TRABAJO FINAL

COLEGIO MARÍA AXILIADORA

ALTICO-NEIVA
Presentado por: BRYAN STIVEN GARAY SERRATO
 
LEIDY MARITZA GARCIA CAICEDO
LUISA MARIA GARCIA GONZALEZ
LAURA MARIA GONZALEZ BARRERO

PRESENTADO A:
 
MARIA EMILCE AVILES SUAREZ
 
 
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

FUNDAMENTOS DE CALIDAD

NEIVA-HUILA

2021-2022
TABLA DE CONTENIDO EMPRESA: COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO-NEIVA……………………………….3
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………….
1.OBJETIVOS………………………………………………………………………………………..4
1.1 Objetivo General…………………………………………………………………………………4
1.2 Objetivos específicos…………………………………………………………………………….4
2. RESEÑA Y ANÁLISIS DE LA EMPRESA………………………………………………………5
2.1 Descripción general de la empresa……………………………………………………………5-6
2.2 Comprensión de la organización y de su contexto………………………………………………7
2.2.1 MATRIZ DOFA………………………………………………………………………………7-8
2.2.2 Revisión de aplicación de Sistema de Gestión de Calidad SGC………………………...….9-10
2.2.3 Identificar un problema de relevancia…………………..…………………………………….11
3.APLICACIÓN CICLO DE DEMING PHVA……………………………………………………..12
3.1 Aplicación de la fase Planear………………………………………………………………….12
3.2 Aplicación de la fase Hacer…………………………………………………………………….13
3.3 Aplicación de la fase Verificar…………………………………………………….14-15-16-17-18
3.4 Aplicación de la fase Actuar…………………………………………………………………….19

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 EMPRESA: COLEGIO MARÍA AUXILIADORA
ALTICO-NEIVA
INTRODUCCIÓN
Un Sistema de Gestión de Calidad es un método de trabajo que se enfoca en la filosofía de mejora continua de las empresas. Esta permite a las organizaciones
desarrollar una gestión por procesos utilizando el ciclo P.H.V.A (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), controlando de forma eficiente las actividades necesarias para el
cumplimiento de la política de calidad de la empresa, objetivos institucionales, misión, visión y otros planteamientos que la organización decida pertinentes.

La Norma Técnica Colombiana (Ntc) Iso 9001, en una herramienta que indica los requisitos generales de los sistemas de gestión de calidad, estableciendo
requerimientos necesarios para obtener la buena gestión de los procesos y concertar el modelo de labor requerido para proceder con la filosofía de mejora continua. Debido a
esto, este trabajo se ha ajustado en proyectar un sistema de gestión de calidad para el COLEGIO MARIA AUXILIADORA -ALTICO, utilizando los
lineamientos convenientes por esta ley internacional y así acoger un modelo de trabajo provechoso para la organización.
 
EL COLEGIO MARIA AUXILIADORA – ALTICO, es una institución educativa católica privada de las Hijas de María Auxiliadora, salesianas, orientada por los
principios del evangelio y del modelo educativo de San Juan Bosco. Que educa integralmente a niñas para los niveles de preescolar, básica y media académica con
profundización en Gestión Empresarial, a través de la vivencia del sistema preventivo como protagonistas en la construcción de su proyecto de vida para que asuman como
buenas cristianas y honestas ciudadanas su misión en la sociedad.
 
Se ha decidido contemplar el desarrollo de un sistema de gestión de calidad, que permita lograr mayor eficiencia en la gestión de sus procesos y cumplir con los
requerimientos establecidos por sus clientes internos y externos, llevando a la organización a reafirmar y mejorar su posición de liderazgo en el sector educativo de la ciudad.

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 1.OBJETIVOS

1.1 Objetivo General:

Desarrollar el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la NTC ISO 9001 en EL COLEGIO MARIA AUXILIADORA -ALTICO,

cumpliendo los requerimientos de la organización normativos y legales, y a su vez generar mayor fidelidad del portafolio de clientes.

