Manual de Tcnicas Modernas de Archivos

1. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

Para funcionar con eficiencia, toda organizacin requiere de un sistema para administrar la
informacin y localizarla en el momento oportuno. Para ello se precisa de personal capacitado y
la aplicacin de tcnicas y reglas establecidas para archivar de forma adecuada.

Usualmente, la labor de administracin y manejo del archivo es una funcin del personal de
secretara. Para esto deben poseer una serie de cualidades y valores, as como el conocimiento
y habilidades idneas que les permita cumplir con las tareas especficas.

1.1 Cualidades del administrador de documentos

Poseer formacin en el rea de la administracin de documentos, en el procesamiento

de textos y sistemas automatizados.
Dominar los sistemas de archivo, controles, abreviaturas, secuencias y reglas
alfabticas.
Demostrar habilidad para la lectura y poseer destrezas manuales.
Ser exacto para localizar con rapidez la informacin que se le solicita.
Poseer espritu de servicio y colaboracin.
Tener buena vista, memoria y buen carcter.
Ser responsable, previsor, discreto, ordenado, honrado, confiable y leal.

1.2 Deberes del administrador de documentos

stos varan de acuerdo con las polticas e intereses de la empresa o institucin. Sin embargo,
existen funciones generales que casi todas las orientan:

Diagnosticar los sistemas de almacenamiento y control de documentos para realizar los

cambios necesarios.
Inventariar los documentos con base en los objetivos del sistema (clasificacin y nivel de
importancia de los documentos).
Planear y evaluar sistemas que ofrezcan facilidades a los usuarios de acuerdo con las
necesidades y objetivos de la entidad.
Evaluar y seleccionar los equipos y materiales requeridos.
Recibir y almacenar documentos.
Conservar los documentos en buen estado.
Coordinar y revisar el sistema de prstamo y retencin de documentos.
Mantener coordinacin con los diversos departamentos de la institucin con el fin de
normalizar los sistemas de la empresa.

1.3 Importancia de los documentos

De los documentos
Del latn documentum. Escrito con que se prueba o acredita un asunto. Se dividen en pblicos y
privados. Son pblicos los autorizados por un notario o funcionario pblico competente y, en
general, los que constan en las dependencias pblicas civiles o judiciales, as como los libros de
actas, estatutos, etc. de las sociedades y asociaciones debidamente autorizadas. (Diccionario
Enciclopdico VOX)

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Documento es cualquier testimonio material, escrito, grfico, audiovisual que posee una
informacin que ha sido producido en funcin de las actividades de una entidad y se custodia
con una finalidad administrativa, jurdica o cientfico cultural. (Chacn Len, 1992)

Se refiere a libros, papeles, fotografas, mapas y otro material documental, independientemente

de sus formas fsicas o caractersticas, preparadas o recibidas con propsitos formales en
relacin con la transaccin de un negocio. Los documentos contienen informacin y evidencia
acerca de las funciones, normas, decisiones, procedimientos, operaciones y otras actividades
de la organizacin. (Castro, 1989)

1.4. Importancia de los documentos

La comunicacin escrita aporta seriedad y formalidad en toda transaccin comercial y
empresarial. En toda entidad se crean, reciben, procesan, transmiten y registran documentos
que facilitan el trabajo. Todos estos documentos se utilizan como medio de comunicacin
vlidos y extendidos: memorandos, cartas, informes, recibos... son precisos para la toma de
decisiones y el buen funcionar de la entidad.
La importancia de los documentos se debe a que:

Tienen permanencia, porque conllevan duracin.

Implican constancia en los acuerdos y compromisos.
Son la memoria de la entidad, base para el eficaz funcionamiento,
Sirven como evidencias legales, de testimonios en algunos hechos,
Son la base para el desarrollo de estudios; investigaciones histricas, culturales, sociales

Por todo lo anterior, se requiere de un lugar apropiado donde conservar la informacin

ordenadamente y administrarla de forma que refleje su gestin administrativa, para ello:

se crean los archivos con escritos, grficos, fotografas, pelculas, mapas, discos flexibles,
discos compactos, cintas microfilmadoras...
se determinan normas bsicas para archivar, con diseos ajustados a las caractersticas de
la entidad.

1.5. Valor de los documentos

Para la conservacin de los documentos es necesario:

Definir parmetros para seleccionar los documentos que deben guardarse y los que poseen un
valor transitorio.
Esto disminuye costos,
se maximizan los espacios,
se facilita la ubicacin de los documentos,
se organiza y controla la informacin,

Por su valor, los documentos se clasifican en:

Administrativos: Son los que determinan polticas organizacionales, normas y reglas de
cada entidad.
Fiscales: Son los documentos financieros referidos a impuestos, transacciones y
cualesquier otro tipo de operacin financiera.
Legales: Se generan a partir de transacciones comerciales como ventas, compras,
contratos, donaciones, etc.

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Cientfico cultural: Para establecer el valor de los escritos histricos, debe basarse en la
calidad del contenido y en su actualidad.

Algunas de sus caractersticas son:

1. Guardar informacin sobre el desarrollo de la organizacin.
2. Ser firmados por figuras polticas o personas que se hayan destacado en algn rea.
3. Determinar la situacin socio econmica y cultural del pas o su desarrollo.

