Administración

de Empresas

Tema 14:  Gestión de los Interesados del Proyecto

Escuela de Negocios
Logro de Aprendizaje N°14:
Reconoce la necesidad de administrar el
involucramiento y participación de los
stakeholders.
SEMANA 14:
Gestión de los Interesados del Proyecto
CONTENIDO:

• Identificar a los Interesados

• Planificar la Participación de los Interesados
• Gestionar la Participación de los Interesados
• Monitorear la Participación de los Interesados
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Procesos de la
gestión de los
interesados
GESTIÓN DE PROYECTOS

Identificar a los Interesados

 GESTIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

• Es el proceso de identificar a las personas, grupos

u organizaciones cuyos intereses puedan ser
afectados de manera positiva o negativa por el
proyecto.
• Es el primero proceso que realiza un
administrador de proyectos una vez que es
nombrado.
• Utilizando el acta de constitución del proyecto, se
aplica un análisis de los interesados para
identificar la influencia de cada uno de ellos.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Entradas Técnicas- Salidas

Herramientas
• Esquema del Proceso para Identificar • Acta de • Análisis de • Registro de
a los Interesados. constitución los Interesados
del proyecto Interesados
• Documentos • Juicio de
del Proyecto Expertos
• Factores
ambientales
de la
empresa
• Activos de
los procesos
de la
organización
 GESTIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

• Entradas (descripción):

• Entradas del Proceso para Identificar • Acta de Constitución del Proyecto: Indica las partes
internas y externas involucradas en el proyecto, tales como
a los Interesados. patrocinadores, clientes, miembros del equipo, grupos y
departamentos participantes, y otra gente u organizaciones
afectadas por el proyecto
• Documentos del Proyecto: Sobre todo respecto a las
adquisiciones, si el proyecto es el resultado de una actividad
de adquisición, las partes en dicho contrato son interesados
claves
Acta de constitución Documentos del Factores Ambientales Activos de los Procesos
del proyecto Proyecto de la Organización de la Organización • Factores Ambientales de la Organización: Cultura y
estructura de la organización, estándares gubernamentales o
de la industria
• Activos de los Procesos de la Organización: Plantillas de
registro de interesados, lecciones aprendidas, etc.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

• Técnicas – Herramientas
• Técnicas y herramientas para
Análisis de los interesados:
Identificar a los Interesados.
Es una técnica para recopilar y analizar
sistemáticamente información cuantitativa
y cualitativa para determinar qué
interesados debieran ser tomados en cuenta
a través del proyecto.
Análisis de los Juicio de Reuniones
interesados Expertos
GESTIÓN DE PROYECTOS

¿Cómo realizar un
Paso 1: Identificar todos los interesados potenciales e información
análisis de relevante, tal como sus roles, departamentos, intereses, niveles de
interesados? conocimiento, expectativas, y niveles de influencia

Paso 2: Identificar el impacto potencial o apoyo que cada interesado

podría generar, y clasificarlos para definir una estrategia de aproximación.
Hay varios modelos de clasificación, tales como: Matriz Poder/Interés,
Matriz Poder/Influencia, Matriz Influencia/Impacto y Modelo de
prominencia, basándose en el poder, urgencia y legitimidad
Análisis de los
interesados
Paso 3: Evaluar posibles respuestas de interesados ante situaciones, para
planear cómo influenciarlos
GESTIÓN DE PROYECTOS

Análisis de los
interesados con la
matriz
poder/interés

Análisis de los
interesados
GESTIÓN DE PROYECTOS

Modelo de
prominencia:
basado en el Mantener SATlSFECHOS
poder, urgencia y
legitimidad

Gestionar ACTlVAMENTE

Mantener lNFORMADO
Análisis de los
interesados
 GESTIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

• Salidas (descripción) :
• Salidas
El registro de interesados contiene:
• Información de identificación como:
nombre, cargo, ubicación, rol en el proyecto,
información de contacto y otros datos
relevantes
• Información de evaluación: requisitos
mayores, expectativas principales, influencia
potencial en el proyecto, fase en el ciclo de
vida de mayor interés
• Clasificación del interesado: interno/externo,
partidario/neutral/opositor, etc.
GESTIÓN DE PROYECTOS

Planificar la Participación de los Interesados

 GESTIÓN DE PROYECTOS

LANIFICAR LA PARTICPACION DE LOS INTERESADOS

• Estrategia para comprometer a los

interesados con el proyecto y mitigar de
esa forma posibles impactos negativos.
• Las estrategias para gestionar los
interesados: Variables, Compromiso,
Poder, Influencia, Impacto, Interés y
Cooperación
• Gestionar expectativas y requisitos.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

