CARTILLA DE

INDUCCION DE
CALIDAD
PUNTOS IMPORTANTES DEL SGC

DIRECCION DE CALIDAD
CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL COLOMBIANA -
TEINCO
 A continuación,
encontrarás algunos
puntos relevantes del
SGC de la Institución
TEINCO
 TABLA DE CONTENIDO

1. GLOSARIO .................................................................................................................................... 3
2. CERTICACIONES DE CALIDAD ........................................................................................... 4
3. HORIZONTE INSTITUCIONAL ............................................................................................... 5
4. OBJETIVOS DE CALIDAD. ............................................................................................................. 6
5. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................... 7
6. ORGANIGRAMA ........................................................................................................................... 8
7. COMUNICACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. ....................................................................... 9
8. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA .................................................................................... 10
9. SERVICIO NO CONFORME ............................................................................................................. 11
10. GESTIÓN DEL RIESGO Y OPORTUNIDADES .................................................................................. 13
11.1 Tratamiento de Riesgos ............................................................................................................. 15
12. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO ........................................................................................................ 16
13. DISEÑO Y DESARROLLO ............................................................................................................... 17
14. MANEJO DEL SAYC....................................................................................................................... 18
 1. GLOSARIO

A continuación, te informamos algunos conceptos que te ayudaran a comprender mejor

nuestro Sistema de Gestión de Calidad de nuestra institución.
 DOFA: Análisis que se realiza de los factores que afectan a la institución tanto en el
ámbito interno como externo, por lo tanto, toma en cuenta las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas que pueden impactar de alguna forma a la
organización
 Dropbox Institucional: Es una herramienta que permite sincronizar archivos a través
de un servidor virtual contratado por la institución
 Impacto: Es el conjunto de consecuencias que origina un riesgo si llegará a
presentarse
 Indicador de gestión: Es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño
de un proceso
 Nivel de vulnerabilidad: Corresponde a la capacidad que tiene la institución de
enfrentar la materialización de un riesgo o de aprovechar una oportunidad
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito
 Partes interesadas: Conjunto de factores internos y externos que ejercen influencia
sobre la organización
 PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). A este ciclo también se les conoce
como ciclo Deming debido a su autor, se trata de un ciclo dinámico que se puede
emplear en procesos y proyectos de las organizaciones.
 Probabilidad: Es la posibilidad de que ocurra un riesgo
 Oportunidades: Hace referencia al momento o circunstancia oportunos o
convenientes para algo
 Riesgos: Son factores que pueden causar incertidumbre en cualquier organización
 Servicio No Conforme: No cumple con los requerimientos o características exigidos
 2. CERTICACIONES DE CALIDAD

Para el año 2022, Nuestro sistema de gestión de calidad está definido por las normas ISO
9001:2015 y la 21001:2019 para SISTEMAS DE GESTION EN ORGANIZACIONES
EDUCATIVAS con el fin de lograr la Certificación en Alta Calidad CNA en todos nuestros
programas académicos

CO-SC-CER393049

SC-CER393049
 3. HORIZONTE INSTITUCIONAL

TEINCO en su horizonte institucional ha establecido los siguientes fundamentos:

Visión

“En el año 2027 TEINCO será reconocida a nivel nacional como

institución líder en la formación por ciclos propedéuticos, dinámica y
con reconocimiento por la calidad y pertinencia de sus programas en
diferentes áreas del conocimiento, y la formación de profesionales
idóneos con sentido social y habilidades para asumir las exigencias de
la globalización, además de fortalecer el desarrollo de la formación bajo
la metodología presencial y el de nuevos espacios virtuales y duales,
todo con alto sentido de responsabilidad ambiental.”.

Política de Calidad
Para la CORPORACIÓN TECNOLÓGICA INDUSTRIAL COLOMBIANA
TEINCO, la CALIDAD se expresa como el conjunto de características de
excelencia, que conforman los procesos de formación, enseñanza y
aprendizaje, definidos en los ciclos propedéuticos, y determinados por
las funciones sustantivas de la educación superior.
Comprometiéndonos con el diseño y desarrollo de programas que
responden a las necesidades del sector productivo, el contexto social
del país y la investigación, protegiendo la propiedad intelectual de los
académicos. Todo con el apoyo de un equipo humano idóneo que
busca la satisfacción del cliente, mediante procesos de autoevaluación
y mejora continua que redunden en aportes sustanciales a la
comprensión y la transformación de la realidad nacional.

