Revision Alta Direccion

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
1 de noviembre de 2020 al 30 de diciembre de 2021
Oficina Asesora de Planeación

INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Adecuación del SGC

(Actualización de documentos)
TOTAL DOCUMENTOS DEL SIGI : 863
Procedimientos 6% Caracterizaciones
23%
Políticas
TOTAL DE
2% DOCUMENTOS
Manuales
ACTUALIZADOS:
523 58%
12%
Instructivos Formatos
Entre el 1 de noviembre de 2020 y el 31 de diciembre de 2021

Adecuación del SGC
(Alineación requisitos ISO 9001:2015 & MIPG)
Identificación de requisitos no articulados con MIPG
Alineación de los requisitos ISO no articulados con MIPG con las
políticas del modelo en las que se ve involucrado su plan de trabajo
Identificación de responsables
Por cada correlación identificada se asignó un responsable de
proceso de la SIC
Correlación
Se realizó la relación de los lineamientos MIPG frente a los
requisitos de la ISO 9001 aplicables
Requisitos ISO 9001:2015
Se realiza una valoración de los 10 componentes de la norma

internacional aplicables al Sistema de gestión de calidad de la SIC
Lineamientos MIPG
Se identificaron 250 lineamientos asociados a las 19 políticas del
modelo integrado de planeación y gestión
Adecuación del SGC

(Armonización SIGI & MIPG)
Conceptualización MIPG-SIGI
Armonizar la adopción de MIPG con SIGI-otros 01
sistemas ¿Cómo y dónde se articulan?
Identificación de contenidos
02
Desde cada política, cómo se comprende
institucionalmente y cómo se implementa en la SIC
Desarrollo de contenido
Cada líder de política desarrolla con base en el 03
contenido sugerido, sus aportes al Manual.
Consolidación
04 Revisión y composición de una versión
mejorada del Manual.
Oficialización
Aplicación del procedimiento para la 05
oficialización del documento
Adecuación del SGC

(Módulo de documentos)
79%
LOGROS DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

• Para la vigencia 2021 se • Generar una cultura • Incorporar el • Fortalecer la identificación y
actualizaron 218 documentos frente organizacional de mejora normograma en la administración de los
a un total de 275 documentos continua ficha técnica de los documentos externos en un
factibles de actualización • Constantes errores en el documentos nuevo repositorio en el SIGI
• Incluir criterios de actualización en módulo (soporte
la solicitud documental proveedor ITS) • Uso módulo MIPG
Seguimiento a Indicadores
Cumplimiento en el reporte de información 93% (109

indicadores) - 23 puntos más que el corte de la revisión
El sistema de gestión cuenta del año 2020.
con 116 indicadores de
procesos: Cumplimiento de metas a nivel general del 65,5% (76
indicadores) -25 puntos más que el corte de la revisión
Eficacia 66
del año 2020.
Eficiencia 33
Efectividad 17 Consistencia de indicadores respecto a la caracterización
98% (113 indicadores), 8 puntos más que el corte de la
revisión del año 2020. El 2% faltante corresponde a
indicadores en proceso de actualización.
Disminución de las debilidades en la formulación 7% (8

indicadores) 15 puntos menos que el corte de la revisión
del año 2020.
Resultados Indicadores
INDICADORES CUMPLIMIENTO META OBSERVACIONES

33 Sobrecumplimiento de metas 24 en proceso de actualización
43 Cumplimiento de metas 25 con solicitud de ampliación
de metas o actualización
29 Dentro de rangos satisfactorios
pero no cumplen meta Se mantiene meta para 2022
3 Incumplimiento de metas (por
debajo de rangos de aceptación) En revisión
8 Sin reportes En revisión
116
Indicadores
65,5%

 Formulación integral de indicadores
considerando procesos, mapas de riesgo y PNC. • Establecer un esquema • Establecer un esquema  Fortalecer la formulación
de medición y integral de medición y de indicadores generando
 Ajuste en la formulación de indicadores (metas, el aumento de las
seguimiento para los seguimiento de
tipo, periodificada y variables). mediciones de impacto
objetivos del sistema indicadores:
 Cumplimiento de metas en un 65,5% de gestión de calidad. (efectividad)
(Planes, Proyectos y
(sobrecumplimientos y cumplimientos) a nivel Procesos)
general. 25,2% puntos más en comparación con
el corte de la revisión del año 2020.
Conformidad de los Productos y Servicios
 Total de características de
calidad identificadas en
productos: 62
 Características relacionadas con

