Tecnólogo en Gestión Documental

Aprendiz

Carlos Mario Yepes Sandoval

Instructor(a)

Electra Belén Angulo Carreño

Sede

SENA

Centro de comercio y servicio

Fecha

2020
Como empezar a implementar Gestión Documental Desde Cero en una empresa

1. ¿Cuáles son los pasos a seguir para la elaboración del DIA (Diagnóstico Integral
de Archivo?

2. De acuerdo con el documento consultado, ¿en qué paso(s) del DIA requeriría
investigar? Explique

3. ¿Cree que está en capacidad de llevar a cabo esa investigación?

4. En los pasos 4 y 5 se menciona “lista de chequeo”. ¿Sabe usted qué es lista de

chequeo cómo se elabora y cómo se procesa?

5. ¿Cree usted que necesita de la estadística en el diagnóstico inicial? Explique

6. En caso que considere que se requiere de la estadística, considera que usted

está en capacidad de elaborar las herramientas estadísticas necesarias para
realizar el diagnóstico en la organización.
 1. Pasos para la elaboración del DIA (Diagnóstico Integral de Archivo).

Paso 1. Haz una reunión del comité de gestión documental, (podría ser en la primera
reunión que hiciste), y explica de manera general en qué consiste el DIA y porqué es
importante para tu trabajo y para la entidad.

El objetivo de este paso es que tengas el aval y el compromiso por parte de la entidad
para que faciliten el tiempo y la entrega de los datos que requieres.

Paso 2. Reúne información sobre la entidad como:

 Su estructura organizacional (no olvides que las entidades no solo se estructuran

por dependencias, también puede ser por procesos o proyectos, entre otros).
 Los documentos de su constitución.
 Diagnósticos previos tanto a nivel administrativo como archivísticos.
 Inventarios documentales.
 Otros documentos que arrojen información sobre el estado Archivístico de la
entidad.
 Y toma fotos de todo lo que hagas.

Paso 3. Realiza la medición de los acervos documentales de la entidad.

Los documentos físicos que la entidad alberga en todos sus depósitos, los pueden
medir en metros lineales.

Básate en la Norma Técnica Colombia 5029 para la medición de Archivos.

También es importante que identifiques el volumen documental que la entidad tiene en

medios electrónicos.

Ya aquí la unidad de medida es por Gigabyte, terabyte, peta byte, etc.

Eso sí, incluye los documentos que se encuentran en las oficinas.

No solo los acumulados.

Paso 4. Evalúa los elementos archivísticos con los que la entidad debería contar.

Toma como referencia cada una de las etapas o procesos de la Gestión

Documental y crea para cada uno, una lista de chequeo con los criterios que evaluarás.
Es importante que incluyas en la lista de chequeo, los requerimientos mínimos que la
ley le exige a la entidad tener, en materia Archivística.

Paso 5. Elige una muestra entre el 5% y el 10% de los documentos físicos y otra para
los electrónicos; con ella lo que harás es identificar las características de su producción
y el estado de organización y conservación.

Para realizar la tarea anterior, puedes elaborar otra lista de chequeo con criterios de
organización documental y evalúa si los documentos de la muestra, cumplen con dichos
criterios de organización.

Paso 6. Analiza las condiciones medioambientales bajo las cuales se encuentran

expuestos los documentos.

Valora criterios como la temperatura, la humedad, las unidades de conservación, la

infraestructura, los riesgos a los que están expuestos los documentos, la seguridad
ocupacional, entre otros.

Para tomar mayor información, puedes buscar en los instrumentos del Archivo
General (o Nacional) de tu país, es común que publiquen guías o normas sobre este
tema.

2. ¿en qué paso(s) del DIA requeriría investigar? Explique

En el paso 2 es donde se requiere investigar ya que en este se reúne toda la

información sobre la entidad, toda su documentación para obtener lo necesario de esta
para realizar el diagnóstico integral archivístico.

3. ¿Cree que está en capacidad de llevar a cabo esa investigación?

Si porque teniendo todo el conocimiento de leer y socializar de cómo implementar la

gestión documental y a medida que pase el tiempo aprenderé mucho más los pasos
que se requiere para poder llevar acabo esta investigación.

4. En los pasos 4 y 5 se menciona “lista de chequeo”. ¿Sabe usted qué es lista de

chequeo, cómo se elabora y cómo se procesa?

Para mi es una lista donde se utiliza para realizar actividades  repetitivas para controlar
una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Una
lista de chequeo primero tienen que definir quien la elaborara y para que se realizara
una lista de chequeo, se observa el proceso.  Analizar toda la información e ir
describiendo los ítems que conformarán la lista de chequeo.

5. ¿Cree usted que necesita de la estadística en el diagnóstico inicial? Explique

Si se necesita la estadística para hacer el diagnóstico inicial ya que de esta forma se

haría una unificación de toda la documentación adquirida por parte de la empresa o la
entidad, estos indicadores podemos dividirlos, grosso modo, en dos grupos: los que
miden los recursos de partida o input (instrumental, recursos humanos, recursos
financieros, edificios, instalaciones...) y los que miden los resultados científicos u output.
Así podríamos acceder de manera fácil a la información y de forma más ordenada.
Podríamos hacer filtraciones.

6. En caso que considere que se requiere de la estadística, considera que usted

está en capacidad de elaborar las herramientas estadísticas necesarias para
realizar el diagnóstico en la organización?

Si me encuentro en la capacidad de utilizar la estadística como una herramienta para

hacer un Diagnóstico Integral de Archivo eficazmente. Centrar la información adquirida,
ya que esta puede llegar a ser mucha, dependiendo de la entidad. Se ahorraría mucho
tiempo y esfuerzo.