.
socios, se denomina como “S
en C por Acciones”
Cooperativas: Toda asociación
voluntaria de personas en que se
Sociedades Anónimas: socios organicen esfuerzos y recursos, con el
accionistas con capital en propósito principal de servir
títulos negociables, los socios directamente a sus miembros, sin
no se conocen, el poder de la ánimo de lucro.
administración esta en los Especializadas: una sola actividad
presidentes, gerentes o junta
económica
administrativa, se denominan
“ S.A.”
Integrales: diversas ramas de la
actividad económica.
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REQUISITOS PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE UNA ORGANIZACIÓN EN CALI
Paso 1. Paso 6.
Concepto del uso del suelo Registro Único Tributario
(solicitud en la Alcaldía) “RUT”( solicitado en la DIAN)
Paso 2. Paso 7.
Concepto Ambiental (solicitud Registro de Industria y Comercio
al DAGMA Mpio) (solicitado en rentas del Mpio)
Paso 3. Paso 8.
Constitución de la sociedad Certificado de Seguridad (Benemérito
(Notaria de la Ciudad) cuerpo de Bomberos Voluntarios)
Paso 4. Paso 9.
Registro mercantil (Cámara Concepto Sanitario (Sistema local de
de Comercio de Cali) Salud “SILOS”)
Paso 5. Paso 10.
Registro de libros de Certificado de Sayco – Acinpro
contabilidad ( CCC) ( Organización Sayco – Acinpro)
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FASES DE CRECIMIENTO
FASE 1: La Iniciación
Autoridad y dirección definida
Alta motivación
externa
La organización es dinámica e informal
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FASES DE CRECIMIENTO
FASE 2: La Administración Científica
Mecanización
Estandarización
Especialización
FASE 3 : La Integración
Desarrollo del factor humano
Flujo de trabajo
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PROCESO
ADMINISTRATIVO
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interatúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
I
Planeación
II
¿Qué se quiere hacer?
Organización
¿Qué se va a hacer?
¿Cómo se va a hacer?
IV
Control
Cómo se ha realizado III
Dirección
Ver que se haga
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CULTURA
ORGANIZACIONAL
PROPOSITO PRODUCTOS
CLIENTES MERCADOS FILOSOFIA TECNOLOGIA
O SERVICIOS
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PLANEACION
Es la más básica de las funciones administrativas.
Planificar es decidir por anticipado qué hacer, llena
el vació entre dónde se está y dónde se quiere ir.
Aspectos de la Planeación:
34
PLANEACION
35
PLANEACION
36
PLANEACION
Elementos de un Plan: Actividades, recursos y
limitaciones.
Pasos en el proceso de Planeación:
1- Establecimiento de premisas y Restricciones
(suposiciones). 2-Formulación (diagnóstico-
objetivos).3-Discusión y aprobación (mecanismos-
inconveniencias). 4- Ejecución (recursos-
responsabilidades).5-Control y evaluación (velar).
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PLANEACION
Tipos de Planeación:
38
Planeación Estratégica
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Visión
¿Hacia dónde se dirige la
organización?
Estrategia
¿Dónde debería de estar?
Diseño, Desarrollo de
Soluciones de Arquitectura ¿Cómo llegamos ahí?
Financiero Clientes
Procesos Aprendizaje ¿Qué requerimos para hacerlo
Inernos & Inovación
de Negocio bien y alcanzar la estrategia?
Indicadores Clave de Desempeño / Medidas
Financiero Clientes
Procesos Aprendizaje ¿Cómo medimos que tan
Internos & Inovación
bien vamos?
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Definición
PENSAMIENTO ESTRATÉGICO
41
MISIÓN
42
Fundamentos Estratégicos
MISIÓN
La misión describe:
el concepto de la empresa,
la naturaleza del negocio,
la razón para que exista la empresa,
la gente a la que le sirve,
y los principios y valores bajo los que pretende
funcionar.
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Fundamentos Estratégicos
LISTA DE CUALIDADES QUE DEBEN
VERIFICARSE EN UN ENUNCIADO DE MISIÓN
44
VISIÓN
45
Fundamentos Estratégicos
VISIÓN
La Visión es el conjunto de ideas
generales, que proveen el marco de referencia
de lo que una unidad de negocio quiere ser en
el futuro. Señala el rumbo de la dirección.
