PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

PRESENTADO POR:
yuleidys cervantes
SOFIA SOLER

FICHA: 2278436

PRESENTADO A: MARTHA YANETH RODRÍGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C, SEPTIEMBRE DE 2022
 Versión: 01
Código:
GFPI-F-132

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

TALLER DE APRENDIZAJE N° 5

Denominación del programa o módulo TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

de formación:

Actividad técnica de aprendizaje - ATA: Organizar el archivo central

Nombre del taller Depósito de archivo central 5

Objetivo de aprendizaje del taller: Reconocer los depósitos de archivo central, para su administración y conservación de documentos.

En forma colaborativa e individual , siga las instrucciones del desarrollo del taller y realice la socialización
Descripción del taller:
correspondiente

Preparación (Recursos y medios): http://biblioteca.sena.edu.co/https://www.archivogeneral.gov.co/

Tiempo de ejecución 10 horas

 Archivo General de la Nación. Acuerdo 049 de 2000. Conservación de documentos. Recuperado de
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/ Archivo General de la Nación. Acuerdo 050
de 2000. Conservación de documentos. Recuperado de
https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9038_documento.pdf

Archivo General de la Nación. Acuerdo 006 de 15 de Octubre de 2014. Programa de conservación

preventiva. Recuperado de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/?pdf=56

Archivo General de la Nación. Acuerdo 008 de 2014. Especificaciones técnicas y los requisitos para la
Bibliografía y webgrafía:
prestación de los servicios de depósito, custodia. Recuperado de
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-008-de-2014/ Archivo General de la Nación

Acuerdo 050 de 2000. Conservación de documentos. Recuperado de

https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9038_documento.pdf

DESARROLLO DEL TALLER

Escuche, observe y lea el material indicado por el instructor

TRABAJO INDIVIDUAL:

1. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Observe el video 12 reglas básicas de seguridad en el enlace: https://www.youtube.com/watch?
v=3Sk6PqEa0ZA&feature=youtu.be . Elabore una secuencia gráfica que refleje las normas de seguridad a tener en cuenta en los depósitos de archivo.

TRABAJO COLABORATIVO:

2. En equipos de trabajo de dos integrantes, diseñe una maqueta o plano de un depósito de archivo con las condiciones óptimas que ilustre todos los
requerimientos y especificaciones propias de los depósitos de archivo, según normatividad en Colombia. Lea y apropie el acuerdo 049 de 2000 y el
acuerdo 008 de 2014:

a. Condiciones estructurales físicas de los depósito

b. Condiciones de seguridad, condiciones ambientales y condiciones de mantenimiento
c. Medidas de estantería, distribución de estanterías, mobiliario para obras de gran formato, archivadores verticales, archivadores rodantes y
contenedores, entre otros
d. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento
e. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
f. Monitoreo y control de condiciones ambientales
g. Almacenamiento y re-almacenamiento
h. Elementos de protección personal y bioseguridad.
i. Prevención de emergencias y atención de desastres
j. Demás condiciones requeridas en los depósitos de archivo.
k. Incluya un valor agregado innovador que contribuya al mejoramiento de las instalaciones de un depósito de archivo centrral

3. Teniendo en cuenta un depósito de archivo de una entidad en Colombia, diligencie el formato de diagnóstico archivo central, ubicado en la hoja 2 de
este archivo, registrando cada uno de los informes solicitados

Presente las evidencias en un único documento en excel, incluyendo portada de presentación, objetivos, desarrollo de cada actividad, tomar eviencias
Escuche, observe y lea el material indicado por el instructor

TRABAJO INDIVIDUAL:

1. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Observe el video 12 reglas básicas de seguridad en el enlace: https://www.youtube.com/watch?
v=3Sk6PqEa0ZA&feature=youtu.be . Elabore una secuencia gráfica que refleje las normas de seguridad a tener en cuenta en los depósitos de archivo.