1.4 Procesos
El volumen acelerado de informacin con que cuenta una entidad requiere de sistemas,
procedimientos y servicios indispensables para que los documentos cumplan con el ciclo de su
procesamiento debidamente organizado, controlado y protegido. Por tanto, algunos de los
objetivos de la administracin de documentos son:

Ofrecer un servicio de calidad total al personal que demanda informacin para la toma de
decisiones, estudios, anlisis y dems.
Archivar y localizar la informacin en forma rpida y sencilla.
Controlar la reproduccin innecesaria de documentos.
Controlar los sistemas de prstamo de documentos y darles seguimiento.
Clasificarlos y disponer de los que han cumplido su vigencia.
Disponer de los que hayan cumplido la vigencia administrativa y que no tienen ningn valor.
Aplicar criterios de registro, manejo, conservacin, clasificacin, restauracin y control de
documentos.
Establecer criterios para centralizar o descentralizar sistemas de control de documentos de
acuerdo con el fin de estandarizar procedimientos, coordinando el funcionamiento de
archivo.
Evitar repeticiones innecesarias para disminuir la duplicidad, costos y espacios.

Para el xito en la sistematizacin de la administracin de los documentos, es preciso

aplicar las fases del proceso administrativo:

Planear: Es determinar los objetivos que desea obtener la organizacin y la eleccin de los
medios para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un plan detallado para
determinar qu habr de realizarse, para aprovechar los recursos y esfuerzos de la
organizacin. (Mch, 1995)

Organizar: Toda entidad establece relaciones efectivas y eficientes de comportamiento y as

todos puedan trabajar en pro de su empresa o institucin. Por lo que es necesaria la
elaboracin de un manual de administracin de documentos para sistematizar los procesos.
ste debe incluir:

Criterios para la estructura del personal y el sistema por aplicar, integrando las pautas para
la seleccin, capacitacin y evaluacin del desempeo del personal a cargo de los archivos.
Sistemas de normalizacin y descripcin de los archivos de la entidad.
Pautas para seleccionar los documentos que se archivarn.
Criterios para la transferencia y eliminacin de documentos.
Sistemas de prstamo, transferencia y seguimiento de documentos.
Mtodos y controles.
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Dirigir: La ejecucin de los planes requieren de la gua y supervisin de un dirigente que

promueva la motivacin en los empleados y as trabajen por el logro de los objetivos de la
entidad.

Controlar: Es la funcin que verifica y asegura el cumplimiento de los objetivos. Mide, compara
y corrige el desempeo:

Se controla el prstamo de documentos.

Se verifican los documentos en existencia.
Se vigilan los documentos que estn en trmite.

Con esta fase del proceso se logra:

Establecer medidas correctivas para resolver los problemas en el mantenimiento, control y
almacenamiento de los documentos.
Determinar y analizar procedimientos para reducir costos y evitar errores.

2. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN

Para almacenar la informacin, es necesario considerar el mensaje y as adaptarlo al estilo de

documento idneo y cumplir con las normas para su elaboracin.

Este proceso es un sistema integrado, conocido como Ciclo de la Informacin e incluye los
siguientes pasos:

ENTRADA

COMUNICACI
N/ ALMACENAMIEN PROCESAMIENTO
DISTRIBUCIN TO/
RECUPERACIN

SALIDA

2.1 Entrada: Se genera con la creacin de un documento y con la bsqueda de datos e

informacin para su redaccin.

Los medios determinados como entradas son:

Elaboracin de un borrador
Toma de dictado
Grabacin de datos utilizando el procesador de palabras
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Los documentos tambin pueden surgir por agentes externos como el responder
correspondencia o a documentos generados por las telecomunicaciones.

2.2 Procesamiento
Es la etapa que facilita el proceso de almacenar y recuperar la informacin. Es aqu donde se
toman las decisiones sobre las caractersticas del documento que se desea elaborar. Se
agrupan con base en sus particularidades externas e internas:

Caractersticas externas:
Clase
Textual: manuscritos e impresos
Grfico: grficos y planos
Audiovisuales: cintas, fotos, cassettes, diapositivas, transparencias, microfilmacin
Electrnicos: disquetes suaves, duros, compactos, tarjetas

Tipo documental
Memorandos
Cartas
Informes
Actas
Balances
Cheques

Al determinar el tipo de documenta por elaborar, es importante considerar su contenido para

evitar las siguientes situaciones:

Documentos con formato de memorando que deberan ser cartas o viceversa.

Informes con formatos de memorandos.
Documentos dirigidos a una institucin o empresa y no a una persona en particular. Esto
dificulta su almacenamiento y recuperacin.

Otros tipos de documentos que tambin son sometidos al procesamiento y que sirven de
apoyo o de consulta son:

Peridicos
Revistas
Catlogos
Manuales
Reglamentos

Caractersticas internas:

Entidad productora: Persona u organizacin que produce o genera el documento. En esto

ayuda el papel membretado para identificar a la entidad productora y as controlar la
documentacin entrante, saliente y el proceso de archivar.

Orgenes funcionales: Es el motivo que origina la creacin del documento y determina su

importancia y funcionalidad.

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Lugar y fecha: Facilita la ubicacin del documento para efectos de investigacin,

almacenamiento, recuperacin, eliminacin, etc.

Contenido: Ayuda a la seleccin del formato, adems de determinar su valor.

Es importante seleccionar con cuidado el asunto del documento para su almacenamiento.

Con los equipos electrnicos se requiere utilizar nombres precisos y que concuerden con el
documento para localizar con prontitud la informacin.

Se debe ser ms cuidadoso con la informacin grabada en disquetes, ya que ste debe
organizarse como una carpeta tradicional.

2.3 Salida: En esta fase se obtiene el producto final, firmado y autorizado para su uso. Se
precisa determinar su control mediante una hoja de seguimiento con el nombre
especfico con que se archiv el documento, fecha de elaboracin, destinatario y
asunto.
Usualmente, toda entidad define sus modelos de controles con base en sus caractersticas e
intereses.

2.4 Distribucin: Inicia cuando los documentos se envan a su destinatario. El medio para
su remisin puede ser:

Manual:
Cuando se realiza dentro de la entidad mediante mensajeros o fuera de sta, con
empresas dedicadas a esta actividad: servicio postal, correo exterior.