Es una representación de cómo creemos que
deba ser el futuro para nuestra empresa ante
los ojos de: Los clientes, los proveedores, los
empleados y Los propietarios.
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Fundamentos Estratégicos
VISIÓN
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Impacto de una visión efectiva
O
b
j
e
t
i
v
o
¿Cual es el objetivo?
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Elementos de la visión
2. Marco Competitivo
Los negocios y lugares
1. Panorama en que la empresa
n
del Futuro Visió ci ado competirá
El entorno regulatorio, e nun
“Un ulante, un 4. Fuentes de
económico y competitivo en estim o en el Ventajas
el cual se anticipa que la s a d d
ba ra ma que Competitivas
empresa deberá competir pan , o
tu ro las Las habilidades que la
f u
fl e j a es de empresa desarrollara
re ac io n
3. Objetivos Fundamentales i r
asp presa” como apoyo
Definición del rol que la la em fundamental para
empresa adoptara; una lograr su visión; una
descripción de lo que espera descripción de cómo la
lograr; referencias para empresa lograra el
evaluar el grado de éxito éxito
futuro
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Marco conceptual
Misión Visión
Captura la razón Expresa una aspiración
de ser de una de la organización
organización Describe un cambio
que motiva al personal
Describe una Se desarrolla en un
realidad que lapso de tiempo
perdura en el especifico
tiempo Motiva a actuar
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Habilidad de planeación
52
Habilidad de planeación
Áreas estratégicas
claves
53
El CaPlaneación
PLANES OPERACIONALES
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Fases y Calendario de Planeación
Fundamentación
estratégica
3 Planes tácticos
Planes operacionales
4
Presupuesto Presupuesto / Planes
operativos
Planeación Operativa
Ejecución de planes
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PlEstratégica
FASES
CONCEPTUAL ANALÍTICA ESTRATÉGICA ACCIÓN MONITOREO
INTERNO
VISIÓN ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS
ESTRATEGIAS
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Resultado de la
AdecuEstratégica
Cómo debe ser el
puente que nos lleve VISIÓN
HOY
al futuro…? DE LA EMPRESA
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Metodología planeación
estratégica
DISEÑO IMPLEMEN-
DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO TACION
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Desarrollo de la metodología
Diagnóstico
LO QUE SE
LO QUE SE IMPLICA-
HA AUSENCIAS
HA DICHO CIONES
HECHO
BRECHA ESTRATÉGICA
CONCLUSIONES
LA PROXIMA ETAPA
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Mapa estratégico
MISIÓN VALORES VISIÓN
DISEÑO ESTRATÉGICO
PLANEACIÓN TÁCTICA
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ORGANIZACION
Es la segunda función del proceso
administrativo.
Se define como agrupación de actividades
necesarias para el cumplimiento de metas y
planes, la asignación de estas actividades a los
departamentos apropiados, y la provisión para
la delegación y coordinación de la autoridad.
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ORGANIGRAMA
Se define como representación grafica de la estructura administrativa de una empresa o
entidad; esta esquematización presenta de un modo simbólico y con gran claridad
información sobre la estructura de la empresa.
Con fines de información el organigrama de una entidad debe mostrar:
Las relaciones que existen entre los diversos cargos departamentos y secciones de la
empresa.
Los organismos que lo componen
Las relación jerárquica que existe entre estos organismos.
El carácter jerárquico o funcional de estos organismos
El grado de dependencia, así como la importancia jerárquica.
La denominación especifica de estos organismos.
La cantidad de niveles jerárquicos
Los canales formales de comunicación
Las líneas de autoridad-responsabilidad.
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CLASES DE ORGANIGRAMA
VERTICAL
Es la forma clásica para representar la estructura de una
empresa.
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Clases de organigrama
Vertical Replegado
Con el fin de aprovechar al máximo un mínimo espacio, se utiliza esta
variación que consiste en no continuar con el sistema triangular sino
representar los organismos subordinados en sentido vertical con una
línea común de dependencia; es decir, no se “ Cuelga”
en forma horizontal.
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Clase de organigrama
Horizontal
El desarrollo de este organigrama se hace de izquierda
a derecha, en el mismo sentido de la escritura, yendo
de la máxima posición hacia las posiciones
subordinadas.
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Clases de organigrama
Circular
No utiliza los rectángulos que sirven para representar
los organismos, como en los anteriormente
descritos. Consiste en una serie de círculos
concéntricos de los cuales se toman las áreas
circunscritas para representar los organismos de la
entidad.