1.2 Objetivos específicos:

 Diagnosticar la situación actual de EL COLEGIO MARIA AUXILIADORA -ALTICO, bajo la NTC ISO 9001, obteniendo un marco de
referencia para el planteamiento del Sistema de Gestión de la Calidad
 Desarrollar el sistema de control estadístico de procesos, determinando las condiciones de las operaciones, mediante el uso de herramientas
aplicables al control de calidad.
 Desarrollar un análisis económico del Sistema de Gestión de la Calidad basada en la NTC ISO 9001, evaluando su eficiencia, mediante el uso de
la metodología VPN TIR.

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 Ubicación Geográfica:
2. RESEÑA Y ANÁLISIS DE LA EMPRESA

2.1 Descripción general de la empresa

Nombre: Colegio María Auxiliadora Altico-Neiva

Ciudad: Neiva-Huila (Colombia)
Dirección: Carrera 12 Nro. 4-50 Barrio Altico
Teléfono: (8) 8717331 Móvil: 3163991840
info@colmauxineiva.edu.co
Número de empleados: Vincula alrededor de 35 profesores y 10
empleados.
Actividad o razón social: Fue aprobado como Colegio Técnico
Comercial el 21 de octubre de 1991 mediante la Resolución No.2340 y con su
primera promoción de bachilleres inicio una nueva trayectoria en el campo
educativo y de desarrollo en la ciudad de Neiva
Tecnología: Orientado por Tecnologías Sinergia sas
Tipo de empresa: Institución Educativa Carácter: Técnico
Especialidad: Comercial Modelos educativos: Educación
Tradicional
Sector: Privado Género: Femenino
Zona: Urbana

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2. RESEÑA Y ANÁLISIS DE LA EMPRESA

2.1 Descripción general de la empresa

Premios y reconocimientos: Diversos reconocimientos por parte de la Alcaldía a proyectos realizados por las estudiantes en la Feria de la
Ciencia y el Emprendimiento, también premios por su lanzamiento anual de la Revista Pluma y Papel dados por la Inspectoría Nuestra Señora de las
Nieves.
Misión: El Colegio María Auxiliadora Altico Neiva espera para el 2022 mantener y cualificar su reconocimiento a nivel regional y nacional por
su alta calidad en los procesos formativos y académicos capacitando a las estudiantes en el uso del inglés como segundo idioma y orientando el acceso
a una formación profesional en las diversas Instituciones Educativas técnicas, tecnológicas y universitarias.

Visión: El colegio María Auxiliadora Altico Neiva, es una institución educativa católica privada de las Hijas de María Auxiliadora, salesianas,
orientada por los principios del evangelio y del modelo educativo de san Juan Bosco. Que educa integralmente a niñas para los niveles de preescolar,
básica y media académica con profundización en Gestión Empresarial, a través de la vivencia del sistema preventivo como protagonistas en la
construcción de su proyecto de vida para que asuman como buenas cristianas y honestas ciudadanas su misión en la sociedad.

Niveles: Preescolar, Básica Primaria, Básica Secundaria, Media Académica con profundización en Gestión Empresarial.
Calendario: A
Jornadas: Completa

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2.2 Comprensión de la organización y de su contexto
2.2.1 MATRIZ DOFA
Colegio María Auxiliadora Altico-Neiva

GESTIÓN DIRECTIVA
Debilidades (D) Fortalezas (F)

Falta de recursos tecnológicos Utilización de las TIC por parte de las directivas

Oportunidades (O) (DO) (FO)

Mejora de procesos Capacitar al personal directivo Realizar campañas para concientizar el uso de las TIC
internos del colegio para mejorar el proceso interno a través como ayuda en los procesos internos del colegio.
del uso de tecnologías para el colegio.