Mapa de Riesgos 60
 Mejora respecto al corte de la

revisión del año 2020 cuya
identificación estaba en 55
características.
Total PNC materializado:

365 de 435.084 productos
y/o servicios entregados, lo
que representa un 0,083%
51%
DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

LOGROS
 Respecto al corte de la revisión del año 2020

• Alineación de PNC con • Seguimiento  Identificación de salidas no
(para los 3 primeros trimestres de 2020) el
mapas de riesgos último corte PNC conformes en los procesos de:
PNC materializado fue de 709 unidades.
(98%). Pendiente un 2% 2021 • Atención al Ciudadano
 En el año 2021 (para los 3 primeros
• Formación
trimestres de 2021) el PNC materializado fue
de 365 unidades. Lo que representa una • Comunicaciones
mejoría del 51% al presentarse menos PNC. • Petición de Información
 Sistematización de la formulación y
seguimiento del PNC en el SIGI.
Administración de Riesgos
48
Numero de riesgos por tipología
60 43
50 34
34
40
27
30
20
8 9
10 7
2
0
La grafica representa el número de riesgos por tipología, en resumen, se han identificado 212 Riesgos en la Entidad
Administración de Riesgos
Riesgo Residual corrupción
RIESGOS MATERIALIZADOS 2021
15% Zona de Riesgo
Moderada
6
Zona de Riesgo Alta
54%
5 31%
Zona de Riesgo Ex-
4 trema
3
Riesgo Residual Gestión
2
Zona de Riesgo
1 8% Baja
17%
Zona de Riesgo
0 Moderada
1 T R I ME ST R E 2 T R I ME ST R E 3 T R I M E ST R E 4 T R I M E ST R E 31%
Zona de Riesgo
Alta
43%
Zona de Riesgo
Extrema
Materialización de Riesgos
Riesgos materializados por proceso 3er trimestre






Actividades de Tratamiento
Actividades Actividades Actividades en

Cumplidas Vencidas tiempo
Actividades Cumplidas 195 43%

Actividades Vencidas 19 53%
Actividades en tiempo 237
Total 451
4
%
Auditorias Internas
AUDITOríAS 2021 INFORMES DE LEY Y DE SEGUIMIENTO

16 15 15
14
Informes realizados 44
12
10
8
6 Informe programados 44
4
2
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
0
Auditorías programadas Auditorias realizadas
CANTIDAD CANTIDAD PORCENTAJE

TIPO DE TRABAJO
APROBADO EJECUTADO AVANCE
Seguimiento
Normativo 44 44 100%
Auditoria Interna 15 15 100%
* Información suministrada por la OCI

Resultados de Auditorias Internas
RESULTADOS AUDITORIAS al corte de la revisión del RESULTADO AUDITORIAS DE

año 2020 SISTEMAS DE GESTION 2021
No OPORTUNIDADES DE MEJORA 10
Seguridad y Salud en el trabajo
8
Trámites Administrativos Protección de Datos Personales 3
Gestión Documental 7 10
Gestion Ambiental
15
Trámites Administrativos de Protección al Consumidor 7
Atención al Ciudadano 7 10
Gestion de Calidad
19
Financiera (Contable) 3
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Financiera (Presupuestal) 3
Administración, Gestión y Desarrollo del Talento Humano 5 No OPORTUNIDADES DE MEJORA

No FORTALEZAS IDENTIFICADAS
Seguridad de la Información 10
Servicios Administrativos /Inventarios 5 Oportunidades de Mejora 68

Procesos auditados
Contratación 10
Oportunidades de Mejora
30
Elaboración de Estudios Económicos y Análisis económicos 2 Sistemas de Gestión
Formación - Servicios al Consumidor y Apoyo Empresarial 6 Fortalezas Sistemas de Gestión 42
0 2 4 6 8 10 12
Planes de mejoramiento
FUENTES FORMULACIÓN No. PLANES
TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS
AUDITORÍAS INTERNAS 28 PERÍODO EVALUADO 155
AUTORREGULACIÓN 15  2020 5
 2021 152
TOTAL 43
ACCIONES FORMULADAS ACCIONES CUMPLIDAS ACCIONES EVALUADAS OCI