TRABAJO COLABORATIVO:

2. En equipos de trabajo de dos integrantes, diseñe una maqueta o plano de un depósito de archivo con las condiciones óptimas que ilustre todos los
requerimientos y especificaciones propias de los depósitos de archivo, según normatividad en Colombia. Lea y apropie el acuerdo 049 de 2000 y el
acuerdo 008 de 2014:

a. Condiciones estructurales físicas de los depósito

b. Condiciones de seguridad, condiciones ambientales y condiciones de mantenimiento
c. Medidas de estantería, distribución de estanterías, mobiliario para obras de gran formato, archivadores verticales, archivadores rodantes y
contenedores, entre otros
d. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento
e. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
f. Monitoreo y control de condiciones ambientales
g. Almacenamiento y re-almacenamiento
h. Elementos de protección personal y bioseguridad.
i. Prevención de emergencias y atención de desastres
j. Demás condiciones requeridas en los depósitos de archivo.
k. Incluya un valor agregado innovador que contribuya al mejoramiento de las instalaciones de un depósito de archivo centrral

3. Teniendo en cuenta un depósito de archivo de una entidad en Colombia, diligencie el formato de diagnóstico archivo central, ubicado en la hoja 2 de
este archivo, registrando cada uno de los informes solicitados

Presente las evidencias en un único documento en excel, incluyendo portada de presentación, objetivos, desarrollo de cada actividad, tomar eviencias
fotográficas, conclusiones y bibliografía.

Control de documento: Martha Yaneth Rodríguez Veloza, Centro de Gestión Administrativa 8/16/2022
 Herramienta - D

Depósito:

Características del Depósito

Condiciones Generales

Criterios a Evaluar
Ubicación:

Características de terreno sin riesgos de humedad

subterránea o problemas de inundación y que ofrezca
estabilidad

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o

posible peligro por atentados u objetivos bélicos

Prever el espacio suficiente para albergar la

documentación acumulada y su natural incremento.

Aspectos Estructurales:
Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia
de las placas y pisos deberá estar dimensionada para
soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se
deber incrementar si se va a emplear estantería compacta
o de mayor tamaño señalado

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar

construidos con material ignífugos de alta resistencia
mecánica y desgaste mínimo a la abrasión

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer

propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado
necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.

Capacidad de Almacenamiento: Los depósitos se

dimensionarán teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la

documentación

La adecuación climática a las normas establecidas para la

conservación del material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros
archivísticos que establezcan los procesos de retención y
valoración documental.

Distribución:

Las áreas destinadas para la custodia de la

documentación deben contar con los elementos de control
y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de

servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto
por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las
áreas de depósito.

Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito,

tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe
existir en cuanto a la función desarrollada, así como las
relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos

Aspectos de las á

Criterios a Evaluar
Estantería:
Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que
contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan
daños sobre los documentos
Los estantes deben estar construidos en láminas
metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento
anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente
estable.
Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja
soportar un peso de 100kg/mt lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 mts de
longitud
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de
estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales
para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a
piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms,
para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la
documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del
piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a
diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de
diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm.
o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben
ser redondeados para evitar desgarres en la
documentación
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar
de almacenamiento de documentos ni de ningún otro
material.

Distribución de Estantería

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe

dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la
estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes

debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central
mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación
visual de la documentación acorde con la signatura
topográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o

carpetas se recomienda el empleo de separadores
metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación almacenada.

Mobiliario para Obras de Gran Formato

Además de las características anotadas deberán

dimensionarse para contener un número de obras, cuyo
peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las
gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5
cms. o menos . Cada una e ellas debe poseer sistemas de
rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones,
eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la
gaveta.

Archivadores Verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en
materiales estables para la conservación y proyectarse de
acuerdo con la producción documental.
p
Mobiliario para Documentos en otros Formatos

Para la documentación de imagen análoga como

microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos
cinematográficos o fotografía entre otros o digital como
disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes,
armarios o estantes con diseños desarrollados acordes
con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar.

Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados,
requieren sistemas distintos y eficientes de protección,
acordes con las características de tamaño y función.

Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar

contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios
sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro

y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un
recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

El material y el diseño de la elaboración de las unidades

de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo
con el peso y tamaño de la documentación a conservar.
Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la

bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre
individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear
materiales plásticos.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su

carrete y contenedor elaborados en material estable y
químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato
y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservación
Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero
químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos
o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete
o C.D.

Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel.

Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de

4 oC.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria

del 5%.
Material Documental: Fotografía.
Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC. Humedad
relativa de 40% a 50%
Color: Temperatura menor a 10 oC. Humedad relativa de
25% a 35%
Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC Humedad relativa
de 40% a 50%
Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC. Humedad
relativa de 40% a 50%
Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad
relativa de 35% a 45%
Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC. Humedad relativa de
30% a 40%

Ventilación
El caudal debe garantizar la renovación continua y
permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se
debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al
espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los

estantes deberá permitir una adecuada ventilación a
través de ellos.

Filtrado de Aire

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso

tanto de partículas sólidas como de contaminantes
atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el
sitio de emplazamiento de la edificación.

Iluminación en Depósitos
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación
y contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz
fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros
ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros
ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los
depósitos
Disponer de equipos para atención de desastres como
extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores
de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el
empleo de polvo químico y de agua.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el
número de unidades deberá estar acorde con las
dimensiones del depósito y la capacidad de
almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con
rapidez los diferentes equipos para la atención de
desastres y las rutas de evacuación y rescate de las
unidades documentales.

Mantenimiento

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un

producto que no incremente la humedad ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa

de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear
aspiradoras.

PIGA
En materia de gestión Documental como aportan al medio
ambiente, por ejemplo, que disposición final le dan al
material de archivo para desechar?
 INSTRUCCIONES
Herramienta - Diagnóstico de la Conservación Documental
1. Recuerda el concepto de Conservación de Documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para ase
de los documentos de archivo.
Acuerdo 027 de 2006. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia.
2. Informe Ubicación. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
3. Informe Aspectos Estructurales. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
4. Informe Capacidad de Almacenamiento. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a
5. Informe Distribución. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
6. Informe Estantería. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
7. Informe Distribución de la Estantería. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a ev
8. Informe Mobiliario para las Obras de Gran Formato. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a l
9. Informe Archivadores Verticales. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar
10. Informe Mobiliario para Documentos en otros Formatos. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuer
11. Informe Contenedores. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
12. Informe Material Documental: Soporte en Papel. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los
13. Informe Material Documental: Fotografía. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterio
14. Informe Ventilación. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
15. Informe Filtrado de Aire. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
16. Informe Iluminación del Depósito. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a eval
17. Informe Mantenimiento. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.

18. Conoce que es el PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental. Instrumento de Planeación Ambiental que parte del anális
situación ambiental (interna, del entorno y del área de influencia) de la entidad; para plantearse acciones de gestión ambienta
mediante programas, proyectos, metas y asignación de recursos dirigidos al cumplimiento de objetivos de ecoeficiencia y de c
ambiental, de acuerdo con sus competencias misionales. Fuente: Ministerio de Trabajo República de Colombia.
19. Informe PIGA. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
20. Evidencia Fotográfica. En este campo coloque todas las fotografias tomadas en la inspección, con su respectiva descripció
 Herramienta - Diagnóstico Archivo Central

Centro documental del Instituto Técnico Nacional (Institución de nivel

superior) edificio de cinco pisos. El archivo central, ocupa un área de 35
metros cuadrados y está ubicado en el primer piso costado izquierdo.

