DIAGNOSTICO DE

ARCHIVO CENTRAL

FICHA:2278436
SOFIA SOLER
Es el proceso de verificación del estado actual
de Archivo Central en aspectos
administrativos, archivísticos, conservación,
infraestructura y tecnología; así, como la
validación de su cumplimiento normativo,
identificación de aspectos críticos,
debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas de la entidad entorno al
cumplimiento de la función archivística.
¿En qué consiste el diagnóstico en el Archivo Central?

Consiste en una revisión detallada de los

documentos y del deposito en aspectos como la
temperatura las unidades de conservación
Dicha labor se realiza para examinar y comprobar
que se encuentre en buen estado los archivos
correspondientes, así como también que se
mantengan organizados en su respectivo orden de
categorización y, en caso de presentarse alguna
irregularidad, solventarla de forma inmediata.
Del mismo modo, se pueden emplear métodos
más eficaces que permitan fortalecer los
protocolos archivísticos de la organización.
¿Por qué es importante realizar diagnósticos?

Permitirá evidenciar el estado actual de la gestión

documental en la entidad y establecer nuevas
estrategias encaminadas a la optimización de los
procesos y servicios que actualmente ofrece el
Archivo, incluyendo la información en todos los
soportes.
En este orden de ideas, se puede afirmar que, si las
empresas no ejecutan sus respectivos diagnósticos
durante la gestión documental, se pueden presentar
problemas futuros que afectarían a la organización;
bien sea a nivel jurídico, financiero o tributario.
 ¿CÓMO SE REALIZAN LOS
DIAGNÓSTICOS?

Para ejecutar un diagnóstico preciso de los documentos que

posee la organización, se debe seguir una serie de pasos, entre
los que están:
1.Comunicarse directamente con todos
los miembros del Archivo central
La gestión documental no es un proceso
que se realiza individualmente, sino que
debe llevarse a cabo en conjunto. Por
ende, es indispensable que se discuta con
todos los miembros encargados de
ejecutar dicha labor para evaluar cuáles
podrían ser las estrategias que se
aplicarán en relación al diagnóstico de los
documentos.
2. Revisar y analizar todo lo
relacionado a la información
organizacional
Lo primero que se tiene que hacer es
tener conocimiento de todos y cada uno
de los aspectos que componen a la
organización. Para ello, se debe revisar
el organigrama, la división por
departamentos que componen a la
entidad o las categorías documentales.
3. Evaluación de los
documentos
Después de haber desarrollado el
organigrama empresarial, sigue
identificar los distintos archivos
que se generan en la
organización. Para lograr este
cometido, se tiene que revisar el
archivo histórico, central y el de
gestión.
4. Emplear métodos basados
en la normativa legal
Todas las estrategias que se
pretendan llevar a cabo
durante el diagnóstico deben
acatar la normativa legal
correspondiente por el Archivo
General de la Nación y otras
instituciones gubernamentales.
5. Muestreo documental
El muestreo documental sirve
para realizar una evaluación
que permita identificar los
métodos, principios y procesos
archivísticos de la
organización. Del mismo modo,
verificar el nivel de seguridad
que tiene la manipulación de la
información correspondiente.
INSTRUMENTO
ARCHIVÍSTICO
Gracias