VIGENCIA 2021
2020 131 110 96%

2021 152 Ejecución en Curso
•Trabajo articulado con OCI en relación con los PM

Planes de mejoramiento
34,8%
 Respecto al corte de la revisión del año • Puesta en uso del

2020, considerando las fuentes que • Actualización  Uso del módulo planes de
módulo planes de formato de
generaron la formulación de planes de mejoramiento en el SIGI
mejoramiento formulación y
mejoramiento, se logró un aumento del
24,8% de planes formulados por seguimiento de
iniciativa propia de los líderes de proceso planes de
(autorregulación) mejoramiento
 Línea base indicador 2020 =14%

 Logro meta 2021 =34,8%
Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes

interesadas pertinentes
% Ca lida d de la e x pe rie ncia

388; 2% 110; 0% 92; 0%
Muy buena
12637; 49% 12824; 49% Buena

Regular
Mala
Muy mala
25.461 encuestados tienen una percepción, Muy buena (o) y buena (o) de la calidad de la experiencia de la SIC, 90% de las encuestas
corresponden a la RNPC, se obtuvo un incremento de 1,85% frente a la medición anterior de octubre 2019 a octubre de 2020.

El total de respuestas para este atributo fue de 2454, de las cuales 2296 tiene una percepción entre Muy buena (o) y buena (o), frente a la
medición anterior de octubre 2019 a octubre de 2020 se incrementó en un 1% y las respuestas Muy buena (o) son dominantes.

Percepción frente al Profesionalismo y Compromiso del Personal
Profesionalismo y compromiso del

personal
86; 0%
357; 2%
91; 0%
Muy buena
12137; 47% 13284; 51% Buena
Regular
Mala
Muy mala
El total de respuestas para este atributo fue de 25955, la percepción es Muy buena (o) y buena (o) en un 98%. frente a la medición anterior de octubre 2019 a octubre
de 2020 se incremento en un 5%, la respuesta muy buena (o) es dominante.

Percepción frente a la Claridad de la Información
Claridad de la Informació n
97; 0% 324; 2%
87; 0%
Muy buena
10856; 48% Buena
11166; 50%
Regular
Mala
Muy mala
El total de respuestas para este atributo fue de 22,022 la percepción es Muy buena (o) y buena (o) en un 98%. frente a la medición anterior de
octubre 2019 a octubre de 2020 se incremento en un 3%

Datos relevantes
La percepción de los encuestados frente a la satisfacción de

“Calidad de la experiencia, Procesos confiables,
profesionalismo y Compromiso del personal, y claridad de la
información” mejoró en comparación con la medición
anterior.
Calidad de la experiencia 9
Procesos confiables 1
Profesionalismo 5
Claridad de la información 3
Más del 90% de las respuestas a las encuestas corresponden a la RNPC.
*Fuente de información periodo 2019 – 2020 Informe de seguimiento y evaluación institucional

*Fuente de información periodo 2020 – 2021 aplicativo Experiencia SIC
 La percepción de los encuestados  Formular y medir las acciones

• La mayor dificultad se • Gestionar actividades para
frente a la satisfacción de “Calidad mejorar los resultados de la teniendo en cuenta los trámites
encuentra en la
de la experiencia, Procesos medición en experiencia SIC. o servicios con mayor demanda,
usabilidad del
confiables, profesionalismo y con mayores número QRSD
aplicativo, debido a la
Compromiso del personal, y recibidas y los grupos de interés
migración de la • Implementar activamente la
claridad de la información” mejoró información de la medición a través
en comparación con la medición plataforma que estaba  Identificar reprocesos internos o
experiencia SIC
anterior. Google y pasó externos que afecten la
Microsoft. satisfacción de los grupos de
interés y tomar acciones.
GESCO+I
Avance 2021 Retos 2022

