TALLER 5:

DEPÓSITO DE ARCHIVO DE ARCHIVO CENTRAL

PRESENTADO POR:
VALERIE MARTÍNEZ PAEZ

FICHA: 2278436

PRESENTADO A:
MARTHA YANETH RODRÍGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C, SEPTIEMBRE DE 2022
L
 TALLER 5:

DEPÓSITO DE ARCHIVO DE ARCHIVO CENTRAL

En forma colaborativa e individual , siga las instrucciones del desarrollo del taller y realice la socialización
correspondiente

OBJETIVOS

Adquirir conocimiento sobre depositos de archivo central en una organización, con el proposito de identificar los
riesgos que puede presentarse con la documentación en el momento de la administracion de esta, a traves del s
obtenido.

Identificar los elementos normativos necesarios para la conservacion de los documentos en un archivo central, c
el fin de realizar un efectivo manejo a traves de su implementación.
NTRAL

er y realice la socialización

on el proposito de identificar los

nistracion de esta, a traves del saber

mentos en un archivo central, con

 Versión: 01
Código:
GFPI-F-132

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

TALLER DE APRENDIZAJE N° 5

Denominación del programa o módulo TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

de formación:

Actividad técnica de aprendizaje - ATA: Organizar el archivo central

Nombre del taller Depósito de archivo central 5

Objetivo de aprendizaje del taller: Reconocer los depósitos de archivo central, para su administración y conservación de documentos.

En forma colaborativa e individual , siga las instrucciones del desarrollo del taller y realice la socialización
Descripción del taller:
correspondiente

Preparación (Recursos y medios): http://biblioteca.sena.edu.co/https://www.archivogeneral.gov.co/

Tiempo de ejecución 10 horas

 Archivo General de la Nación. Acuerdo 049 de 2000. Conservación de documentos. Recuperado de
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/ Archivo General de la Nación. Acuerdo 050
de 2000. Conservación de documentos. Recuperado de
https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9038_documento.pdf

Archivo General de la Nación. Acuerdo 006 de 15 de Octubre de 2014. Programa de conservación

preventiva. Recuperado de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-006-de-2014/?pdf=56

Archivo General de la Nación. Acuerdo 008 de 2014. Especificaciones técnicas y los requisitos para la
Bibliografía y webgrafía:
prestación de los servicios de depósito, custodia. Recuperado de
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-008-de-2014/ Archivo General de la Nación

Acuerdo 050 de 2000. Conservación de documentos. Recuperado de

https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9038_documento.pdf

DESARROLLO DEL TALLER

Escuche, observe y lea el material indicado por el instructor

TRABAJO INDIVIDUAL:

1. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Observe el video 12 reglas básicas de seguridad en el enlace: https://www.youtube.com/watch?
v=3Sk6PqEa0ZA&feature=youtu.be . Elabore una secuencia gráfica que refleje las normas de seguridad a tener en cuenta en los depósitos de archivo.

TRABAJO COLABORATIVO:

2. En equipos de trabajo de dos integrantes, diseñe una maqueta o plano de un depósito de archivo con las condiciones óptimas que ilustre todos los
requerimientos y especificaciones propias de los depósitos de archivo, según normatividad en Colombia. Lea y apropie el acuerdo 049 de 2000 y el
acuerdo 008 de 2014:

a. Condiciones estructurales físicas de los depósito

b. Condiciones de seguridad, condiciones ambientales y condiciones de mantenimiento
c. Medidas de estantería, distribución de estanterías, mobiliario para obras de gran formato, archivadores verticales, archivadores rodantes y
contenedores, entre otros
d. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento
e. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
f. Monitoreo y control de condiciones ambientales
g. Almacenamiento y re-almacenamiento
h. Elementos de protección personal y bioseguridad.
i. Prevención de emergencias y atención de desastres
j. Demás condiciones requeridas en los depósitos de archivo.
k. Incluya un valor agregado innovador que contribuya al mejoramiento de las instalaciones de un depósito de archivo centrral

3. Teniendo en cuenta un depósito de archivo de una entidad en Colombia, diligencie el formato de diagnóstico archivo central, ubicado en la hoja 2 de
este archivo, registrando cada uno de los informes solicitados

Presente las evidencias en un único documento en excel, incluyendo portada de presentación, objetivos, desarrollo de cada actividad, tomar eviencias
Escuche, observe y lea el material indicado por el instructor

TRABAJO INDIVIDUAL:

1. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Observe el video 12 reglas básicas de seguridad en el enlace: https://www.youtube.com/watch?
v=3Sk6PqEa0ZA&feature=youtu.be . Elabore una secuencia gráfica que refleje las normas de seguridad a tener en cuenta en los depósitos de archivo.

