Universidad Autónoma de Chiriquí

Centro Regional Universitario de Barú

Ensayo sobre

Secretariado Ejecutivo en la Administración

Materia: Educación sociedad

Profesora: Deborath Sánchez

Elaborado por
Leyner Pineda

2021
 SECRETARIADO EJECUTIVO EN LA ADMINISTRACIÓN
ENSAYO

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,

tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones
liberales. La secretaria o secretario contribuyen al eficaz funcionamiento de una
empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.

En términos tradicionales, se le llama secretaria o secretario a la persona que

escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los
asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina.

La noble profesión del secretariado se viene desempeñando desde vieja data,

pero no se sabe el momento exacto de su aparición. Lo que sí podemos afirmar
con seguridad es que surgieron como una consecuencia natural a la necesidad
que tiene una persona prominente de alguien en quien poder confiar sus asuntos
confidenciales y que puedan actuar en beneficio de su jefe.

Durante el transcurrir de la historia del ser humano, distintas civilizaciones

presentan evidencias sobre la aparición e importancia de personas que
desempeñaron labores de carácter secretarial sin recibir propiamente el nombre
de secretarios.

Estas personas llegaron a constituir una verdadera clase social a la cual se les
llamó escribas, escribanos o secretarios, es decir, que estos profesionales dieron
sus primeros pasos junto al inicio de la civilización, primero como proclamadores
públicos y luego como escribas.

Conforme evolucionó la historia humana, muchas cosas y hasta profesiones

fueron cambiando, pero lo que hoy conocemos como secretariado se mantuvo
casi intacto.

Ya para los principios de la época moderna, los nobles tenían secretarios

(generalmente hombres) y se les elegía por el dominio de varios idiomas, entre
ellos el latín. Ellos tenían una gran importancia, pues fungían como consejeros, e
integraban los consejos de administración y del estado del reino; y como autoridad
de sus escritos, que no podían ser alterados, sino por el propio rey.

Ello es ejemplo de que el secretariado ha demostrado ser una actividad de enorme

importancia, que actualmente conserva dentro del ámbito comercial, administrativo
y de ejecución. La secretaria es una asistente ejecutiva que posee el dominio
completo de las técnicas de la oficina, que demuestra capacidad para asumir
responsabilidades que su jefe le encargue, con gran iniciativa en las labores
diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos
cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha
asignado.

Por ello es indispensable que quien ejerza la profesión de secretario o secretaria

posea capacidades intelectuales, disposición dinámica, seguridad personal,
criterio adecuado y personalidad, entre otras.

Debido a su importancia, cada vez se ve sometida a más y más exigencias que, a

la vez, la hacen imprescindible en cada organización.

Pero en los últimos tiempos el concepto de este ha cambiado notablemente,

debido a la complejidad y crecimiento de la vida empresarial, la rapidez con que se
requieren realizar los trámites y la exigencia del manejo de las nuevas tecnologías.

Ahora ha pasado a ser la o el asistente perfecto de su jefe, hasta el punto de ser

capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad. La creciente
complejidad de la vida empresarial ha tenido como consecuencia que ellos se
encargue de asistir a su superior de manera más directa. Será el secretario quien
confeccione los informes, memorandos o recopile los datos para presentar a la
junta; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia.

El trabajo administrativo que deba realizar cada secretario o secretaria puede ser

muy diferente entre una y otra, en relación con el campo de actividad de
la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias
características.

Todo lo anterior conlleva a que actualmente el perfil de una secretaria o secretario

requiere un conocimiento más avanzado y una serie de destrezas para poder
desempeñar esta labor.

En el pasado era suficiente con que la secretaria o secretario supiera escribir a

computadora y tener buenas maneras telefónicas y timbre de voz, sin embargo, la
preparación es el punto que más se busca en la actualidad, y a estos
requerimientos se agrega el que deba saber por lo menos dos idiomas, que no
solo sepan encender y escribir en una computadora, sino que sean usuarias
avanzadas de los programas de ofimática que usa la organización en cuestión.

Además, la secretaria o secretario de hoy debe tener poder de decisión, relaciones

humanas, conocimientos administrativos, y hasta de economía y finanzas. Pero
también debe estar al día en lo que asuntos institucionales se refiere y saber
elaborar proyectos en caso de que se requiera.

De esto se deriva que deben estar constantemente actualizando sus

conocimientos, pero también, que su oficio, aunque aumenta de requerimientos y
preparación para cada uno de ellos, también hace que sean cada día más
esenciales e insustituibles para las organizaciones.