Misión

“Contribuir en la formación integral de nuestros estudiantes mediante programas

académicos, que desde el modelo de formación por ciclos propedéuticos y
mediante procesos de docencia, investigación y extensión, respondan a las
exigencias del sector productivo, empresarial y económico del país con principios
de equidad, diversidad, y cuidado ambiental.”.
 4. OBJETIVOS DE CALIDAD.

Asi mismo con el fin de poder realizar la trazabilidad de sus actividades la institución definió
sus objetivos de calidad enlazándolos a las directrices de la política de calidad de la siguiente
forma:

Directriz de Política de Calidad Objetivo de Calidad

La Calidad se expresa como el conjunto Cumplir con los indicadores de los procesos de calidad en todas las
1
de características de excelencia, instancias enfocadas a la prestación de servicio al cliente.

que conforman los procesos de

Alcanzar el registro calificado para programas de formación en la modalidad
2 formación, enseñanza y aprendizaje,
de ciclos propedéuticos.
definidos en los ciclos propedéuticos,

Desarrollar el sistema de acreditación institucional que incluya certificación de

y determinados por las funciones
3 procesos, acreditación de programas y acreditación institucional con enfoque de
sustantivas de la educación superior.
mejora continua.

Comprometiéndonos con el diseño y Realizar seguimiento al desempeño académico de los estudiantes para crear
4
desarrollo de programas estrategias que mejoren la calidad ACADÉMICA de la institución

que responden a las necesidades del

5 Realizar actividades que mejoren continuamente el perfil de los egresados
sector productivo,

Promover actividades que contribuyan a desarrollar y fortalecer los procesos

6 el contexto social del país
de equidad social y construcción de país.

Consolidar los grupos de investigación y creación de nuevos grupos para la

7 y la investigación,
nueva oferta de formación.

protegiendo la propiedad intelectual Coordinar y apoyar a nivel institucional las estrategias y programas
8
de los académicos. relacionados con la propiedad intelectual

Todo con el apoyo de un equipo Propender por la constante actualización del recurso humano garantizando la
9
humano idóneo idoneidad de su perfil.

10 que busca la satisfacción del cliente, Mejorar continuamente el servicio al cliente

mediante procesos de autoevaluación

11 Consolidar la cultura de la planeación, la evaluación y el seguimiento.
y mejora continua

que redunden en aportes sustanciales Desarrollar actividades pedagógicas que se adapten y se contextualicen a los
12 a la comprensión y la transformación cambios presentados por contingencia, prestando un servicio educativo de
de la realidad nacional. calidad
5. MAPA DE PROCESOS

Para el año 2020 la institución actualizo su mapa de procesos unificando las siguientes
actividades.

Gestión Académica
Dirección De Investigación Institucional Gestión Académica
División Admisiones Registro y Control

Dirección de Sector Externo Gestión y Relación con la

Dirección de Bienestar
Comunidad

Gestión de Talento Humano y Administrativa

División de Sistemas de Información Gestión Administrativa

Obteniendo el siguiente esquema:

 6. ORGANIGRAMA

Nuestra institucion cuenta con la siguiente organización:

 7. COMUNICACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

TEINCO ha establecido una Matriz de Requisitos de Clientes

con el aporte de todos los líderes de proceso, la cual se
encuentra en constante revisión y actualización. Además la
institución cuenta con los siguientes medios de comunicación
para conocer la percepción de los clientes:
Encuesta de satisfacción: Es una actividad que se realiza semestralmente, con el fin de poder
conocer la opinión que tienen nuestros estudiantes sobre los servicios ofrecidos.
Registro de PQRSF: Está se realiza directamente en la
página web de la institución en la opción de PQRSF, y se
enlaza de forma automática a la plataforma del SAYC, donde
se gestiona el control y seguimiento de estas situaciones.
Dado que, en el momento de realizar el registro, el usuario
tiene la oportunidad de escoger el área a la cual dirige su
inquietud, por lo tanto, el sistema remite esta situación
directamente al responsable, con el fin de que ingrese a la
plataforma, revise el caso y de respuesta en un tiempo menor
igual a cinco días hábiles.
“Con el fin de poder realizar de forma efectiva el registro de PQRSF por favor
tener encuenta estos conceptos”