TRABAJO COLABORATIVO:

2. En equipos de trabajo de dos integrantes, diseñe una maqueta o plano de un depósito de archivo con las condiciones óptimas que ilustre todos los
requerimientos y especificaciones propias de los depósitos de archivo, según normatividad en Colombia. Lea y apropie el acuerdo 049 de 2000 y el
acuerdo 008 de 2014:

a. Condiciones estructurales físicas de los depósito

b. Condiciones de seguridad, condiciones ambientales y condiciones de mantenimiento
c. Medidas de estantería, distribución de estanterías, mobiliario para obras de gran formato, archivadores verticales, archivadores rodantes y
contenedores, entre otros
d. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento
e. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
f. Monitoreo y control de condiciones ambientales
g. Almacenamiento y re-almacenamiento
h. Elementos de protección personal y bioseguridad.
i. Prevención de emergencias y atención de desastres
j. Demás condiciones requeridas en los depósitos de archivo.
k. Incluya un valor agregado innovador que contribuya al mejoramiento de las instalaciones de un depósito de archivo centrral

3. Teniendo en cuenta un depósito de archivo de una entidad en Colombia, diligencie el formato de diagnóstico archivo central, ubicado en la hoja 2 de
este archivo, registrando cada uno de los informes solicitados

Presente las evidencias en un único documento en excel, incluyendo portada de presentación, objetivos, desarrollo de cada actividad, tomar eviencias
fotográficas, conclusiones y bibliografía.

Control de documento: Martha Yaneth Rodríguez Veloza, Centro de Gestión Administrativa 8/16/2022
TRABAJO INDIVIDUAL
1. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Observe el video 12 reglas básicas de seguridad n el e

1. Buen estado mental y

físico
UTILIZAR LOS IMPLEMENTOS DE
BIOSEGURIDAD ADECUADOS
 Respete la
Manejo de plataformas y ubicada en
gatos hidraulicos para la pre
 TALLER 5:

DEPÓSITO DE ARCHIVO DE ARCHIVO CENTRAL

glas básicas de seguridad n el enlace: https//www.youtube.com/watch?v=3Sk6PqEaOZ&feature=youtu.be. Elabore una

REGLAS BASICAS DE SEGURIDAD

Capacitación archivistica Identificar los riesgos

laborales
 UTILICE LOS ELEMENTOS DE PROTECCION
PARA EL TRABAJO EN CUSTODIA, ASI
EVITARA ACCIDENTES POR CAIDA DE CAJAS
O CAIDA EN PISO. (BOTAS, CASCO,
GUANTES, ENTRE OTROS)
Siga los procedimientos y
utilice las herramientas
adecuadas
Respete la señalización El apilamiento de cajas puede ser
ubicada en el deposito peligroso si los trabajadores no siguen las
directrices de seguridad. La caída de
para la prevenir riesgos materiales y el desplome de las cargas
pueden aplastar o pinchar a los
trabajadores, causando lesiones
O CENTRAL

eature=youtu.be. Elabore una secuencia gráfica que refleje las normas de seguridad a tener en cuenta en los depósitos de

 
os riesgos Si no sabe pregunte
les
edimientos y  
erramientas Manejo adecuado de
uadas tomacorrientes

Z
Z
e cajas puede ser
adores no siguen las Reporta todos los accidentes o
ridad. La caída de incidentes
plome de las cargas
o pinchar a los
usando lesiones
r en cuenta en los depósitos de archivo.
TRABAJO COLABORATIVO:
2.En equipos de trabajo de dos integrantes, diseñe una maqueta o plano de un depósito de archivo con las
condiciones óptimas que ilustre todos los requerimientos y especificaciones propias de los depósitos de archivo,
según normatividad en Colombia. Lea y apropie el acuerdo 049 de 2000 y el acuerdo 008 de 2014:
a.Condiciones estructurales físicas de los depósitos.
b.Condiciones de seguridad, condiciones ambientales y de mantenimiento.
c.Medidas de estantería, distribución de estantería, mobiliario para obras de gran formato, archivadores rodante
contenedores, entre otros
d.Inspección y mantenimiento del sistema de almacenamiento
e.Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.
f.Monitoreo y control de condiciones ambientales
g.Almacenamiento y Re-almacenamiento
h.Elementos de protección personal y bioseguridad
i.Prevención de emergencias y atención de desastres.
j.Demas condiciones requeridas en los depósitos de archivo
k.Incluya un valor agregado innovador que contribuya al mejoramiento de las instalaciones de un depósito de
archivo central.
epósito de archivo con las
ias de los depósitos de archivo,
rdo 008 de 2014:

n formato, archivadores rodantes y

talaciones de un depósito de
3.Teniendo en cuenta un deposito de archivo de una entidad en Colombia, diligencie el formato de diagnóstico archivo c

DEPÓSITOS DE ARCHIVO
https://www.youtube.com/watch?v=btY-U9JDxOM
https://www.youtube.com/watch?v=w0i6YCsgJ6U
https://www.youtube.com/watch?v=l4epxdNnCG8
https://www.archivogeneral.gov.co/Conozcanos/Galeria-360/centro

Herramienta - Diagn

Depósito:

Características del Depósito

Condiciones Generales de

Criterios a Evaluar
Ubicación:
Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación y que ofrezca estabilidad

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible

peligro por atentados u objetivos bélicos

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación

acumulada y su natural incremento.

Aspectos Estructurales:

Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las

placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga
mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a
emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con

material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a
la abrasión
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades
ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de Almacenamiento: Los depósitos se dimensionarán

teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación

La adecuación climática a las normas establecidas para la

conservación del material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros

archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración
documental.

Distribución:

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben

contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la
seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios
estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de
seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de depósito.

Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en

cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la
función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas
de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos

Aspectos de las áreas

Criterios a Evaluar
Estantería:

Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,

evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,

resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.
Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso
de 100kg/mt lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías,

se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar
mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con
sistemas de fijación a piso.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la

manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes

alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos,
permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar desgarres en la documentación
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estantería

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un

espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener

un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación acorde con la signatura topográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se

recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar
el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Mobiliario para Obras de Gran Formato

Además de las características anotadas deberán dimensionarse para

contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su
manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una
profundidad de 5 cms. o menos . Cada una e ellas debe poseer
sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones,
eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.

Archivadores Verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales

estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la
producción documental.
p
Mobiliario para Documentos en otros Formatos
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación,
cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o
fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente,
se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con
las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos
antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren
sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las
características de tamaño y función.

Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar

contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos,
legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar
de una manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se

dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida
la acidificación por contacto.

El material y el diseño de la elaboración de las unidades de

almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se
utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja

superior debe ser mínimo de 4 cm.
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre
individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales
plásticos.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y

contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte;
cada rollo estará en una unidad independiente debidamente
identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas
acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para
garantizar su preservación

Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación

plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que
no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas
en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un
disquete o C.D.

Condiciones Ambientales
Material Documental: Soporte en papel.
Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material Documental: Fotografía.

Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC. Humedad relativa de 40% a

50%

Color: Temperatura menor a 10 oC. Humedad relativa de 25% a 35%

Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC Humedad relativa de 40% a

50%

Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de

40% a 50%

Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a

45%
Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC. Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación

El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del

aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo
con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y
al espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá

permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de Aire

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de

partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles
de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la
edificación.

Iluminación en Depósitos
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y
contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de
baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros
ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de
CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con
el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de

unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la
capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de
evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto

que no incremente la humedad ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza

en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

PIGA
En materia de gestión Documental como aportan al medio ambiente,
por ejemplo, que disposición final le dan al material de archivo para
desechar?

INSTRUCCIONES
Herramienta - Diagnóstico de la Conservación Documental
1. Recuerda el concepto de Conservación de Documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas pa
de los documentos de archivo.
Acuerdo 027 de 2006. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia.
2. Informe Ubicación. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
3. Informe Aspectos Estructurales. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a ev
4. Informe Capacidad de Almacenamiento. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los crite
5. Informe Distribución. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
6. Informe Estantería. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
7. Informe Distribución de la Estantería. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterio
8. Informe Mobiliario para las Obras de Gran Formato. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuer
9. Informe Archivadores Verticales. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a e
10. Informe Mobiliario para Documentos en otros Formatos. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de
11. Informe Contenedores. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
12. Informe Material Documental: Soporte en Papel. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo
13. Informe Material Documental: Fotografía. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los c
14. Informe Ventilación. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
15. Informe Filtrado de Aire. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar
16. Informe Iluminación del Depósito. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios
17. Informe Mantenimiento. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.