Los secretarios están presentes en muchas de las etapas de distintos procesos

institucionales, sea hacia el interior y hacia el exterior: levantar escritos, atender el
teléfono, recibir mensajes desde los más simples hasta los más complejos,
guardar secretos, ser consejeros, como también concretar las herramientas
básicas con las que habrá de luchar en el campo organizacional.
Los secretarios ejecutivos prestan apoyo administrativo de alto nivel a los
ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a cabo
funciones de oficina como preparar la correspondencia, recibir a los visitantes,
organizar las reuniones y gestionar los programas. También pueden supervisar al
personal de oficina de nivel inferior.
Entre las funciones de una secretaria se encuentra el manejo de la información
confidencial de una empresa, la gestión de la agenda, la atención al público, la
comunicación vía telefónica, la organización de videollamadas o reuniones,
documentos y otras tareas.

En este sentido, la secretaria o el secretario se encargan de manejar todas las

tareas administrativas de una oficina. Además, manipulan asuntos que solo le
conciernen a las personas de mayor jerarquía en una empresa, ya sean
presidentes, gerentes, directores, entre otros.

Tareas secretario ejecutivo

 Responder, filtrar y pasar llamadas telefónicas, tomar mensajes y ocuparse

de las solicitudes de información y de peticiones.
 Recibir a los visitantes y guiarlos hacia las personas correspondientes.
 Abrir, clasificar y repartir la correspondencia entrante, incluyendo los faxes y
el correo electrónico, y preparar respuestas a la correspondencia que
contenga preguntas rutinarias.
 Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y los
informes para determinar su importancia y planificar su reparto.
 Escribir la correspondencia, memorandos, informes, presentaciones y otros
documentos a partir de borradores, copias manuscritas, dictados a
 máquina, etc, por ejemplo, por medio de ordenadores con una serie de
paquetes de software.
 Archivar y recuperar documentos, correspondencia, registros e informes y
establecer sistemas de archivado.
 Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
 Organizar los preparativos de viajes, los itinerarios de los viajes, las
conferencias y las funciones sociales para los ejecutivos.
 Preparar el orden del día y hacen preparativos para las reuniones (por
ejemplo, reuniones de comités y de la junta), asistir a las reuniones y
redactar las actas.
 Realizar búsquedas de información y recopilarla para los ejecutivos.
 Llevar a cabo tareas generales de oficina como los pedidos de suministros,
servir refrescos e informar sobre equipos de oficina que no funcionen.
 Supervisar a otros trabajadores de la oficina y delegar trabajo en ellos.

1- Gestión de agenda

Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para

la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones,
personales.

También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones
con las que debe relacionarse su empleador.

La agenda de una secretaria suele servir como bitácora operativa del ejecutivo
para el cual trabaja.

2- Atención al público

La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la

secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como
todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo
seguimiento del asunto.

Asimismo, es la persona que recibe a los visitantes en la oficina. Por esto es

importante que la secretaria mantenga una imagen acorde con la imagen
corporativa del lugar de trabajo.
Su papel allí no es solo saludar y hacerle amable la espera a los visitantes, sino
que también da las primeras instrucciones y pautas sobre la cultura organizacional
y los procesos internos de la empresa.

3- Gestión de documentos

Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe,

una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas,
notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.

A tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan

preparar con mayor agilidad y rapidez tales documentos.

La especificidad de esas competencias dependerá del tipo de trabajo que sea

requerido en el área en el que se desempeñe.

La secretaria maneja la base de datos de contactos de su jefe y archiva la

correspondencia escrita, así como las actas de asamblea y otros documentos de
interés dentro de la oficina.

Es la secretaria la que normalmente toma nota de los asuntos tratados en

reuniones importantes.

4- Manejo de información sensible (interna y externa)

Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar
adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la
operación de la empresa o institución en la que trabaja.

Por ejemplo, debe tener el control de los documentos legales que pueden ser
requeridos por instancias gubernamentales en cualquier momento.

También puede tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los

actores relacionados con la empresa. Esta información debe ser gestionada de
forma discreta, eficiente y oportuna.

5- Organización de la oficina

La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de

la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles,
archivadores, entre otros.
Es quien lleva el control del inventario de insumos y equipos de oficina. También
mantiene en orden los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de tal modo de
que la información esté fácilmente disponible para cuando se requiera.

La secretaria debe tener su espacio de trabajo limpio y organizado, puesto que

suele ser de las primeras cosas que ven las personas ajenas a la empresa al
entrar en sus instalaciones.

6- Elaboración de presentaciones

Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de

presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele
pedir ayuda a su secretaria.