LANIFICAR LA PARTICPACION DE LOS INTERESADOS

Entradas Técnicas- Salidas

Herramientas
• Esquema del Proceso para • Acta de • Juicio de • Plan de
Planificar la Participación de los constitución del
proyecto
Expertos
• Técnicas
involucramiento
de los
Interesados. • Plan para la
Dirección del
analíticas
• Reuniones
interesados

Proyecto
• Documentos del
Proyecto
• Factores
ambientales de
la empresa
• Activos de los
procesos de la
organización
 GESTIÓN DE PROYECTOS

LANIFICAR LA PARTICPACION DE LOS INTERESADOS

• Entradas del Proceso para Planificar

la Participación de los Interesados.
Acta de constitución Plan para la Dirección Documentos del
del proyecto del Proyecto Proyecto

Factores Ambientales Activos de los Procesos

de la Organización de la Organización
 GESTIÓN DE PROYECTOS

LANIFICAR LA PARTICPACION DE LOS INTERESADOS

• Técnicas – Herramientas

• Técnicas y herramientas para • Técnicas analíticas se emplean para

Planificar la Participación de los pronosticar resultados potenciales sobre
Interesados. la base de posibles variaciones en las
variables del proyecto o ambientales y
sus relaciones con otras variables.
• Nivel de participación y compromiso de
un interesado: Se realiza durante la fase
de planificación.
Juicio de Técnicas Reuniones
Expertos Analíticas
GESTIÓN DE PROYECTOS

El Nivel de  Inconsciente o Desconocedor: Desconoce el proyecto y sus impactos potenciales

participación de
 Resistente: Conoce el proyecto y su impacto y se resiste a los cambios
los Interesados se
puede clasificar
 Neutral: Conoce el proyecto pero no se resiste ni le da apoyo
en:  Apoyo: Conoce el proyecto y su impacto y apoya el cambio
 Líder: Conoce el proyecto y su impacto y está activamente comprometido en
asegurar el éxito del proyecto

Interesado Desconocedor Resistente Neutral Apoyo Líder

Matriz de Seguimiento de
Compromiso de Interesados. Interesado 1 R D
Permite documentar y comparar el
nivel de Compromiso real (R) del Interesado 2 R D
Interesado vs. Su Nivel Deseado (D).
Ejemplo: Interesado 3 RD
 GESTIÓN DE PROYECTOS

LANIFICAR LA PARTICPACION DE LOS INTERESADOS

• Salidas (descripción) :

• Salidas • El Plan de involucramiento de los interesados contiene

Plan de involucramiento de
los interesados
adicionalmente a los datos contenidos en el Registro de Interesados la
siguiente información:
 Nivel de compromiso real y deseado de los interesados claves y
Alcance e impacto de los cambios en los interesados
 Identificar interrelaciones y superposiciones entre interesados y
Requerimientos de comunicaciones para la fase
 Información a ser distribuida incluyendo idioma, formatos,
contenido y nivel de detalle y Razones para la distribución de
información y el impacto en el interesado
 Métodos para refinar y actualizar el Plan de Involucramiento de
Interesados a medida que avanza el proyecto
GESTIÓN DE PROYECTOS

Gestionar la Participación de los

Interesados.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIONAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Es el proceso de comunicarse y trabajar con

los interesados para cubrir sus expectativas e
intereses en el proyecto, gestionar incidentes
y promover el compromiso de los
interesados en las actividades del proyecto
durante su ciclo de vida.
• El beneficio clave de este proceso es permitir
al Gerente del Proyecto incrementar el
apoyo y minimizar la resistencia,
incrementando las probabilidades de éxito del
proyecto.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIONAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

Entradas Técnicas- Salidas

Herramientas

• Esquema del Proceso para • Plan de Gestión

de Interesados
• Métodos de
Comunicación
• Registro de
Incidentes
Gestionar la Participación de los • Plan de Gestión
de las
• Habilidades
interpersonales
• Solicitudes de
Cambio
Interesados. Comunicaciones • Habilidades de • Actualizaciones
• Registro de Gestión al Plan de
Cambios Dirección del
• Activos de los Proyecto
Procesos de la • Actualizaciones
Organización a los
documentos del
Proyecto
• Actualizaciones
a los activos de
procesos de la
organización
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIONAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Entradas del Proceso para Gestionar

la Participación de los Interesados. Plan de Gestión de
Interesados
Plan de Gestión de las
Comunicaciones