18. Conoce que es el PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental. Instrumento de Planeación Ambiental que parte del
situación ambiental (interna, del entorno y del área de influencia) de la entidad; para plantearse acciones de gestión am
mediante programas, proyectos, metas y asignación de recursos dirigidos al cumplimiento de objetivos de ecoeficiencia
ambiental, de acuerdo con sus competencias misionales. Fuente: Ministerio de Trabajo República de Colombia.
19. Informe PIGA. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
20. Evidencia Fotográfica. En este campo coloque todas las fotografias tomadas en la inspección, con su respectiva desc
ad en Colombia, diligencie el formato de diagnóstico archivo central, ubicado en la hoja de este archivo, registrando cada uno de los inform

Herramienta - Diagnóstico Archivo Central

Evide

Centro documental del Instituto Tecnico Nacional (INTENALCO), este deposito administra
los archivos de una institución de educación superior, antiguamente funcionaba en el sur de
la ciudad en la actualidad esta ubicado en el norte de esta, edificio de 5 pisos que en el
primer piso encontramos el archivo central, ocupa un area de 35 metros cuadrados y sus
puertas estan contruidas de material inifugo de alta resistencia mecanica y desgaste
minimo a la abracion, rechaza la combustuion y protege contra el fuego

Condiciones Generales de las Edificaciones de Archivo

Informe
 Este centro documental esta ubicado en la sede principal de administración de las, con
direccón AV 4N # 34AN-18 Cali Valle Del Cauca, sin riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación. Tambien se encuentra lejos de industraias contaminantes que
puedan generar daño a la documentación. Los espacios no son suficientes y adecuados para
su custodia y administración ya que el depósito cuenta con la zona de consulta dentro de
la bodega del archivo esta en riesgo la seguridad de los documentos

Informe

Se utilzan estanterias 2.10 mts del alto por 95 cm de acho donde se visualizan unidades de
almacenamiento cajas x200, Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con
materiales resistentes, Las pinturas empleadas presentan propiedades ignífugas, La
resistencia de las placas es igual o mayor a 1200 Kg/m2, El depósito fue diseñado y
dimensionado teniendo en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de los
documentos
 dimensionado teniendo en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de los
documentos

Informe

Los documentos se conserva en unidades de almacenamiento de acuerdo a la normatividad

vigentes, en un lugar ni muy humedo ni caliente que ayuda a su conservación. Fue
adecuado el depósito climáticamente,

Informe

Las áreas destinadas a custodia cuentan con elementos de control y aislamiento, Las
zonas técnicas o de trabajo archivístico, consulta, limpieza, entre otras actividades se
encuentran dentro del área de almacenamiento, ha dispuesto la Entidad extintores en el
área de archivo, Los extintores son de agentes limpios y se encuentran recargados, Se han
instalado sistemas de alarma para la detección de incendios, Se ha proveído la
 Las áreas destinadas a custodia cuentan con elementos de control y aislamiento, Las
zonas técnicas o de trabajo archivístico, consulta, limpieza, entre otras actividades se
encuentran dentro del área de almacenamiento, ha dispuesto la Entidad extintores en el
área de archivo, Los extintores son de agentes limpios y se encuentran recargados, Se han
instalado sistemas de alarma para la detección de incendios, Se ha proveído la
señalización para la identificación de los equipos de atención de desastres y rutas de
evacuación

Aspectos de las áreas de Depósito de Archivo

Informe

40 estanterías, diseñadas para almacenar las unidades de conservación usadas por la

Entidad, La estantería está elaborada en láminas metálicas, tratadas con tratamiento
anticorrosivo y pintura horneada, de altura de 210 metros y 95 cm de longitud, cada
bandeja soporta un peso menos 100 Kg, Se encuentran los parales de la estantería
fijados al piso, La banda superior tiene un maximo de 180 cm y la banda inferior se
encuentra al menos a 10 cm del piso, Los acabados del mobiliario son redondeados, Se
utiliza el cerramiento superior para almacenar documentos u otro material.
 Informe

Se encuentra la estantería recostada sobre los muros, sin espacio de 20 cm. Tiene la
estantería un sistema de identificación visual, No presentan oxidación los elementos de la
estantería, las bandejas o parales de la estantería se encuentran en buen estado, el
espacio de circulacion entre modulos y estanterias es de 70 cm, con un corredor central de
120 cm. No se cumple la norma por los espacios limitados y reducidos entre archivo central
historico, oficina de administracion y punto de recepción y entrega de documentos.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se emplea separadores
metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación
almacenada.