Electrnico:
Por medio de programas computarizados, sea a lo interno o externo de la entidad:
correo electrnico, internet...

2.5 Almacenamiento y recuperacin

Esta fase inicial al guardar la informacin. Al trabajar en el computador es importante

almacenarla mientras se est procesando. Esto evitar que pueda perder la informacin, ya sea
por error al digitar, por problemas tcnicos del equipo o la suspensin del fluido elctrico. Es
conveniente que el nombre con que archive el documento est impreso como parte de l.

Asimismo, debe realizar una buena seleccin de los documentos por las siguientes
razones:

Evitar duplicar la informacin,

Reproducciones innecesarias. Evite lo de por si necesito ms o no las encuentro.
Almacenar documentos de valor transitorio como catlogos para efectuar compras
eventuales.

Adems, debe tener mucho cuidado al archivar el documento para que pueda localizarlo
posteriormente con rapidez, as como evitar perder la informacin, principalmente cuando se
almacena en disquetes.

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3. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Por cunto tiempo debe guardarse un documento? Cules deben desecharse?
Todas las entidades generan muchos escritos, pero tambin establecen normas para la
conservacin de stos, con su respectivo plan.

3.1 Planes para la conservacin de documentos

1. Activo, semiactivo e inactivo

Documentos activos: son todos los que se requieren para consulta constante y se utilizan con
regularidad.
Documentos semiactivo: son los que se encuentran en un archivo transitorio.
Documentos inactivos: son los que no se utilizan con frecuencia y deben ser transferidos.

2. Permanentes o temporales
Documentos permanentes: son vitales para la entidad, son insustituibles. Deben ser
preservados indefinidamente y pueden considerarse activos o inactivos dependiendo de su uso.
Por ejemplo: actas, escrituras, contratos, libros mayores auxiliares...
Documentos temporales o transitorios: Son los que no se emplean con asiduidad y tienen
importancia en un perodo especfico para determinada actividad. Despus de esto pierden
importancia.

3.2 Etapas del archivo

1. Archivo gestin
Es la primera etapa del documento. Se caracterizan por:
Estar en trmite y consulta permanente.
Se originan de las actividades que se realizan en las entidades.
Se mantienen en las oficinas por un promedio de uno a cinco aos.
El personal de oficina es el encargado de su manejo.
El valor del documento es de carcter administrativo o legal.

2. Archivos centrales o administrativos

En esta oficina se centraliza la informacin de las diversas reas de la entidad. sta se
mantiene aqu por prevencin.
Son los documentos que cumplen su funcin administrativa y son transferidos a los archivos
centrales.
Se utilizan como elementos probatorios o referencias.
Se mantienen por un perodo de seis a veinte aos.
El encargado de este archivo debe ser un tcnico en esta rea.
Se conservan por su valor administrativo legal.

3. Archivos finales o histricos

A este lugar slo se transfieren los documentos trascendentales para la vida cientfico cultural
de un pas.

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Estos archivos son administrados por especialistas y por una entidad de la administracin
pblica, generalmente se les llama Archivos Nacionales.

Despus de cumplir veinte aos, los documentos deben analizarse para determinar cules
son importantes y ser transferidos al Archivo Nacional.
Los documentos dejan de tener vigencia administrativa y obtienen un valor cientfico
cultural.
Su consulta es con fines investigativos.
El personal encargado deber ser especialista en archivonoma.

4. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Para organizar los documentos de manera efectiva y se pueda tener acceso a ellos con rapidez
y oportunidad, deben clasificarse con base en los sistemas y reglas establecidas para esto.

3.1. Sistemas de clasificacin

Los sistemas de clasificacin para archivar ms usuales son:
Alfabtico
Geogrfico
Numrico
Por asuntos
Cronolgico

3.2. Sistema Alfabtico

La ordenacin alfabtica de los documentos y expedientes es la base de todos los mtodos
para archivar, porque la clasificacin final es por nombres de personas y empresas.
Es directo ya que los documentos pueden ser archivados y localizados de inmediato, sin
consulta previa de archivos auxiliares.
Es flexible para sistemas grandes o pequeos, porque se puede crear cualesquier nmero
de divisiones.
Todos los archivos con orden alfabtico estn organizados de la misma forma y tienen los
siguientes elementos comunes:

A B C CH D E F G H I J
K L LL M N O P Q R S
T U V W X Y Z

Guas Principales
Son las que dividen el archivo en secciones alfabticas importantes.
Se encuentran al inicio de las secciones.
Si el archivo es pequeo, podra dividirse slo con base en el abecedario.
Las pestaas para esta gua se ubican en el extremo izquierdo, pero tambin se pueden
escalonar de izquierda a derecha.
Cada gua puede tener por lo menos cinco expedientes, pero no ms de 20 tras ella.
Cuando hay demasiados se pierden las ventajas de rpida localizacin y adecuado soporte
de stos.

Guas Secundarias o Auxiliares

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Sirven para auxiliar a la gua principal dentro de la gaveta de archivo y facilitar la ubicacin
de los documentos.
Si la gua principal es la R y tenemos muchos nombres cuyas primeras letras son RO, se
rotula una gua de posicin diferente con esas letras. As se crea una subdivisin.

Gua Especial Auxiliar

Se utilizan despus de una gua secundaria para subdividir esa seccin y destacar
nombres importantes.
Si en la gaveta se ha incluido la gua secundaria RO, por la cantidad de nombres con
esas letras y el que ms se repite es el apellido ROSALES, es recomendable rotular una
gua especial con este apellido para localizar los expedientes: Rosales Lpez, Julio; Rosales
Sols, Marcia; Rosales Cisne, Rosa....