Amenazas (A) (DA) (FA)

Poca competitividad Incentivar a las docentes para que Tomar iniciativa para concientizar a todo el personal
de las estudiantes en el realicen proyectos interactivos académico sobre uso de las TIC por medio de charlas y
manejo de las TIC involucrando los nuevos medios capacitaciones.
tecnológicos y convenios para las TIC.

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 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Debilidades (D) Fortalezas (F)
Zona de confort Lideres
Oportunidades (O) (DO) (FO)
Desarrollo de actividades Nuevas funciones como resultado que Metas en los procesos internos administrativos que permita
innovadoras salgan de su zona de confort desarrollar actividades de liderazgo.

Amenazas (A) (DA) (FA)

Crecimiento Profesional Incentivar a las docentes para que Delegación de responsabilidades para mejorar el crecimiento
realicen proyectos interactivos involucrando profesional.
los nuevos medios tecnológicos y convenios
para las TIC.

GESTIÓN ACADÉMICA
Debilidades (D) Fortalezas (F)
Falta de manejo de las TIC Planteamiento, desarrollo de proyectos innovadores
Oportunidades (O) (DO) (FO)
Espacios Capacitaciones brindadas por las Al plantear el desarrollo de proyectos se generan espacios para la aplicación de las
directivas a maestros y alumnos sobre TIC.
manejo de las TIC.

Amenazas (A) (DA) (FA)

Crecimiento Profesional Realización de capacitación sobre Plantear proyecto administrativo y educativo donde se evidencie las problemáticas
manejo de las TIC a los docentes, lo que respecto a zonas de trabajo y soluciones para mejorar el pago en etapas conflictivas.
potenciara la competencia del funcionario
y estabilidad de cobertura.

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PROCESO
Evaluación de la situación actual
Análisis de los procesos de la
institución educativa
Documentación necesaria para la 1.
certificación
Comunicación y capacitación del 1.
personal
2.2.2 Revisión de aplicación de Sistema de Gestión de Calidad SGC
COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO – NEIVA.
OBJETIVO
1. Conocer la situación actual de la institución educativa, a través de un análisis
para realizar la implantación exitosa desde el inicio.
2. Designar a un responsable que tenga claras las expectativas de satisfacción
del cliente para asegurarse el cumplirlas.
1. Conocer cómo se llevan a cabo los procesos y cómo es su afectación entre
distintos departamentos.
Contar con documentación, aunque no sea obligatorio para la certificación de
la gestión de calidad
unificar y estandarizar procesos o definir las tareas de cada puesto de trabajo
de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad adoptado.
ESTADO DE AVANCE
El Colegio María Auxiliadora, actualmente
cuenta con un líder de calidad, encargado de llevar a
cabo la revisión periódica de los procesos para
mantener los estándares de calidad.
La institución educativa actualmente, cuenta
con seis (6) procesos establecidos, uno por cada
indicador de gestión. Estos se desarrollan con
normalidad, sin causar traumatismo entre ellos
mismos.
Se conoce la política de calidad de la
institución, su mapa de procesos y los objetivos de
calidad de cada proceso, así como también los
directamente responsables de estos. Se solicita el
manual de calidad para efectuar revisión.
La planta docente y administrativa de la
institución educativa, es capacitada periódicamente
para garantizar el mantenimiento de los estándares de
calidad.
En cuanto al buen desarrollo del clima
organizacional, la institución provee jornadas
recreativas entre estudiante y docentes, docentes y
administrativos y docentes de las diferentes áreas.
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Implantación del sistema de
gestión de calidad
Auditoría interna y Revisión
Aplicación de medidas
correctoras
Pre-auditoría y Auditoría de
certificación
Curso de sistemas de gestión de
calidad
Certificado del sistema de
gestión de calidad
1. Llevar a cabo la prestación del servicio siguiendo la normativa de
calidad por la que se rigen.
1. Detectar errores u oportunidades de mejora que se puedan aplicar dentro
del sistema de gestión de calidad y que aseguren la satisfacción del
cliente.
1. aplicar medidas correctivas que solventen las deficiencias identificadas.
En este sentido, tiene especial relevancia dentro de la norma ISO 9001 la
mejora continua.
2. Mejorar el rendimiento de la institución educativa, identificando
alternativas para conseguir cumplir los objetivos
1. Preparar la institución para la auditoría de certificación detectando
posibles flecos sueltos.
1. Estudiar la importancia que tiene un sistema de gestión de la calidad,
como herramienta para mejorar el funcionamiento de la institución, para
aumentar la satisfacción de los clientes.
1. Programar auditorías internas periódicas de control para comprobar que
no se está produciendo un desvío del cumplimiento de los requisitos de la
norma ISO 9001.
La institución educativa cuenta con un
sistema de gestión de calidad y es certificada
desde el año XXXX
El líder del proceso de Calidad lleva a cabo
diferentes auditorías a los procesos de la
institución previos a la visita del ente certificador,
El encargado del sistema de calidad
consolida los planes de mejoramiento elaborados
por cada área para poder tener un control sobre las
oportunidades de mejora y su aplicación en cada
proceso.
Después de realizar las auditorías internas
periódicas, la entidad se somete al proceso de
auditoría para su certificación. Actualmente se
encuentran certificados por Bureau Veritas. Fecha
de la última auditoría: XXXXXX
Se solicita información sobre la
capacitación del líder de calidad y los líderes de
cada proceso.
Se solicita información sobre el
cronograma de auditorías internas de la institución.
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 2.2.3 Identificar un problema de relevancia