Informe

N.A

Informe

N.A

Informe
 N.A

Informe

Las unidades de conservación están elaboradas en cartón neutro, con orificios y

recubrimiento interno. se utilizan cajas X200 con 40 de fondo, por 26 del alto por 29 de
ancho. Las carpetas ofrecen protección a los documentos, los diseños y tamaños son
acordes al tipo de documentación que se almacena en ellas. las unidades de
conservacion tienen 4 centimitros de aeración, entre estas y las badejas metalicas, Los
disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u
otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener
moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo
un disquete o C.D.

Informe
Se han realizado mediciones de condiciones ambientales en los depósitos de archivo,
adamas se han instalado materiales o equipos de modificación de condiciones
ambientales en los depósitos de archivo, se utiñiza un hidrometro y el desunificador,
Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC. y Humedad relativa entre
45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Informe

La humeda relativa en condiciones ambientales normales en tre 45% a 60%, con una
fluctuación diaria de 5%
Material fotografico: Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a 50%,
Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 oC. Humedad relativa de 35% a 45%
Con Aire acondicionado
 Informe

Solo cuenta con una ventana de 30 x 20 al fondo, 1 puerta que permiten el intercambio de
aire, sin cumplir con la normatividad

Informe

No cuenta con purificador de aire

Informe

Tiene ventanas que permiten la entrada de luz solar al depósito de archivo, Se utilizan
luminarias fluorescentes de baja intensidad,
Se dispone de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o
Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Las
especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde
con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento, con revisión y
mantenimiento 2 veces al año, su ubicación en este archivo no es la adecuada.
Iluminacion artificial fluorecente de baja intensidad con filtros ultravioleta, iluminación
controlada.
El archivo cuenta con detectores de humo
 Tiene ventanas que permiten la entrada de luz solar al depósito de archivo, Se utilizan
luminarias fluorescentes de baja intensidad,
Se dispone de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o
Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Las
especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde
con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento, con revisión y
mantenimiento 2 veces al año, su ubicación en este archivo no es la adecuada.
Iluminacion artificial fluorecente de baja intensidad con filtros ultravioleta, iluminación
controlada.
El archivo cuenta con detectores de humo

Informe

Se realiza la limpieza de las instalaciones, Se realiza la limpieza de la estantería,

Se realiza la limpieza de las unidades de conservación y desinfeccion anual a las
cajas de archivo por entidad especializada y certificada para estas labores.
El archivo cuenta con elementos de aseo general y seco como aspiradores, se realiza
permanentemente

Informe
 Se ha elaborado un Plan de prevención de desastres y situaciones de riesgo

INSTRUCCIONES
mienta - Diagnóstico de la Conservación Documental
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional

al de la Nación de Colombia.
entras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
es cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
cuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
entras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
scribes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
es cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
os. En este campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
ste campo describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
po describes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
cuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
mo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
ribes cómo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
mo encuentras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.

mbiental. Instrumento de Planeación Ambiental que parte del análisis descriptivo e interpretativo de la
uencia) de la entidad; para plantearse acciones de gestión ambiental desde su función misional,
ursos dirigidos al cumplimiento de objetivos de ecoeficiencia y de calidad ambiental y armonía socio
uente: Ministerio de Trabajo República de Colombia.
ras el Depósito de acuerdo a los criterios a evaluar.
s fotografias tomadas en la inspección, con su respectiva descripción.
ndo cada uno de los informes solicitados.

Evidencia fotográfica
N.A

N.A
N.A
 CONCLUSIONES

Luego de realizar la presente guia podemos concluir, que para realizar la conservación y preservaación de los documentos de archiv
es necesario implementar toda la normatividad y medidas necesaria en sus depositos.

Identificamos que los factores climaticos y de temperatura, afectan los archivos analogos y digitales de las organizaciones.

BIBLIOGRAFIA

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