Petición: •Cuando se trate de realizar una solicitud

•Es una inquietud generada por una mala atención al

Queja público

•Cuando se trata de una inconformidad relacionada

Reclamo directamente con los bienes o servicios adquiridos

•Cuando sea una recomendación realizada para mejorar

Sugerencia el servicio prestado

Felicitación •Cuando se trate de un cumplido por el buen servicio

 8. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

La institución tiene establecido dentro su sistema de gestión de calidad la documentación,

seguimiento y control de sus acciones correctivas y de mejora por medio del
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA GDC-P05, según lo
establecido en la norma ISO 9001:2015 y el cual indica

ACCION CORRECTIVA ACCION DE MEJORA

Una acción correctiva se utiliza para eliminar la causa Una acción de mejora incrementa la capacidad de la
de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir organización para cumplir los requisitos

Estas acciones se pueden originan a partir de las siguientes

situaciones:
 Análisis de contexto y partes interesadas
 Riesgos y oportunidades
 Análisis de datos e indicadores
 Hallazgos de auditoria
 Resultados de auditoría
 Servicios no conformes

¿Se trata de
Realizar la identificación de la(s) causas(s)
una acción
utilizando las siguientes metodologías:
correctiva?
 Lluvia de Ideas
 Espina de Pescado
 Los cinco ¿por qué?

La ejecución de cualquier acción esta debe estar

planificada, esto significa que deben estar
organizadas en el tiempo y que se deben definir los
recursos y responsabilidades adecuados

Una vez realizadas las acciones es necesario

comprobar que estas han sido eficaces y que se ha
La organización debe registrar y verificar que se han
eliminado la causa de origen de las no
llevado a cabo las acciones planificadas
conformidades o que se ha aprovechado las
oportunidades de mejora detectadas.
9. SERVICIO NO CONFORME
La institución dentro del sistema de gestión de calidad tiene establecido el PROCEDIMIENTO
DE SERVICIO NO CONFORME GDC-P06 el cual tiene como objetivo de asegurar que los
servicios ofrecidos por TEINCO que no sean conformes con los requisitos, sean identificados y
controlados para prevenir su uso o entrega no intencional.
Por lo cual la institución ha definido los siguientes servicios NO conformes:
Proceso Servicio
PQRS
Sistema de Gestión de
Calidad
Gestión de Calidad
Autoevaluación
Auditoria
Planeación Institucional
Gestión Gerencial Comunicación con el Cliente
Revisión por la Dirección
Diseño y Desarrollo de
Programas
Formación Académica
Gestión Académica
Competencias de los
Docentes
Gestión en Investigación
Atención al Estudiante
Matricula
Situación
No dar solución a las PQRS generadas por los clientes
No realizar seguimiento al Sistema de Gestión de
Calidad Institucional
Autoevaluaciones sin planes de mejoramiento
No realizar por lo menos una auditoria interna en el
transcurso del año
Realizar la planeación Institucional fuera de los tiempos
establecidos
No tener canales de comunicación efectivos
Realizar la revisión fuera del cronograma y no tener en
cuenta los elementos de entrada.
Planes de estudios que no cumplen con los
requerimientos legales, institucionales, del usuario y la
sociedad
Actividades académicas programadas para el semestre
no cumplen con la formación académica de los
estudiantes
No socializar el contenido de las asignaturas
Falta de docentes en clase
Incumplimiento en los horarios de clases y tutorías
Incumplimiento en la orientación de los contenidos
descritos en el Micro currículo
Baja percepción de los estudiantes sobre la formación
que se imparte en el programa
Docentes sin las competencias pedagógicas
Incumplimiento de las actividades programadas en
función de la investigación, establecidos en el plan de
estudios a través de grupos de investigación, y
estrategias investigativas en general, de tal manera que
los resultados no permitan su visibilización
Información desactualizada, inadecuada, confusa o
incompleta para la admisión y matricula de estudiantes
No realizar seguimiento de los procesos de ingreso,
permanencia y graduación de los estudiantes
 Proceso Servicio Situación
No cumplir con la consecución de empresas para
prácticas de los estudiantes así como el seguimiento
Prácticas Empresariales
correspondiente que dé cuenta de la calidad de nuestros
pasantes
No realizar el seguimiento correspondiente a los
Egresados de la Institución
Egresados No realizar Actividades de comunicación con los
egresados en la Institución permitiendo una constante
actualización del currículo
Incumplimiento en la programación y desarrollo de las
Gestión y Relación con
Bienestar actividades de las diferentes áreas de Bienestar
la Comunidad Institucional.
Baja percepción de los estudiantes frente a los servicios
Bienestar
que ofrece Bienestar Institucional
Deserción Aumento en la deserción de los estudiantes
No promover en los programas la participación de los
estudiantes en actividades académicas, en grupos o
centros de estudio, en actividades artísticas, deportivas,
Bienestar
proyectos de desarrollo empresarial, en la investigación
aplicada, en un ambiente académico propicio para la
formación integral.
Infraestructura Infraestructura en mal estado
Presentación Infraestructura Mala prestación del servicio de mantenimiento
Atención por parte de los Mala atención y colaboración por parte del personal en
funcionarios general
Falta de dotación en equipos y materiales adecuados y
actualizados según la naturaleza, metodología y
Recurso de Apoyo exigencias del programa y el desarrollo de actividades
Académico y Administrativo administrativas
Mal funcionamiento de los equipos de cómputo o de
Gestión Administrativa laboratorio propios del programa
Social Media Página web y redes sociales desactualizadas
Falta de actualización de los sistemas de información
Sistema de Información
internos y externos de la Institución
No contar con los recursos financieros disponibles para
el desarrollo con calidad de los programas de la
Gestión Financiara Efectiva Institución
No cumplir con las normas financieras vigentes dentro
de las fechas establecidas