 
Basados en la Matriz DOFA, se puede identificar que los riesgos con mayor relevancia en los procesos de la institución se
indican a continuación:
 GESTIÓN DIRECTIVA:
Las estudiantes tienen pocas herramientas Tic, lo que conlleva a que, en la actualidad, por tiempos de pandemia, el
rendimiento estudiantil y por ende la calidad del servicio que presta la institución se vea afectado en las pruebas que miden los
indicadores de calidad en la educación.
 GESTIÓN ADMINISTRATIVA:
La institución, aunque realiza jornadas de capacitación a los administrativos, aún carece de un programa o proyecto que
esté articulado directamente al colegio, con el cual tanto docente como administrativos puedan apoyarse en especialista en las
diferentes áreas del conocimiento para potencializar los niveles de calidad que actualmente tiene la institución educativa.
 GESTIÓN ACADÉMICA:
En cuanto a la gestión académica, también es preciso igual que en la gestión administrativa contar con un programa que
articule de manera efectiva y convergente las áreas del conocimiento que evalúa el ICFES para medir la calidad en la educación,
actualmente no se cuenta con uno y es de conocimiento que el Ministerio de Educación ha estado apoyando a las instituciones
educativas mediante proyectos liderados por especialistas en el área desarrollar de una mejor manera los estándares de calidad en
la educación primaria, media y bachiller.

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 3.APLICACIÓN CICLO DE DEMING PHVA