Expedientes individuales
El expediente individual se prepara hasta que hayan por lo menos cinco documentos
referidos a un corresponsal o un asunto determinado.
Estn ordenados alfabticamente despus de cada gua.
Dentro del expediente, los documentos estn ordenados cronolgicamente, con la ltima
fecha al frente.

Expediente miscelneo
Su colocacin y manejo depender de dos necesidades en la oficina:
Al final de cada grupo de expedientes individuales se ubica un expediente miscelneo que
llevar el ttulo de la gua de esa seccin y se emplea para corresponsales que an no
necesitan de un expediente individual. Los documentos se ordenan por la segunda o tercera
letra. El documento ms reciente debe quedar al frente.
El expediente miscelneo se puede colocar al final de la gaveta y llevar un ttulo doble que
indique entre qu letras estn los documentos ah ubicados: A D, A M, A Z.

3.3. Sistema Geogrfico

Es el orden de los documentos o expedientes de acuerdo con su ubicacin geogrfica.
Se agrupan los nombres de personas, entidades de un mismo lugar, siguiendo el orden
alfabtico.
Es un sistema indirecto por lo que requiere de un catlogo auxiliar.

Se recomienda en los siguientes casos:

1. Entidades que poseen sucursales, agencias, distribuidores, concesionarios y que se
organizan por rea geogrfica.
2. En instituciones o empresas cuyos servicios se organizan por reas geogrficas: telfono,
luz, agua, editoriales, gas, transporte, etc....

DIVISIN POLTICO - ADMINISTRATIVA DE NICARAGUA

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DEPARTAMEN TOS MUNICIPIOS DEPARTAMEN MUNICIPIOS

TOS
Boaco Diriamba
Camoapa Dolores
San Jos de los El Rosario
Remates
BOACO
San Lorenzo CARAZO Jinotepe
Santa Luca La Conquista
Tecolostote La Paz de Oriente
Teustepe San Marcos
Cinco Pinos Santa Teresa
Corinto Acoyapa
Chichigalpa Comalapa
Chinandega Cuapa
El Guasaule Juigalpa
El Realejo La Gateada
El Viejo La Libertad
CHONTALES
Posoltega San Pedro de Lvago
Puerto Morazn Santo Domingo
CHINANDEGA
San Francisco Santo Toms
Cuajiniquilapa
San Pedro de Potrero Villa Sandino
Grande
Santo Toms del Condega
Norte
Somotillo Estel
Villanueva ESTEL La Trinidad
Diri Pueblo Nuevo
Diriomo San Juan de Limay
GRANADA
Granada San Nicolas
Nandaime
Cu - Bocay Achuapa
Jinotega El Jicaral
La Concordia El Sauce
San Rafael del Norte La Paz Centro
JINOTEGA
Santa Mara de Larreynaga
Pantasma
Wiwil LEN Len
Yal Malpaisillo
Las Sabanas Nagarote
Palacagina Quezalguaque
San Jos de Cusmapa Santa Rosa del
Pen
MADRIZ
San Juan de Ro Coco Telica
San Lucas Catarina
Somoto MASAYA La Concepcin
Telpaneca Masatepe

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Totogalpa Masaya
Yalagina Nandasmo
Nindir

Ciudad Sandino
El Carmen Niquinihomo
El Crucero San Juan de Oriente
Managua Tisma
MANAGUA Mateare
San Fco. Libre Ciudad Antigua
San Rafael del Sur Dipilto
Ticuantepe El Jcaro
Tipitapa Jalapa
Ciudad Daro Macuelizo
Esquipulas NUEVA SEGOVIA Mozonte
Matagalpa Murra
Matigus Ocotal
Muymuy Quilal
Rancho Grande San Fernando
Ro Blanco Santa Mara
MATAGALPA
San Dionisio Bonanza
San Isidro Prinzapolka
San Ramn Puerto Cabezas
Sbaco RAAN Rosita
Terrabona Siuna
Tuma La Dalia Waslala
Waslala Waspn
Bluefields El Almendro
Corn Island El Castillo
Kukra Hill Morrito
La Cruz de Ro RO SAN JUAN San Carlos
Grande
RAAS
Laguna de Perlas San Juan del Norte
Muelle de los Bueyes San Miguelito
Nueva Guinea Altagracia
Paiwas Beln
Rama Buenos Aires
RIVAS
RIVAS San Jorge Crdenas
San Juan del Sur Moyogalpa
Tola Potos

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3.4. Sistema Numrico

La ordenacin numrica es la base del sistema.
Este es un sistema indirecto porque se requiere revisar un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas,
un manual o un ndice alfabtico para identificar el cdigo numrico asignado.

Los nmeros de los documentos pueden generarse de dos maneras:

1. Cuando son parte del documento: recibos, facturas, cheques, cdulas, tarjetas de crdito,
cuentas bancarias...
2. Al documento se le destina un nmero, sea por el asunto o por nombre y se elabora un
tarjetero auxiliar con el fin de identificar el nmero con que se localizar el documento.

Este sistema se recomienda para:

Entidades financieras: nmeros de cuentas corrientes y de ahorros, crditos hipotecarios,
tarjetas de crditos...
Los centros de estudios en: Expedientes de estudiantes, Cdigos por asignaturas de
programas de los planes de estudio
Registros de nacimientos, defunciones, matrimonios...
Hospitales, clnicas, consultorios... para llevar reportes clnicos de los pacientes
Empresas de seguros para archivar plizas, ttulos de capitalizacin, acciones...

3.5. Sistema por Asuntos

Con este sistema se clasifican los documentos por el tema o contenido. Los asuntos se ordenan
alfabticamente.

Para esto es esencial leer cada documento para determinar y seleccionar el asunto y, luego
proceder a archivarlo.