Registro de Cambios Activos de los Procesos

de la Organización
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIONAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Técnicas – Herramientas
• Métodos de comunicación: estos métodos de comunicación
• Técnicas y herramientas para identificados para cada Interesado en un Plan de Gestión de las
Comunicaciones se usan en el transcurso de la gestión de los
Gestionar la Participación de los mismos.
Interesados. • Habilidades Interpersonales: un Gerente de Proyecto usa estas
habilidades para gestionar las expectativas de los interesados,
tales como: crear confianza, dar solución a conflictos, escuchar
de forma activa y superar la resistencia al cambio.
• Habilidades de Gestión: la gestión es la función de dirigir y
controlar un grupo de personas, con el objetivo de armonizar el
grupo a fin de posibilitarle lograr una meta más allá del alcance
del esfuerzo individual. Las habilidades usadas por el director
Métodos de Habilidades Habilidades de del proyecto son: Habilidades de presentación, Negociación,
Comunicación interpersonales Gestión Habilidades para redactar y Oratoria.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIONAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Salidas (descripción) :
Registro de Incidentes: la gestión de la participación
• Salidas de los interesados puede dar lugar al desarrollo de un
registro de incidentes. Este registro se actualiza a
medida que se identifican nuevos incidentes y se
resuelven los incidentes actuales
Registro de Incidentes Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan Solicitudes de Cambio: la gestión de la
de Dirección del
Proyecto participación de los interesados puede generar
una solicitud de cambio al producto o al proyecto.
También puede incluir acciones correctivas o
preventivas aplicables al propio proyecto o a la
interacción con los interesados afectados, según
Actualizaciones a los
documentos del
Actualizaciones a los
activos de procesos de corresponda
Proyecto la organización
GESTIÓN DE PROYECTOS

Monitorear la Participación de los

Interesados
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ONITOREAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Es el proceso de monitorear las

relaciones de los interesados con el
proyecto y ajustar las estrategias y
planes para comprometer a los
interesados.
• El beneficio clave de este proceso es
incrementar la eficacia y efectividad
de las actividades de compromiso con
los interesados mientras se desarrolla
el proyecto y cambia su entorno.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ONITOREAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

Entradas Técnicas- Salidas

Herramientas

• Esquema del Proceso para • Plan de Dirección • Juicio de • Información de

del Proyecto Expertos Desempeño del
Monitorear la Participación de los • Registro de • Sistemas de Trabajo
• Solicitudes de
Incidencias Gestión de la
Interesados. Comunicaciones
• Datos de
Información
• Reuniones
Cambio
• Actualizaciones al
Desempeño del Plan de Dirección
Trabajo del Proyecto
• Documentos del • Actualizaciones a
Proyecto los documentos
del Proyecto
• Actualizaciones a
los activos de
Procesos de la
organización
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ONITOREAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Entradas del Proceso para

Monitorear la Participación de los
Interesados. Plan de Dirección del
Proyecto
Registro de Incidencias
Comunicaciones
Datos de Desempeño
del Trabajo

Documentos del
Proyecto
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ONITOREAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Técnicas – Herramientas

• Técnicas y herramientas para

Monitorear la Participación de los
Interesados.

Juicio de Expertos Sistemas de Información Reuniones.

para la Gestión de
Proyectos (PMIS).
 GESTIÓN DE PROYECTOS

ONITOREAR LA PARTICPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Salidas (descripción) :

• Salidas Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización
Entre los activos que pueden ser
actualizados tenemos, las Notificaciones a
Información de
Desempeño del Trabajo
Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan
de Dirección del
los Interesados, los Informes del Proyecto,
Proyecto
las Presentaciones del Proyecto, los
Registros del Proyecto y la Documentación
de Lecciones Aprendidas.

Actualizaciones a los Actualizaciones a los

documentos del activos de Procesos de la
Proyecto organización
Actividad
GESTIÓN DE PROYECTOS

Actividad

Responde las preguntas:

• El registro de los interesados es una salida de:
a) Identificar a los interesados.
b) Planificar la gestión de los interesados.
c) Controlar la participación de los interesados.
d) Gestionar el compromiso de los interesados.
• ¿Qué herramienta o técnica se usa en Gestionar las expectativas de los interesados?

a) Estrategia de gestión de los interesados

b) Métodos de comunicación
c) Registro de problemas
d) Solicitudes de cambio
GESTIÓN DE PROYECTOS
Actividad
• TIPO DE ACTIVIDAD
1. Analizar a los interesados
identificados, aplicando la Matriz
Poder/Interés y Modelo de
Prominencia.
2. Con la información del punto 1,
desarrollar el Registro de
Interesados, según la plantilla.
• INDICACIONES
• El caso de estudio para desarrollar esta
actividad será propuesto por el
Docente.
• Estas actividades deberán ser
desarrolladas en MS-Word, el docente
proporcionará las plantillas o modelos
para su desarrollo.
¡Gracias!