REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

ORGANIZACIÓN Y METODOS
PNF EN CONTADURIA PÚBLICA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LA GRAN CARACAS
UNEXCA – NUCLEO “ALTAGRACIA”

UNIDAD IV

(RESUMEN EQUIPO Nº1)

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES

DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Integrantes:
Alvarez Yaritza 6.673.985
García Mariana
Urbano Solbey
kkkkkkk

Caracas, enero 2024

Normas y Procedimientos:

Las normas establecen los estándares que deben cumplirse, mientras que los
procedimientos describen cómo cumplir esos estándares a través de una
secuencia ordenada de pasos. Ambos elementos son esenciales para el
funcionamiento efectivo de una organización y contribuyen a la mejora continua.

Qué es un Manual de Normas y Procedimientos

Un Manual de Normas y Procedimientos es un documento que reúne y organiza

de manera sistemática las normas, estándares y procedimientos que deben
seguirse en una organización para llevar a cabo sus actividades de manera
efectiva, eficiente y consistente. Este tipo de manual proporciona una guía
detallada sobre cómo realizar tareas específicas de acuerdo con los estándares
establecidos.

En un Manual de Normas y Procedimientos, se incluyen los siguientes elementos:

1. Normas:
Se detallan las normas internas y externas que deben seguirse en la
organización. Estas normas pueden abarcar aspectos como seguridad,
calidad, medio ambiente, regulaciones gubernamentales, entre otros.

2. Procedimientos:
Se describen los procedimientos operativos estándar (SOP) para llevar a
cabo actividades o procesos específicos. Estos procedimientos incluyen
una secuencia ordenada de pasos, responsabilidades, recursos necesarios
y criterios de calidad o rendimiento esperados.

3. Políticas:
 Se presentan las políticas organizacionales que rigen el comportamiento, la
toma de decisiones y las prácticas internas dentro de la organización.

4. Diagramas o flujogramas:
Se incluyen diagramas que representan gráficamente las etapas y las
interacciones entre ellas, lo que facilita la comprensión visual de los
procesos.

5. Descripciones de puestos:
A menudo se incorporan descripciones detalladas de los puestos relevantes
para los procesos descritos en el manual.

La elaboración de manuales de normas y procedimientos es un proceso crucial

para cualquier organización, ya que permite estandarizar las operaciones,
garantizar la consistencia en la ejecución de tareas y facilitar la capacitación del
personal. A continuación, te proporcionaré una guía más detallada sobre cómo
llevar a cabo este proceso:

1. Identificación de procesos:
El primer paso es identificar todos los procesos y actividades que se llevan
a cabo en la organización. Es importante tener una comprensión clara de
las operaciones para poder documentarlas adecuadamente.

2. Documentación detallada:
Para cada proceso, se debe describir detalladamente cada paso a seguir,
los responsables de cada tarea, los recursos necesarios, los tiempos
estimados y cualquier otra información relevante. Es fundamental ser
exhaustivo en esta etapa para asegurar la comprensión y ejecución
correcta de las actividades.

3. Estandarización y normatividad:
 Establecer normas y estándares para la ejecución de cada proceso. Esto
incluye definir los criterios de calidad, tiempos de ejecución, formatos de
reporte, entre otros aspectos que aseguren la uniformidad en la operación.

4. Revisión y aprobación:
Los manuales deben ser revisados por los responsables de cada área y
aprobados por la dirección antes de su implementación. La
retroalimentación durante esta etapa es crucial para garantizar la
efectividad de los manuales.

5. Comunicación y capacitación:
Una vez elaborados los manuales, es fundamental comunicarlos a todo el
personal involucrado y proporcionar la capacitación necesaria para su
entendimiento y aplicación efectiva.

Ventajas de los manuales de normas y procedimientos

Alguna de las ventajas que nos ofrecen los manuales de normas y
procedimientos, son las siguientes:

 Se tiene claro quién es responsable de realizar cada tarea.

 Sirve para realizar la capacitación de las personas nuevas que llegan a la
empresa.
 Siempre se realizan las actividades o tareas de la misma
 forma (estandarización).
 Propicia trabajar de forma lógica, haciéndolo más eficaz.
 Favorece el control de calidad interno, ya que establece estándares.
 Es un marco de referencia legal.

Pasos para los manuales de normas y procedimientos

En este punto, vamos a suponer que tienes una estructura definida para tus
documentos.

1. Realizar la recolección de la información.

Las técnicas que por lo general se emplean para recolectar información son:
Revisión bibliográfica, entrevista y observación directa.

2. Análisis de la información

En este paso plantéate las siguientes interrogantes:

 ¿Qué se hace?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Cuándo se hace?
 ¿Con qué frecuencia?
 ¿Dónde se hace?
 ¿Por qué se hace?
 ¿Qué registros se emplean?
En este punto es importante realizar un análisis cuidadoso para asegurarse de no
perder ningún detalle, ni obviar ningún elemento fundamental para la ejecución de
las actividades.

3. Análisis del procedimiento

Una vez que se ha recolectado la información, se debe realizar el análisis del

procedimiento para identificar:

 Qué actividades se pueden eliminar.

 Las actividades que se pueden combinar para evitar duplicidades.
 Todas aquellas actividades que puedan cambiarse para que sean mejores.
 Identificar todo aquello que se puede mejorar.
 Mantener las actividades que resulten provechosas para el procedimiento.
4. Descripción de las actividades

Realizar la narración de cada una de las actividades de forma secuencial,

explicando cómo se ejecuta cada una de ellas.

De igual forma, se deben considerar los responsables de cada actividad, el cómo

se ejecutan, cuando y las normativas u observaciones aplicables.

Cuando se realiza la narración de un procedimiento, se debe evitar suponer que

los demás comprenden aquello que se debe hacer, tal como lo comprendes tu.
Por ejemplo, suponer que no es necesario detallar en el documento que se debe
abrir la puerta para ir a algún lugar, encender las luces, registrar una información,
notificar de algún aspecto relacionado a la actividad que se realiza.

Los manuales son para facilitar la información de los procesos, de forma que esta
ejecución sea eficaz. Es por ello, que deben ser redactados de forma simple.

5. Revisión y aprobación del documento

En la mayoría de las organizaciones, los responsables de cada área deben revisar

los documentos para incluir los cambios que sean necesarios y, asegurar que
todas las actividades se encuentren especificadas y cumplan con las normativas
requeridas.

Posteriormente, se realiza la aprobación del documento a través del medio que se

tenga establecido y, por parte de los responsables asignados para cada área
específica de la organización.

6. Distribución y resguardo de los manuales de normas y procedimientos

Los manuales deben ser distribuidos a las áreas. Sin embargo, previo a ello, se
recomienda realizar una formación para notificar de los cambios a los
involucrados.
De igual forma, se resguardan los documentos originales de forma digital y/o
física. Manteniendo el control de cada una de las copias distribuidas por área.

7. Actualización de documentos

Los controles que se realizan a través de listados internos, deben especificar las
fechas de elaboración, fechas de revisión y fechas de caducidad de cada uno de
los documentos. De igual forma, se debe asegurar que los documentos obsoletos
se encuentren controlados y, que los vigentes se adapten a las actividades
actuales de la organización.

En resumen, la metodología para la elaboración de los manuales de normas y

procedimientos es un proceso riguroso que requiere tiempo y esfuerzo. Sin
embargo, los beneficios obtenidos son significativos, ya que estos manuales
proporcionan una guía clara y precisa para el desempeño de las actividades
dentro de la organización.