3.1 Aplicación de la fase Planear

En la fase de planear, se logra evidenciar que el colegio Maria Auxiliadora de Neiva - Sede altico cuenta con atrasos tecnológicos tanto en la
infraestructura como en el proceso de formación académica, por ello se ha tomado la decisión de implementar el siguiente plan de acción que consiste en la
actualización del software de la página virtual de la Institución para que tenga los siguientes módulos:
1. Un sistema de renovación en gestión de inventario para la biblioteca de la Institución, debido a que presenta varias dificultades en el manejo de recursos
y acceso oportuno a estos, generando resultados negativos al factor social, económico, tecnológico y además académico por lo que está en consideración
implementar una biblioteca virtual, donde sus estudiantes puedan encontrar los libros y textos escolares solicitados para mejorar su formación.
2. Un sistema de inventario para la sala de profesores, y así tener control de los suministros. Contar las resmas, pc, lapiceros, entre otros, puesto que se
evidencio en los tiempos de pandemia la falta de recursos dados a los docentes para dar sus clases virtuales.
3.Un sistema de gestión de notas para que los estudiantes en cualquier momento tengan acceso a su trayectoria académica presente y puedan monitorear su
avance en el periodo escolar, dado que esto podría minimizar el nivel de asignaturas perdidas de los estudiantes y así aumentar el nivel académico de la
Institución.
4. Un sistema virtual de reservación para controlar la entrada y salida diaria de la comunidad educativa, ya que como consecuencia de la pandemia se ve la
necesidad de tener medidas de aforo para así evitar aglomeraciones, además es una buena alternativa de control en la circulación de la Institución.
5. Un circuito cerrado de cámaras de seguridad, para vigilar y controlar al personal, los estudiantes y demás personas que entren al colegio, puesto que, al
ser una Institución educativa, cualquier persona que se haga pasar por un padre de familia o de servicio solicitado tiene acceso a aulas principales del colegio
como lo son oficinas, y ya se ha presentado este tipo de situación, además de cualquier perdida de objetos personales de estudiantes o de algún miembro de la
comunidad educativa para que pueda afrontar con esta alternativa como solución a dicho inconveniente.

12
 3.2 Aplicación de la fase Hacer
Teniendo en cuenta, que la meta de la Institución Educativa siempre es mejorar y aumentar la calidad del servicio, la solución más pertinente para
cumplir dicho objetivo sería la implementación de un sistema de gestión de notas para que los estudiantes tengan acceso a su trayectoria académica
presente y puedan monitorear su avance en el periodo escolar, esto se haría con el fin de sistematizar no solo oportuna y eficazmente las notas del
estudiante para ayudar al docente en sus funciones laborales, sino también para ayudar tanto a estudiantes como a padres de familia a hacer un constante
seguimiento a las actividades académicas de las alumnas, comparando de esta manera resultados pasados contra los presentes y generando una exigencia
personal de superación; lo cual impulsará a que el estudiantado no solo mejore su formación académica sino que también sea alentado por un espíritu
competitivo propio y sano.
Por otro lado, esto será de gran ayuda para la planta de personal docente y administrativo de la I.E. pues también podrán monitorear a los
estudiantes y hacer un debido seguimiento a las actividades faltantes por presentar de cada uno, un sistema de gestión de notas no solo debe utilizarse
para revelar la valoración cuantitativa, también debe ser empleado para monitorear a aquellos estudiantes que registran faltantes en asignaciones
académicas y de esta manera impulsarlos a hacer la entrega de dichas asignaciones.
Esta solución como se citaba al inicio, no solo modernizará la Institución, también impulsará una mejora significativa en la calidad del servicio
educativo al poder tener una herramienta que permita el debido seguimiento al estudiantado; todo esto en aras de alcanzar y mantener la excelencia
académica.

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 3.3 Aplicación de la fase Verificar
Mientras la nueva actualización del software de la página virtual de la Institución Educativa ya se encuentra en ejecución para que se
implementen los módulos mencionados, es esencial monitorizar todos los procesos que se quieren realizar en estos, por ende una vez
implementado será administrado por el jefe de sistemas del Colegio María Auxiliadora con ayuda de los otros responsables de acuerdo a su
función en la distintas estrategias planteadas, puesto que se tiene la finalidad de verificar que se está cumpliendo con lo planificado y que se está
logrando el objetivo de innovar los aspectos tecnológicos tanto en la infraestructura como en el proceso de formación académica. Debido a su
diseño basado en internet, puede ser utilizado desde cualquier computadora que cuente con un Navegador conectado a la red, de forma que
personal administrativo, académico y alumnas pueden tener acceso al sistema en cualquier momento que lo deseen.

