DOCUMENTACION DE UN

SGC
Universidad ECCI
 INTRODUCCION

La importancia de la documentación radica en su contenido y forma de

conservación, una correcta gestión documental podrá ser el reflejo de una
buena organización dentro de la empresa. La documentación hace las veces de la
memoria empresarial a razón de sus registros, los cuales son fiel testigo de
todas y cada una de las actividades de la misma. Clasificar por asunto, tipo,
ordenar por fecha, crear expedientes y/o series documentales es vitales para
una empresa puesto que de aquí radica gran parte de la toma de decisiones.
 Términos
• Sistema: Conjunto de elementos (normas, leyes, acciones, funciones, procesos) que están interrelacionados
con el fin de cumplir un objetivo especifico. Un sistema deja de ser funcional cuando los elementos que lo
componen y/o su relación no es correspondiente.

• Gestión: conjunto de acciones o estrategias necesarias (Administrar, dirigir, organizar) que se ejecutan con
el fin de resolver un asunto o concretar un proyecto

• Documento: Información acerca de un hecho o circunstancia que sirve de soporte, pueden ser textuales ( en
papel) y no textuales (cualquier otro tipo de soporte) .

• Archivo: procede del latín archivum, puede traducirse como “residencia de los magistrados”.

Conjunto de documentos acumulados por una persona u organización en el transcurso de una gestión, que
sirven como fuente histórica.

• Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

• Administración de archivo: Agrupación de estrategias enfocadas en la planeación, dirección y control de los

recursos con el fin de tener un funcionamiento eficiente de los archivos.
Sistema de Gestión de Calidad.

• Conjunto de actividades técnicas y administrativas que buscan controlar los registros

existentes dentro de una organización, desde su origen hasta su destino final.

• El objetivo es facilitar la ubicación, utilización y conservación de la documentación.

• Se debe hacer una descripción en detalle de las operaciones que se llevan a cabo para el
desarrollo de los procesos.

• Bases de información que permiten generar estrategias que conduzcan al mejoramiento

continuo de la organización.

• Deben conservarse bajo condiciones especificas con el fin de evitar su deterioro y así
preservar la información a través del tiempo.
 Documentación de un sistema de
gestión de calidad
Soporte tangible de los procesos que componen el sistema de gestión de calidad, pueden
estar relacionadas todas las actividades de la organización o una parte de estas, esto
depende del tipo de organización (tamaño, tipo de actividad, complejidad del proceso)

Pueden identificarse tres tipos documentales, la Política de Calidad, la Política Ambiental y

la Política de Gestión, estos documentos son elaborados en apoyo con las directivas de la
empresa y establecen las pautas para el sistema de gestión que se tenga, la información allí
contenida debe ser puntual, clara, precisa y concisa.
 Documentación requerida

La documentación mínima que todo sistema de gestión de la calidad debe desarrollar:

 Política de la calidad y sus objetivos

 Manual de calidad
 Procedimientos documentados
 Instrucciones de trabajo
 Formularios
 Planes de calidad
 Especificaciones
 Documentos externos
 Registros
 Tablas de retención documental
TRD

Listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de
Gestión y Archivo Central) y establece la disposición final de los documentos de acuerdo a la
normatividad aplicable a cada caso particular.
 Tablas de valoración documental
TVD

Serie de documentos organizados que identifican el valor, el tiempo

de vigencia, acceso, criterios para la disposición final, acciones
necesarias para transferencia y eliminación de documentos
 ¿Para qué se requieren y cómo se
articulan con la norma ISO 9001?
• Para facilitar el manejo de la información.
• Para racionalizar la producción documental.
• Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los
documentos.
• Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados.
• Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
• Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
• Para racionalizar los procesos administrativo

“numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros”

 Ciclo vital del documento

Etapas por las que atraviesa un documento.

 Creación.
 Conservación.
 Eliminación o integración
al archivo permanente.
 Manual de Gestión de Calidad / Manual de Gestión Ambiental / Manual
de Gestión Integrado
Los manuales identifican como la organización vela por el cumplimiento de la norma sobre la
cual basa su SGC, oscila entre 20 y 30 páginas y referencia sus procesos en forma más
detallada.
Procedimientos
Este tipo de documentos identifican el paso a paso de los procesos de las empresas, ya sean
administrativos, productivos, comerciales, etc.…
En este documento se establecen etapas, tiempos, recursos, responsables y su referencia es
la ISO 9001 en donde se esclarece la necesidad del mismo.

Instrucciones Técnicas / Instrucciones de Trabajo

Es como el manual de una máquina, explica su funcionamiento y como se debe operar.
 Formatos / Impresos / Registros

Este tipo de documento es una “plantilla” que se emplea para registrar el resultado de una
actividad, desde un indicador de seguimiento hasta una compra, cuando el formato ha sido
diligenciado en su totalidad cambia su nombre y se le conoce como registro.
 BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA GESTION
DE CALIDAD

Aunque el sistema de gestión documental es imprescindible para implantar la

ISO, ya de por sí aporta numerosos beneficios a la organización:
• Describe el sistema de gestión de calidad de la organización.
• Las funciones relacionadas se pueden entender mejor y se explican y ponen en
evidencia las interrelaciones.
• Informa a los empleados del compromiso de la dirección con la calidad.
• Ayuda a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la
• organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el
sistema de gestión de calidad.
• Facilita el entendimiento entre los empleados y la dirección.
• Es base para las expectativas del desempeño del trabajo
• Explica la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos
especificados
• Mide los alcances de los requisitos especificados
• Sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la
actualización periódica de los empleados actuales
• Facilita el orden y equilibrio de la organización
• Facilita el camino a la mejora continua.
• Da confianza a los clientes
• Demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la
organización
• Sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la
organización
• Es básico para desempeñar las labores de las auditorias del sistema de
gestión de calidad
• Sirve de evaluación continua del sistema de gestión de calidad.
Integrantes:
• Arcila Omar
• Díaz Yeisson
• Gómez Vivian
• Peña Carlos
• Suan Adriana