Cuyo manejo se encuentra descripto en el PROCEDIMIENTO DE SERVICIO NO

CONFORME en el cual se indica que al presentarse cualquiera de estos casos, este debe ser
tratado con una acción correctiva.
10. GESTIÓN DEL RIESGO Y OPORTUNIDADES

La institución a definido una metodología de gestión de riegos basada en su Matriz de riesgos

y oportunidades, y debe ser revisada por procesos semestralmente, en esta herramienta se busca
identificar situaciones no deseadas o deseadas a partir de las distintas actividades ejecutadas y
de los factores identificados en análisis de contexto interno y externo de la institución (DOFA).
Por medio de la siguiente TABLA DE RESUMEN

Una vez identificadas estas situaciones se realiza la evaluación teniendo en cuenta los siguientes
tres criterios; probabilidad, impacto y los criterios de vulnerabilidad, los cuales se encuentran
descritos en las siguientes tablas:
NIVEL PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN

1 Raro Existe entre el 0% y 5% de probabilidad que ocurra

2 Improbable Existe entre el 5,1% y 10% de probabilidad que ocurra

3 Posible Existe entre el 10,1% y 25% de probabilidad que ocurra

4 Probable Existe entre el 25,1% y 80% de probabilidad que ocurra

5 Casi seguro Existe entre el 80,1% y 99% de probabilidad que ocurra

 NIVEL IMPACTO DESCRIPCIÓN

1 Insignificante afecta entre 0% y 5% los resultados del proceso

2 Menor afecta entre 5,1% y10% los resultados del proceso

3 Moderado afecta entre 10,1% y 25% los resultados del proceso

4 Mayor afecta entre 25,1% y 80% los resultados del proceso

5 Enorme afecta entre 80,1% y 100% los resultados del proceso

Criterios de
NIVEL Descripción en caso de ser un riesgo Descripción en caso de ser una oportunidad
vulnerabilidad

Cuenta con todos los medios

posibles para garantizar que ante una
Cuenta con pocos o ningún medio para
1 Baja amenaza el daño sea el menor
aprovechar el impulso ante una oportunidad.
posible: equipos, capacitaciones,
charlas, etc.

Cuenta con algunos medios para que Cuenta con algunos medios para que ante una
3 Media ante un riesgo los daños generados oportunidad, los beneficios generados sean de
sean de medio nivel medio nivel

No cuenta con ningún medio para Cuenta con muchos medios para aprovechar el
5 Alta
mitigar el daño ante un riesgo. impulso ante una oportunidad.