La persona que esté en la secretaría deberá velar porque la información que allí
aparezca refleje correctamente los datos que su jefe desea compartir.

También deberá estar atenta de que sea una presentación libre de errores
ortográficos y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa.

7- Vigilancia administrativa

También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se cumplan

las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa
o institución en la que se desempeña.

De acuerdo con el nivel jerárquico de su jefe, la secretaria puede validar la

exactitud de los datos que reflejen el detalle de las operaciones presupuestales.

Una secretaria debe ocuparse del control de gestión y la correcta administración

de los recursos dentro de la oficina.

8- Organización de desplazamientos

Si el jefe necesita viajar mucho por asuntos laborales, la secretaria tendrá como
función organizar todo lo referente al desplazamiento. Desde la adquisición de
billetes de tren o avión, la reserva del hospedaje o la contratación de un chófer o
guía local.
9- Comunicación con otros departamentos

En muchos casos, la secretaria se encarga de distribuir o recibir información de

otros departamentos antes de que pasen por su jefe. Con ello, evita una
sobrecarga de trabajo a su superior, ya que puede sintetizar las necesidades más
importantes y las que requieren más urgencia.

Incursionar en la profesión de Secretariado ejecutivo en las empresas moderna es

la más brillante interesante mundo del aprendizaje continuo, a la secretaria o
secretario se la puede considerar como la imagen y el alma de la empresa, una
persona con capacidad de decisión, la mano derecha del jefe, su asistente
profesional, quien debe estar capacitada para atender y resolver problemas,
poseer imaginación, creatividad, don de gente, vocación para emprender en un
trabajo organizado, discreto, efectivo y eficiente, con el propósito de cumplir los
objetivos de la empresa. El secretario debe mantener una relación de respeto,
confianza y fidelidad con su jefe, sin dejar de lado la capacitación permanente de
los miembros de la empresa, con el propósito de adquirir nuevos conocimientos,
técnicas y destrezas que contribuyan para que el desempeño sea más fructífero.

El cliente externo es todo consumidor o empresa con potencial para comprar o

contratar productos y servicios, constituye no solo la fuente de ingresos y por tanto
la estabilidad económica, sino el eje mismo de trabajo, desarrollo y avance de la
organización y todos sus empleados. Dentro de los clientes externos se
encuentran algunos clientes intermedios que a su vez también tienen necesidades
que se deben atender, como por ejemplo los distribuidores mayoristas o detallistas
u otras personas que como agentes intermediarios promocionan sus servicios de
alguna forma. Una característica principal es que este cliente es muy importante
para la organización, por lo tanto se debe realizar un esfuerzo continuado para
captar y fidelizar, estableciendo una relación a largo plazo con él, midiendo
periódicamente su satisfacción para reaccionar en seguida si decae. (Bernal
Moreno. 2014).

La finalidad de la organización y sus colaboradores es la de conocer las

necesidades de este cliente y que son indispensables para tenerlo satisfecho y
feliz; como ser comprendido, bienvenido, sentirse importante, sentir comodidad,
confianza y sobre todo sentirse escuchado.

Los 10 componentes básicos del buen servicio

1. Seguridad.- Es bien cubierta cuando podemos decir que brindamos al

cliente cero riesgos, cero peligros y cero dudas en el servicio.
2. Credibilidad. Hay que demostrar seguridad absoluta para crear un ambiente
de confianza, además hay que ser veraces y modestos, no sobre prometer o
mentir con tal de realizar la venta.

3. Comunicación. Se debe mantener bien informado al cliente utilizando un

lenguaje oral y corporal sencillo que pueda entender, si ya hemos cubierto los
aspectos de seguridad y credibilidad seguramente será más sencillo mantener
abierto el canal de comunicación cliente-empresa

4. Comprensión. Del cliente.- no se trata de sonreírles en todo momento a los

clientes sino de mantener una buena comunicación que permita saber que desea,
cuando lo desea y como lo desea en un caso seria por orientarnos en su lugar.

5. Accesibilidad. Para Dar un excelente servicio debemos tener varias vías de

contacto con el cliente, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, tanto
físicamente en sitio, hay que establecer un conducto regular dentro de la
organización para este tipo de observaciones, no se trata de crear burocracia son
de establecer acciones reales que permitan sácales provecho a las fallas que
nuestros clientes han detectado.

6. Cortesía. Tensión, simpatía, respecto y amabilidad del personal, como

dicen por ahí, la educación y las buenas maneras no pelean con nadie. Es más
fácil cautivar a nuestros clientes si les damos un excelente trato y brindarlos una
gran atención.