El asunto se puede definir considerando agrupar los documentos bajo un tema central. El
anlisis conceptual debe ser cuidadoso por lo que debe preguntarse:
Las personas que utilizan el archivo, solicitan los documentos con ese nombre?
El nombre del tema es significativo, claro, simple y de fcil comprensin?

Generalmente se utiliza el sistema por asuntos cuando:

Los documentos no se refieren al nombre de una empresa o persona.
Los documentos son solicitados por el asunto a que se refieren.
Cotizaciones de proveedores :
o Acabados en madera
o Pinturas para interiores
o Ladrillos
Se necesiten todos los documentos relacionados con un producto o una actividad:
Planificar un evento social
o Alquiler de local
o Comidas y bebidas
o Transporte
o obsequios

Se recomienda su uso en entidades que requieren organizar:

o Estudios y proyectos de ndole cientfico
o Material didctico

Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 12

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3.6. Sistema Cronolgico

La base de ordenacin de este sistema es la fecha del documento.
El orden del tiempo es ao, mes y da.
Muchas entidades lo utilizan slo para la correspondencia enviada, independiente del
sistema de archivo que manejen. Por tanto, siempre se elabora una copia para el
archivo cronolgico.
Es un sistema indirecto porque se debe llevar un catlogo de tarjetas auxiliares, que se
ordenan alfabticamente para localizar con rapidez la documentacin demandada, ya
que casi siempre la solicitan por el nombre y no por la fecha.
Para el manejo adecuado de este sistema se deben utilizar:
Guas centrales rotuladas con los meses del ao.
Guas escalonadas con los das del mes.

3.7. Reglas para la clasificacin alfabtica

Las reglas para clasificar documentos utilizan dos trminos:

Alfabetizar: es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabtica de sus letras.
Aldana
Alvarado
lvarez
Barrios
Berros
Fonseca
Lezama
Mayorga

Unidad: es cada palabra que forma parte de un ttulo: inicial, abreviatura, letra separada.
El nombre Mara A. Beln contiene tres unidades:
(1) Mara (2) A. (3) Beln

Las reglas se dividen en tres grupos:

1. Nombres de personas
2. Nombres de compaas, instituciones, sociedades
3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales

Reglas para clasificar nombres de personas

Los nombres se clasifican alfabticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra
por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idntica
a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las
segundas son idnticas y, as sucesivamente.

1. Los nombres de personas constan de dos unidades de archivo:

o Primera unidad: apellidos
o Segunda unidad: nombres

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

Primer elemento Segundo Primer elemento Segundo
elemento elemento
Abella Trrez Dumarck Antonio
Aguinaga Garca Paulina Alejandra
Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 13
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Bacon Brokamp Harold Amadeo

Barillas Garca Aura Rosa
Caldern Mendieta Gloria Ma.
Cortez Barberena Yader Alejandro
Chvez Gutirrez Roberto J.
Jimnez Pavn Luis Francisco

2. Para ordenar alfabticamente los nombres de personas, se colocan primero los

apellidos y luego los nombres, separndolos con una coma. A esto se le llama
transposicin.
3. Para facilitar el ordenamiento alfabtico de cada unidad, hay que considerar los
elementos letra por letra:
o Al ordenar los apellidos, si stos inician con la misma letra, se
considerarn la segunda o tercera o las siguientes:

R O A
R O B B
R O B E R T S
R O B L E T O
R U A N O
R U B E N S
R U B I
R U B I O
R U B I R O S A

o Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras

deciden el orden alfabtico:

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

Primer Segundo Primer Segundo
elemento elemento elemento elemento
Abella Aguilar Noel
Abella Trrez Dumarck Antonio
Aburto Ramrez Miriam
Aburto Ramrez Oscar
Castillo Acevedo Dora
Castillo Castillo Heb Ftima
Castillo Castillo Otn
Castillo Mayorga Elsa Antonia
Castillo Mayorga Elvira

o Si los nombres y apellidos son iguales, se recurrir al documento de

identificacin respectivo (cdula, pasaporte), la direccin o cualesquier
dato que permita su diferenciacin. Este nuevo dato no es una unidad,
sino un elemento adicional para poder efectuar el ordenamiento:

FONSECA ALEGRA, BLANCA IRENE, Ced. 001-50425-0000N

FONSECA ALEGRA, BLANCA IRENE, Ced. 001-81066-0002B
Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 14
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LVAREZ CANO, JUAN JOS, Nindir, frente a la iglesia, Masaya

LVAREZ CANO, JUAN JOS, San Jorge, Rivas

o Cuando en el nombre de una persona hay apellidos que incluyen otras

palabras, prefijos, preposiciones, contracciones, artculos, no se
consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que son
parte integral de stos. Por ejemplo en los vocablos extranjeros como:
Vo, Van, Der, Fitz, D, Da, O

Ejemplos:

Eva McGregor DArbelles Cruz, Harveyn de Jess

Grace McGregor Barrios
Ana McNally Lazo
Stephen McAndrew
Johany Neal St Clair Ellis
Francisco Ren On Sang Lpez
Harveyn de Jess DArbelles Cruz
Cristbal DDemadyz Hernndez
Albert Fitz Maurice Kelly
Francisco DFranco Aguilar
Sandra Daniela de Berti
Teresa de Cuculiza Reyes
Ma. del Pilar de la Garza Poinsot
Otto Benjamn de la Rocha Lpez
Edmundo del Carmen Karan
Mara Brbara Van Deurse
DDemadyz Hernndez, Cristbal
DFranco Aguilar, Francisco
De Berti, Sandra Daniela
De Cuculiza Reyes, Teresa
De la Garza Poinsot, Ma. del Pilar
De la Rocha Lpez, Otto Benjamn
Del Carmen Karan, Edmundo
Fitz Maurice Kelly, Albert
McAndrew, Stephen
McGregor, Eva
McGregor Barrios, Grace
McNally Lazo, Ana
On Sang Lpez, Francisco Ren
St Clair Ellis, Johany Neal
Van Deurse, Mara Brbara

o Una unidad ms corta precede a una ms larga si su raz es igual:

guila, Ana
Aguilar, Anabell
Aguilera, Anayancy

o Cuando no tiene seguridad o evidencia sobre cul es el nombre o el

apellido, se clasifican tal como aparecen:

Hanna Bibliowicz
Hiroshi Teshigahara
Irina Alex
Jaar Hasbun
Lee Tanaka

o Si al nombre propio se le agrega la abreviatura de su profesin, grado

militar o eclesistico, o las expresiones padre, hijo, jr. , sta se escribir
despus de la inversin correcta y entre parntesis:

Lic. Juan Jos Gmez Vlez Gmez Vlez, Juan Jos (Lic.)
Dra. Claudia Corrales Corrales Corrales Corrales, Claudia (Dra.)
Mons. Silvio Fonseca Fonseca, Silvio (Mons.)

Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 15

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Gral. Julio Mayorga Mayorga, Julio (Gral.)

Carlos Lpez, Padre Lpez, Carlos (Padre)
Carlos Lpez, Hijo Lpez, Carlos (Hijo)

o En los pases de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda se

forma con su nombre, su apellido de soltera, seguido de la preposicin de
o de la palabra viuda (Vda.) y luego el apellido del esposo. Al archivar, se
invierte el nombre, a partir del apellido de soltera porque es el reconocido
legalmente:

Carrillo de Mendoza, Daysi

Blandn Vda. de Ortiz, Rosario
lvarez, Juana F. de
Melndez, Lesbia N. de

Reglas para clasificar nombres de compaas, instituciones, sociedades

1. Cuando en el ttulo aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre

transposicin:

Desarrollo Agrcola, S.A.

Desarrollo Aurfero Minero, S.A.
Desarrollo Digital, S.A.
Desarrollo Inmuebles, S.A.
Desarrollos Convivir, S.A.
Dexter, S.A.

2. Si en el ttulo aparecen las conjunciones y, e o el smbolo &, as como preposiciones:

de, sobre, por, contra; o artculos: el, la, las... permanece igual, no se transposiciona:

Abarrotera El Compadrito
Agencia de empleo Digno Laurel
Agroqumicos y Veterinarios Trujillo
Concentrados El Granjero
Distribuidora Mi Redentor
In & Out Publicidad
La Casa del Aire
World & American Tours

3. Cuando el ttulo es el nombre completo de una persona, se puede archivar de dos

maneras:

o Se aplica la regla inicial, dejndose tal como est:

Auxiliadora Kelly Bienes Races
o Se invierte el nombre y el resto de la razn social se escribe a continuacin:
Kelly, Auxiliadora Bienes Races

4. Cuando en el ttulo hay una palabra genrica: zapatera, farmacia, restaurante, sala
de belleza, empresa, ministerio, compaas, sociedades... no se transposiciona si
Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 16
 Manual de Tcnicas Modernas de Archivos

slo estn uno o dos expedientes. Pero si existen ms de cinco, la palabra genrica
debe anotarse al final del nombre, ya que para efectos de archivo no son palabras de
orden, sino la subseccin o subgua:

Aguirre Morales & Ca. Ltda. (Editorial)

Lacayo Alemn (Editorial)
Morales (Editorial)
Rger L. Durn (Editorial)

5. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones escritos en un idioma

extranjero se escribe igual al archivar:
Al Di L
Da Paolo Fast Gourmet
Sushi Itto
La Marseillaise
Habibis

6. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apstrofo (s s posesivo

en ingls), la razn social permanece igual:
Alejandras Salon
Valentis Pizza
Figuras Agencia

7. Cuando hay ttulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la

direccin para decidir el orden alfabtico:
Agencia Aduanera Martnez Medina & Co. Ltda. Col. Salvadorita
Agencia Aduanera Martnez Medina y Ca. Ltda.. El Guasaule

8. Cuando una empresa o institucin usa siglas, stas se consideran palabras

completas. Cuando no son muy usuales, por claridad se sugiere escribir el nombre
completo debajo de la sigla entre parntesis. Se archiva:
CEPAL
(Comisin Econmica para la Amrica Latina)

9. Si la empresa incluye nmeros en su nombre, deben anotarse en letras. Sin

embargo, cuando en el nombre existen nmeros consecutivos como en los juzgados
se conserva el orden y la escritura numrica.
Radio 1000 Radio Mil
Disco Mvil Techno 2000 Disco Mvil Techno Dos Mil
Juzgado 1 Distrito Civil Juzgado 1 Distrito Civil
Juzgado 2 Distrito Civil Juzgado 2 Distrito Civil
Juzgado 3 Distrito Civil Juzgado 3 Distrito Civil
Juzgado 4 Distrito Civil Juzgado 4 Distrito Civil

Reglas para clasificar nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales

10. Las personas que manejan los archivos deben estar actualizadas con los nombres de
los ministerios y otras dependencias gubernamentales para saber cmo efectuar la
transposicin de nombres con base en las reglas de clasificacin. A continuacin se
enlistan algunas dependencias:
Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 17
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o Presidencia de la Repblica
o Asamblea Nacional de Nicaragua
o Consejo Nacional de Planificacin Econmica Social CONPES
o Consejo Supremo Electoral
o Contralora General de la Repblica
o Correos de Nicaragua
o Corte Suprema de Justicia
o Defensora Pblica
o Direccin General de Aduanas
o Direccin General de Bomberos
o Direccin General de Ingresos
o MAG FOR Ministerio Agropecuario y Forestal
o MARENA
o MIFIC Ministerio de Fomento, Industria y Comercio
o Ministerio de Construccin y Transporte
o Ministerio de Defensa
o Ministerio de Educacin
o Ministerio de Gobernacin
o Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
o Ministerio de Relaciones Exteriores
o Ministerio de Salud
o Ministerio del Trabajo
o Ministerio Pblico