Características del software:

- Automatiza los procesos.
- Mejor tiempo de respuesta.
- Se puede manejar los datos dentro y fuera de la Institución, con respecto al nivel de usuario con el cual acceda, ya sea administrativo, personal
docente o comunidad estudiantil.
- Ahorro de tiempo en docentes en el registro de notas.
- Posibilita el control del historial académico de los alumnos de manera individual o por grupo.
- Manejo simultaneo de inventarios educativos ya sea de la Biblioteca o la oficina de Docentes.
- Controla toda su capacidad de aforo diaria y la seguridad de vigilancia dentro de las instalaciones de la Institución.
- Resolución de problema desde fuera de la institución.

14
 3.3 Aplicación de la fase Verificar
Pruebas necesarias para establecer y ratificar que el software cumple a cabalidad con los requerimientos establecidos
anteriormente y no genera ningún tipo de error. A continuación, se listan algunos niveles de pruebas establecidos:
- Test Unitarios: Detectar errores en datos o lógica, como en el registro continuo y veridico de textos escolares solicitados
por el personal o estudiantes, además del control de inventario de los suministrados dados a los docentes, sistematización
actualizada de notas de todas las materias, supervisión diaria de capacidad de aforo y del control de cámaras de seguridad.
- Test de Integración: Detectar Errores de interfaces y relación entre todos los componentes mencionados anteriormente.
- Test de Funcionalidad: Detectar errores en la implementación de requerimientos planteados.
- Test de Sistema: Detectar fallas en el cubrimiento de los requerimientos.
- Test de Aceptación: Detectar fallas en la implementación del sistema.
Además, la entidad ya cuenta con la cotización del proveedor tecnológico de la empresa de TECNOLOGIAS
SINERGIA S.A.S que tiene validez hasta el 15 de febrero del presente año y el contrato de trabajo para el inicio de sus
labores. Se evidencia el interés y compromiso que tiene el colegio por mejorar y brindar lo mejor a la comunidad educativa.
(Anexado en el avance)

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 Estrategia Responsable Tiempos Monitoreo Recursos Requeridos
del manejo estimados de
implantación

1. Un sistema de -Bibliotecaria 12 meses -Test Unitario, Software de inventario para la biblioteca física y la biblioteca virtual.
renovación en gestión de -Jefe de (07/02/2022 – de Integración, de ($34.000.000)
inventario para la biblioteca. sistemas 07/02/2023) Implantación, de
- Ecónoma del Funcionalidad, de
Colegio Sistema, de Aceptación

2. Un sistema de - Coordinadora 12 meses -Test Unitario, Software de suministros.

inventario para la sala de Académica (07/02/2022 – de Integración, de ($18.000.000)
profesores. -Jefe de 07/02/2023) Implantación, de
sistemas Funcionalidad, de
-Ecónoma del Sistema, de Aceptación
Colegio
3. Un sistema de - Jefe de 12 meses -Test Unitario, Software para la sistematización de notas. ($17.000.000)
gestión de notas para los Sistemas (07/02/2022 – de Integración, de
estudiantes -Coordinadora 07/02/2023) Implantación, de
Académica Funcionalidad, de
Sistema, de Aceptación

4. Un sistema virtual - Jefe de 12 meses -Test Unitario, Detector biométrico.

de reservación diaria de Sistemas (07/02/2022 – de Integración, de ($16.890.000)
capacidad de aforo. - Recepcionista 07/02/2023) Implantación, de
Funcionalidad, de
Sistema, de Aceptación

5. Un circuito cerrado - Jefe de 12 meses -Test Unitario, 16 cámaras de seguridad.

de cámaras de seguridad Sistemas (07/02/2022 – de Integración, de ($7.408.000)
-Rectora 07/02/2023) Implantación, de
-Coordinadora Funcionalidad, de
de Convivencia Sistema, de Aceptación 18
3.4 Aplicación de la fase Actuar

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3.4 Aplicación de la fase Actuar

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