7. Profesionalismo. Pertenencias de las destrezas necesarias y conocimiento

de la ejecución del servicio, de parte de todos los miembros de la organización,
recuerda que no solo las personas que se encuentran en el frente hacen el
servicio si no todos.

8. Capacidad de respuesta. Disposición de ayudar a los clientes y proveerlos

de un servicio rápido y oportuno.

9. Fiabilidad. Es la capacidad de nuestra organización de ejecutar el servicio

de forma fiable, sin contraer problemas. Este componente se ata directamente a la
seguridad y a la credibilidad.

10. Elementos tangibles. Se trata de mantener en buenas condiciones las

instalaciones físicas, los equipos, contar con el personal adecuada y los materiales
de comunicación que permitan acércanos al cliente.

Actitud de quien presta el servicio

1. Conocimiento de las necesidades y expectativas del cliente. Antes de
diseñar cualquier política de atención al cliente es necesario conocer a
profundidad las necesidades de los diferentes segmentos de clientes para poder
satisfacer sus expectativas.

2. Flexibilidad y mejora continua. Las empresas han de estar preparadas para

adaptarse a posibles cambios en su sector y a las necesidades crecientes de los
clientes. Para ello, el personal que está en contacto directo con el cliente ha de
tener la formación y capacitación adecuadas para tomar decisiones y satisfacer las
necesidades de los clientes incluso en los casos más inverosímiles.

3. Orientación al trabajo y al cliente. Los trabajos que implican atención directa

al cliente integran dos componentes: el técnico propio del trabajo desempeñado y
el humano, derivado del trato directo con personas.

4. Plantearse como meta de la atención al cliente la fidelización.

Existen diferentes tipos de atención al cliente, en función del criterio que se utilice
para su clasificación. Se trata de diferentes maneras en las que se da la
interacción con nuestros clientes, teniendo en cuenta distintas variables.

5.1.- Atención de Contacto.

La relación interpersonal es de suma importancia tanto para el facilitador del

servicio, empresa y cliente.

1. Atención presencial:

En este caso, se produce un encuentro físico con el cliente, sin las barreras ni
interferencias que ocasiona el trato telefónico o a través de otras vías, como el
correo electrónico. Se da contacto visual y el lenguaje no verbal juega un papel
muy importante.

2. Atención telefónica:

Este tipo de atención al cliente exige que se cumplan una serie de normas no
escritas si usted desea lograr su plena satisfacción. El hecho que no podamos
observar las posibles reacciones del interlocutor hace que tengamos que poner
más esfuerzos y demostrar una actitud diferente a la presencial.

3. Atención virtual:
Con la entrada de las nuevas tecnologías y el auge del comercio electrónico, se
está imponiendo una vía alternativa para efectuar las compras. Ya sea por correo
electrónico o a través de la misma web donde se ofrecen los productos, el cliente,
en este caso, valora la atención recibida por otros parámetros, como el correcto
funcionamiento de la página, el sistema de pago y de entrega, la premura en la
respuesta ante dudas vía correo electrónico, etc.

4. Atención si piensa en la intención.

5. Atención proactiva:

Cuando buscamos crear necesidades en el cliente y motivar la compra de nuestro

producto o servicio, contactamos directamente, sin esperar a que él lo haga. Exige
una alta tolerancia a la frustración, ya que debemos tener una actitud positiva
hacia el rechazo.

6. Atención reactiva:

En cambio, cuando el sentido del contacto entre las partes se da del cliente hacia
nosotros, simplemente estamos dando respuesta a la demanda, sin tratar de
despertar, de entrada, necesidad alguna en el cliente.

Conclusiones

Los secretarios son un gran aporte para la administración, me he dado cuenta de

que todo va en los grandes aportes por aumentar la eficiencia de la empresa a
través de la organización y de la aplicación de principios generales de la
administración.

Las secretarias o secretarios son la parte fundamental de la empresa ya que son

ellos los que ordenan planifican todas las actividades diarias de su jefe y es por
eso que debe mostrar una buena presencia ya que es la primera persona con la
que se encuentra los clientes.
 Bibliografía

 TEC. (16 de Abril de 2016). TEC. Obtenido de TEC:

https://www.tec.ac.cr/hoyeneltec/2016/04/26/opinion-consideraciones-secretariado

 Deisy Yanez. (27 de mayo de 2020). Las 9 Funciones de una Secretaria Más

Destacadas. Lifeder. Recuperado de https://www.lifeder.com/funciones-secretaria/.