11. En los nombres de las instituciones gubernamentales, por su carcter genrico, se

aplica lo referido a subsecciones o subguas:
o Construccin y Transporte, Ministerio de
o Defensa, Ministerio de
o Educacin, Ministerio de
o Gobernacin, Ministerio de
o Hacienda y Crdito Pblico, Ministerio de
o Relaciones Exteriores, Ministerio de
o Salud, Ministerio de
o Trabajo, Ministerio del
o Pblico, Ministerio

12. Los nombres de los bancos se archivan con sus nombres completos y de acuerdo
con las reglas de las empresas comerciales. Se les agrega el nombre del lugar donde
funcionan dada la cantidad de sucursales que poseen:
o BAC Nicaragua, Banco
Sucursal Las Brisas
o BANCENTRO, Banco
Sucursal Bluefields
Calle Cabezas
o BANCO UNO
Casa Matriz, Edificio Banco Uno
Plaza Espaa
o BANISTMO, Banco
Edificio Plaza
o BANPRO, Banco
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Sucursal Metrocentro
Centro Comercial Metrocentro
13. El nombre de escuelas, colegios y universidades se archiva como aparece, aplicando
las reglas establecidas para empresas comerciales:
Colegios
o Agustiniano, Colegio
o Centroamrica, Colegio
o Francs Nicaragense, Colegio
o Latinoamericano, Colegio
Universidades
o UCA
(Universidad Centroamericana)
o Ciencias Comerciales, Universidad de
o UPOLI
(Universidad Politcnica de Nicaragua)

5. LA CORRESPONDENCIA. MANEJO Y ARCHIVO

La correspondencia escrita es la base principal de la comunicacin entre las entidades, aunque

sean de diversa ndole. La cantidad de correspondencia enviada o recibida vara de acuerdo
con el tamao de la empresa y el tipo de sus negocios o servicios.

Todas las entidades, sean grandes o pequeas, requieren de personas con conocimientos en el
manejo de los documentos. Generalmente, en las entidades grandes, el sistema est
centralizado

Cmo se organiza la correspondencia?

El tipo de sistema y los ttulos utilizados dependern de la informacin que requiera el negocio.
El mdico est interesado en sus pacientes; el vendedor en sus posibles clientes....

La primera fase del manejo de la correspondencia es su recepcin. Quien la recibe debe:

1. Sellarla y registrarla,
2. Leerla y verificar que sea para la oficina,
3. Jerarquizarla: la que puede contestar y la que debe atender su jefe,
4. Contestar la que atiende,
5. Sintetizar la informacin de la otra,
6. Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen,
7. Presentar al jefe y recibir instrucciones o dictado,
8. Digitarla y revisarla antes de presentarla a firma,
9. Separar y repartir las copias,
10. Colocar la copia en pendientes, para su seguimiento,
11. Archivar la copia.

La persona que abre el correo debe revisar:

que haya direccin del remitente en la correspondencia. Si no existe, debe engrapar el
sobre con la direccin a la correspondencia.

Debe sellarse, marcar la fecha y hora en que fue recibida. Esto es parte del control interno
de la correspondencia.

Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 19

 Manual de Tcnicas Modernas de Archivos

La asistente ejecutiva, despus de recibir la carta con el sello de la fecha, procede a:

Registrarla
Colocarla en su bandeja de entrada
Transferirla a su jefe para que la lea y d la respuesta
Marca y autoriza su archivo. Para esto anota sus iniciales en la esquina superior izquierda.
Se le conoce como autorizacin para archivar un documento.
Las copias al carbn y documentos internos no requieren autorizacin para
archivarse.
Se engrapa la copia de la respuesta al original de la carta .

5.1 Pasos en el procedimiento de Archivo

Despus que la correspondencia ha sido enviada para archivo, se efectan varias etapas:

1. Inspeccin
Debe examinarse para comprobar si tiene las iniciales de autorizacin.

2. Clasificacin
La clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos
semejantes, con caractersticas comunes, que pueden diferenciarse por su tipologa esencial.

La clasificacin puede efectuarse con los siguientes criterios:

Alfabtico Geogrfico Numrico

Por asuntos Cronolgico
En el grado de exactitud de una clasificacin pueden influir los siguientes factores:
El volumen de documentos que se posee y los criterios de bsqueda que normalmente se
aplican.
El ritmo medio de incremento de la documentacin.
La frecuencia con que se utiliza el archivo.

3. Codificacin
Codificar es escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia.
Existen tres mtodos comunes para codificar:
El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lpiz rojo.
Si el encabezamiento bajo el que debe archivarse la correspondencia no se menciona el
texto del mensaje, se debe escribir en la esquina superior derecha.
Si es necesario efectuar una referencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento
seleccionado se debe subrayar o escribir y colocar una X al final de la lnea para indicar que
es una referencia.