Planeación: Consolidación del equipo Consolidar: Banco de capacitadores
GESCO+I Feria de conocimiento
Avance en la documentación
Innovación: Cafés de innovación
Riesgo fuga de conocimiento
Ideación-Innovación
Cultura: Campañas internas Herramienta para planeación
Feria virtual de conocimiento
Cultura: Innovación
Banco de capacitadores
Co-creación
Generación: Transferencia de Memoria institucional (BP-LA)
conocimiento tácito
Espacios de innovación identificados GESCO: Inventario de conocimiento tácito –
Mapeo de estudios e investigaciones actualizar
Fortalecimiento- diagnóstico necesidades Inventario conocimiento explícito consolidar
de capacitación
LOGROS 2021 RETOS 2022

Se fortalecieron las acciones para implementar la
política de gestión del conocimiento  Establecer un esquema de medición y
 Feria de gestión del conocimiento seguimiento para los objetivos del sistema de
 Consolidación del equipo GESCO+I gestión de calidad.
Estructuración y mejora de los módulos del SIGI:  Puesta en uso del módulo planes de
Documentos, Riesgos, PNC, Mapas de Riesgo e mejoramiento.
indicadores (nueva versión).
 Consolidar: Banco de capacitadores-Feria de
Mejora de los tiempos de respuesta, optimización de conocimiento
procesos y la racionalización de los trámites
 Identificación de salidas no conformes en los
(indicadores).
procesos de: Atención al Ciudadano,
Formación, Comunicaciones y Petición de
Adecuación y fortalecimiento de la articulación de Información
MIPG, requisitos ISO 9001 y el SGC de la SIC.
Consolidación de una cultura de seguimiento, y  Formular y medir las acciones teniendo en
reporte de información relacionada con el desempeño cuenta los trámites o servicios con mayor
de procesos (Indicadores, Riesgos, Actualización de demanda, con mayores número QRSD recibidas
y los grupos de interés.
documentos y PNC).

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

1 de noviembre de 2020 al 30 de diciembre de 2021

Oficina Asesora de Planeación

Adecuación del SGC

Entre el 1 de noviembre de 2020 y el 31 de diciembre de 2021

Requisitos ISO 9001:2015

Se realiza una valoración de los 10 componentes de la norma

Adecuación del SGC

Adecuación del SGC

LOGROS DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

Cumplimiento en el reporte de información 93% (109

Disminución de las debilidades en la formulación 7% (8

INDICADORES CUMPLIMIENTO META OBSERVACIONES

LOGROS DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

Conformidad de los Productos y Servicios

 Características relacionadas con

 Mejora respecto al corte de la

Conformidad de los Productos y Servicios

Total PNC materializado:

Conformidad de los Productos y Servicios

DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

 Respecto al corte de la revisión del año 2020

Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

Actividades Actividades Actividades en

Actividades Cumplidas 195 43%

AUDITOríAS 2021 INFORMES DE LEY Y DE SEGUIMIENTO

CANTIDAD CANTIDAD PORCENTAJE

Auditoria Interna 15 15 100%

* Información suministrada por la OCI

Resultados de Auditorias Internas

RESULTADOS AUDITORIAS al corte de la revisión del RESULTADO AUDITORIAS DE

Administración, Gestión y Desarrollo del Talento Humano 5 No OPORTUNIDADES DE MEJORA

Servicios Administrativos /Inventarios 5 Oportunidades de Mejora 68

ACCIONES FORMULADAS ACCIONES CUMPLIDAS ACCIONES EVALUADAS OCI

2020 131 110 96%

•Trabajo articulado con OCI en relación con los PM

LOGROS DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

 Respecto al corte de la revisión del año • Puesta en uso del

 Línea base indicador 2020 =14%

Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes

% Ca lida d de la e x pe rie ncia

12637; 49% 12824; 49% Buena

Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes

Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes

Profesionalismo y compromiso del

Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes

Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes

La percepción de los encuestados frente a la satisfacción de

Más del 90% de las respuestas a las encuestas corresponden a la RNPC.

*Fuente de información periodo 2019 – 2020 Informe de seguimiento y evaluación institucional

LOGROS DIFICULTADES EN PROCESO RETOS 2022

 La percepción de los encuestados  Formular y medir las acciones

Avance 2021 Retos 2022

LOGROS 2021 RETOS 2022

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