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DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS
Director de Posgrados.
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DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS
GERENTE GENERAL
Ventajas
Agrupan especialistas alrededor de un producto, mejorando y
facilitando la innovación.
Facilita la utilización de la estrategia de diversificación, es decir que
la organización produzca más ( bienes o servicios).
Hay un jefe responsable por los resultados de un producto
determinado, lo cual permite que el Gerente General pueda detectar
las contribuciones de cada producto a la organización.
Las comunicaciones sobre los productos se facilitan.
Desventajas
Puede existir duplicación de esfuerzos y de equipos en los diversos
departamentos ya que cada departamento requiere personal y
recursos necesarios para la producción y comercialización de un
producto (personas especializadas en producción, comercialización,
diseño, finanzas, ingenieria,etc.)
La Gerencia General mantiene en control de ciertas actividades
importantes, como finanzas y personal, para que haya uniformidad y
consistencia en la toma de decisiones en esas áreas.
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DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES
GERENTE
PERSONAL
PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓN FINANZAS
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DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES
ALCALDE
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DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES
VENTAJAS
Es una forma lógica de agrupar actividades
Facilita la especialización funciones
Se obtiene una mayor eficiencia por medio de la especialización
Retiene el control centralizado de la decisiones estratégicas.
Facilita la capacitación de los especialistas.
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DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES
DESVENTAJAS
Se dificulta la coordinación en las diversas unidades funcionales.
Es decir, ven el árbol pero no el bosque.
La comunicación entre los departamentos se vuelve dificil ya
que cada departamento tiene su propio “ idioma técnico”.
Puede conducir a conflictos y celos entre departamentos.
Cada departamento puede comenzar a desarrollar una visión
estrecha de lo que debe hacer la organización.
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RECOMEDACIONES PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS
Comité
La línea solo indica la posición jerárquica y su procedencia pero no dice mucho del tipo de relaciones
atribuidas a él.
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Recomendaciones para la elaboracion de organigramas
Asesor
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Recomendaciones para la
elaboración de Organigramas
Los organismos asesores que han recibido atribuciones
funcionales se unen con un trazo haciendo un codo ( ) a aquel
organismo del que depende.
Para diferenciarlos de los organismos de ejecución, el
organigrama general queda dividido en dos partes: 1- la
dirección y los organismo de asesoramiento ( o estado mayor) y
2- los organismos de ejecución.
Este esquema es lo que se denomina una estructura mixta
( línea y asesoría) o staff and líne” que es representación más
típica de entidades grandes y complejas; pero puede
encontrarse otras estructuras que no presente esta mezcla .
Tales como:
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Recomendaciones
1
1
2 3
4 5
6 7 8 9
7
10 11 12
2
14 13
15 16 17
79
Recomendaciones
Estructura Lineal o “ Militar “
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DESCENTRALIZACION
Descentralización de autoridad es una fase fundamental
de la delegación, en la medida que la autoridad no es
delegada está centralizada.
Características:
Crecimiento de la organización
Alta Administración
Definición de políticas
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LOS COMITES
Es un grupo de personas a las que como tal se les
encarga algún asunto; esta características de acción
de grupo es la que hace que el comité se distinga de
otros mecanismos organizados.
Características:
Llevará funciones específicas de la organización
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DOTACION DE RECURSO HUMANO
Toda organización debe estar fundamentalmente
preocupada acerca de la calidad de sus ejecutivos, ya
que son la garantía para el logro de los objetivos,
dada su preparación en la guía y orientación
inteligente y eficiente, para que sea posible de
alcanzarlos.
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ERRORES EN LA ORGANIZACION
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ERRORES EN LA ORGANIZACION
Incapacidad para seleccionar, contratar y ubicar empleados.
Incapacidad para planificar adecuadamente.
Incapacidad para delegar autoridad
Incapacidad para equilibrar la delegación
Confusión de las líneas de autoridad y de información.
Autoridad sin responsabilidad.
Responsabilidad sin autoridad.
Descuido en la aplicación del sistema de asesoria.
Mal uso de la autoridad funcional.
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CONTROL
Es la definición de los resultados actuales y pasados
en relación con los esperados, ya sea total o
parcial, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes.
Su importancia: Radica brevemente en los
siguientes hechos:
Cierra el ciclo administrativo
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