Condiciones Generales de las Edificaciones de Archivo

Informe

Este centro documental no tiene riesgos de humedad subterránea o

problemas de inundación. Se encuentra lejos de contaminantes que puedan
generar daño a la documentación. Sin espacio suficiente para albergar la
documentación acumulada y su natural incremento ya que dentro de la
bodega del archivo se cuenta con la zona de consulta y está en riesgo la
seguridad de los documentos

Informe
Se cumple con los requisitos que pide la norma en aspectos estructurales
concervacion de los documentos

Informe
 Informe

No aplica por que las Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación
de servicios estan dentro da la zona de almacenamiento

Aspectos de las áreas de Depósito de Archivo

Informe
se cumple la norma para la construccion de los estantes a excepción de los
siguintes requisitos:

*la balda inferior que debe estar por lo menos a 10 cms del piso no se
cumple por que las baldas son fijas

*El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de

almacenamiento de documentos ni de ningún otro materialno se cumple ya
que es utilizado por la falta de espacio y la cantidad de documentacion
resivida

Informe

No se cumple la norma en cuanto el espacio entre estanterio y muros, asi

como tampoco se cumple para el especio de circulacion
No se cumple la norma en cuanto el espacio entre estanterio y muros, asi
como tampoco se cumple para el especio de circulacion

Informe

N.A

Informe

N.A

Informe

N.A

Informe
se utilizan cajas X200 con 40 de fondo, por 26 del alto por 29 de ancho. Las
unidades de conservacion tienen 4 centimitros de aeración, entre estas y las
badejas metalicas, Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable
y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas
en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o
C.D.
 Informe

Informe

Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a 45%

Con Aire acondicionado
Material fotográfico: Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a
50%,
La húmeda relativa en condiciones ambientales normales entre 45% a 60%,
con una fluctuación diaria de 5%, cuenta con aire acondicionada.
Se cumple la medición ambientalse

Informe
No se está cumpliendo con la norma ya que se cuenta con una ventana de
30 x 20 al fondo y una puerta que permite el flujo de aire, lo cual no es lo
indicado

Informe

No se cuenta purificador de aire.

Informe

Se dispone de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,

con revicion y mantenimiento dos veces al año, su ubicación en este archivo
no es la adecuada. luminarias artificial, fluorescentes de baja intensidad con
Se dispone de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,
con revicion y mantenimiento dos veces al año, su ubicación en este archivo
no es la adecuada. luminarias artificial, fluorescentes de baja intensidad con
filtros ultravioleta, iluminación controlada.
se cuenta con detetores de humo o de calor

Informe

Se realiza la limpieza de las instalaciones, estantería, unidades de

conservación y desinfeccion anual a las cajas de archivo por entidad
especializada y certificada para estas labores.
El archivo cuenta con elementos de aseo general y seco como aspiradores,
se realiza permanentemente

Informe
 INSTRUCCIONES
mienta - Diagnóstico de la Conservación Documental
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional

al de la Nación de Colombia.
entras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
es cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
cuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
entras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
scribes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
es cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
os. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
ste campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
po describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
cuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
mo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
ribes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
mo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.

mbiental. Instrumento de Planeación Ambiental que parte del análisis descriptivo e interpretativo de la
uencia) de la entidad; para plantearse acciones de gestión ambiental desde su función misional,
ursos dirigidos al cumplimiento de objetivos de ecoeficiencia y de calidad ambiental y armonía socio
uente: Ministerio de Trabajo República de Colombia.
ras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
s fotografias tomadas en la inspección, con su respectiva descripción.
 Evidencia fotográfica

ivo
N.A

N.A

N.A
DEPÓSITOS DE ARCHIVO
https://www.youtube.com/watch?v=btY-U9JDxOM
https://www.youtube.com/watch?v=w0i6YCsgJ6U
https://www.youtube.com/watch?v=w0i6YCsgJ6U
https://www.youtube.com/watch?v=l4epxdNnCG8
https://www.archivogeneral.gov.co/Conozcanos/Galeria-360/centro