4. Distribucin
Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra,
un nmero, un tema, una fecha.

5. Archivo
El ltimo paso es la ubicacin de los documentos en los expedientes y el guardarlos en las
gavetas.

Al formar un expediente debe hacerse con orden y pulcritud, para esto es til aplicar los
siguientes lineamientos:
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Organice su tiempo para archivar diariamente. No permita que se le acumulen los

documentos.
No deben guardarse ms de 50 documentos en un expediente. Cuando sea necesario divida
los documentos en varias carpetas.
Los documentos deben ubicarse muy bien en los expedientes para evitar que se daen los
bordes.
Los papeles no deben sujetarse con clips, alfileres o ganchos.
Al retirar un expediente de la gaveta, debe sujetarse por el centro y no por la cejilla.
Los documentos rotos deben restaurarse antes de guardarlos en el expediente.
Si los documentos son de un tamao menor al usual, se deben pegar en una hoja tamao
carta, procurando que no quede oculto ningn contenido de stos.
Los documentos activos deben ubicarse en las gavetas superiores y los inactivos en las
inferiores. Esto ahorra tiempo, trabajo y evita accidentes.
Establezca un plan de transferencia de los documentos para evitar su acumulacin
innecesaria en la oficina.

6. Almacenamiento en disco duro porttil

Para efectos legales, los documentos almacenados en discos no tienen valor porque pueden
ser modificados. Sin embargo, es necesario tener cuidado al almacenarlos para evitar rehacer
el trabajo.

Recomendaciones para su uso:

Evite colocarlos donde hayan zonas magnticas, electricidad esttica y polvo.
No coloque objetos pesados sobre stos, ya que deben estar libres de presin.
Evite sujetar los discos con objetos como ligas, clips o apilarlos en los archivos.
Procure no escribir en la etiqueta cuando est colocada en el disco.
No ubique etiquetas sobre etiquetas, es mejorar despegar la anterior antes de colocar
una nueva.
No los exponga a la luz solar directa ni a temperaturas extremas.
No toque el interior del disco, porque puede borrar la informacin.
No tenga lquidos, qumicos o comida cerca de ellos.

7. Administracin de la informacin en la computadora

La computadora aporta poderosas formas de procesar datos para establecer y conservar
documentos en un mnimo de tiempo y ocupando poco espacio, por ejemplo los discos duros,
flexibles y compactos.

Tambin permite transportar la informacin en computadoras porttiles, obteniendo la

informacin que desea en cualesquier lugar y circunstancia y as lograr toma de decisiones
valiosas y oportunas.

Sin embargo, es necesario tomar medidas para organizar la informacin y no confundir los
archivos del programador con los del usuario.
Las reglas que rigen a los archivos tradicionales deben incorporarse a los diseos de los
archivos computarizados. Lo que cambia es la terminologa:
Gua principal Directorio
Guas secundarias Subdirectorios
Archivo Archivo
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Directorio Subdirectorio Subdirectorio Archivo

WORD
ADMINISTRACIN
PRIVADA
BAC
Nicaragua
Actas
Cartas
Informes

Es importante que el personal de oficina utilice la tecnologa adecuadamente para maximizar la

eficiencia. Adems, es necesario llevar un control de la creacin de documentos. Pueden
utilizarse los siguientes datos:

CONTROL DE CREACIN DE DOCUMENTOS

Control numrico
Fecha de creacin
Programa en que se almacen
Directorio o subdirectorio en que se almacen
Nombre que se le asign
Asunto o tema
Destinatario
Seccin del archivo en que se guard el documento.

6. EJERCICIOS
Analice los siguientes casos:
6.1. Marlon Rodrguez es propietario de una estacin de gasolina en Mateare. Le dice a su
amigo Roger Lazo que no necesita tener un sistema para guardar sus documentos,
porque su negocio es muy pequeo. Roger considera que s debe establecer un sistema
de archivo bien planificado. Es correcta la seguridad de Roger? Qu beneficios
obtendr Marlon? Cules seran los documentos que tendra que archivar? Mencione
tres ttulos que pueden encontrarse en el archivador de esta estacin de gasolina.

6.2. Carla Corrales quiere trabajar en la empresa de bienes races de su cuado. Ella afirma
que no necesita tomar un curso de Tcnicas de Archivo porque es fcil llevar el control
de los documentos, an sin estudios administrativos ni secretariales. Est de acuerdo
con ella? Cree que pueda cumplir con los objetivos de todo sistema de archivo? Por
qu?

6.3. Ejercicio N 2
Organice en orden alfabtico los siguientes nombres de entidades y personas, aplicando las
reglas establecidas:

Dr . Jorge Ramrez Acevedo

Gimnasio Altamira
Randolfo Zeledn Lpez
LUBNICA

Modulo: Tcnicas Modernas de Archivo 22

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Auto Partes Alguera

Allan Salmern Zambrana
Luis Felipe Henrquez Averruz
Marlon lvarez Ros
Doris Julissa Espinoza Lpez
Lic. Carlos Jos Avils Gadea
Rosa Elisa vda. de Garca
Flrida Dvila de Salgado
Instituto de Promocin Humana
Bayardo Enrique Olivas
Ing. Bernarda Toruo Acevedo
Julia Inestroza Hernndez
Mara Jess Cornejo Gutirrez
Manuel Bernardino Daz Gutirrez
Restaurante La Torre
Concentrados El Granjero, S.A.
Banco de Crdito Centroamericano
Avcola La Estrella
Soluciones Computarizadas
Unin FENOSA Estel
Joshua Bendlis Dixon
Arq. Luis Enrique Vsquez Vega
Anders Jons Wilhelm Martensson
ULTRANIC
Instituto de Desarrollo Rural
Ejrcito de Nicaragua
Hospital Vlez Paiz
Conny lvarez Ros
Walter A. Gutirrez y Asociados
ECHAVERRY
SERLISA
Academia Eleganza
Laundry Express
Cermica Artstica, S.A.
Taquezal Bar Caf
Dra. Mara Cristina Van Der Gulden
Cynthia Lee Waters Frederick
Cheryl Tuckler de Wilson
Miguel de Castilla Silva
Sergio ONeil Watson
Salom Rickby Downs
Salvador Dal
Hotel Paraso
Darril Antonio Bendlis Dixon
Joshua Hansack Watler
Marina Cornejo Gutirrez

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