Al multiplicarse entre sí estos criterios nos permite definir si la situación no deseada o no deseada
evaluada debe ser controlada o aprovechada según el resultado obtenido. Como se puede ver en
la siguiente tabla:
11.1 Tratamiento de Riesgos

Dependiendo la calificacion obtenida en las siguientes tablas se define el proceso a realizar

En el caso que la calificación de riesgo u oportunidad este en alto o superior esta situación
requiere obligatoriamente la generación de una acción para mitigar el riesgo o aprovechar la
oportunidad cuya definición y seguimiento se registra en la misma matriz de riesgos y
oportunidades.
12. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

TEINCO han establecido distintas herramientas para la evaluación medición y el seguimiento,

cuyos resultados se encuentran en el Dropbox institucional en la carpeta de Evaluaciones SGC,
y estas son:
:

Autoevaluacion
institucional Deserción

Evaluación Evaluación de
docente programa

Satisfacción del
cliente

Evaluación de
comprensión de Encuesta de
la política de egresados
calidad
Evaluación Evaluacion de
clima desempeño
organizacional Administrativo

Promedios

Evaluacion de
Proveedores

Sin embargo, una de las herramientas más útiles que nos sirven para verificar el cumplimiento
de cada proceso es la MATRIZ DE INDICADORES el cual se actualiza semestralmente y
presenta los resultados de los seguimientos de todos los procesos
13. DISEÑO Y DESARROLLO

La instucion con el fin garantizar la calidad en en el diseño, revision, verificacion y validacion

de los programas ha establecido un procedimiento de Diseño y Desarrollo del servicio, así como
aspectos para su revisión, verificación y validación de acuerdo al Decreto 1075 de 2015,
condiciones de Calidad del Programa disponibles en la carpeta del Dropbox Institucional
DISEÑO Y DESARROLLO 2021 En estos documentos se realiza la explicación y revisión de
cada una de las condiciones en las que aportan los procesos de Gestión académica, Bienestar,
sector externo e investigación desde las actividades establecidas en su caracterización.
El segumiento al cumplimiento de las etapas del diseño y desarrollo se realiza por medio de
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y DESARROLLO GAC-P01 en el cual se indican los
siguientes aspectos:

Revisión del PEI y su congruencia
con la oferta de formación.
El Coordinador Académico
determina y define los elementos
de entrada para el diseño
curricular teniendo en cuenta:
Norma ISO 9001, NTC 5555, NTC
REVISION
Establecer mediante los resultados
la funcionalidad y eficiencia de un
proceso.
El Coordinador Académico verifica
que cada programa de formación
presente debidamente
relacionadas las competencias por
VALIDACION
Confirmación mediante el
suministro de evidencia objetiva de
que se han cumplido los requisitos
específicos para tener un producto
y/o servicio.
El Coordinador Académico realiza
un proceso de retroalimentación

VERIFICACION

5581, PEI, Evaluación Institucional, programa y se establece su con los docentes donde verifica la
Diseño Curricular anterior y coherencia frente a los mismos. En articulación del Diseño Curricular
normatividad vigente. Se revisan caso de evidenciarse cambios en su versión actualizada y que la
elementos como las competencias, propuestos en determinado planeación de las actividades sea
los resultados de aprendizaje, los programa, se definen y diligencian acorde con los resultados de
conocimientos de concepto, el en las actas de revisión, aprendizaje de los estudiantes
conocimiento de proceso, los verificación y validación.
criterios de evaluación, el perfil de
ingreso y de egreso, los requisitos
mínimos en infraestructura, los
medios educativos y el perfil del
docente.
 14. MANEJO DEL SAYC

Inicialmente ingresamos a
nuestro buscador favorito

Ingresamos a la página web de

TEINCO.

WWW.TEINCO.EDU.CO

Ingresamos a la opción zona de

acceso
Una vez ya en el sistema SAYC,
vamos a ingresar nuestras
credenciales

Usuario: # documento
Contraseña : # documento
 Debemos ingresar al proceso
que pertenezcamos

DAMOS CLIC EN LA OPCION LISTADO

MAESTRO DE DOCUMENTOS
Ingresamos el nombre del documento
que deseemos