PROCESO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. DEFINICIONES

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Ley 594 de 2000.

 Acuerdo 060 de 2001.
 Acuerdo 016 de 2002.
 Decreto 2578 de 2012.
 Acuerdo 004 de 2013
 Ley 1712 de 2014.
 Decreto 1080 de 2015.
 Circular única de la SIC.

3. ALCANCE:

Identificar las actividades relacionadas con el proceso de clasificación, ordenación

y descripción documental de los documentos tanto en el Archivo de Gestión como
en el Archivo Central de la Cámara de comercio de La Guajira.

4. REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS

 Equipos de computo.
 Scanner de documentos.
 Acceso a internet.
 Impresora de radicación.
 Insumos para la radicación. (stickers,cinta)
 Teléfono.
 Software de gestión documental (Sevenet),
 Sistema de registros públicos (SII).
 5. RESPONSABLES
SECRETARIA GENERAL. Es el responsable que este procedimiento se cumpla y
de asegurar que el procedimiento se realice dentro de lo establecido por la
Normatividad vigente en materia de gestión documental.
COORDINADOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el responsable de llevar a
cabo el soporte de este procedimiento Quienes actúan bajo la directriz del
Secretario General.
Todas las dependencias de la Cámara de Comercio de la Guajira son
responsables de la aplicación de este procedimiento.

6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

 Diseño de procedimiento de “Organización documental” teniendo en cuenta los

procesos de ordenación, descripción y organización de documentos.
 Elaboración de Manual de gestión documental de la Cámara de Comercio de
La Guajira.
 Diseño de políticas de descripción documental (Inventario documental).
o Esquema de metadatos
o Nivel de descripción
o Fases de la descripción documental
 Divulgación de los instrumentos archivísticos que participan directamente en el
procedo de organización.
o Cuadro de Clasificación Documental CCD.
o Tabla de Retención Documental TRD.
 Plan de capacitación a funcionarios sobre el proceso de organización
documental y aplicación de los instrumentos archivístico.

Para el desarrollo de las presente actividades se debe tener en cuenta el siguiente

procedimiento.
Organización de los documentos: El conjunto de acciones encaminadas a la
adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:
1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
 (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional
de la entidad y principio de procedencia”
 Respetar el principio de orden original y de procedencia.
 Identificación de unidades administrativas y funcionales.
 Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
 Conformación de series y sub series documentales.
 Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y
de los documentos de apoyo.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series en el sistema de ordenamiento establecido, respetando el
principio de orden original.
 Respetar las características internas del documento
 Relaciones entre unidades documentales, series, sub series y tipos
documentales.
 Conformación y apertura de expedientes.
 Determinación de los sistemas de ordenación: alfabético, cronológico,
numérico, mixto.
 Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
 Foliación.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de

archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación.
 Análisis de información y extracción de contenidos.
 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e
Índices.
 Actualización permanente de instrumentos.

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental

y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la
Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de
las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad
de utilización de nuevas tecnologías en los archivos.

Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de

tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración
documental”

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los

expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenación.

 Elaboración de inventarios documentales.

 Organización y entrega de transferencias documentales.
 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

4. Rotulación: Es necesario identificar las cajas en lugar visible para facilitar su

ubicación, para ello se realizan las especificaciones al proveedor

Rótulo de Caja:

5. RESULTADOS ESPERADOS

 Direccionar la correspondencia oportunamente al responsable, digitalmente

de manera inmediata y físicamente con un tiempo de medio día hábil
contado a partir del ingreso del documento por el usuario.
 Garantizar la integridad de los expedientes de las diferentes áreas.
 Facilitar el acceso a la información.
 Controlar los documentos que ingresan y salen de la entidad en el
cumplimiento de la funciones.
 Garantizar al usuario externo, que las solicitudes de PQRSF, sean
revisadas y contestadas en el menor tiempo posible.
6. RIESGOS INDETIFICADOS
Posibles Riesgos
 El documento es direccionado al área equivocada.
Posibles Causas
 En la ventanilla única de radicación no se identificó el destinatario
adecuadamente.

Posibles Soluciones
 Solicitar el documento físico y redireccionarlo.
 Notificar el documento a través del software al responsable correcto.

7. REGISTRO GLOSARIO DE TERMINOS

Comunicación: acción de comunicar o comunicarse.
Correo certificado: carta o paquete que el servicio de correos garantiza entregar
al destinatario y, como prueba de ello, recoger su firma.
Workflow: El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos
operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo
se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la
información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento
de las mismas.
PQRSF: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) es
una herramienta que nos permite conocer las inquietudes y manifestaciones que
tienen nuestros grupos de interés para que tengamos la oportunidad de fortalecer
nuestro servicio y seguir en el camino hacia la excelencia operativa.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Elaborado por: Coordinador de gestión Documental

Revisado por: Comité de archivo
Aprobado por:
Versión 1.0
Fecha: