“Academia Online de Coctelería”

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 ¡Bienvenido/a al curso de Organización de Eventos!
Hola, soy Mariano Cardozo, fundador de Open Drinks y autor de este curso a
distancia al que quiero darte la bienvenida y espero
que lo completes hasta el final.
El curso tiene como objetivo brindarte una formación
completa que te permitirá convertirte en un/a
Profesional de la Organización de Eventos y trabajar
como tal, ya sea de forma particular o para cualquier
empresa y/o productora de eventos.
Además, es súper didáctico y está compuesto por 10 unidades súper
completas con material de lectura, fotos y videos.
Al final de cada unidad encontrarás un video resumen que te servirá para
repasar y afianzar los temas estudiados. Y debajo de cada video verás los
botones en los cuales deberás hacer clic para abrir las evaluaciones que son
obligatorias para poder aprobar el curso y recibir tu certificado.

Algunas aclaraciones antes de comenzar

La profesión del Organizador de Eventos es una actividad realmente hermosa
que te va a permitir desarrollar la creatividad y el ingenio que hay dentro
tuyo y que quizá no conocías. Además, es un rubro dinámico, poco rutinario y
muy emocionante, ya que cada nuevo evento a organizar lo sentirás como un
desafío o reto, y eso sin dudas te renovará las ganas y las energías, a la par
que te motivará para seguir mejorando constantemente.
Deseo que disfrutes de este curso que he creado con mucho esmero y
dedicación a través de meses de arduo trabajo, y espero que logres alcanzar
tus metas y sueños a nivel profesional dentro de este maravilloso rubro. ¡Si
realmente lo deseas, no tengo dudas de que así será!

<< vías de contacto para evacuar dudas o profundizar sobre algún tema: haz
clic acá o envíanos un mail a opendrinksmb@gmail.com >>

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 Instrucciones para la cursada
Antes de comenzar con el curso es importante que leas y tengas en cuenta las
siguientes indicaciones:
1. El curso está compuesto por 10 unidades que siguen un orden de
correlación, por lo tanto, se recomienda respetarlo, es decir, comenzar por la
primera unidad e ir avanzando hasta llegar a la última. Cada unidad será
necesaria para comprender cuestiones de la unidad siguiente.
2. Al final de cada unidad será obligatorio realizar una evaluación. Dichas
evaluaciones son teóricas, con el formato de preguntas tipo múltiple choice.
Para las evaluaciones utilizamos los formularios de Google, y para poder
acceder deberás hacer clic en el link que encontrarás o en el botón.

Las evaluaciones sólo podrán ser realizadas una sola vez, y el sistema te dará
automáticamente el puntaje obtenido, luego podrás continuar con la unidad
siguiente. Si te va mal en alguna evaluación no te preocupes, eso significa que
necesitarás volver a estudiar los temas de las preguntas que contestaste de
forma incorrecta hasta comprenderlos bien.
3. Una vez completadas las 10 unidades y sus respectivas evaluaciones, será
obligatorio realizar también la evaluación práctica que encontrarás al final del
curso. Para dicha evaluación tendrás que realizar un trabajo práctico que
consta de la planificación de un evento a elección, siguiendo las pautas y
consignas que te damos.

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4. La cursada es autogestionable, esto significa que podrás ir administrando
tus propios tiempos y horarios de estudio, hasta finalizar el curso. Si bien el
curso te queda de por vida es importante tener en cuenta que dispondrás de
6 meses, desde la fecha de compra, para poder completar todas las
evaluaciones y tener derecho a recibir el certificado.
5. Cada unidad incluye también un video resumen para ver. Para poder abrir
los videos deberás hacer clic en las imágenes o en los links. Pero si vas a
estudiar desde un celular, en lugar de una pc, tené en cuenta que según el
lector de PDF que utilices es posible que no puedas abrir los links, ya que no
todas las apps vienen con esa funcionalidad. En este caso te recomiendo
descargar y abrir el curso con este lector de PDF de Adobe que podrás
descargar de forma gratuita desde Play Store o App Store.

También, otra forma de poder abrir los links, tanto de los videos como de las
evaluaciones, es copiando y pegando cada link en tu navegador del celu o pc
(Chrome, Explorer, o el que utilices).

Recordá que cualquier duda o consulta sobre estas indicaciones podrás

escribirnos y te contestaremos a la brevedad posible.

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 Temario a tratar en este curso

Unidad N° 1: Introducción a la organización de eventos.

 ¿Qué es un evento? Diferentes tipos
 ¿Qué hace un Organizador de Eventos?
 Funciones, habilidades y características de un organizador
 Principios para encarar la profesión.
 Consejos para el éxito de un evento

Unidad N°2: Eventos empresariales o corporativos.

 Conceptualización y clasificación
 Objetivos y beneficios de los eventos corporativos
 Tipos de eventos corporativos y cómo organizarlos

Unidad N°3: Eventos sociales.

 Conceptualización y clasificación
 Principales eventos sociales y cómo organizarlos
 Proveedores de servicios

Unidad N°4: Otros eventos.

 Mega evento, conferencia, coloquio, seminario, congreso, simposio,
debate, concurso, presentación de libros, eventos deportivos,
convención, vernissage.

Unidad N°5: Cómo organizar un evento.

 Claves para la organización de un evento
 El Briefing: qué es, qué contiene y cómo se arma.
 ¿Cómo organizar un evento?
 Etapas de organización de un evento: Pre-Durante-Post

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Unidad N°6: Catering de eventos.
 El catering según el tipo de evento
 Desayuno, Coffee Break, Brunch, Almuerzo, Five o´clock tea, Cóctel,
Lunch, Cena, Apres Diner, Vino de honor, Brindis, Aperitivo
 Check list de servicios gastronómicos

Unidad N°7: Logística de los eventos.

 El armado de un evento
 Tipos de mesas y ubicaciones
 Cálculo de alimentos y bebidas
 Cálculo del personal necesario

Unidad N°8: Ambientación, sonido e iluminación.

 La ambientación de un evento
 Clasificación de espacios para ambientar
 El decorado: lo que hay que saber
 Música, sonido e iluminación

Unidad N°9: Aspectos legales, contables y de seguridad.

 Costos de un evento y formas de presupuestarlo
 Facturación y pago a proveedores
 Contratos (propios y de los proveedores)
 Seguros de ART y AP (accidentes personales)
 ¿Pagar por la música? SADAIC
 Planes de contingencia y evacuación

Unidad N°10: Prensa y difusión de eventos.

 Consejos para una buena gestión de prensa
 Cómo llevar a cabo una conferencia de prensa
 La difusión de un evento

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 UNIDAD N°1: Introducción a la organización de eventos.

En esta primera unidad del curso daremos una introducción general para
conocer que es un evento, los diversos tipos, y cuáles son las funciones,
características y habilidades de un organizador profesional de eventos.

¿Qué es un Evento?

Un evento es un acontecimiento previamente

organizado que reúne a un determinado número de
personas (invitados) en un tiempo y lugar
preestablecidos (fecha y lugar dónde se llevará a cabo),
en el cual las personas invitadas compartirán y
desarrollarán una serie de actividades afines a un
mismo objetivo.

Todo evento persigue uno o más objetivos que

deben ser definidos con anterioridad y en torno al
cual, o a los cuales, se definirán y organizarán las
actividades o las tareas. Por ejemplo, un evento
empresarial de “lanzamiento de producto” tiene
como objetivo general dar a conocer y presentar un
nuevo producto o servicio al público, con lo cual se
diagramarán cierto tipo de actividades para que el
evento cumpla con ese objetivo concreto.
Hay que saber también que todo evento suele ser una experiencia que se
queda grabada en la memoria de todos los participantes (algunos más que
otros, como por ejemplo una boda o un cumpleaños de 15).

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 Y, por último, no está de más remarcar que los eventos
deben ser comunicados para que las personas que uno
quiere que asistan se enteren y puedan concurrir. La
comunicación es uno de los aspectos fundamentales
de cualquier evento.

Tipos de Eventos

Dentro del mundo de los eventos existen diversos tipos entre los que
podemos hacer varias clasificaciones:
1. En función de la apertura al público, se puede hablar de dos tipos de
eventos:

a) Abiertos. Son aquellos en los que no es necesaria entrada o

invitación. Se suelen hacer en espacios amplios y para fines muy
comerciales.
b) Cerrados. Se organizan para un número determinado de personas y
cada una de ellas debe tener una entrada o una invitación que deberá
presentar para entrar.

2. Según el tipo de actividades, podemos hablar de eventos:

a) Culturales, educativos, formativos. Su propósito es informar,

difundir, formar, capacitar, enriquecer el intelecto de quienes
participan. Como ejemplo tenemos los actos académicos, los
homenajes y conmemoraciones, las entregas de premios, las
conferencias, los seminarios y/o congresos, entre otros.
b) Artísticos. Su fin es el de entretener y enriquecer a los participantes
dando a conocer distintas culturas, épocas, creaciones y artistas.
Como ejemplo tenemos las obras de teatro, los espectáculos
musicales/recitales, los concursos de arte, etc.
c) Comerciales/empresariales. Son los que realizan las empresas como
parte de su estrategia de marketing con fines comerciales, ya sea

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 para lanzar un producto al mercado, dar a conocer novedades de
servicio a fin de aumentar sus ventas, atraer clientes, o para
mantener, modificar o valorizar la imagen o imponer una marca.
Como ejemplo podemos nombrar los desfiles de moda, las
inauguraciones, los lanzamientos de productos, entre otros.
d) Sociales. En general son de carácter privado, familiar, festivo y
trascienden a las personas que asisten a él. Como ejemplo podemos
nombrar los aniversarios, las bodas, los bautismos, las graduaciones,
las despedidas de soltera/o, los cumpleaños, entre otros.
e) Deportivos. Tienen relación con el desarrollo del espíritu deportivo y
sirven para incentivar la actividad y contribuir a una mejor calidad de
vida. Como ejemplo podemos nombrar los campeonatos, las clínicas,
los concursos, las olimpiadas, los maratones, etc.
f) Políticos. Pueden ser de índole oficial (de un gobierno) o de un
partido político que busca llegar al gobierno. Como ejemplo
podemos nombrar la asunción de un presidente, las campañas
políticas, etc.

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 ¿Qué hace un Organizador Profesional de Eventos (OPE)?

Luego de conocer qué es un evento, sus tipos y sus

clasificaciones, es momento de conocer qué hace un
organizador de eventos y cuál es su importancia.
Un organizador profesional de eventos (OPE) es quien
proyecta junto con el cliente, crea y organiza el evento
siguiendo un hilo conductor o una temática, y
finalmente ejecuta, junto con los proveedores y el resto
de los recursos humanos, para que el objetivo del
evento se desarrolle y se cumpla tal cual lo organizado.
Durante el desarrollo del evento, debe controlar y estar atento a cualquier tipo
de imprevisto que pudiera suceder, para afrontarlo y encontrar una solución
lo más pronto posible, y sin que sea notada por el cliente y los invitados.
También evalúa, durante el evento, pero mucho más aún luego de éste, para
determinar con quien es conveniente asociarse, con que proveedores
conviene seguir trabajando y a quienes dejar de contratar y/o referir.

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 Funciones de un organizador de eventos
Inicialmente un organizador de eventos se encargaba sólo de los eventos
particulares y sociales, pero con el tiempo ha evolucionado y asumió también
la organización de eventos de todo tipo, especialmente de los empresariales.
Ya vimos que hace un OPE, ahora veamos cuáles son las funciones específicas
que debe llevar a cabo en su labor:
1. Planificar el evento: para empezar, se debe consultar con el cliente para
saber lo que quiere y cuáles son sus necesidades y objetivos. Esto
ayudará a establecer:

a) El lugar de celebración del evento. Es importante elegir bien

considerando el número de invitados y tener preparada una opción
B por si aparece algún imprevisto que muchas veces sucede. Por
ejemplo, se ha elegido un lugar al aire libre y el día del evento hay
previsión de lluvias, con lo cual una posible solución o “plan B” puede
ser tener contratada una carpa o gazebo.
b) La decoración. En función de lo que necesite el cliente se puede elegir
un tema que se aplicará a toda la decoración del lugar seleccionado
(paredes, mesas, lámparas, objetos decorativos etc.).
c) El día y la hora. Es importante que la elección de fecha y hora facilite
la asistencia. Se debe tratar de que no coincida con otro evento
importante (como la final de un mundial de fútbol, por ejemplo).
d) El catering. La comida que se sirva dependerá del tipo de evento, del
tema elegido, del número de asistentes previstos y de la existencia o
no de personas con alergias alimentarias. También hay que tener en
cuenta los gustos mayoritarios de los invitados. Si para un evento los
invitados del cliente tienen preferencias por cierto tipo de comidas,
y tenemos esa información, entonces sería bueno que el catering la
priorice antes que a cualquier otra.

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2. Diseñar un plan de comunicación. En este punto se debe definir de qué
forma se va a informar de la existencia del evento, qué medios se van a
utilizar y cómo. Por ejemplo, si se van a utilizar las redes sociales, es
necesario decidir cuáles, qué publicaciones se van a hacer y cuándo.

3. Coordinar equipos. En la organización de eventos intervienen muchas

personas y, entre las funciones del organizador está la coordinación de
todas esas personas para que no se dupliquen tareas, se realicen todas
las previstas y no haya errores. Por eso es clave la designación de tareas
y funciones a cada uno de los integrantes de nuestro staff de asistentes,
así como la coordinación con todos y cada uno de los proveedores
contratados (catering, barra, disc jockey, fotógrafo, etc).

4. Gestionar recursos. En el punto anterior hablamos de recursos

humanos, pero también existen otro tipo de recursos que deben ser
gestionados por el organizador: dinero, tecnología, comida, etc. Por
ejemplo, se debe hacer un cálculo aproximado de la comida que el
catering nos pasa para saber de antemano si alcanzará o no. Siempre
recordar esta regla fundamental: en los eventos es preferible que sobre
y no que falte.

5. Controlar el evento. Las funciones de un OPE no terminan cuando ya

está todo preparado, sino que debe supervisar la ejecución de todas las
acciones para asegurarse de que se realizan correctamente. En este
sentido, es fundamental estar atentos ante cualquier imprevisto.

6. Presentar informes y resultados. Las personas y entidades que

contratan a un organizador de eventos, desean saber qué resultados se
han logrado, por lo que una de sus funciones más importantes es la
elaboración de informes sobre los resultados del evento, que deberán
contener datos como: número de invitados, número de asistentes,
conversiones realizadas durante el evento, repercusión en redes
sociales etc. Esto forma parte del post-evento, o sea del después del
evento.

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 Habilidades de todo buen organizador de eventos

Cómo hemos visto, las funciones de un OPE son varias, por lo que es
importante que sea una persona que posea, o que logre desarrollar, una serie
de habilidades concretas como las siguientes:
1. Capacidad de planificación. Es fundamental saber planificar de forma
exhaustiva cualquier evento sin dejar nada librado al azar ni descuidar
ningún detalle.
2. Habilidades de negociación. Esta es una cualidad muy importante ya
que habrá que negociar de forma continua con directivos de empresas,
proveedores, novios, patrocinadores, medios de comunicación etc.
3. Liderazgo. En nuestra labor debemos dirigir equipos, por lo que es
necesario saber desenvolvernos como un/a líder y saber comunicar la
información de manera precisa y fácil de entender por cada persona.
4. Creatividad. Las personas y empresas que quieren organizar un evento
buscan cada vez más que su evento se destaque y que sea original, que
sorprenda y que los asistentes no lo olviden fácilmente. Para lograrlo es
importante saber aplicar toda la creatividad y la innovación que
tenemos a nuestro alcance. La creatividad se puede mostrar en
numerosos aspectos del evento, como en la decoración, el lugar elegido,
el catering, y las actividades previstas.

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 Características de un organizador profesional de eventos.

Además de las habilidades que hacen a un buen organizador de eventos,

también hay ciertas cualidades y/o características que complementan y hacen
a un gran profesional. Estas cualidades tienen que ver, al menos en el
desempeño de nuestro trabajo, con tratar de ser:

1. Obsesivo/a
2. Apasionado/a
3. Amante de la adrenalina
4. Buen/a comunicador/a
5. Perfeccionista
6. Detallista
7. Perseverante
8. Servicial
9. Atento/a

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 Principios para encarar la profesión

Existen ciertos principios fundamentales que debemos tener en cuenta si

queremos formarnos como organizadores de eventos:
1. Estudiar todo lo que tenga que ver con la profesión.
2. Tratar de ir a todos los eventos que se pueda para observar,
analizar y aprender.
3. Relacionarse con gente capaz y experimentada.
4. Ejecutar la labor con seriedad y profesionalismo.
5. Generar y mantener contactos que ayuden a nuestra labor.
6. Perseguir un resultado manteniendo un objetivo claro.
7. El éxito de un evento depende fundamentalmente de los recursos
humanos.
8. El evento es del cliente. Nosotros lo llevamos a cabo.
9. El invitado debe participar activamente del evento.
10. Trabajar de manera intuitiva, simple y clara.
11. Proyectar, organizar y crear junto con el cliente.
12. Ejecutar nuestra labor con la experiencia y la colaboración de los
recursos humanos.
13. Controlar, supervisar y evaluar.
14. Pensar en una propuesta que agregue valor al cliente.
15. Vender y difundir el evento.

Te recomiendo interiorizar estos principios como si fuesen mandamientos, ya

que te ayudarán a convertirte en un/a gran profesional.

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 Consejos para el éxito de un evento.

Por último, y para ir concluyendo con esta primera unidad del curso, te voy a
dejar algunos consejos que te ayudarán a garantizar el éxito de un evento, por
lo que es fundamental que no los olvides jamás:

1. Conocer bien a nuestro cliente y sus necesidades.

2. Interpretar el deseo del cliente en cuanto a su evento.
3. Conocer el interés del público (que les gusta más a los invitados).
4. Integrarse a la estrategia de comunicación del anunciante (aplica
más que nada para eventos corporativos/empresariales).
5. Desarrollar una buena convivencia con el cliente y con los
proveedores.
6. Identificar claramente los objetivos a alcanzar.
7. Brindar un evento a medida, personalizado, único.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
sobre el link: https://youtu.be/QqsDh4RAQoM

<< PARA FINALIZAR CON EXITO ESTA UNIDAD REALIZA LA SIGUIENTE EVALUACIÓN. PARA ABRIR
EL FORMULARIO DE EVALUACIÓN HAZ CLIC EN EL LINK O EN EL BOTÓN >>

https://forms.gle/23Mk2pXqCEgcScAr5

IR A LA EVALUACIÓN

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 UNIDAD N° 2: Eventos Empresariales o Corporativos.

En esta unidad vamos a abordar y a meternos de lleno en los Eventos

Empresariales, para conocer sus diferentes tipos, su estructura de armado y
planificación, y todo lo que hace al desarrollo óptimo de estos eventos.

Conceptualización y clasificación
Cómo su nombre lo indica, los eventos empresariales o corporativos son todos
aquellos realizados por alguna empresa o corporación. Los más comunes
suelen ser las convenciones y los de formación o capacitación, pero, aquellos
en los que más recursos se invierten son las presentaciones de productos y los
showrooms.
En el ámbito empresarial, podemos distinguir varios tipos de eventos en
función de diversas clasificaciones.
1. Según a quiénes vayan dirigidos:

a) Internos. Son los que se organizan para el personal interno de la

compañía (o sea para todos los empleados y trabajadores).
b) Externos. Son los organizados para clientes, proveedores,
distribuidores, etc. En este caso se pueden definir como actividades
que organizan las empresas para captar la atención de su target y
alcanzar un objetivo determinado.

2. En función del área geográfica se distinguen en:

a) Eventos internacionales. Son aquellos en los que más de la mitad de

los asistentes proceden de países diferentes.

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 b) Eventos nacionales. Son aquellos en los que más de la mitad de los
asistentes proceden del país de origen.

Dentro de los eventos de empresas los más habituales son los siguientes:

1. Presentación de producto. Son aquellos eventos en los que las

empresas presentan un nuevo producto o servicio, e invitan tanto a
clientes como a medios de comunicación para alcanzar una mayor
difusión.
2. Congresos. Suelen ser reuniones que se realizan de forma periódica y
pueden durar más de un día. Pueden estar compuestos por talleres,
charlas, mesas redondas o reuniones de networking.
3. Actividades de Team Building (trabajo en equipo). Uno de los objetivos
más relevantes para las personas que trabajan en una empresa es lograr
trabajar en equipo. Las actividades de “team building” suelen ser
actividades de ocio que fomentan la colaboración y las buenas
relaciones entre los empleados de una organización. Existen multitud de
opciones como actividades deportivas, dinámicas de grupo, juegos etc.
4. Ferias/exposiciones. Las ferias y exposiciones son eventos en los que
diversas empresas de un determinado sector tienen un stand y
presentan sus novedades. Son el lugar adecuado para conocer a los
competidores y lo que están haciendo, captar nuevos clientes y hacer
networking. Por ejemplo, las ferias de gastronomía, de fotografía, de
turismo, entre otras.
5. Visitas a planta y/o jornadas de puertas abiertas. Si se quiere dar a
conocer una empresa, acercarla a sus clientes y que vean cómo trabaja
desde adentro, las visitas a planta y las jornadas de puertas abiertas son
el tipo de evento ideal para eso.

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 6. Viajes de incentivo. Puede que una empresa plantee una serie de
objetivos anuales y ofrezca un viaje a los trabajadores que los alcancen.
Los viajes de incentivo suelen durar entre 4 y 5 días y pueden ser una
buena ocasión para hacer actividades de “team building”. Las mejores
épocas para realizar este tipo de viajes son primavera y otoño.

Objetivos de los eventos corporativos

Dentro de los objetivos que tiene una empresa para querer organizar un
evento, los más habituales son los siguientes:
1. Promover la superación de metas establecidas.
2. Motivar al personal para conseguir mayor eficiencia laboral.
3. Formación de equipos y fortalecimiento de grupos de trabajo.
4. Hacer anuncios o reconocer una trayectoria determinada.
5. Conmemorar aniversarios o efemérides destacadas.
6. Dar a conocer nuevos productos, cambios y novedades.
7. Incentivar a las fuerzas de venta y/o a otro tipo de personal.
8. Mejorar el rendimiento laboral, a través de una mayor vinculación de
los empleados.
El objetivo es lo que motiva y lleva a la realización de un evento. Por eso lo
más importante es cumplir con el objetivo del cliente. El objetivo será el lugar
de inicio desde dónde comenzarás a planificar cualquier evento.

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Queremos que la experiencia de los invitados, además de ser única, vaya
alineada con los objetivos de nuestro cliente. Que consigamos llegarles, justo
de la forma que la marca, empresa o institución quiere. Lograr transmitir con
fuerza el mensaje que nuestros clientes desean lanzar a través del evento, será
la base de nuestro éxito en la organización de eventos corporativos.

Beneficios de los eventos corporativos.

Ya hablamos de los objetivos que persigue un evento empresarial, los cuales
nos vendrán dados por el cliente que nos contrata. Ahora te voy a hablar de
cuáles son los beneficios que puede aportar a una empresa, lo cual te va a
servir y te va a dar herramientas a la hora de vender u ofrecer tu servicio, y de
convencer a tu potencial cliente de por qué es conveniente realizar un evento,
y por qué debe contratarte a vos para llevar a cabo dicho evento. Aunque no
lo creas hay empresas que no tienen idea de lo que pueden conseguir
realizando un evento. Por eso es bueno que vos sí lo sepas.
1. Aumentar la motivación de los empleados. Con eventos de “team
building” o viajes de incentivo se puede para fomentar el trabajo en
equipo y mantener alta la motivación de los empleados, que se sentirán
valorados y orgullosos de pertenecer a la empresa.
2. Incrementar la visibilidad de la marca. Un evento corporativo siempre
es una gran oportunidad para dar a conocer tu empresa, productos y
servicios a potenciales clientes. Con un evento podrás generar una
experiencia que sea inolvidable para tus clientes.
3. Fidelizar clientes. Es mucho más sencillo fidelizar a los clientes que ya
tiene tu empresa que lograr nuevos clientes, por lo que los eventos que
organices también deben estar enfocados a que tus clientes se sientan
valorados y se conviertan en los mejores embajadores de tu marca.

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 Tipos de eventos corporativos

Pasemos ahora a conocer en detalle cuáles son los principales eventos

empresariales que existen y con los que más podemos llegar a trabajar.
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Consiste en la visita guiada de los interesados a la planta mediante un
experto que irá contando los distintos procesos de producción.
Es una actividad que permite al público externo a la organización experimentar
el día a día de una empresa, ver como se producen o fabrican los productos y
cómo se trabaja. Suele ser una experiencia que queda grabada en la memoria
de los visitantes, puesto que materializa en hechos las palabras de la
publicidad, la propaganda y el marketing, y actúa como soporte de estas
herramientas. Aún recuerdo las visitas guiadas que tuve en la secundaria: una
a la planta de “La Serenísima” y otra a la planta del diario “Clarín”.
Para llevar a cabo una visita a planta es necesario que la organización coordine
las acciones con cada uno de los sectores que serán visitados. Para ello deberá
comunicarse con el invitado y con el personal de la planta afectado.
Estos son los puntos más importantes a conocer y tener en cuenta:
1. Objetivos del evento:
a) aumentar y consolidar el prestigio de la empresa
b) informar y satisfacer al público

2. Cuidar la imagen de la empresa: prestar atención a la limpieza y demás

elementos que, siendo propios de la producción, puedan afectar la
impresión del público asistente.

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3. Entre otras medidas se deberá:

 Vallar y armar “zonas seguras” de tránsito

 No distraer al personal de trabajo
 Armar un press kit (carpeta) para dar a la prensa
 Realizar un plano de toda la planta
 Marcar el camino por el que se va a transitar
 Contar con fotógrafo
 Entregar obsequios a los visitantes
 Ofrecer comida, refrigerio, etc.
 Prever recepción: ¿dónde? ¿cómo? ¿quién la hará?
 Organizar bienvenida (generalmente con un breve discurso)
 Dar elementos de seguridad (cascos, guantes, botas)
 Brindar material informativo (folletos, libretos, etc.)
 Poseer un programa de la visita
 Definir objetivos
 Preparar programa tentativo y cronograma de actividades
 Enviar invitaciones, contestar a las solicitudes y confirmar
 Calcular el número de visitantes (entre 15 y 30)
 Preparar acompañantes según la jerarquía del visitante (RRPP,
gerentes, técnicos)

4. Se deberá evitar:

 La confusión durante la llegada del grupo, el desencuentro con

acompañantes, y la dispersión del visitante
 Dar poca información o explicaciones confusas
 La mala visualización del proceso
 Los robos, pérdidas y hurtos

5. Definir el tipo de visita:

a) Estudiantes:
- Primarios: a partir de 4° grado

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 - Secundarios: de acuerdo con la orientación vocacional u
oficio.
- Universitarios
b) Empresarios:
- Comerciantes: visita dirigida al producto
- Industriales: visita dirigida al proceso
c) Funcionarios:
- Municipales / Provinciales / Nacionales

Cómo organizar una visita a planta

Vamos a ver los pasos fundamentales a seguir para organizar una visita
guiada a una empresa u organización:

1. Invitación y confirmación
El primer paso es realizar una lista de invitados y enviar las invitaciones.
En ellas debe indicarse la fecha, la duración, el motivo de la visita, el
recorrido, los servicios, si alguien tiene una necesidad especial, si irá
acompañado, y muy importante, que confirme la asistencia con su
información personal.
Una vez que todo el mundo haya confirmado, se debe realizar un Excel
con la información de cada invitado para que el día de la visita se tenga
a mano las necesidades de cada invitado y su identificación.
2. Contratar los servicios necesarios
Es el momento de buscar los proveedores y de contratar todos los
servicios que vamos a requerir para ese día. Hay que tener en cuenta el
catering, los recepcionistas, el personal de seguridad, el personal para
orientar e indicar a los invitados, y el fotógrafo.
Debemos tener en cuenta cada detalle, ya que cuanto más e speciales
se sientan los invitados o clientes, con más cariño recordarán la
empresa y mayor será la fidelización obtenida.

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3. Tener todo preparado con antelación
No hay que dejar nada para última hora, ya que si algo no funciona
según lo previsto puede tirar abajo todo el esfuerzo e ilusión puesto en
la visita. Por ello, antes del gran día debemos tener controlado el
catering, conocer qué hará el personal de seguridad, recepcionistas y
orientadores, realizar y ensayar los discursos, tener a punto la
ambientación, la empresa de alquiler de coches, los posibles obsequios
a los invitados y comprobar que funcionen los elementos audiovisuales
y tecnológicos que se van a utilizar.
4. Controlar durante el evento
Realmente todo el trabajo se ha realizado previamente y ahora solo
queda disfrutar de la visita y recibir de la mejor forma a los invitados.
En esta etapa debemos controlar y estar atentos a todo lo que suceda,
para que el evento se desarrolle tal cual lo hemos planificado.
Recomiendo trabajar con proveedores y empresas profesionales, que
sean eficientes y puntuales así evitaremos esos imprevistos de última
hora que pueden jugarnos una mala pasada y arruinarnos el evento.
5. Finalizar el evento con dedicación especial
Hay que realizar una despedida en la que se agradezca a los i nvitados
su visita y acompañarlos hasta la puerta o salida.
Al final del discurso, si ha asistido la prensa hay que entregarles una
nota de prensa y declaraciones para facilitarles en la medida de lo
posible su trabajo y que hagan difusión del evento.
Por último, también hay que prestar especial atención a las redes
sociales, ya que es muy importante saber qué se está diciendo sobre
nosotros (declaraciones e impresiones de la visita).
Cómo ejemplo te dejo un link dónde podrás conocer sobre el
programa de visitas guiadas que ofrece “La Serenísima”, una
empresa que viene realizando este tipo de eventos desde hace
años: https://www.laserenisima.com.ar/visitas_planta.php

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……………………………………………………………………………………………………….

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El “Outdoor Training” es un evento al aire libre donde a través de distintas
actividades físicas, lúdicas y de recreación, se trabajan las competencias más
flojas de los grupos de trabajadores de una empresa. Estas competencias a
trabajar y a mejorar son: liderazgo, comunicación, trabajo en equipo,
confianza, motivación, toma de decisiones, resolución de conflictos,
coordinación, organización, proactividad, cooperación, pertenencia. También
puede haber otras que la organización considere necesarias u oportunas.
La idea de este tipo de eventos es aprender, alinear, motivar, integrar
empleados e ideas, todo en beneficio o en pos de los objetivos de la
organización.
Para su organización se debe tener en cuenta:
a) Seleccionar el lugar apropiado
b) Contar con:
- Islas de hidratación (sobre todo en verano)
- Buena comida y bebida
- Seguridad y asistencia médica
c) Conocer de antemano el estado físico de cada participante, para saber
a qué tipo de actividades podrán participar y evitar posibles riesgos.
d) Trabajar con un buen equipo de “facilitadores” o “coaches” (profesores
de educación física, deportistas, especialistas en recreación).
e) Realizar un buen “rescate” o “bajada” (experto en RRHH, psicólogo,
sociólogo, etc) para dar conclusiones o realizar inferencias que ayuden
a los participantes a mejorar.

25
 Cómo organizar un outdoor training
Vamos a conocer cuáles son los pasos necesarios para llevar a cabo este tipo
de eventos:
1. DEFINIR EL OBJETIVO
Definir el objetivo permite que todo el diseño de la actividad gire en torno al
mismo. Entre alguno de los objetivos se puede optar por:

 Divertimiento
Que los asistentes pasen un momento de distensión
y diversión, puedan interactuar en actividades
recreativas y sientan que la empresa les proporcionó
un día diferente con sus compañeros de trabajo.
Generalmente funcionan muy bien para actividades
de fin de año, eventos con la familia y festejos
especiales. Aquí no se busca que los participantes
generen ningún tipo de reflexión y aprendizaje. La
idea es que los empleados la pasen bien y se integren
con cierta libertad de elegir con quienes interactuar.

 Integración
Poder integrar distintas áreas de la empresa,
personas o grupos de interés. Puede darse el caso
que, por la dinámica, operación o la ubicación
geográfica, se encuentran distanciados o
enfrentados. Este tipo de actividad es muy efectiva
para que las personas interactúen generando
empatía. Esto permite construir nuevos lazos que
facilitan la coordinación futura de acciones. Hay
compañeros de trabajo que su interacción es vía
mail o telefónica, sin haberse visto personalmente.
Poder “ponerle cara” a esa persona genera un
cambio radical a la hora de comunicarse.

26
 Generar cultura de trabajo en equipo
Se intenta lograr que los participantes no sólo se
integren, sino que también experimenten la
potencia de trabajar en equipo, logren resolver
situaciones críticas de manera colectiva, coordinen
acciones en conjunto y entiendan las premisas del
trabajo en equipo. En este caso se pueden mezclar
personas de distintos sectores a fin de lograr
“Integración”. Esta modalidad es muy útil en
procesos de apertura o cierre de procesos de
capacitación dentro la empresa.

 Construir o consolidar un equipo

Este objetivo es ideal para cuando se busca trabajar
en mejorar el rendimiento de un equipo existente
dentro de la organización, o bien, para construir o
formar un equipo nuevo. Generalmente existe un
elevado nivel de interdependencia entre los
participantes y tiene un impacto radical en la
coordinación de acciones.

2. DEFINIR LOS PARTICIPANTES Y LA DISTRIBUCIÓN DE GRUPOS

En algunas oportunidades esta cuestión se hace compleja debido a que en
función del objetivo que persigamos debemos tener en cuenta:
 No generar exclusiones de personas en la actividad.
 Dividir la cantidad de personas en función del propósito primordial de la
actividad.
- Cuando se trabaje en “Construir o Consolidar un Equipo” es
recomendable que en el equipo se incluyan personas que compartan
el mismo nivel de autoridad y el líder de ese equipo, para evitar
disputas de liderazgo entre varios integrantes.

27
 - En grupos donde se busca “divertimento” se pueden dividir en
grupos de 25 personas. Luego se pueden generar subdivisiones de
equipos. De este modo se pueden generar tantas estaciones de
actividad como grupos y hacer que luego de un determinado tiempo
roten los grupos de estación. De esta forma todos los grupos van a ir
pasando y transitando por cada una de las estaciones de actividad.
- Cuando se busca “integración”, la división se puede realizar mediante
un método al azar. De este modo podemos formar grupos con
personas de distintos sectores de la Organización.

3. DEFINIR EL LUGAR A REALIZAR LA ACTIVIDAD

El lugar debe contar con espacios verdes, aire libre y las condiciones que hagan
que la gente realmente se sienta fuera de la empresa. A su vez siempre se debe
prever la posibilidad de mal tiempo y lluvia por lo que es necesario tener un
salón apto para contener a la totalidad de los participantes y diseñar un “Plan
B” de actividades para realizar dentro del salón. En lo que respecta a los
espacios verdes lo mejor es que existan diferentes contextos de modo que las
personas vayan rotando por el espacio y no se obstaculicen unos con otros.

4. PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES

Para llevar adelante esta etapa se debe considerar las siguientes variables:
a) Objetivos del Outdoor
b) Cantidad de Personas
c) Espacio Físico
d) Cantidad de Facilitadores que se necesitarán
Existen numerosas posibilidades de actividades a realizar.
Por ejemplo en la siguiente página se muestran diferentes
alternativas de las cuales tomar ideas: http://amazonia-
teamfactory.com/blog/team-building-actividades-
empresas/

28
Es importante conocer a los participantes (edades, contexturas y condiciones
físicas) para poder diseñar actividades que no incomoden a ninguna persona y
pongan en riesgo su seguridad e integridad física ni su estado de salud.
En todos los casos dónde el objetivo no sea de “divertimiento”, se recomienda
que toda dinámica o desafío de equipo cuente con:
 Objetivo concreto
 Tiempo de realización
 Reglas o restricciones
 Posibilidad de dificultades.
Esto permitirá medir la performance del equipo en base al logro del objetivo,
el tiempo realizado, el cumplimiento de normas y el manejo de contingencias.
Suele ser recomendable, salvo en un “outdoor de divertimento”, NO generar
actividades de competencia entre equipos, sino más bien que compitan contra
el propio desafío a fin de no reforzar la división y competencia entre ellos.
Las actividades deben tener una dinámica en la cual no existan interrupciones,
para eso es recomendable que cada desafío tenga una duración aproximada
de 15 minutos y una reflexión con los participantes de aproximadamente 40
minutos. Cada equipo atravesará 4 o 5 desafíos en el transcurso de 4 o 5 horas.
5. DEFINIR LOS FACILITADORES Y COACHES
En los casos de “outdoors de divertimiento” los facilitadores pueden no
requerir un nivel de experto para llevar adelante las actividades y pueden ser
personas con experiencia en manejo de grupos.
Pero en aquellas actividades donde el enfoque sea la integración de sectores
de la organización, intervenciones en la comunicación y desarrollo de equipos,
la clave del éxito está en la habilidad y experiencia de los coaches o
facilitadores para sacar el máximo provecho de la actividad. Los coaches
poseen habilidades de observación y tienen la competencia y habilidad para
poder extraer reflexiones poderosas de los participantes, a partir de técnicas
de indagación, observaciones de la sistémica del equipo, análisis de perfiles de
comportamiento y competencias lingüísticas.

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……………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………….
Un “Workshop” es un evento de formación y/o entrenamiento en el que los
empleados se reúnen y aprenden habilidades o ejercitan sus talentos en pro
de mejorar un área específica de su desempeño.
Aunque a menudo tienen una parte teórica o de charla, los workshops suelen
ser dinámicos e ir directo al grano, por lo que fomentan la participación y una
actitud activa (participativa) de los asistentes.
En eso se distinguen de las conferencias o los cursos. Además, no suelen
abordar conocimientos de índole general, sino específica (se busca resolver un
problema o potenciar un talento).
Asimismo, este tipo de eventos suelen ser breves (4 horas máximo) y
esporádicos, de modo que suponen un trabajo intensivo que entorpezca lo
menos posible el funcionamiento de la empresa. Suelen ser más breves que
un seminario o un curso, y también mucho más versátiles en cuanto a la
temática a tratar: trabajo en equipo, talentos específicos, atención al cliente,
capacitación, prevención de accidentes, etc.

Cómo organizar un workshop

A continuación, te presento cuáles son los puntos claves que necesitarás tener
en cuenta al momento de planificar un workshop.

1. ELEGIR EL LUGAR
Es conveniente realizarlo en un lugar que facilite la experiencia, donde no nos
encontremos con problemas repentinos, con servicios en perfecto

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funcionamiento, y por sobre todo que otorgue comodidad tanto a los invitados
como a los expositores. Puede ser una sala de eventos de un hotel o una sala
de reuniones y/o de capacitaciones de la empresa.

2. DISPONER DE MATERIAL DE APOYO

Un buen workshop siempre tiene más material disponible del que utiliza
durante la sesión, de modo de poder adaptar sus estrategias al público, puesto
que no todo el mundo aprende igual ni reacciona igual ante los mismos
estímulos. Conviene contar con material visual de impacto, sencillo de
entender, que fomente la concentración y no la distracción o la dispersión.

3. MANTENER UN BUEN RITMO

Se estima que el periodo de atención del ser humano dura unos 45 minutos
continuos, razón por la cual las horas académicas tienen esa duración (y no los
60 de la hora reloj). En ese sentido, se debe mantener el ritmo de atención
durante sus puntos máximos y luego brindar descanso, a través de cambios de
actividades o de tono, para no abrumar al grupo.
Un workshop de 4 horas debe tener al menos un break de quince minutos en
el medio para que los asistentes descansen mentalmente.

4. OTORGAR ACREDITACIONES
Quienes asisten a un workshop lo hacen para crecer y mejorar, pero también
deben sentir que han adquirido algo valioso, algo que colocar en sus hojas de
vida (CV). Para ello las acreditaciones y diplomas son siempre una buena idea.

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………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………….
El lanzamiento es el tipo de evento empresarial que se utiliza para la
presentación de un nuevo producto, servicio, o marca, y puede realizarse en
la misma planta de producción como en cualquier otro sitio.
Para este tipo de evento se debe tener en cuenta:
 Si el producto está condicionado por edad, poder adquisitivo, nivel
socio- cultural. Esto nos va a permitir saber cuál va a ser nuestro
público objetivo que conviene invitar al evento.
 El lugar de realización del evento.
 Si es un evento mixto (proveedores y clientes).
 Si es abierto (público y periodistas) o cerrado (clientes internos).
 Si se hace en simultáneo en distintos comercios, puntos de venta, etc.
 Si es a nivel local, regional o nacional.
Es importante una carpeta de presentación, video ilustrativo, degustación,
etc. para prensa y clientes.
Además de la descripción o muestra del producto podrán ofrecerse otros
espectáculos afines.

Cómo organizar un lanzamiento de producto.

Veamos cuales son los pasos generales a seguir para la planificación de un
evento de este tipo:
1. DEFINIR LOS OBJETIVOS
Como en todos los eventos empresariales siembre perseguiremos un objetivo
(o más de uno), así que debemos comenzar por conocer cual o cuales serán.

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2. TRAZAR EL PRESUPUESTO
Una vez que tenemos definido cuál va a ser nuestro presupuesto podremos
comenzar a buscar y a contratar el lugar y los proveedores que hagan falta y
determinar el número de invitados. Esto es muy importante ya que
limitaremos el aforo de invitados a lo que podamos cubrir con nuestro
presupuesto, y no a la inversa. Mucha gente piensa primero en hacer una lista
de invitados y luego se da cuenta de que el presupuesto con el que cuenta no
le alcanza para invitarlos a todos y tiene que empezar a descartar asistentes.

3. ELEGIR LA FECHA
Como ya lo vimos anteriormente, siempre recordar elegir una fecha en la que
no haya ningún otro evento que pudiera perjudicar la asistencia al nuestro.

4. CONFECCIONAR LA LISTA DE INVITADOS

No sólo vamos a confeccionar una lista con los nombres y apellidos de cada
invitado, sino que también vamos a definir el perfil de los invitados, o sea,
hacer una clasificación que puede ser de la siguiente manera: clientes directos,
clientes potenciales, periodistas, influencers, etc.

5. ELEGIR EL LUGAR
Tratar de elegir el lugar según la temática del producto a presentar. Por
ejemplo, si el producto es una nueva raqueta de tenis, el lugar ideal podría ser
una cancha o club de tenis.
También es fundamental que el lugar tenga alguna sala con capacidad para
nuestra cantidad de invitados, que esté bien comunicada, que tenga buena
acústica y equipamientos audiovisuales, y que haya algún encargado del lugar
que nos pueda asistir en lo que haga falta.

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6. PREPARAR LAS INVITACIONES
Hoy en día estamos en la era digital, con lo cual las invitaciones suelen enviarse
vía mail, aunque también se pueden enviar del modo tradicional si se desea, o
sea impresas. El diseño debe estar asociado con la estrategia del evento y es
bueno tratar de elaborar un diseño creativo que llame la atención y que
contenga toda la información y los datos del evento (dirección, fecha y hora).

7. CONTRATAR LOS SERVICIOS

Solemos comenzar con el catering ya que suele ser el servicio principal. Para
esto, los proveedores de catering con los que trabajemos nos pasarán sus
propuestas y nosotros decidiremos cuál es la más conveniente. Quizá
convenga más realizar un “coctel” o un “finger food”, si el evento tiene una
duración corta, o, por el contrario, si va a durar un par de horas quizá convenga
elegir una propuesta de comida más formal con varios platos.
Por lo general, en estos eventos la comida se suele dar sobre el cierre, o sea,
después del discurso de inicio o la presentación del producto.

8. DIAGRAMAR EL EVENTO
Este tipo de eventos suele comenzar con un discurso de bienvenida y continuar
con la presentación del producto, en la que se puede realizar también una
demostración de su funcionamiento. Luego se puede hacer un tiempo para
que la prensa o los asistentes hagan preguntas. Y finalmente el evento
concluirá con un coctel o una comida, lo que genera también un momento
propicio para que el público converse sobre el evento o el producto.
Ten en cuenta de que todo el evento debe girar en torno a una temática, desde
la decoración hasta la comida elegida.

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9. INCLUIR EL PRODUCTO A LA DECORACION
Es muy importante tratar de incluir el producto que se va a presentar dentro
de la decoración global del espacio. Por ejemplo, si el producto es una raqueta
de tenis podemos armar decorados en los cuales se exhiban las raquetas.

10. OBSEQUIAR REGALOS O MUESTRAS

En ocasiones, y dependiendo del producto que se presente, se suele regalar
una muestra del producto a los invitados para que lo puedan probar y conocer
de primera mano. Esto ayudará a impulsar el producto, ya que la mejor
estrategia de marketing es el boca en boca, así que si el producto genera
confianza y aceptación, lograremos que todas aquellas personas lo comenten
y lo recomienden, de ahí la frase que dice “convertir a los clientes en
embajadores de la marca”.

11. ESTABLECER UN PLAN DE DIFUSION EN MEDIOS

Esto es algo que podemos hacer en conjunto con nuestro cliente ya que
deberemos seleccionar los medios de comunicación que nos interesa que
asistan al evento y que posteriormente puedan hablar o realizar alguna nota o
artículo sobre nuestro evento y sobre el producto en sí.
Una vez seleccionados debemos enviar la convocatoria con la mayor
antelación posible y con todos los datos del evento. Y luego confirmar la
asistencia para poder establecer una previsión.
Durante el evento, debemos tener preparado todo el material de prensa para
entregarle a los periodistas, y posteriormente, hacerles llegar por mail fotos y
videos para que puedan realizar una nota o cobertura más completa.
Y, por último, días más tarde, es conveniente hacer un seguimiento y un
chequeo de aquellos medios de comunicación para controlar las publicaciones
que hayan realizado sobre el evento y poder analizar y evaluar las
repercusiones.

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12. DIFUSION EN REDES SOCIALES
Esto es algo que lo suelen hacer las mismas empresas que contratan nuestro
servicio. Ellos suelen tener algún que otro “community manager”, que son las
personas encargadas del manejo de redes a nivel empresarial. Aunque
también lo podemos hacer nosotros mismos.
Lo que se hace puntualmente es utilizar las redes sociales (Facebook,
Instagram, Twitter, etc.) para comunicar el evento, dar a conocer el producto
y crear valor de marca. Durante el evento se deberá ir cubriendo con
publicaciones, fotos y videos de lo que se está desarrollando. Hoy en día es
muy común utilizar la herramienta de los videos en vivo (streaming) que tienen
Instagram o Facebook, ya que permite transmitir en directo todo el evento. Y,
por último, al finalizar se podrá medir la repercusión y el alcance que ha tenido.

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………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………
Las ferias y exposiciones son eventos de gran magnitud y amplio alcance, y
son la vidriera de una temática especial de diferentes empresas que, durante
una cantidad limitada de tiempo, en un espacio determinado organizado
para tal fin, los visitantes recorrerán y conocerán sus productos o servicios.
Las empresas patrocinadoras que participan con un stand en una expo lo
hacen utilizando el evento como una herramienta de marketing y para
potenciar sus negocios. Esto les permite conocer a sus consumidores,
promocionarse y conseguir ventas. Las exposiciones incluyen intercambio de
información y generación de negocios. Como ejemplo podemos nombrar la
famosa “Expo Eventos” y la “Feria Internacional de Turismo” (FIT).
En cambio, a las ferias se le suma el intercambio comercial y generalmente se
encuentran en el ámbito de las actividades culturales y de entretenimiento,
como por ejemplo la “Feria Internacional del Libro de Buenos Aires” o la “Feria
de las Colectividades”. Esta es la gran diferencia: en las ferias, los stands
además de mostrar sus productos los comercializan en ese momento con el
consumidor, en cambio, en las exposiciones generalmente cuentan con un
público más especializado y el objetivo es generar posibilidades de negocios.

Características de las exposiciones

Aunque en muchos rubros, una misma exposición establece algunos días para
el público en general (comúnmente los sábados y domingos) y otros días para
el público especializado en la temática, la tendencia es que se incluyan
conferencias programadas especializadas, pero la actividad principal es la
exposición en si, por lo que es importante encontrar un lugar en donde exista
espacio suficiente para el armado de los stands o mesas para los expositores y
que los visitantes puedan recorrerla y desplazarse por el espacio libremente.

37
Como la convocatoria generalmente es masiva se recomienda realizar una
campaña de prensa en los medios de comunicación además de publicidad para
así lograr la convocatoria deseada.
Una de las ventajas que tiene este tipo de eventos es que permite obtener
ingresos económicos a través de la venta de entradas, de los patrocinadores,
la venta de alimentos y bebidas, y de la venta en los stands (ferias).
Las exposiciones surgieron a raíz de ciertas necesidades empresariales básicas
que son, por un lado, el intercambio comercial y de información, y por otro
lado, la necesidad de comunicarse directamente y cara a cara con el
consumidor o cliente. Pensemos que ni la tecnología ni el mundo virtual han
podido suprimir aún hoy la importancia de ver, probar, tocar y sentir en
carne propia un producto y conocer a la empresa que lo provee.
Es bueno que sepas que la gente que asiste a una exposición lo hace porque
se encuentra con todos los proveedores y pares en un mismo lugar, porque
busca información sobre los productos, las últimas tendencias y estilos, y
porque puede probar y evaluar los productos que está interesado en adquirir.
Pensemos a modo de ejemplo en una exposición de celulares. La gente que
asiste lo hace porque puede encontrar a todas las empresas del sector
reunidas en un mismo lugar (Motorola, Samsung, Apple…) y esto le permite
poder conocer los últimos modelos, probarlos y evaluarlos para luego decidir
una posible compra, que podrá ser física en una tienda o por internet.
Por otro lado, las ferias y exposiciones se pueden clasificar según sean:
1. Abiertas: público en general, con el pago de una entrada o sin ella.
2. Cerradas: para un público en particular, con entrada paga o gratuita.
3. Generales: temáticas variadas (Rural, Feria de las Naciones).
4. Monográficas: apunta a un tipo de producto o temática y de público
interesado en ella (Feria del Libro, del Automóvil, entre otras).

38
 Cómo organizar ferias y exposiciones.
Para empezar, hay que saber que las empresas que participan en una feria o
exposición utilizan el evento como una gran oportunidad para comunicar,
exponer y vender sus productos, y sobre todo su marca, para cerrar nuevos
acuerdos de colaboración y entrar en contacto directo con clientes, tanto
potenciales como actuales.
A continuación, vamos a ver cuáles son los pasos o las pautas generales a
seguir para la organización de ferias y exposiciones exitosas:

1. PLANIFICAR CON ANTICIPACION

Estos eventos requieren de mucho tiempo de planificación y montaje, por lo
que es necesario estimar cuál va a ser el tiempo prudencial que necesitaremos
en virtud de la magnitud del mismo.
Y aquí también vamos a comenzar por:
a) Establecer el o los objetivos
b) Conocer el presupuesto
c) Establecer el potencial del evento (cantidad de stands o de empresas
expositoras y la cantidad de asistentes/público estimado)
d) Hacer un cálculo estimativo del material y del personal necesario

2. ENCONTRAR EL LUGAR ADECUADO

La elección del espacio es uno de los puntos más importantes para la
organización de cualquier evento, pero más aún para una feria o exposición,
ya que tiene que ser elegido teniendo en cuenta las necesidades de los
expositores/feriantes, tanto como la de los asistentes. Se trata de que asista la
mayor cantidad de público posible, pero evitando generar incomodidades.
Por lo tanto, va a ser clave la ubicación del lugar, siendo ésta una ubicación
estratégica que permita el acceso desde varios puntos de la ciudad y desde
diversos medios de transporte. Pensá por ejemplo en el predio de “La Rural”
de Buenos Aires, y decime si no te resulta un lugar estratégicamente ubicado.

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Asimismo, la accesibilidad se aplica también al recinto en sí: ¿cuenta con varios
accesos, estacionamiento, accesos habilitados para personas con movilidad
reducida, salidas de emergencia, espacio suficiente para la circulación cómoda
de todos los asistentes en su interior y espacio para todos los stands previsto?

3. ELEGIR UNA FECHA QUE NO COINCIDA CON OTROS EVENTOS

Tener en cuenta este hecho del que ya vengo hablando mucho. Solamente si
consideramos que podremos aprovechar para nuestro evento el tráfico que
genera algún otro, podríamos plantearnos organizar en las mismas fechas,
aunque suele ser un poco jugado.

4. BUSCAR PATROCINADORES
Los patrocinadores dan un gran impulso a la promoción y, por lo tanto, al éxito
de los eventos profesionales como puede ser una feria. Lo ideal es conseguir
varios pequeños patrocinadores o uno principal. Este debe contar con una
gran experiencia en el sector y ser considerado un experto por parte de los
asistentes.

5. PROMOCION DEL EVENTO

Este es uno de los eventos que demanda mayor grado de promoción, ya que
de eso dependerá la concurrencia y el éxito que pueda llegar a tener. Lo
interesante es que una parte de la promoción va a estar cubierta por el o los
patrocinadores. Por ejemplo, si Samsung es nuestro patrocinador, la empresa
se va a encargar de promocionar la expo porque le conviene para su negocio.
En lo que respecta a la promoción tradicional para este tipo de evento, las
principales decisiones que se deben tomar tienen que ver con la venta de
entradas y stands. Para ello es conveniente utilizar diferentes herramientas
y canales como las llamadas a puerta fría, el envío de correos electrónicos
informativos, los carteles, la comunicación en redes sociales, etc., sin perder
nunca de vista cuál es el público objetivo de nuestro evento.

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6. CONTRATAR LOS PROVEEDORES
Conviene comenzar con el catering, ya que la comida y la bebida son
necesarias para que los asistentes repongan fuerzas. Y en este punto no hay
que olvidarse del personal de los stands, que muchas veces no pueden
abandonarlo por mucho tiempo y también necesitarán comer y beber, así que
debemos hacer que el personal del catering les provea de platos y bebidas.
Trata siempre de contratar un buen servicio de catering que te pase diferentes
propuestas para elegir la que te resulte más conveniente. Y una vez cerrado el
catering podrás continuar con la contratación de los demás proveedores.

7. TRABAJAR EN EL POST-EVENTO
Es importante hacer un seguimiento y conocer las repercusiones que ha tenido
el evento. Y esto se logra recolectando opiniones y comentarios de todos los
participantes sobre la organización y la experiencia que cada uno vivió para así
mejorar en las próximas ediciones.
Para concluir, recordar siempre prever un “Plan B” por si acaso y tratar de
poner todo tu empeño en facilitar el cumplimiento de los objetivos que cada
uno de los feriantes y/o expositores se planteó conseguir al decidir participar.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
sobre el link: https://youtu.be/oerKvRPdlnE

<< PARA FINALIZAR CON EXITO ESTA UNIDAD REALIZA LA SIGUIENTE EVALUACIÓN. PARA ABRIR
EL FORMULARIO DE EVALUACIÓN HAZ CLIC EN EL LINK O EN EL BOTÓN >>

https://forms.gle/kiDnUfWBHTtD2Nq17

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41
 UNIDAD N°3: Los Eventos Sociales.

En la unidad anterior estudiamos en profundidad todo lo que tiene que ver

con los Eventos Empresariales. En esta haremos lo mismo pero con los
Eventos Sociales, que son el otro gran grupo de eventos principales.

Conceptualización y clasificación
Los eventos sociales son los orientados al ámbito privado, familiar o de
relaciones sociales tales como amigos, compañeros, etc. Por lo general son
encuentros o reuniones que tienen un motivo de celebración, tal es el caso por
ejemplo de un bautismo, un cumpleaños, o una boda. Pero también encuadra
dentro de esta definición de evento social una juntada entre amigos que se
reúnen un domingo en un determinado lugar a comer y a pasar un buen rato,
sin que hubiera un motivo concreto de celebración en sí.

Principales eventos sociales

A continuación conoceremos cuáles son los eventos sociales más comunes y
luego estudiaremos la organización de los mismos.
Cuando uno piensa en un evento social
seguramente lo primero que se le viene a la
mente es un casamiento. Las bodas suelen ser
los más importantes de los eventos sociales y los
que más preparativo y organización demandan.
Para su organización son clave la elección del
lugar y conocer los gustos y preferencias de los
novios para poder trabajar en base a eso.

42
Tienen primero una ceremonia religiosa en una
iglesia católica, y luego un festejo o celebración.
No es muy frecuente que las personas contraten
un servicio de organización, ya que lo suelen
organizar las propias familias. De todas formas,
hay que saber que en el caso de las comuniones
son eventos a los cuales suelen asistir gran
cantidad de niños, por lo que los servicios que
se contraten deben estar adaptados a ellos.

Los cumpleaños son los eventos sociales más

comunes y frecuentes ya que toda persona
suele celebrar todos los años. Los festejos de
aniversarios, en cambio, suelen ser más
frecuentes en parejas que llevan muchos años
juntos y quieren celebrarlo con su entorno más
íntimo. Lo que más se celebra son las 'Bodas de
Plata' a los 25 años y las 'Bodas de Oro' a los 50.

Las graduaciones son es el festejo elegido por

los cursos de estudiantes que terminan el
secundario o aquellas personas que se reciben
en la facultad. Dependiendo de quien se trate,
es muy importante la elección del lugar. Este
podría ser: un salón de fiestas, un auditorio, un
bar o una discoteca. Prestar mucha atención a
la cuestión del alcohol al organizar un festejo
para menores de 18 años. Siempre hay que ser
conscientes de los riesgos que puede acarrear
la elección de un lugar inapropiado.

43
 Son eventos si se quiere más informales que
todos los anteriores, ya que no necesitan de un
motivo aparente para llevarse a cabo. Esto
hace que sean más fáciles y menos estresantes
de organizar, pero no por eso menos
importantes. Por lo general no suelen requerir
de los servicios de un organizador de eventos.

Son eventos para celebrar la reciente o

futura llegada de un bebé. Los invitados
llevan pequeños regalos para la madre
(pañales, mantas, biberones, ropa, etc). Es
común que se abran los regalos durante la
fiesta. La organización suele estar a cargo
de las amigas de la madre, y suele llevarse
a cabo en la casa de alguna de ellas, siendo
un festejo muy íntimo en el que no se invita
a gran cantidad de invitados (entre 20 y 30).
Originariamente sólo se invitaban a las
amigas de la madre, pero hoy en día también se incluyen a los amigos del
padre. El catering suele estar compuesto de una mesa buffet y una mesa de
dulces o “candy bar”, y una torta especial con el nombre del bebé (si ya se
conoce). El ingrediente principal de un baby shower son los juegos en los que
participan tanto los invitados como los padres o futuros padres.

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 Mediante estos dos eventos los judíos celebran
el paso de la niñez a la adolescencia. Las niñas
lo celebran al cumplir los 12 años (bat mitzvá) y
los niños a los 13 (bar mitzvá). La ceremonia se
realiza el primer sábado posterior a la fecha de
cumpleaños. Y al igual que una comunión, en la
que primero se lleva a cabo la ceremonia
religiosa, el bar y bat mitzvá también cuenta
primero con su celebración religiosa que se
realiza en un templo. De esta celebración se encargará la familia. Nosotros
como organizadores, si nos toca, nos encargaremos de la celebración social (de
la fiesta). El festejo puede ser comparable con el festejo de 15 de una señorita.
Lo que hay que tener en cuenta para la realización de este tipo de evento es:

 La fecha. Debe ser como ya dijimos después del día de su cumpleaños,

y de ser posible el mismo sábado de la ceremonia religiosa.
 Los invitados. Para la ceremonia religiosa se invita a la familia más
cercana y para la fiesta a los amigos/as del niño/niña, y a la familia.
 El catering. En toda ceremonia o celebración judía el servicio de catering
debe cumplir con las normas “kosher”, que establecen cuáles son
aquellos alimentos y bebidas que les está permitido consumir. Inclusive
hasta la barra de tragos debe tener en cuenta este detalle ya que hay
determinadas marcas de bebidas que no están permitidas. Por ejemplo,
el Fernet Branca no puede ser utilizado, en cambio sí puede ser el Fernet
1882. De todas formas, cuando tengamos que contratar el servicio de
catering y la barra, las empresas suelen estar en el tema y la gran
mayoría tiene propuestas de servicio kosher.

45
 Cómo organizar un evento social
La mayoría de los eventos sociales mantienen una misma estructura
organizativa como base. A continuación, vamos a conocer cuáles son las etapas
o los pasos a seguir una vez que nos hayan contratado para organizar una
celebración social y tengamos definido un presupuesto estimativo.

1. ELEGIR EL LUGAR Y LA FECHA

Para la elección del lugar lo primero que hay que tener en cuenta es la cantidad
de invitados. Suponiendo que el evento que debemos organizar es para 100
invitados entonces vamos a buscar salones o lugares para esa cantidad. Y en
segundo lugar debemos tener en cuenta la accesibilidad al lugar, o sea, cuán
fácil será para los invitados el poder llegar. Y, por último, es importante
también elegir el lugar en función de la temática y de las necesidades del
cliente. ¿Qué quiero decir con esto? Que si nos piden organizar un casamiento
y los novios desean un festejo al aire libre entonces lo lógico es que nos
inclinemos por alguna estancia o una quinta en vez de un salón cubierto.
Igual siempre hay que tener presente el famoso
“Plan B”. ¿Cómo sería en este caso? Si contratamos
una quinta porque los novios prefieren un lugar al
aire libre, tenemos que tener contemplado que el
lugar cuente con un salón cubierto, o al menos
contratar un gazebo o carpa, por si el día del evento
pronostican lluvias y/o para proteger del sol.
En cuanto a la fecha siempre hay que tratar de elegir la que sea más
conveniente para el anfitrión como para los invitados. Para el caso de los
casamientos se sugiere evitar los meses de enero y febrero ya que mucha
gente se va de vacaciones. Los meses más propicios y elegidos para los festejos

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de bodas suelen ser de marzo a mayo y de septiembre a diciembre. De todas
formas, muchas veces la fecha ya nos viene impuesta por el cliente, a veces en
casamientos y otras veces en fiestas de cumpleaños, ya que siempre uno suele
festejar el fin de semana de su cumpleaños, y las bodas se intentan celebrar
inmediatamente después de la ceremonia religiosa o del civil.

2. PENSAR EN LA AMBIENTACION Y DECORACION

Por lo general los eventos sociales giran en torno
a una determinada temática, por lo tanto, es
buena idea tratar de ambientar el evento a esa
temática o a los gustos del anfitrión (cliente).
Y además de la decoración del lugar, la temática
también se puede adaptar a algunos de los
proveedores de servicios que vayamos a
contratar. Por ejemplo, supongamos que
debemos organizar una boda que tenga una
temática caribeña, y contratamos una barra de tragos, lo mejor sería que la
barra nos provea de una carta de tragos relacionados con esa temática, o sea
tragos tropicales con muchas frutas de estación, y con una barra (mobiliario)
rústica y con detalles caribeños. Lo mismo para el catering en cuanto a la
comida, y al disc jockey en cuanto a la música.

3. CONTRATAR LOS PROVEEDORES

Este es el punto en el que buscaremos, elegiremos y contrataremos a los
proveedores de servicios que vayamos a necesitar: catering, barra de tragos,
disc jockey, fotógrafo, ambientación, souvenirs, invitaciones, shows, etc.

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4. INVITACIONES Y ASISTENCIA
Ahora es cuando mandaremos las invitaciones, ya
sean impresas o en formato digital, a todos los
invitados de nuestra lista y luego pediremos
confirmación. Siempre es conveniente enviar las
invitaciones con la mayor antelación posible para
lograr una mayor asistencia, aunque es casi
inevitable no tener alguna que otra baja o ausencia el
día del evento.
En las invitaciones, que por lo general se mandan a
diseñar, debe constar toda la información del evento.
Además de la fecha y el lugar conviene incluir la forma de llegar, el tipo de
celebración y el código de vestimenta, si es necesario.
En cuanto a la confirmación de asistencia podemos realizarla al poco tiempo
de haber enviado las invitaciones, y realizar una nueva confirmación la semana
previa al evento. Ten en cuenta que alguno de los proveedores te va a solicitar
el número final de invitados, como por ejemplo el catering y la barra de tragos,
ya que sus servicios se ofrecen y se cobran por invitado.

5. ARMAR EL CRONOGRAMA DEL EVENTO

El timing o cronograma tiene que ver con cómo
va a estar estructurado el evento, etapa por
etapa, horario por horario. Más adelante lo
estudiaremos en detalle y te voy a enseñar
como diseñar distintos tipos de cronogramas.
Es fundamental que los proveedores de servicio
principales cuenten con una copia del timing
para poder cumplir con los tiempos y horarios
estipulados. En una boda el catering tiene que
saber en qué momentos u horarios debe sacar cada uno de los platos, al igual
que el disc jockey debe conocer en qué lapsos horarios debe musicalizar las
tandas de baile, por citar algunos ejemplos.

48
6. DEFINIR NUESTRO STAFF DE ASISTENTES
Según la magnitud del evento vamos a necesitar contar con
asistentes para estar con nosotros el día de la celebración.
Es importante saber repartir las tareas y delegar para que
cada asistente se ocupe de una tarea específica, como
recibir a los invitados y acompañarlos a sus ubicaciones.

7. COORDINAR CON LOS PROVEEDORES

Es necesario establecer una coordinación previa con cada uno de los
proveedores para tener la tranquilidad que está todo bien encaminado y que
no haya ninguna sorpresa el día del evento.
Comunicarse con cada uno y preguntarles si va todo bien, si necesitan algo más
de nosotros y si entendieron todas las directrices que queremos que respeten.

8. CONTROL Y SUPERVISION
Durante el evento estaremos en constante control y supervisión de todo lo que
suceda. Y si surge algún imprevisto, que muchas veces sucede, es necesario
tratar de solucionarlo de la mejor manera y en el menor tiempo posible, sin
que sea percibido por el cliente y por los invitados.
Debemos tratar a los proveedores con respeto y total profesionalismo, pero
controlando que cada uno cumpla con lo que ha sido pactado. Al finalizar el
evento haremos una evaluación de todos los proveedores para saber con
quienes continuar trabajando, y si debemos dejar de contratar a alguno que
no ha estado a la altura de las expectativas o que no nos cumplió.

9. PROMOCION
Durante el desarrollo del evento, además de estar presente
y en contacto con el cliente, es bueno generar vínculos y
nuevas relaciones que nos permitan publicitar nuestro
servicio. Pensemos que cada invitado es un posible cliente
a futuro. Y que mejor momento que éste para mostrarnos,
en el que los invitados están siendo protagonistas del
evento, pudiendo evaluar nuestra forma de trabajo.

49
 Proveedores de servicios
Si bien es indiscutible que tanto el disc jockey como la barra de tragos son el
alma de la fiesta en la mayoría de los eventos sociales, también son igual de
importantes otros servicios como el catering, la ambientación y el fotógrafo.
Te voy a enumerar cuáles son todos los servicios que podemos llegar a
necesitar en un evento social, dependiendo del tipo de celebración.
1. Salón de fiestas o lugar de celebración
2. Catering
3. Disc Jockey
4. Barra de tragos
5. Ambientación y decoración
6. Fotógrafo
7. Souvenirs, tarjetas e invitaciones
8. Shows (musicales o de entretenimiento)
Con el correr del tiempo y de los eventos uno se va haciendo de una agenda
de proveedores. Recomiendo trabajar con pocos de cada rubro, pero que sean
buenos y confiables, quienes hayan demostrado que trabajan con total
seriedad, profesionalismo, y, sobre todo, que son responsables y cumplidores.
Pensemos que un evento es una única oportunidad de mostrar algo, un solo
día en el que todo tiene que salir bien. Imagínate que pasaría si un proveedor
poco serio no se presenta por x problema, te puede arruinar el evento.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
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50
 UNIDAD N°4: Otros eventos.

En esta unidad conoceremos otros tipos de eventos que son menos

frecuentes en nuestra labor pero que igual debemos conocer.

MEGA-EVENTO
Se denomina así a todo evento de gran magnitud, tanto por la duración, por
la programación, por la cantidad de participantes o público, como por la
trascendencia que pueda tener. Como ejemplos podemos nombrar los
mundiales de futbol, los festivales de música y las reuniones de un mínimo
de entre 3000 y 4000 personas.

Consideraciones en cuanto a su organización

1. No todas las calles, ciudades, estadios o clubes están preparados para
una cantidad de público mayor que el previsto para el uso normal, por
lo que se deben tener en cuenta, muy especialmente, los accesos y salidas,
las salidas de emergencia, y la buena visibilidad.
2. Es fundamental contar con el personal de seguridad suficiente, y siempre
asegurarse de contratar profesionales, para lograr mantener el orden
en todo momento y contener situaciones indeseadas de disturbios.
3. Asegurar el buen estado y funcionamiento de las gradas y cerciorarse de
que soporten el peso del público estimado.
4. Chequear que las salidas de emergencia no estén bloqueadas y estén
provistas de una buena iluminación para que puedan ser visualizadas
fácilmente.
5. Lograr una buena señalización por todo el lugar y evitar la aglomeración de
personas en los accesos.

51
6. Proveer de la cantidad de sanitarios necesaria para la cantidad de público
prevista y mantenerlos bien cuidados y en perfectas condiciones de
higiene.
7. Tratar de evitar la reventa de entradas, contratar personal improvisados y
poco personal, en especial de acomodadores y de seguridad.
8. Solicitar todos los permisos correspondientes que se requieran.
9. Probar equipos, tanto de sonido como de iluminación.
10. Distinguir las gradas y el personal con vestimenta y colores fluorescentes.

CONFERENCIA
La conferencia es una reunión en la que una o varias
personas exponen en torno a un tema determinado.
Generalmente, tienen lugar en un recinto cerrado
donde el público está sentado. El auditorio debe estar
preparado para solamente escuchar, dado que la
comunicación va en un sólo sentido.
Es necesario que el organizador conozca la duración de
la disertación y las necesidades del orador acerca del equipamiento técnico,
como parlantes y micrófonos. También se requerirá, en algunos casos, de
proyector, videos o PC, para hacer más amena la charla o para visualizar mejor
los temas expuestos.

Es una reunión informal
profesionales de diversas
conocimientos, se discute el
no llegarse a un acuerdo.
intercambio de ideas.
COLOQUIO
en la que expertos o
disciplinas exponen sus
tema propuesto y puede o
Vendría a ser como un

52
 SEMINARIO
Es una reunión de estudio. Así, sobre un tema
determinado, cada disertante expone en forma
individual desde su área específica o desde su punto
de vista. El tema propuesto se desarrolla
integralmente y en profundidad. Los disertantes no
necesitan estar de acuerdo. Al finalizar puede
entregarse un certificado de participación.

SIMPOSIO
Los simposios eran los almuerzos que realizaban los
médicos para discutir una enfermedad, un diagnóstico
o un tratamiento. Actualmente designa la reunión de
un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que
dominan una profesión y tratan un tema específico
cuyo propósito es exponerlo con ideas o puntos de vista
divergentes ante un auditorio que comparte ese
interés. Cada uno de ellos expone en forma individual, coherente y
sucesivamente durante 15 a 20 minutos, a veces coordinados por un
moderador.

DEBATE
El debate es una reunión informal que dura 50 o
60 minutos en la que un grupo de entre diez a
veinte personas intercambian ideas. Suele ser
guiada por un moderador o conductor. Portavoces
de cada grupo expresan sus opiniones de acuerdo
con sus reglas de tiempo y temas de discusión.
Puede ser presenciada por el público y
transmitida directamente por medios de
difusión.

53
 CONCURSO
Un concurso se divide en varias etapas. Se
comienza por establecer las bases, elaborar un
reglamento y designar un jurado. Ya sea para un
concurso de pintura, de stands en una exposición
o de selección de la mejor promotora, etc. Siempre
interviene un jurado el cual elige a una o varias
personas de acuerdo a las categorías que se hayan
fijado, y adjudica el premio. Según el tipo de
concurso puede hacerse un acto público para la entrega de premios que podrá
tener diferentes características de acuerdo a la envergadura, presupuesto y
tipo de premio.
Es habitual realizar este tipo de concursos para la elección de la reina de alguna
ciudad, región, producto, etc. En nuestro país el concurso más importante es
la elección de la “miss argentina”, que luego se presenta para competir en el
de “miss universo”. Otros concursos de belleza importantes son el de “reina
de la vendimia”, que se realiza en Mendoza; el de la “reina del mar”, en Mar
del Plata, y el de la “reina nacional del turismo”. En el caso de este tipo de
concursos, deberá tenerse en cuenta que la ganadora representa a su país, por
lo que tiene que poseer otras cualidades aparte de belleza física y
conocimientos, como cultura general, dominio de las reglas de protocolo y
saber actuar correctamente en sociedad con cordialidad y amabilidad.

PRESENTACIÓN DE LIBROS
Puede hacerse en una librería, un auditorio, una
biblioteca o en el salón de un hotel. La feria del libro
también es un lugar elegido para este fin, pues presta
un marco adecuado: allí está el público interesado
directamente que desea estar en contacto con el
autor. Generalmente, una o dos personas presentan al
autor y hablan sobre su obra. Se invita a familiares y

54
amigos del escritor, a críticos literarios, a alumnos de talleres, y a periodistas
de las secciones especializados de los medios.
No es obligatorio servir nada, pero según donde se desarrolle el acto, podrá
ofrecerse una copa de vino. Generalmente se utiliza un sector para la venta
del libro que se presenta, ya que está la posibilidad de que el autor firme los
ejemplares. Es una venta de tipo "no agresiva". A veces, conmemorando esta
ocasión, se hacen tiradas reducidas, numeradas y en papel especial. De
acuerdo a la temática y al autor, podrán realizarse otro tipo de actos como
shows de música, de danza, o la proyección de un video, por ejemplo.
Son eventos de tipo promocional pero sin un rédito económico inmediato.

EVENTOS DEPORTIVOS
Son eventos comúnmente calificados de "mega
eventos" por el nivel de público asistente que los
caracteriza. La publicidad y la promoción en todas
sus formas y en todas las instancias del evento
constituyen un aspecto distintivo del mismo.
Son aspectos clave los sistemas de acreditación y
mecanismos de acceso a los diferentes sectores
donde se realiza el evento y el control de los mismos.
Debe considerarse:
 Stands de bebidas y comida con adecuado control bromatológico
 Servicios sanitarios y servicio de emergencias

DESFILE DE MODA
Es la reunión en donde se exhibe la ropa que marca la
tendencia de esa temporada: sus formas, telas, colores y
diseños se muestran a los medios, a los mayoristas y al
público en general.

55
 CONGRESO
Un congreso es una reunión muy importante en la
que los miembros de una asociación u organismo se
encuentran para tratar determinados temas y tomar
decisiones. Hay tantos tipos de congresos como
profesiones existen. Y pueden ser: abiertos (de acceso
libre) o cerrados (con invitación).
Es uno de los eventos más complejos de organizar por su duración, que puede
ser de 2 a 5 días, por la cantidad de participantes y disertantes, y por la
modalidad y la diversidad de las reuniones.
Por esta razón es que se trata de eventos que suelen ser llevados a cabo por
un Organizador Profesional de Congresos (OPC) que es aquel que tiene una
formación y especialización en este tipo de actos.

CONVENCIÓN
La convención es una reunión informativa, formal y
generalizada (que puede ser abierta o no) de un grupo
de personas que comparten intereses similares, ya sean
comerciales, industriales, profesionales, políticos,
particulares, religiosos, o de otra índole, y que
convergen en una fecha y lugar determinados
previamente, para convivir, tratar asuntos de interés
común, y tomar, en algunos casos, decisiones al respecto. Según su carácter,
la convención puede ser institucional, de asociaciones o empresarial.
Las convenciones corporativas son las que organizan las grandes empresas con
el objeto de motivar, capacitar y entrenar a su personal. Se caracterizan por
ser obligatorias y frecuentes, con un gran volumen de asistencia, ya que los
gastos están a cargo de la empresa.

56
 Consideraciones en cuanto a su organización.
A las etapas generales en cuanto a la organización de un evento, para una
convención deberás tener en cuenta las siguientes particularidades:
1. ELEGIR EL LUGAR
Lo más importante en la elección del lugar, además de la accesibilidad, es que
sea un espacio que se ajuste a nuestras necesidades, o sea que disponga de
salas y/o algún auditorio con capacidad para la cantidad de invitados prevista
y que además cuente con todas las instalaciones necesarias.
2. DEFINIR LA FECHA
Lo mejor es elegir un día de semana que no sea ni lunes ni viernes. Lunes
porque suele haber una carga de trabajo del fin de semana, y viernes porque
casi todo el mundo está pensando en llegar a sus casas y empezar el fin de
semana. Con lo cual una buena opción puede ser un miércoles o un jueves.
Por otro lado, evitar los meses de temporada alta, o sea de verano, ya que
están las vacaciones, con lo cual mucha gente no va a poder asistir. Los meses
de primavera suelen ser los más propicios, pero también los más demandados
para este tipo de eventos, con lo cual se hace más difícil conseguir un buen
lugar, por disponibilidad y porque justamente suelen estar más caros. Una
buena opción sería en los meses de finales del otoño y principios del invierno.
3. SELECCIONAR LOS PONENTES
Buscar personas que sean relevantes en el sector para que puedan añadir valor
tanto a la convención como a la empresa, y que a su vez sean influyentes.
4. PROVEEDORES
Para este tipo de eventos el proveedor más importante será el de
audiovisuales (iluminación, audio y video). Y en el caso de que la convención
sea internacional con muchos asistentes extranjeros necesitaremos contratar
además algún especialista en interpretación (traductor).

57
 VERNISSAGE
Vernissage proviene del francés, vernis (barniz) y
hace referencia al acto de apertura de una
exposición. Antiguamente, cuando los pintores
finalizaban su obra, le daban una capa de barniz
para protegerla e invitaban a los amigos a verla.
En la actualidad, las exposiciones generalmente se
hacen en una galería de arte. Igualmente, pueden
realizarse en un museo, en el lobby de un hotel,
etc. Durante su desarrollo habla un crítico o hace la presentación algún artista,
y, al finalizar, se ofrece una copa de champagne o vino.

Consideraciones en cuanto a su organización

Necesitaremos un espacio para la muestra propiamente dicha y un espacio
previo al ingreso a esa sala para la recepción de las personas. Hay que tener
en cuenta la cantidad de invitados que asistirán para calcular el espacio. Como
es un evento informal en donde la gente se encuentra de pie, se debe calcular
1 metro cuadrado por persona. Por lo tanto, sin tenemos 50 invitados
necesitaremos que el espacio sea de al menos 50 metros cuadrados.
La convocatoria se hace a través del mailing del artista o de la misma galería
de arte. Un aspecto a tener en cuenta es la seguridad de las obras expuestas:
en general, las galerías de arte cuentan con un seguro, pero es indispensable
estar informado sobre si es necesario contratarlo aparte. Para que las obras se
luzcan debe cuidarse la iluminación ya que ésta ayuda a una mejor apreciación.
La duración suele ser de 2 o 3 horas y es común ofrecer un servicio de catering
con bebidas y bandejeo de tipo finger food (comida rápida para pinchar).
Si el artista es pintor, dibujante o caricaturista puede dar una demostración de
su talento en vivo. En este caso incluiremos un atril en el salón para que los
invitados puedan ver cómo es su proceso creativo. Asimismo, deberá
conversar y responder todas las consultas de los presentes.

58
Al finalizar se puede entregar souvenirs a los asistentes. Por ejemplo, un objeto
con imágenes de la obra del artista. Por último, hay que tener en cuenta el
traslado de las obras y fijar fecha de cierre para el desarme de la exposición.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
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59
 UNIDAD N°5: Cómo organizar un evento.

En esta unidad estudiaremos las fases de un evento (pre – durante – post) y

su estructura organizativa. Conoceremos cuáles son las etapas a seguir para
el éxito en la organización de cualquier tipo de evento.

Claves para la organización de un evento

Organizar un evento requiere prestar atención a muchos factores diferentes e
invertir una gran cantidad de tiempo en la preparación, pero podemos estar
seguros de que cuanto mejor sea esa planificación más exitoso será el evento.
De entre las diferentes tareas que debe asumir un organizador, es
fundamental que sepa cómo hacer un briefing. Sin este primer paso básico, la
organización de un evento puede convertirse en un desastre.

¿Qué es un briefing?
Una de las dificultades de afrontar el trabajo en equipo, o
un trabajo que debe ser repartido entre varias personas,
aunque estas trabajen de forma independiente, es
conseguir que todos tengan bien claro qué deben hacer,
cómo lo deben hacer y cuándo deben hacerlo.
El briefing es un documento de tipo informativo que recoge todos los datos
necesarios para poder empezar con la planificación del evento.
Invertir tiempo en la preparación de esta información ahorrará trabajo en la
organización y evitará errores.
El briefing resumirá brevemente datos básicos del evento, como quién lo
organiza, cuál es el objetivo, tipo del público al que va dirigido, entre otros. Así

60
nos aseguramos de que el trabajo que vamos a hacer es justo el que el cliente
espera de nosotros.
Una vez que esté listo, este documento servirá para dar información básica al
resto de miembros del equipo que van a participar en la organización y
también operará como esquema básico a la hora de asignar y repartir tareas.
Su finalidad principal es presentar el evento ante terceros (proveedores) y
que estos obtengan información suficiente de él como para entender de qué
tratará el evento y cómo será.

¿Cómo hacer un briefing para un evento?

Esta pequeña guía o esquema de trabajo es diferente a las que se elaboran en
otros sectores, pero debe cumplir tres requisitos básicos.
· Brevedad
Este documento no es el formato para desarrollar de manera detallada todo
lo referente a la organización. Es más bien un pequeño esquema con el que
nos podemos hacer una idea de cómo será el trabajo organizativo que se
desarrollará después.
· Recogerse por escrito
La información deberá constar siempre por escrito. Esto no solo hace que sea
más visual, sino que permite enviarla rápidamente a todos los que deben
conocerla.

61
· Realista
Una de las primeras claves que hay que tener en cuenta cuando se está
organizando un evento es que tanto los objetivos como las actividades
planificadas deben ser realistas (posibles de realizar).
Cuanto más apegado a la realidad sea el briefing, más contento quedará el
cliente con los resultados y más fácil le resultará al equipo de trabajo ponerse
manos a la obra con sus obligaciones.

Contenido esencial de un briefing

Cada briefing es diferente pero hay datos que no pueden faltar en ningún caso:
· Objetivo perseguido
Conocer la finalidad que se busca es esencial para poder pensar en qué tipo de
actividades se van a preparar. Toda la actividad de organización girará en torno
a esta información.
Los objetivos deben cumplir con la regla SMART: ser medibles, alcanzables,
realistas, específicos y susceptibles de poder alcanzarse en un determinado
tiempo.
· Público al que se dirige el evento
Otro aspecto esencial para que el resultado final sea un éxito. En función del
tipo de público al que vaya dirigido el evento se puede optar por unas
actividades u otras.
Este dato influye además en otras cuestiones como el lenguaje y el tipo de
comunicación a emplear, los canales para publicitar el evento, etc.
· Descripción de la empresa
Cuando el cliente que está detrás del evento es una empresa, es fundamental
que el acto encaje con la imagen corporativa de la misma. Por eso, es
necesario conocer bien la empresa, no solo a qué se dedica, sino cuáles son
sus valores, su visión y su misión.

62
· Limitaciones
Debido al propio producto que se va a presentar, o a las condiciones del
evento, en algunos casos es necesario establecer algunas limitaciones, y las
mismas deberían constar en el briefing. Por ejemplo, si se va a presentar una
nueva bebida alcohólica, está claro que el acto no podrá contar con la
presencia de menores de edad.
· KPIs
Son los factores que se van a medir y en relación con los que se va a determinar
si el evento ha sido o no un éxito. Para cada evento podremos establecer los
indicadores que queremos medir, como puede ser por ejemplo la asistencia.
· Estimación presupuestaria
Elaborar el presupuesto para un proyecto no es fácil, pero es fundamental que
el organizador tenga presente desde el primer momento la cantidad que el
cliente puede dedicar al evento. Esto ayuda a tener mucho más claro qué tipo
de cosas puede haber en el acto organizado y de cuales se debe prescindir.
· Timming
Por último, pero no menos importante, es fundamental que desde que se
empieza a trabajar los responsables de la organización sepan cuánto tiempo
tienen por delante.

Ejemplo de un briefing
Supongamos que tenemos que organizar un evento para dar a conocer una
nueva marca de moda dirigida al público joven, el briefing podría contener
estos elementos básicos:
Objetivo: dar a conocer una nueva marca de ropa.
Público: hombres y mujeres de 20 a 40 años a los que les guste vestir con estilo
casual.
Descripción de la empresa: empresa familiar con 30 años de experiencia en el
campo textil juvenil, que ahora quiere darse a conocer entre un público más
adulto. Interesada en ofrecer productos con una mínima huella ecológica.

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Limitaciones: para ser coherentes con los valores de la empresa se pide reducir
al mínimo posible la presencia de plásticos y materiales no reciclables.
KPIs: en este caso lo que se busca es que asista el mayor número posible de
personas al evento.
Estimación presupuestaria: la empresa dispone de un presupuesto de
$500.000 pesos para el evento.
Timming: el acto debe celebrarse la primera semana del mes de marzo.

Con todos estos datos ya tenemos información más que suficiente para
empezar a trazar la planificación y diseñar un evento que cumpla con los
requisitos pedidos por el cliente.
Pero este documento no solo debe conocerlo el organizador, también debe
hacerlo llegar a sus colaboradores y a todas las empresas con las que trabaje
en la preparación del acto. Si todos los implicados se ajustan al briefing y al
plan de trabajo, es mucho más probable que el resultado final sea el éxito
que espera el cliente.
Elaborar este esquema de trabajo no es obligatorio, pero ahora que sabes
cómo hacerlo seguro que has podido comprobar las ventajas que tiene para el
organizador como para su equipo de trabajo y los propios clientes. Por eso en
lo personal te recomiendo que lo incorpores a la práctica de la profesión.

64
 ¿Cómo organizar un evento?
Si bien en las unidades anteriores a medida que fui
presentando y fuimos conociendo cada uno de los tipos de
eventos he ido explicando los aspectos y las
particularidades organizativas inherentes a cada uno de
ellos, aquí vamos a tratar exclusivamente de la estructura
organizativa general de todo evento.

Etapas de organización de un evento

Todo evento está estructurado por las siguientes etapas:
1. Pre-evento: es todo lo que ocurre anterior al día de un evento
2. Evento: todo lo que ocurre durante el desarrollo de un evento
3. Post-evento: todo lo que ocurra después del evento, inclusive hasta
algunos días o semanas posteriores.

PRE-EVENTO
El pre-evento es sin dudas la etapa que concentra la
mayor parte de nuestro trabajo. Quien no conoce las
funciones de un organizador podría pensar que lo más
importante ocurre durante el evento, pero no. Lo
cierto es que el pre-evento es la etapa más importante
y de la cual dependerá el éxito o el fracaso de nuestro
evento. Y a su vez es la que nos demanda mayor
cantidad de tiempo de trabajo. Pero vamos a conocer todo lo que debemos
llevar a cabo durante toda esta etapa:

1. CONSEGUIR EL CLIENTE Y TRABAJAR NUESTRO MARKETING

¿Cuál es el punto de partida de nuestro trabajo? Pues muy sencillo; la
búsqueda del cliente que va a confiar en nosotros y va a poner en nuestras
manos ni más ni menos que la organización de su evento. Pero ¿cómo llegamos
al cliente? ¿Nos contacta o lo contactamos?

65
Cómo en cualquier otro tipo de actividad o negocio, tenemos que saber que
hay muchísimas formas de atraer y llegar a potenciales clientes. Lo más
importante es saber publicitar y promocionar nuestro servicio para darnos a
conocer ¿Pero de qué manera?
 Creando nuestra propia página web.
 Creando cuentas en redes sociales. Las que más funcionan hoy en día
son Instagram y Facebook, e inclusive según la actividad puede ser más
útil Instagram que Facebook.
 Creando anuncios en las redes. Es necesario invertir en campañas de
publicidad en las redes que mejor nos funcionan. En este caso
recomiendo utilizar Facebook Ads, que permite segmentar nuestro
público para llegar a las personas que puedan llegar a ser potenciales
clientes. Con Facebook Ads podemos segmentar por edad, ubicación
geográfica, gustos e intereses, etc. Esto es importante porque si
prestamos servicios en CABA debemos acotar nuestro público objetivo
a personas que vivan en dicha ciudad o en un radio no muy lejano.
 Marketing tradicional. Si bien el marketing digital sigue ganando
terreno, aún podemos contar también con herramientas del marketing
tradicional, como por ejemplo publicitar a través de anuncios en revistas
de nuestro sector (eventos) o revistas barriales.
 Boca en Boca. Sin dudas la mejor herramienta de marketing y publicidad
es y seguirá siendo el boca en boca. ¿Por qué es tan importante?
Simplemente pensemos en los invitados que asisten a un evento que
nosotros organizamos. Esas personas están viviendo de primera mano
el evento, con lo cual ya conocen nuestra forma de trabajar, y si
quedaron a gusto podemos contar con que contraten nuestro servicio
para cuando necesiten o quieran organizar ellos mismos algún evento.
Por eso recomiendo siempre llevar consigo tarjetas personales a los
eventos, aunque de todas formas suele pasar que si un invitado quedó
a gusto y dentro de un tiempo está pensando en festejar su evento, le
va a preguntar a quién fue nuestro cliente que le pase nuestro contacto
para dar con nosotros.

66
Por otra parte, cable aclarar que también es necesario y conveniente trabajar
en nosotros mismos, en nuestra imagen empresarial o de negocios. No nos
olvidemos que somos una empresa de organización de eventos, y como toda
empresa necesitamos conocer y definir cuál es nuestra visión y misión,
nuestros objetivos, y también es bueno hacer un análisis F.O.D.A, que no es
ni más ni menos que un análisis de nuestras fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas. Esta es una herramienta que se utiliza mucho en
coaching, tanto a nivel personal como a nivel empresarial, y sirve para
conocernos, ya que cuando uno se conoce realmente a sí mismo sabe cómo
poder mejorar, explotar sus fortalezas y disimular o trabajar sus debilidades.

VISIÓN:
MISIÓN:
OBJETIVO/S:
ANÁLISIS F.O.D.A.

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

DEBILIDADES AMENAZAS

Y, por último, otro aspecto también a tener en cuenta es el de hacer un análisis

de la competencia. Conocer quiénes son nuestros competidores actuales, y
nuestros potenciales competidores: que ofrecen, cómo trabajan, los precios
de los servicios que ofrecen, así como cualquier otro tipo de información que
sea vital para nosotros.

67
2. ENTREVISTA CON EL CLIENTE
Si bien no es lo mismo un cliente de un evento
empresarial que un cliente de un evento social, debido
a que tienen requerimientos y necesidades diferentes,
en ambos casos solemos tener lo que se llama
“entrevista con el cliente”, en la cual el cliente nos
conoce, nos observa y nos estudia, del mismo modo
que nosotros a él. En este punto es muy importante
aplicar la escucha activa para interpretar claramente todo lo que el cliente nos
diga. Es necesario que seamos auténticos en todo momento, simpáticos y que
cuidemos:
 Nuestro aspecto físico
 Nuestro look y vestimenta
 Nuestra gesticulación
 Nuestra entonación y vocabulario

3. DEFINIR OBJETIVO Y PRESUPUESTO

Una vez que tengamos la venta supuestamente
cerrada, es momento de conocer cuál será el objetivo
del evento a partir del cual vamos a trabajar para
poder lograr que se cumpla.
Puede ocurrir que no tengamos un único objetivo
sino más de uno. Aunque por lo general suele haber
uno central que prime sobre el resto. De todas
formas, si tenemos más de uno debemos procurar cumplir con todos.
Una vez que tenemos el objetivo claro y el presupuesto destinado por nuestro
cliente podemos elaborar el briefing tal como lo hemos estudiado
anteriormente.

68
4. ARMAR EL CRONOGRAMA TENTATIVO
El cronograma es un documento que va a incluir el
desarrollo de la agenda del día del evento con todas las
actividades y los servicios que deseamos incluir. Te voy a
enseñar algunos ejemplos de cronogramas, pero podrás
diseñar el tuyo propio según te resulte más práctico y
según el evento del que se trate.
Hay que saber que este primer cronograma, o cronograma tentativo,
posteriormente puede ir modificándose.

CRONOGRAMA N°1
HORA DESARROLLO RECEPCIONISTA LOCUTOR SONIDO ILUMINACON FOTOGRAFO
19:00 Recepción Música Plena en toda Cubrir la
ambiental la sala recepción
19:15 Ingreso al salón Indica las Al pie del Música
ubicaciones escenario ambiental
19:20 Ingreso al Palabras de Corta la Luz de Cobertura
escenario bienvenida música escenario
19:30 Ingresa bandera Ingreso al salón Sigue el Pasillo Cobertura
de ceremonias guión central
19:35 Himno nacional Baja del Himno Plena de sala
escenario
19:40 Despedida de Anuncia la Sigue a la Cobertura
bandera despedida bandera

CRONOGRAMA N°2
Se pide que sean EXTREMADAMENTE respetuosos con el cronograma:
FECHA HORA ACTIVIDAD
10/5 10:30 CITACIÓN EN AEROPARQUE JORGE NEWBERY
10/5 12:30 Partida del avión
10/5 15:00 Llegada a destino / check-in en hotel
11/5 9:00 Desayuno en el hotel
11/5 10:30 SALIDA A ENSAYO – ENCUENTRO EN EL HALL DEL HOTEL
11/5 20:30 RETORNO AL HOTEL
11/5 21:30 Cena en el hotel
12/5 8:00 Desayuno en el hotel
12/5 9:00 SALIDA A EVENTO – ENCUENTRO EN EL HALL DEL HOTEL
12/5 19:00 RETORNO AL HOTEL
12/5 21:00 Cena en el hotel

69
 13/5 8:00 Desayuno en el hotel
13/5 9:00 Pagos y check out
13/5 11:00 CITACION EN AEROPUERTO DE SALTA
13/5 13:00 Partida del avión
13/5 15:30 Llegada a Buenos Aires

CRONOGRAMA N°3
21.00 - Llegada de invitados con recepción
22.30 - Entrada de los novios
23.00 - Entrada
23.30 - Vals y baile
24.30 - Plato principal
01.30 - Baile, liga, ramo
03.00 - Postre
03.30 - Baile, show
04.30 - Mesa dulce y café
05.00 - Baile carioca
06.00 - Fin de fiesta
07.00 – Desayuno

5. ANÁLISIS DE VIABILIDAD
Una vez que tenemos el cronograma tentativo
armado, haremos un análisis de viabilidad que nos
permita conocer los costos y saber si será realizable
según nuestro presupuesto.
Tener en cuenta que muchas veces solemos contar
con una idea de presupuesto inicial de X cantidad
de dinero por parte del cliente, pero que
posteriormente se puede llegar a incrementar.

70
Supongamos que el cliente nos da un presupuesto inicial de $500.000 pesos y
nos pide tratar de incluir a 100 invitados con determinados servicios. Nosotros
le podemos pasar varias propuestas, y a lo mejor una de esas propuestas tiene
un costo de $600.000 pesos, pero al cliente le gustó más que las otras y decide
cerrar esa propuesta ampliando así el presupuesto inicial.
Para realizar este análisis de viabilidad debemos tener en cuenta:
 El tiempo y la duración del evento
 El tipo de evento (casamiento, cumpleaños, exposición, etc)
 Los recursos humanos necesarios
 Los recursos financieros
 El programa y las actividades
 Los proveedores de servicios
Siempre se recomienda armar diferentes propuestas de servicios,
comúnmente entre 2 o 3, no más. De este modo tendríamos una propuesta
básica y económica, otra propuesta media, y otra más completa y elevada.
Puede ser que cada propuesta contemple, por ejemplo, empresas de catering
de distintos valores, o bien, un mismo catering, pero con propuestas de
servicio de diferentes valores (de menos a más). Y lo mismo para el resto de
los proveedores, por ejemplo, una barra de tragos básica con bebidas
nacionales, y otra más completa con más tragos y con bebidas importadas.
También deberemos estipular cuáles van a ser nuestras formas de pago o
condiciones de contratación. Estas pueden ser:
OPCIÓN N°1:
Reserva de fecha: 10%
Al concretarse la venta: 50%
72 horas antes del evento: 40%
OPCIÓN N°2:
30% de adelanto (como seña / reserva)
70% terminado el evento

71
Concluyendo entonces, para el presupuesto se debe contemplar o tener
en cuenta:
 Un mínimo de tres proveedores.
 Nuestros honorarios (10% - 15% del total)
 Tres tipos de presupuesto (económico, normal y costoso).
 Enviar cronograma y presupuesto tentativo en una propuesta vía
mail u otro medio al cliente lo más pronto posible y de la manera más
atractiva para que sienta que entendimos su pedido y nos confirme.
Más adelante en el curso vas a encontrar una guía de costos que podrás
utilizar para la confección de los presupuestos.

6. CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
Una vez que ya tenemos el ok por parte del cliente con
una determinada propuesta, vamos a cerrar con los
proveedores para dejar todo contratado. Debemos
saber que existen muchísimos rubros de servicios para
eventos, además de los típicos (catering, salón, barra
de tragos, fotógrafo, disc jockey, etc.), con lo cual
según el evento podemos llegar a necesitar contratar
también algunos de los siguientes:
 Agente de ceremonial
 Agente de prensa
 Auxiliar de sala
 Artistas/modelos
 Diseñador gráfico
 Escenógrafo
 Electricista
 Iluminador
 Intérprete/locutor
 Valet parking

72
7. ENVIAR LAS INVITACIONES
Ahora es cuando debemos enviar las invitaciones a los
invitados. Recordar siempre que las invitaciones
tienen que contener toda la información y los datos
del evento: lugar, fecha y hora, cómo llegar, y si
contempla o no la obligatoriedad de un código de
vestimenta especial.
Para su armado y diseño recomiendo contratar alguna empresa
especializada en este tipo de trabajos.
Posteriormente de ser enviadas las invitaciones se debe confirmar la
asistencia de cada uno de los invitados. Y reconfirmar, de ser posible una
semana antes del evento, para pasarle el número definitivo a los
proveedores.
También es importante 1 o 2 semanas antes del evento volver a
contactarse con todos los proveedores para confirmar su participación y
corroborar que tengan todo preparado, evitando así cualquier tipo de
sorpresa inesperada.

DURANTE EL EVENTO
Llegó nuestro día más esperado, ¿y ahora qué?
Bueno, como ya has visto, la mayor parte del trabajo ha
sido realizado en la etapa anterior, por lo que durante el
evento, nuestras tareas y ocupaciones serán las
siguientes:
1. Ejecución y puesta en marcha del cronograma en tiempo y forma.
2. Evaluación, control y corrección constante.
3. Ajustar y resolver posibles problemáticas en el momento.
4. Evaluar nuestra gestión.
5. Evaluar proveedores y recursos humanos.

73
Como podrás notar, no son tantas las tareas, pero esto no implica que
podamos relajarnos, ya que nuestro trabajo aún no está terminado. Pensemos
que nuestro trabajo termina incluso días después de la fecha del evento (etapa
post-evento).

POST-EVENTO
Una vez terminado el evento comienza la etapa del “después”, o la llamada
etapa post-evento, en la que nos ocuparemos de los siguientes puntos:
1. Evaluación estratégica…
 De incidentes, accidentes e imprevistos
 Alcances y límites propios, en cuánto a lo que
hemos logrado a nivel organizativo, para en
el futuro poder ir ampliando esos límites. Es
decir, lograr escalar y tener un desarrollo en
nuestra profesión, haciendo cada vez más y
mejores eventos.
 Del desarrollo de la gestión integral. Evaluación y análisis de todo el
evento en su totalidad (comprendidas todas las etapas).

2. Capitalizar aciertos y errores para futuros eventos. O sea, analizar

cuáles cosas considero que han sido errores y cuáles aciertos. Por
ejemplo, supongamos que fue un error haber contratado a tal
proveedor porque no cumplió con el servicio contratado.

3. Registro:
 Encuestas. Se puede realizar encuestas para tener una devolución
por parte de los asistentes para saber si el evento les ha gustado.
 Registro de medios o media clip. Se puede comunicar y publicar
material del evento, notas, artículos, o posteos, con el fin de
difundirlo. Esto ayuda también a nuestra promoción, ya que al

74
 promocionar el evento de un cliente estamos promocionando
también nuestros servicios.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
sobre el link: https://youtu.be/K0-BV0OXxiQ

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75
 UNIDAD N°6: Catering de eventos.

El tema del catering es tan abundante y complejo que es necesario dedicarle

toda una unidad completa para conocer en profundidad toda su temática,
especialmente teniendo en cuenta de que se trata de uno de los principales
servicios para la gran mayoría de los eventos a organizar.

El catering según el tipo de evento

Debes saber que no todos los eventos son iguales, tampoco lo son las
circunstancias y los horarios. Esto significa que cada evento tiene sus
requerimientos específicos. Por esta razón, saber seleccionar el tipo de
catering correcto dependerá de las características del evento o celebración.
A continuación, vamos a conocer los diferentes tipos de catering que existen
para saber cuál será el más apropiado para el evento que vayamos a realizar.

1. DESAYUNO

 Continental / tradicional / argentino: contempla distintos tipos de

infusiones (agua, té, café, chocolate, leche, etc.) y distintos tipos de
comidas (facturas, medialunas, pan, manteca, mermeladas).
 Brasilero (caribbean breakfast): contempla el mismo tipo de infusiones
que el continental, pero agrega jugos naturales y licuados. Y en comidas
podemos encontrar frutas naturales de estación, fiambres frescos,
yogures, y copos de maíz.
 Americano: similar al desayuno brasilero, pero agrega alimentos
cocidos tales como panceta (tocino, bacon), huevos revueltos,
salchichas, hamburguesas, omelettes.

76
Puntos a tener en cuenta en cuanto a los desayunos y los eventos en los cuáles
se suelen servir:
a) Desayuno de negocios o de trabajo:

 Se realiza para un número acotado de personas (entre 8 y 14)

 Debe contemplarse una agenda del día con el fin de optimizar
tiempos y ordenar el evento.
 Puede llevarse a cabo en la casa del anfitrión, en el despacho, en el
comedor de la empresa, en alguna sala de reunión o en un bar,
cafetería o restaurante, con divisiones o salones preparados o
dispuestos para tal fin.
 La idea puntual es la de trabajar, motivo por el cual el desayuno se
limita al servicio de infusiones clásicas y canastas con medialunas.
 Si es para personal interno se realiza de 7:00 a 8:00 am. Y si es para
personal externo, de 8:00 a 9:00 am.

b) Social / eventos:

 Es común llevarlo a cabo antes de algún tipo de disertación, en

congresos, seminarios, y eventos de este tipo. Puede ser de sentado
o de parado. En este último caso la gente circula por entre las mesas
estratégicamente ubicadas sirviéndose el tipo de comida que el
desayuno ofrezca, y, en otra mesa, son servidas por los mozos las
distintas infusiones.

77
2. COFFEE BREAK
Se utiliza en eventos empresariales y presenta las siguientes características:
 Tiene una duración de entre 15 y 30 minutos;
 Es una pausa para tomar un café, consultar los mails, hablar por
teléfono, ir albaño, etc.;
 Suele ser de tipo buffet con infusiones de café y té, agua y jugos, y algún
que otro bocado para acompañar (2 o 3 bocados por persona)
 Debe ser de nivel y muy creativo;
 Pueden existir tantos coffee break como presupuesto y ganas tenga el
cliente;
 Intentar no superponer instancias gastronómicas (ejemplo hacer un
coffee break muy cerca de un almuerzo)

3. BRUNCH
Comúnmente posee las siguientes particularidades:
 Se realiza a las 11.00 (une el desayuno y el almuerzo)
 Tiene una duración de una hora y media;
 Se caracteriza por ser ni tan liviana como el desayuno ni tan pesada
como el almuerzo;
 Se utiliza principalmente para reuniones de negocios;
 Todavía no está del todo establecida en nuestro país;
 Es similar al desayuno americano, pero agrega tartas, terrinas, y otras
opciones;
 Cuando es estrictamente empresarial se suele armar una mesa bufet,
sin alcohol, con postre y bebida.

78
4. ALMUERZO
Dentro de la gama de los almuerzos podemos destacar:
a) Banquete, con varios platos:
 Recepción
 Entrada
 1er plato (plato liviano)
 2do plato (plato fuerte o principal)
 Postre
 Café con mesa dulce

b) Campestre:
 Suele ser al aire libre y con una impronta de campo y folclore.
 Recepción con gauchos y chinas (u hombres y mujeres vestidos de);
 Shows tradicionales (ballet folclórico, doma, jineteada, paseo en
sulky, desfile de caballos, payadores, etc.);
 La mise en place está dada por mantelería a cuadros rojos y blancos,
paneras de mimbre, tablitas y cuchillos de buen corte;
 Degustación de empanadas, embutidos y fiambres regionales con
vino patero;
 Entrada: rueda de achuras y provoleta;
 Plato principal: distintos cortes de carne;
 Postre tradicional: panqueque mixto, postre vigilante (queso y
dulce), flan mixto, café con pastelitos.
 Por la tarde, mateada o mate cocido con pastelitos y torta frita.

c) Almuerzo de negocios:
 De 1 hora de duración;
 Liviano, abundante y nutritivo;
 Compuesto por: entrada, plato principal, postre y café.
 No se bebe alcohol.

79
5. TE O “FIVE O´CLOCK TEA”
El té de las 5 se puede hacer con distintas finalidades:
 Ocio o encuentro entre amigos.
 Evento de caridad o evento arancelado, que puede ir
acompañado de otras actividades o entretenimiento.
 Incluye té y galletas o pasteles de varios tipos, como los
scones y las magdalenas (muffins).

6. COCTEL
Conserva las siguientes características:
 Son eventos donde los comensales suelen estar de pie y se bandejea
bebidas y comida tipo finger food.
 Se sirven aproximadamente entre 15 y 20 piezas por persona (entre
dulces y saladas) acompañado de bebidas (normalmente alcohólicas,
aunque también algunas sin alcohol).
 En algunos cocteles puede haber un "open bar" (barra de tragos)
 Suele tener una duración de 2 horas. El horario habitual por la
mañana es de 11.00 a 13.00 y por la tarde de 19.00 a 21.00 hs.

7. LUNCH
Al cóctel se le agregan alimentos dispuestos en islas o réchauds para comer
en estilo mesa americana. Ideal como recepción a un evento o como final de
evento (inauguraciones, actos académicos o comerciales, entre otros).

80
8. CENA
La cena suele utilizarse más que nada en eventos sociales, destacándose
principalmente en las fiestas de casamiento, dónde por lo general
mantienen la siguiente estructura con una duración de entre 6 y 8 horas:
 Recepción (45 minutos)
 Entrada
 1er plato (plato liviano)
 2do plato (plato fuerte o principal)
 Postre
 Café
 Brindis
 Mesa dulce
 Final de fiesta

9. APRES DINER O AFTER DINNER

Tanto en francés como en inglés, significa “después de la cena”, y se da para
aquellos invitados que no fueron invitados a la cena, a los cuáles sólo se les
ofrece una mesa de dulces, café y bebidas.
Es muy común en las fiestas de casamiento, dónde los novios deciden invitar a
algunos de sus invitados para que asisten después de la cena, a veces por una
cuestión de presupuesto y otras veces porque no son personas del entorno
íntimo.

81
10. VINO DE HONOR
Este tipo de catering presenta las siguientes características:
 Se utiliza para acompañar presentaciones de libros, actos
institucionales, muestras de arte, vernissage.
 Se sirve jerez, vino dulce, vino blanco y champagne.
 Se suele realizar de 11.30 a 12.30 o de 18.00 a 19.00 hs.
 Se sirven dos bocados por persona.

11. BRINDIS

 Ideal para celebrar determinada ocasión o circunstancia;

 Se sirve champagne, sidra o vino;
 No es obligatorio, pero podemos acompañarlo con algunos bocados;
 Los mozos deben servir bebida constantemente.

12. APERITIVO

 Suelen ser bebidas o bocados que se sirven primero, antes de otras

instancias de comida y/o bebidas.
 Duración: 15 a 30 minutos;
 Se calculan dos bocados por persona.

82
 CHECK LIST DE SERVICIOS GASTRONOMICOS
Una vez que ya tenemos definido y contratado el servicio de catering
apropiado para nuestro evento, es recomendable y conveniente armar un
check list en el que detallaremos cada uno de los menús y productos que
vamos a ofrecer durante el desarrollo del evento.
Este check list, que lo armaremos en base a los datos que nos brinde el
responsable de la empresa de catering, se lo enviaremos a nuestro cliente
para su aprobación y que nos diga si está de acuerdo o si prefiere quitar
o agregar algo. Y posteriormente lo vamos a tener con nosotros el día del
evento junto con el cronograma, para poder ir chequeando y controlando
que en cada uno de los momentos del evento se cumpla con cada una de
las etapas gastronómicas tal cual lo pactado.
A continuación, te voy a dejar un check list a modo de ejemplo, pero claro
que podrás armar el tuyo propio a tu manera y como mejor te convenga.

Fecha del evento: Tipo de evento:

Contacto: (nuestro cliente) Lugar:
Dirección: Horario:
Teléfono: N° de Invitados:
Empresa de catering: Desayuno
Responsable del catering: Coffee breack
Teléfono del catering: Brunch
Bebidas s/alcohol Tea
Tragos Aperitivo
Aperitivos Coctel
Vino blanco/tinto / champagne Recepción
Cerveza (chopera/botella) Recepción buffet
Café Menú
Torta Entrada
Mesa dulce 1° plato
Fin de fiesta Plato principal

83
En el siguiente video encontrarás un resumen de esta
unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
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84
 UNIDAD N°7: Logística de los eventos.

En esta unidad abordaremos aquellas cuestiones que tienen que ver con la
logística y el armado general de un evento.

El armado de un evento
Básicamente lo que se debe conocer y tener claro en cuánto al armado es:
1. Tipos de mesas
a) Para 40 a 80 personas se utilizan las mesas
 En “i”
 En “T”
 En “U”
b) Para 80 a 100 personas se utilizan las mesas en E, o en peine
 En “E”
 En peine
c) Otros tipos de mesas:
 Auditorio
 Redonda
 Escuela
 Rusa
 Imperial

2. Ubicación de las mesas

Siempre hay que buscar la mejor ubicación de acuerdo al espacio y nuestro
propio criterio.

85
3. Armado de mesas
a) Capacidad de las mesas redondas (las más comunes)
 1 m = 4 personas
 1,20 m = 6 personas
 1,50 m = 8 personas
 1,80 m = 10 personas
 2 m = 12 personas

b) Mesas de apoyo:
 Redondas = 1m de diámetro
 Rectangular = 2 m x 0,70 m
 Cuadrada = 0,60 m x 0,60 m

c) Espacio para circulación:

 50 cm a 1 metro (de un respaldo a otro de las sillas)
 50 cm a 80 cm por comensal sentado a la mesa (o sea entre una silla
y la de al lado)

86
 La logística de un evento
Lo más importante que hay que saber respecto a la logística de un evento tiene
que ver con la cantidad de comida y de personal.
1. Cálculo de cantidades necesarias de alimentos por persona
Carne de ternera
Lomo 180 gr.
Peceto braseado 220 gr.
Asado 500 gr.
Molleja 120 gr.

Carne de cerdo
Costilla 140 gr.
Lechón deshuesado 50p. Lechón de 8 kg.
Lechón con hueso 500 gr.
Medallones de lomo 160 gr.
Carré 190 gr.

Carne de ave
Suprema 180 gr.
Pata de pollo 180 gr.
Pata y muslo 200 gr.
Pechuga 180 gr.

Salsas
Fría 20 gr.
Caliente 40 gr.
Panes 2 por persona

Pastas
Crepes 2 unidades
Agnolotis 5 unidades
Sorrentinos 5 unidades
Fideos 100 gr.

87
 Quesos
Bocaditos 20 gr.
Aperitivos 80 gr.
Mesa de quesos 200 gr.
Quesos y fiambres 50 gr. y 100 gr.
Para la pasta 25 gr.

Postres
Flan 80 gr.
Helado 100 gr.

Tortas
Mesa dulce 100 gr.
Salsa para postre 25 gr.

Café
100 pocillos 1 kg.
Masitas surtidas 3 por persona

Bebidas
Hielo 1 kg. por persona
Vino blanco 1 botella cada 4 personas
Vino tinto 1 botellas cada 3 personas
Champagne 1 botella cada 4 personas
Cerveza 750 ml a 1000 ml por
persona
Agua mineral 1 litro por persona
Gaseosas 1 litro por persona

Estas cantidades son estimativas y está bueno tenerlas en cuenta al momento

de negociar con el catering, para saber de antemano si las cantidades que nos
ofrecen, nos va a alcanzar, o si por el contrario creemos que va a ser
insuficiente. Y también para los casos en que no contratemos un catering,

88
como puede ser una reunión más informal en la que el anfitrión decide
comprar y encargarse el mismo de la comida. En este caso podemos ayudarlo
a calcular las cantidades de comida necesarias utilizando esta información.

2. El cálculo del personal

Es fundamental tener en cuenta la cantidad de mozos y/o camareras que serán
necesarios para cubrir el evento. Dicha cantidad dependerá del tipo de
catering que se ofrezca, así sea formal, informal, mesa americana, etc.
a) Para banquetes y comidas formales será necesario:
 un maitre por cada 40 o 50 invitados;
 un mozo por cada 10 o 15 invitados;
 un sommelier (opcional) por cada 20 o 25 invitados.
b) Para un lunch o cóctel
 un maitre;
 un mozo por cada 35 o 40 invitados.
c) Mesa americana o Buffett
 un maitre;
 un mozo por cada 20 o 25 invitados.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
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89
 UNIDAD N°8: Ambientación, sonido e iluminación.

En esta unidad abordaremos todos los temas relacionados con la

ambientación y la decoración de los eventos como así también aquellos
aspectos fundamentales que tienen que ver con el sonido y la iluminación.

La ambientación de un evento
La ambientación está relacionada con la disposición de los distintos elementos
que visten el decorado desnudo: mobiliario y cortinajes. Y si bien de todo esto
se encargarán los especialistas en ambientación y/o decoración que
contratemos para cada uno de nuestros eventos, es necesario conocer al
menos algunas cuestiones básicas.
Según la densidad de la ambientación, ésta puede transmitir “espacio” y
“elegancia” o “pobreza” e “insuficiencia”.
En cuanto a la ambientación y decoración lo que hay que tener en cuenta son
los siguientes ítems o criterios:

a) Grados de estimulación de los invitados:

 Carga alta: estímulos simultáneos para generar atención
desconcentrada
 Carga baja: captar la atención de los invitados para enfocar hacia un
efecto en cuestión (para capacitaciones o momentos específicos)

b) Contratar a profesionales en la materia:

 Ambientadores
 Escenógrafos
 Decoradores

90
 c) Seguir un hilo conductor o temática:
 Prensa
 Vestimenta de los invitados
 Vestimenta del personal
 Videos
 Mantelería
 Menú
 Entorno
 Cortinas
 Decorado
 Distribución del mobiliario
 Densidad de la ambientación (elegante, minimalista, o despojado)

Clasificación de espacios para ambientar

Los diferentes espacios con los que nos podemos encontrar pueden ser:
abiertos, cerrados, interiores, exteriores, naturales, artificiales, públicos,
privados y funcionales (pensados para desarrollar determinada actividad).
Ahora bien, si se quiere producir determinadas sensaciones a través del
espacio en las personas, habría que tener en cuenta estas variables:
 Tamaño del espacio (grande/pequeño)
 Colores (fríos/cálidos)
 Luz (mucha/poca)
 Forma del espacio. Jugar con líneas y ángulos transmite sensación de
dinamismo y movimiento. Las estructuras sólidas y firmes, así como las
líneas verticales u horizontales crean sensación de estabilidad.
 Textura de los elementos. Alfombras, cortinas, metales, maderas, etc.,
inciden directamente sobre el tacto.
 Distribución interna. Forma de colocar los elementos en el espacio. Se
intenta siempre de generar equilibrio y armonía.

91
 El decorado: lo que hay que saber
El decorado debe estar dotado de significado que haga referencia a la temática
del evento y ser acorde a las dimensiones e instalaciones del espacio. También
debe ser resistente, pero al mismo tiempo fácil de manipular y transportar.
A través de un decorado podemos:
 Establecer un lugar determinado de acción (ej.: pista de baile)
 Crear una atmósfera determinada o clima (tristeza, alegría, reflexión,
felicidad, etc.)
 Dirigir la atención del público hacia puntos determinados (ej.: la
entrada de los novios o de la quinceañera)

Música y sonido
La música y el sonido forman parte del alma de un evento, sobre todo de los
sociales, con lo cual es uno de los aspectos a los que debemos darle mayor
importancia.
El armado de una cadena de sonido está compuesto por los siguientes
eslabones:
 Fuentes de sonido (bandeja, compactera, pc, micrófono, etc.)
 Mixer o mesa de sonido: recibe, procesa, mezcla y ecualiza las múltiples
fuentes de sonido que puede haber.
 Potencia: amplifica el sonido proveniente de los mezcladores.
 Parlantes: reproducen y dan salida al sonido.

92
  Monitoreo: se utiliza para tener noción o un retorno de lo que está
sonando desde el escenario hacia el público. Lo utilizan los músicos
cuando tocan en vivo y también los disc jockeys.
Si bien está bueno que tengamos un mínimo de conocimiento sobre el
equipamiento de sonido, éste será manejado por profesionales, de quienes
esperamos las mejores propuestas de servicio que nos aseguren lo mejor en
materia de sonido y musicalización. Por eso es importante manejarnos con 2
o 3 disc jockeys y/o empresas de sonido, las cuales se supone que ya hemos
ido probando en nuestros primeros eventos y hemos quedado más que
satisfechos con su forma de trabajo y sus conocimientos.

Iluminación
La iluminación es otro de los puntos importantes a tener en cuenta, ya que
acompaña a la ambientación y permite resaltar determinados lugares
destacándolos con respecto a otros. Nos ayuda a “crear climas” y de acuerdo
a cómo se elija disponer las luces, se podrá lograr que el espacio refleje lo
que uno desea mostrar.
Al momento de escoger el lugar para el evento, se deberá tener en cuenta las
luces que posea el predio para luego planificar e incorporar lo que haga falta.
Al igual que con el sonido, aquí simplemente te voy a dar a conocer los
elementos básicos que componen la iluminación de un evento, ya que del
tema se ocupará el proveedor que contratemos. Estos son:
a) Luces de base: sirven para hacer baños de luz homogénea tanto sobre
grandes espacios, como sobre personas, pequeños objetos o detalles.

93
 Su posición y color (gelatinas) son determinadas antes del comienzo
del evento y no pueden modificarse una vez instaladas. Algunas de
ellas son: pines, par300, par1000, cuarzos, elipsoidales, fresneles, etc.

b) Luces de efectos: son luces móviles que arman dibujos sobre aquello
que tocan. Solas no sirven para nada, pero en conjunto con las luces de
base ambientan todo tipo de evento. Algunas de ellas son: barredoras,
máquinas de haces, luz negra, láser, flashes, sistemas de iluminación
inteligente.
Un tema no menor en cuanto a la iluminación es asesorarse con el lugar para
conocer cuál es la corriente máxima que permite la térmica, para no sufrir un
corte de luz por exceso de corriente.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
sobre el link: https://youtu.be/NFFFs_0vHKA

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94
 UNIDAD N°9: Aspectos legales, contables y de seguridad.

En esta unidad abordaremos todos los aspectos legales y contables que

forman parte de nuestra profesión, como así también los aspectos
fundamentales en materia de seguridad en los eventos.

Formas de obtener ingresos para los eventos

Hay determinados eventos en los cuáles podemos recaudar ingresos, como
por ejemplo en una expo cobrando entrada. Pero hay otras maneras que son
el patrocinio y el auspicio. Vamos a conocer de qué se trata cada una.
1. PATROCINIO
El patrocinio es una relación de interés recíproco entre un suministrador de
fondos, recursos o servicios, y una persona o acontecimiento, o una
organización. A cambio del aporte recibido, el patrocinado otorga ciertos
derechos a su patrocinador, que pueden ser utilizados para conseguir una
ventaja comercial o de difusión, a través de una actividad de ocio o estilo de
vida.
El patrocinio ocurre cuando existe el objetivo claro de integrar las acciones
dentro del plan de comunicación de la empresa. Implica inversión y persigue
objetivos de rentabilidad empresaria.
a) Objetivos
 Aprovechar exenciones impositivas
 Difundir el nombre y los productos de la empresa
 Llegar a audiencias masivas
 Estimular las ventas
 Demostrar uso y calidad de productos

95
 b) Campos de aplicación
 Deportes populares
 Deportes especiales
 Espectáculos y actividades artísticas populares
 Programas y concursos en medios masivos

2. AUSPICIO
El auspicio es un aval, garantía o apoyo. No reditúa directamente ya que el
auspiciante no compromete ningún apoyo monetario.
Se trata principalmente de una herramienta de imagen en donde el prestigio
del auspiciante legitima al auspiciado, a su actividad, evento, etc.
a) Objetivos
 Mejorar la imagen
 Cumplir con un objetivo institucional indirectamente
 Apoyar emprendimientos privados

b) Campos de aplicación
 Seminarios, conferencias, concursos y debates
 Muestras culturales
 Campañas promocionales de bien común

96
 GUIA DE COSTOS DE UN EVENTO
Tal como te lo anticipé en la unidad n°5, aquí te voy a dejar una tabla/guía de
costos para que puedas utilizar al momento de confeccionar el presupuesto
para tus eventos. La misma deberás completarla en función de todos los gastos
que tengas (proveedores, insumos, materiales, gastos administrativos, etc.).

Presupuesto de los costos del evento (ejemplo)

1 - OPERACIONES (INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS MATERIALES)

LUGAR DEL (Salón de fiestas, Quintas o Estancias, Valor Ctd Valor
EVENTO Centro de convenciones, pabellón de unitario
exposiciones, sala de conferencias)
Estancia $1.000 100 $100.000
Justificación: Se seleccionó un espacio abierto y altamente confortable. Los valores son por persona

Colocación del (computadora, vídeo, proyector, sonido, Valor Qtd Valor

equipo iluminación, micrófonos, operador unitario
audiovisual, etc…)
Audiovisual
Equipo de sonido y micrófono $25.000 1 $25.000
Imagen (pantalla) $10.000 1 $10.000
Justificación: El equipo necesario deberá ajustarse a la idea principal y al target, como así se dispone de un
operador contratado junto con el mismo.

Ambientación (arreglos internos, externos, mesas, Valor Qtd Valor

juegos, juegos de living, etc) unitario

Arreglos internos $12.500 1 $12.500

Justificación: En interior se necesita arreglos para ambientar la sala de conferencias. Se incluye valor total
del servicio.

Materiales para (Carpetas, biromes, lápices, etc.) Valor Qtd Valor

los encuentros unitario
Biromes $50 50 $2.500
Carpetas $250 50 $12.500
Justificación: Estos elementos serán distribuidos a los participantes en el momento de los seminarios

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Materiales (Invitaciones, certificados, fichas, Valor Qtd Valor
impresos Ingresos, pulseras, etc…) unitario
Invitaciones $50 100 $5.000
Certificados $100 100 $10.000
Justificación: Estar atento a los tiempos de imprenta
Continuar de este modo con el resto de las categorías de servicios o requerimientos (Ejemplo: 2. Servicio
gastronómico, sevicio de lunch, valor por persona y total.

VALOR TOTAL, por todo concepto: $177.500.- pesos

¿Cómo cobrar por nuestro servicio?

Bueno, con todo lo aprendido hasta acá, ya estás en
condiciones de comenzar a organizar tu primer evento.
Pero hay una cuestión muy importante de la cual todavía
no te he hablado y es de cómo cobrar nuestro servicio.
Esta información es valiosísima ya que hay muchas
personas que se vuelcan a emprender en la organización
de eventos, a veces sin haber estudiado, y de repente
consiguen un cliente y no tienen idea de cómo cobrar
por su servicio.
Es muy común que pase eso, y además en los cursos de
organización de eventos por lo general no te explican toda
esta cuestión de manera profunda y detallada, con lo cual
uno se encuentra con este vacío de conocimiento a la hora
de poner precio a su trabajo. Yo personalmente considero
que esto es de lo más importante, porque es tu negocio y
es tiempo invertido. Como siempre digo, no regales tu
tiempo. Hay que saber cómo cobrar y cuánto cobrar.
Entonces para fijar los precios debes tener en cuenta muchos factores del
evento a organizar: el tipo de evento, la cantidad de invitados, y el tiempo
de planeación y de ejecución que se requerirá. De no hacerlo así corres el
riesgo de no cobrar lo justo o de excederte en el mismo.

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 Formas de presupuestar un evento
La organización de un evento puede presupuestarse de diferentes maneras:

1. COBRAR UN PORCENTAJE
Se pacta como honorarios un porcentaje del total del costo del evento. Dicho
porcentaje suele ser de entre un 10% y un 15% (algunas veces de hasta un 20%
inclusive). De este modo, si un evento tiene un costo total de $250.000 pesos,
y pactamos un 15% de honorarios, nuestros honorarios serán $37.500 pesos.
Este modo de cobrar tiene pro y contra. La contra es que no logra contemplar
toda la dedicación ni permite poner valor a todo el esfuerzo de organización
que supone un evento, sino que solo se basa en hacer un cálculo de los gastos
de proveedores y obtener un porcentaje. Y lo positivo es que suele ser un buen
método para cuando estés comenzando con tus primeros eventos, hasta que
logres ir tomando experiencia y vayas experimentando el valor de todo el
trabajo que te demanda la organización y la puesta en marcha de un evento.
También sirve para ir generando los contactos de quienes van a ser tus
proveedores fijos.
Y en este punto me gustaría dejarte un tip que solemos utilizar en muchas
ocasiones. Hay proveedores que suelen ofrecernos un pequeño porcentaje de
comisión en caso de que los contratemos. Estas comisiones suelen ser de un
5% y un 10%, lo cual para nosotros sería otra fuente extra de ingreso a tener
en cuenta.

2. COBRAR UN IMPORTE FIJO

Esto quiere decir que nuestros honorarios van a estar pactados de antemano
mediante una suma fija de dinero, la cual va a ser independiente del costo total
del evento, pero teniendo en consideración algunos criterios que nos generen
un costo a nosotros, como ser: la cantidad de asistentes que necesitemos para
el día del evento, la puesta en escena y los recursos necesarios.

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Para darte un ejemplo, supongamos que para cubrir un evento necesitamos
llevar con nosotros a 3 asistentes a los cuales vamos a pagarles $2.500 pesos
a cada uno. Y tenemos ciertos recursos logísticos que implican la movilidad
hasta el lugar del evento y algunos detalles de puesta en escena que en total
nos generan un costo de $7.500 pesos. Sumando todos estos costos nos da un
total de $15.000 pesos, con lo cual podríamos estipular un honorario fijo de
$50.000 pesos para que quitando los gastos nos quede un ingreso neto de
$35.000 pesos. Este es el método que recomiendo para servicios integrales.

3. COBRAR POR HORA DE TRABAJO

Este es otro método que podrías utilizar, aunque no lo recomiendo tanto. Se
trata de asignar un valor por hora individual, conforme a la dedicación y
exigencia que te demande el trabajo.
Y no lo recomiendo porque es un método un poco complicado de llevar a la
práctica, dado que muchas veces las horas de trabajo no se condicen con las
horas de trabajo realmente invertidas.

Nuevos servicios que podemos ofrecer

Tradicionalmente, un organizador solía ofrecer y ocuparse de la organización
integral de un evento, esto quiere decir, desde el principio hasta el final. Pero
desde hace ya algunos años a esta parte, hubo un cambio en la manera de
trabajar que fue impuesta por las necesidades del mercado, como ocurre en
cualquier ámbito de los negocios, y que obligó a los organizadores de eventos
y wedding planners a volverse más flexibles y a encontrar nuevas maneras de
ofrecer servicios que no sean las del servicio integral.

100
Quizá esto haya tenido que ver con una cuestión económica de muchas
personas que, por no disponer del presupuesto necesario para contratar desde
el inicio a un organizador, deciden hacer todo por su cuenta, o bien, porque
piensan que va a ser una tarea sencilla, y tarde o temprano se ven desbordados
y no saben cómo continuar.
A raíz de esto es que en la actualidad se suelen ofrecer diferentes tipos de
servicios que dan respuesta justamente a estas necesidades, llegando de esta
manera a cubrir una mayor cuota de mercado y expandiendo nuestro trabajo
para llegar a más clientes.
Te voy a nombrar los servicios que se suelen ofrecer hoy en día para que los
puedas incorporar a tu emprendimiento. Esta es otra información también
muy valiosa que por lo general no la suelen dar en un curso de este tipo, pero
la quiero compartir porque estoy seguro que te va a ser de mucha ayuda y te
dará todas las herramientas necesarias para que puedas llevar tu negocio o
emprendimiento por buen camino.
1. SERVICIO INTEGRAL
Como ya sabemos, este tipo de servicio ocupa la totalidad del evento en
materia organizativa, y ya vimos anteriormente como establecer nuestros
honorarios, o sea como cobrarlo (porcentaje o monto fijo). Algunos lo suelen
ofrecer bajo el nombre de “servicio full” o “servicio completo”.

2. SERVICIO PARCIAL
Es un servicio que ofrecemos cuando ya el cliente tiene una parte del evento
organizada. Puede que ya tenga contratada la mayoría de los proveedores y
quiere contratar el servicio de un organizador para poder desligarse y pasarle
todo el manejo a éste. En este caso el servicio parcial incluiría obviamente la
coordinación durante el día del evento, pero también otras tareas que el
cliente necesite, que por lo general tienen que ver con la búsqueda y
contratación de algún que otro proveedor que aún no fue contratado.
Para este tipo de servicios se suele pactar como honorarios una suma fija, que
la podemos establecer de antemano según la magnitud y el tipo de evento.

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3. DAY SERVICE
Este tipo de servicio incluye únicamente la coordinación durante el día del
evento. Y suele ser la opción perfecta para quienes tienen todo organizado,
pero quieren contratar a un profesional que se haga cargo de la coordinación,
control y supervisión durante el evento así pueden relajarse y disfrutar al 100%
de su momento más esperado.
También se puede cobrar a través de un monto fijo, o bien, a través de un
cobro por horas.

Facturación: las claves para tu negocio

Otro tema que no suele dictarse en un curso de este tipo, y
que por lo general nadie te enseña, es el referido a la
facturación y a la cuestión impositiva.
Ya aprendiste qué tipos de servicios ofrecer y cómo
cobrarlos, ¿y luego qué?
Debes saber que si vas a trabajar de manera independiente es necesario que
te inscribas en el régimen de “monotributo” (régimen simplificado) para
poder emitir facturas de tipo “C”, y de esta forma tener tu actividad y tus
ingresos declarados ante la AFIP.
Dentro del régimen del monotributo existen diferentes categorías, desde la
“A” hasta la “K”, y cada una con un monto máximo de facturación anual. Si te
excedes del monto máximo de tu categoría deberás recategorizarte, con lo
cual te va aumentar el valor de la cuota mensual. De todas formas, al inscribirte
el primer año vas a comenzar con la categoría más baja, o sea la “A”.

Estar inscripto en AFIP es importante si es que vas a cobrar

tus servicios a través de medios electrónicos como pueden
ser: depósito o transferencia bancaria, tarjetas de débito
o crédito, Mercado Pago, etc.

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Por sobre todas las cosas, lo fundamental de estar inscripto es que para los
eventos corporativos es necesario emitir facturas, ya que casi la totalidad de
las empresas necesitan justificar sus gastos mediante facturas o comprobantes
de compra. Dicho sea de paso, en ocasiones, las empresas y sobre todo las
grandes, suelen exigir factura de tipo “A”, para posteriormente poder deducir
el IVA, pero como monotributista sólo podrás emitir facturas de tipo “C”. Para
poder emitir facturas de tipo “A” deberás ser “Responsable Inscripto” y estar
inscripto en IVA y ganancias, lo que representa una complejidad aún mayor y
te obligará también a pagar todos los meses a un contador para que te lleve
los impuestos y las declaraciones juradas correspondientes.
Yo te recomiendo que empieces como “monotributista” para echar a andar el
negocio y sumar experiencia. A menos que quieras empezar un negocio grande
orientado principalmente a la organización de eventos corporativos. En este
caso entonces te va a convenir inscribirte como “Responsable Inscripto” para
poder emitir facturas de tipo “A”.

Pago a proveedores
Como ya bien sabemos, la búsqueda, elección y contratación de los
proveedores corre por cuenta nuestra. Pero hasta aquí no hemos hablado
nada sobre el pago a los mismos.
Lo que debes saber, es que, en líneas generales, los pagos a proveedores los
va a efectuar nuestro cliente, ¿por qué? Simplemente por una cuestión de
facturación e impuestos.

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Nosotros debemos evitar cobrar dinero que va a ser para pagos a terceros
(proveedores) porque todo dinero que nos ingrese debemos facturarlo, y no
tiene sentido facturar un dinero que no corresponde a nuestros ingresos, ya
que eso haría que nos excedamos en los montos de facturación permitidos
según nuestra categoría del monotributo.
Entonces simplemente nosotros cerramos el trato con cada uno de los
proveedores y pasamos los datos de los pagos a nuestro cliente para que los
efectúe. Por lo general, los pagos a proveedores se hacen mediante una seña
primero, que puede ir desde un 25% a un 50% del total del servicio, y luego 2
o 3 días antes del evento se liquida el resto. A algunos proveedores inclusive
se les puede abonar el mismo día del evento en efectivo.
En esta cadena, cada uno de los proveedores será el responsable de emitir las
facturas correspondientes a sus servicios para que nosotros se las hagamos
llegar a nuestro cliente.

Contratos y aspectos legales

Cuando uno comienza a desempeñar la actividad
de manera profesional empieza a ser necesario la
incorporación del uso de contratos para dar un
marco legal a su labor.
Entonces una vez que has acordado con el cliente
todos los detalles y servicios a contratar, deberá
estar especificado todo por escrito y firmado por
ambas partes en lo que se conoce como un
“contrato de servicio”.
En el contrato debe figurar, la fecha y lugar, los nombres y apellidos de ambas
partes, los datos del evento (lugar, fecha, y cantidad estimada de invitados),
y un detalle del servicio que te comprometes a brindarle al cliente.
También podrás incluir algunas cláusulas que consideres necesarias. Y, por
último, sobre el final debe ir la firma de cada una de las partes, como
aceptación del contrato. No olvides darle una copia firmada al cliente.

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 Contratos de los proveedores
Del mismo modo que nosotros podemos establecer y hacer firmar al cliente
un contrato de servicio, muchos de los proveedores también suelen manejarse
con un contrato similar, en el que se describen los detalles del servicio a
contratar y algunas cláusulas que deberán ser aceptadas por parte del cliente.
Con lo cual, los proveedores al momento de la contratación pueden pasarnos
sus contratos para que nosotros se los hagamos firmar a nuestro cliente y se
los devolvamos nuevamente firmados.
Uno de los aspectos fundamentales de tener todo firmado mediante contratos
es que se evita cualquier tipo de supuestos y de malos entendidos, tanto con
el cliente como así también con los proveedores. Si un proveedor no nos ofrece
un contrato podemos armar uno nosotros y hacerlo firmar.
Te dejo el contrato de servicio que utilizamos en Open Drinks Móvil Bar para
que lo tomes como ejemplo. Para abrirlo toca o haz clic aquí.

Seguridad de los salones y los seguros de ART

Ahora nos metemos de lleno en el tema de los
seguros, que es uno de los temas cruciales y quizá
menos comentado en un curso de este tipo.
Siempre es importante comprobar que el salón
cuente con un seguro general, por cualquier
eventualidad que surja durante la celebración (ley
de Seguros 17.428).
El salón de fiestas debería tener una póliza de responsabilidad civil
importante, por si le sucede algo a un invitado y éste luego le reclama al
salón. Y todo el personal que trabaja allí debe contar con seguro de
accidentes de trabajo, ART o AP (seguro de accidentes personales).
Si son empleados del salón seguramente lo tengan. Pero se necesita que todo
el personal eventual también lo tenga: mozos, cocineros, personal de
seguridad, bartenders; en fin, toda persona que va a prestar servicio al evento.

105
Y si se contrata un show (banda de música, profe de salsa, stand up, mago,
etc.) también deben presentar ART para ese evento, con cláusula de no
repetición a favor del organizador. Este seguro también debe requerirse
cuando el evento sea en una casa particular, no sea cosa de tener problemas
si el artista se lastima con un pedazo de plato roto en el living.
Es clave que en la responsabilidad civil del seguro figuren los invitados
considerados como terceros, porque siendo así, están habilitados para un
reclamo al salón en caso de algún accidente.
Si el festejo se organiza en el SUM de un edificio, la cobertura dependerá de la
póliza de responsabilidad civil del edificio: si es una póliza que contemple la
actividad del SUM (una póliza comprensiva), lo tiene cubierto.

¿Pagar por la música?

Aunque no lo creas, la legislación establece que se debe pagar para pasar
música en un evento. Según la ley nacional Nº 17.648, decreto reglamentario
Nº 5146/69, cuando se organiza una fiesta familiar de cumpleaños, un
casamiento, cumple de 15, aniversario o similares, la Sociedad Argentina de
Autores y Compositores de Música (SADAIC) establece el pago de un monto
fijo, de acuerdo a la categoría del local en el que se organiza la celebración,
que puede variar dependiendo del horario del evento, la superficie del lugar y
la cantidad de invitados.
Esto lleva a asegurarnos de que el salón de fiestas o el lugar dónde se llevará
a cabo el evento tenga paga sus obligaciones con SADAIC. No quisiéramos
que justo caiga una inspección al lugar el día del evento y lo clausuren,
teniendo que dar por finalizada la fiesta.

106
 Planes de contingencia y evacuación
Otro de los aspectos relativos a la seguridad en los eventos tiene que ver con
los planes de contingencia y los planos de evacuación. Es necesario que nos
aseguremos de que el lugar posea planos de evacuación y conocerlos de
antemano por cualquier situación que nos obligue a tener que evacuar.
Así también, hay que chequear ciertos elementos de seguridad como las
salidas de emergencia y la correcta instalación de los matafuegos,
controlando que estén cargados y no vencidos.
A su vez, también debemos tener elaborado un plan de contingencia que
prevea posibles imprevistos. Por ejemplo, tener a mano los teléfonos de
emergencias por si un invitado se descompensa o necesita algún tipo de
atención médica.

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
sobre el link: https://youtu.be/SG6ZZvlyBmQ

<< PARA FINALIZAR CON EXITO ESTA UNIDAD REALIZA LA SIGUIENTE EVALUACIÓN. PARA ABRIR
EL FORMULARIO DE EVALUACIÓN HAZ CLIC EN EL LINK O EN EL BOTÓN >>

https://forms.gle/wdjU1FVXPxqiWQBMA

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107
 UNIDAD N°10: Prensa y difusión de eventos.

Hemos llegado finalmente a la última unidad de este completo curso de

Organización de Eventos, y en esta unidad abordaremos todo lo relacionado
con la prensa y difusión de los eventos.

PRENSA Y DIFUSIÓN: la importancia

Hay cierto tipo de eventos que pueden requerir de una gestión de prensa y
difusión. Por lo general pueden ser eventos corporativos de tipo ferias,
exposiciones, congresos, o presentaciones de productos, marcas, libros, etc.
Llevar a cabo una buena gestión de prensa puede ser una herramienta
imprescindible para ayudar a alcanzar los objetivos propuestos, ya que nos
permite divulgar la actividad que esté por realizarse, la que se está llevando a
cabo, o la que se haya realizado, y nos permite también generar algún impacto
en una determinada audiencia.
Para dicha gestión se puede contratar a un jefe de prensa que a través de sus
acciones y contactos comunicará el evento entre los diferentes medios (tv,
radio, gráfica, digital). Pero no siempre el presupuesto alcanza para contratar
a los especialistas, con lo cual podemos ocuparnos nosotros mismos.
Para una acción de prensa tradicional tenemos que tener en claro que nuestro
mensaje va dirigido a periodistas, quienes, si consideran noticia a nuestro
envío, lo publicarán en sus respectivos medios. Ellos serán los intermediarios
entre los organizadores del evento y el público en general.
Hay que tener en cuenta que la gestión de prensa no es hacer publicidad en
los medios, sino que el resultado se va a ver en los contenidos periodísticos,
no en las páginas de anuncios. O sea, no tiene un fin comercial, sino más bien
un fin comunicativo e informativo.

108
 Consejos para una gestión de prensa
A continuación, te dejo algunos consejos para tener en cuenta al momento de
realizar una gestión de prensa:
1. El objetivo es que el medio se interese por la información de nuestra
gacetilla y la publique.
2. Planificar la campaña. Armar una base de datos con los posibles medios
e interlocutores a los que podremos contactar para enviarles nuestro
mensaje.
3. Tener en cuenta los días de publicación y frecuencias de los medios para
planificar el tiempo de envío y que el evento sea publicado el día
planeado.
4. Conocer la segmentación del medio en el que se quiere publicar. Dicho
de otro modo, conocer cuál es el público objetivo de ese medio, ya sea
por edad, por ubicación geográfica, o nivel socio económico. Esto nos
ayudará a decidir si ese medio es conveniente para nosotros o no.
5. Apuntar a periodistas especializados en secciones en las que pueda ser
de interés la temática del evento. Si se trata de un evento deportivo,
orientar nuestra búsqueda a periodistas deportivos.
6. Molestar lo menos posible al periodista.
7. La gacetilla es lo mínimo que se necesita para empezar la comunicación.
Se pueden agregar fotos, audios y videos.
8. En la gacetilla es importante incluir una cualidad distintiva, que aporte
una novedad, pero sin olvidar incluir los datos básicos (qué, dónde,
cuándo, por qué, cómo). Como extras podemos mencionar a
participantes especiales, temas de interés para la comunidad, algún
hecho de impacto, o algo creativo que pueda ser de interés para los
medios. La gacetilla es un texto descriptivo e imparcial. Tiene que ser
clara y sintética, que sea comprensible desde la primera lectura
9. Si realizas tu evento periódicamente, es bueno generar una relación a
largo plazo con los periodistas especializados.
10. El hecho de aparecer en los medios puede hacer que posibles
patrocinadores se interesen en el evento.

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La gestión de prensa tradicional sirve para sumarle valor a tu evento. Estos
serían los pasos a seguir:
1. Envío de gacetilla y/o kits de prensa a los medios.
2. Seguimiento para confirmar publicación.
3. Ofrecer distintas entrevistas.
4. Clipping de prensa. Se realiza al finalizar la campaña de prensa que
generalmente termina con el fin del evento. En esta etapa se analizan
los resultados y se prepara una carpeta con todos los medios en donde
se publicó (con la fecha de publicación incluida).

Conferencia de prensa para la difusión de eventos

Las conferencias o ruedas de prensa, son actividades que
se realizan con el fin de comunicar o difundir información
relevante ante los medios de comunicación, y debemos
considerarlos como un evento en sí mismas.
El motivo debe suponer una novedad y debe generar
mucha expectativa. La idea es promover una noticia,
juntando a todos los medios en un sólo lugar. Puede
informarse acerca de detalles de un nuevo producto, de un
concurso, de una nueva imagen, de un evento próximo a celebrarse, etc.
Como organizadores de eventos es una excelente
herramienta de difusión, y una oportunidad
importantísima para afianzar contactos con los medios
de prensa, además de ser una manera económica de
convocatoria para la promoción y divulgación.
Comunicados de prensa, entrevistas y contactos
informales con los medios de prensa, son maneras
excelentes de transmitir un mensaje, pero es en una
rueda de prensa donde se puede dar más información, y hacerla
promocionable con más rapidez.

110
Una conferencia de prensa exitosa es muy positiva en todo sentido. No sólo
genera una noticia digna de hacer conocer y difundir, sino que además
mantiene muy en alto la moral y el ánimo del grupo organizador.
Paradójicamente, la propia presencia de los medios en una conferencia de
prensa la hace más creíble a los ojos de los otros periodistas, y esto hace que
la información que se maneje sea más importante como noticia a difundir.

Cómo llevar a cabo una conferencia de prensa

Vamos a conocer a continuación cuales son todos los pasos que debemos
contemplar y seguir al momento de querer organizar y llevar a cabo una
exitosa conferencia de prensa.

1. En cuanto a la preparación:

 La planificación de una conferencia de prensa no lleva mucho tiempo,

dada la inmediatez que queremos para que la noticia se propague.
 Lo más importante es contar con información concreta y relevante para
transmitir, que justifique la presencia de periodistas y medios de prensa.
 Generalmente se realiza en salones de hotel. Debe procurarse un lugar
conveniente, de fácil acceso para la prensa, ya que la dinámica de ellos
les exige celeridad y versatilidad.
 Los mejores días para realizar una conferencia de prensa son los martes,
miércoles o jueves. Si se organiza un lunes son muchos días antes para
confirmar asistencia, lo que puede conspirar en contra de garantizar
suficiente convocatoria; y viernes es demasiado cerca del fin de semana,
lo que puede retrasar la difusión de la noticia, o la misma diluirse en su
efectividad de llegada al público que buscamos informar.
 La mejor hora para programar una conferencia de prensa es entre las
10:00 y 11:00 de la mañana. Con ello aseguraremos la máxima
convocatoria y cobertura de los medios. De todas maneras, siempre la
prioridad estará en eventuales noticias del día que podrán opacar
nuestro evento, pero esto es imposible preverlo.

111
  La persona responsable del protocolo estará a cargo de supervisar todo
lo referente a las invitaciones y notas de prensa, su redacción, y llegada
a destino. Deberá ser selectivo a la hora de elegir los medios a invitar, y
en determinar la persona adecuada a invitar dentro de cada organismo
de prensa.
 Es bueno tener una base de datos regularmente actualizada para tener
los cambios de personal y responsables, vigente. Este es un ejercicio que
nos mantendrá en contacto personalizado y privilegiado con los
periodistas más importantes.
 Unos días antes del evento se enviará el comunicado de prensa con la
invitación, y se hará un primer seguimiento un par de días antes de la
conferencia. Es muy bueno realizar un segundo seguimiento el mismo
día del evento un par de horas antes del inicio.
 Pese a que la conferencia no puede extenderse demasiado por
exigencias laborales de reporteros, camarógrafos y fotógrafos, la misma
debe ser de calidad, para asegurarnos que realmente disfruten de la
asistencia.

2. En cuanto al salón:

 Debe ser suficientemente amplio para dejar pasillos libres al centro, a

los costados y adelante, y así poder ubicar cámaras de TV, camarógrafos,
y fotógrafos.
 La decoración debe ser muy sobria, con plantas ornamentales sencillas
y armónicas.
 Se debe considerar muy buena acústica, amplificadores de sonido,
parlantes, micrófonos, y todo servicio de comunicación disponibles para
los periodistas, además de elementos de proyección y reproducción.
 Disponer de suficiente cantidad de asientos confortables, y tener acceso
a agua, té o café en todo momento.
 Los conferencistas deberán estar a mayor altura, para atraer la atención
y facilitar mejores planos de fotografía. El podio colectivo estará
compuesto por una mesa larga con un mantel de paño o terciopelo
hasta el piso, para evitar ver las piernas de los entrevistados.

112
  En el mismo puede grabarse un logotipo comercial o institucional.
Banners y mantas de patrocinadores acompañarán el escenario.
 Deben disponer de suficientes micrófonos, y adicionalmente 2
inalámbricos para las preguntas de los invitados.

3. En cuanto a los oradores:

 El contar con un agente de prensa ayudará a generar el interés suficiente

en periodistas y asegurarnos una mayor convocatoria, ya que antes del
evento estará detrás del seguimiento de las asistencias.
Durante la conferencia de prensa será moderador de la misma, por lo
que es importante que tenga habilidad de comunicador, experiencia con
la prensa, y domine el tema a tratar.
 Los conferencistas también deberán estar en pleno conocimiento de la
información que se brindará, y, sobre todo, bien preparados a
responder las distintas preguntas de los periodistas. Se debe tener
carisma suficiente y estar bien informados para incluso responder a
temas relacionados al de la conferencia.
 Es muy importante en este tipo de eventos hablar con la prensa y
responder a sus preguntas, y sobre todo dar el mensaje en forma bien
clara y precisa. La clave del éxito en un buen orador es recordar 5 puntos
importantes a detallar en un máximo de 7 minutos de exposición. Los
puntos por escritos a modo de guion ayudarán a no desviarse del tema
central. La cantidad de oradores no debería superar los 4, incluyendo al
moderador.

4. En cuanto a la dinámica:

 Recibir a los miembros de prensa conforme llegan y llevar registro de las

asistencias.
 Procurar la puntualidad en el inicio del evento y no atrasarlo más de 5
minutos por respeto a la agenda de la prensa.
 El moderador dará la bienvenida a los asistentes, presentará el tema y a
los participantes.

113
  Cada conferencista tomará la palabra, y luego de todas las
presentaciones, el moderador atenderá las preguntas de la prensa, o
bien dirigirá la misma al conferencista más indicado para contestar en
cada caso.
 Es recomendable sembrar preguntas en un par de periodistas antes del
evento, para promover a partir de allí el flujo de preguntas generales.
 Igual de recomendable es facilitar el espacio y ambiente para
fotografías.
 La conferencia no debería excederse de los 50 minutos.

5. En cuanto al “Press Kit” (kit de prensa)

 Desde protocolo se confeccionará material complementario para

entregar a la prensa que asista, como apoyo informativo a los
periodistas. El paquete con información contendrá datos adicionales y
complementarios, apoyo fotográfico, y en ocasiones incluirán un
obsequio.

6. En cuanto al Brunch:

 Estará estipulado en las invitaciones y se dará seguidamente de la rueda

de prensa, por no más de 1 hora.
 Ideal un servicio de pie, de bocadillos salados y dulces, acompañados de
jugos naturales o agua mineral.
 Dado lo dinámico y agitado en la agenda de los profesionales de la
prensa, el ofrecer un brunch incrementará las chances de asistencia, y
además será un gesto de respeto y agradecimiento por parte de los
organizadores hacia los periodistas y medios de prensa en general.
 Lo más rescatable en esta instancia es poder permanecer un tiempo
adicional y de manera informal, conversando conferencistas y
periodistas, afianzando contactos, y pudiendo generarse futuras
entrevistas de mayor profundidad.

114
7. En cuanto al después:

 Será muy valioso a futuro dedicar un tiempo a establecer contacto

nuevamente con quienes asistieron a la conferencia. De lograr una
buena empatía, ellos nos tendrán presente toda vez que necesiten
información del tema, y seguramente responderán siempre que se les
contacte.
 A través del registro de asistencia, sabremos quienes no llegaron a la
conferencia, sin embargo, estamos siempre a tiempo de hacerles llegar
el press kit y ver de contactarlos con al menos uno de los conferencistas,
para lograr de todas maneras una nota.
 Es muy recomendable asistir a un par de conferencias de prensa para
estudiar la dinámica y detalles que pueden ser de mucha utilidad.

La difusión de un evento: EL ANTES

En cuanto a la difusión de un evento, hoy en día contamos con varias
herramientas de las cuales nos podemos valer. Veamos cuáles de ellas tienen
que ver con la etapa anterior al desarrollo de un evento (el “antes”).

1. Crear una página web del evento

El diseño de un buen “microsite” o “landing page”
promocional, atractivo y con la información del evento de
manera detallada, ofrece gran libertad a la hora de
explicar el evento, presentar a los ponentes, mostrar el
lugar, el programa, enlace a la adquisición de entradas,
etc. Es la carta de presentación al mismo y el lugar donde
se centraliza gran parte de la comunicación y la
información con los asistentes, tanto antes como durante
y después del evento.
No te olvides de incluir los botones de compartir en redes sociales, ya que
ayudarán a tener una mayor difusión.

115
2. Crear un evento en redes sociales
Crear el evento en Facebook es una buena ayuda para dar a conocer el acto, ya
que permite compartirlo y aparece en el “timeline” de los amigos de los
asistentes. Hay que tener en cuenta que no todos los que le dan al botón de
«Asistiré» terminan asistiendo realmente al evento, lo cual es un poco
frustrante. Para tratar de contrarrestar esto es habitual caer en el error de
bombardear a amigos con invitaciones al evento.
Cuántas veces nos ha fastidiado por ejemplo el
mensaje “Se ha actualizado la foto de portada del
evento”. Por esta razón es necesario asegurarse que
tanto el texto como los datos y la imagen del evento
son correctos para evitar fastidiar con mensajes
molestos a los invitados y les dé la tentación de darse
de baja.
Otra opción de difusión muy utilizada hoy en día es la de generar acuerdos con
influencers para que hagan promoción entre sus seguidores.

3. El calentamiento en las semanas previas

Una manera de hacer atractivo el evento antes de que se celebre, es calentar
antes con contenido acerca de lo que se va a vivir. Breves entrevistas a los
ponentes, posts con contenido exclusivo, asistentes confirmados, etc. que se
dinamizarán y aumentarán el interés de las personas por asistir al evento.

4. Los tickets o entradas

Una buena manera de calcular la asistencia al evento
es poner a disposición del público la adquisición de
entradas. Hay plataformas que permiten gestionar las
entradas y compartirlas en Facebook, Twitter o en la
website. Las entradas pueden ser de pago o gratuitas,
pero de ambas maneras, permitirá tener una idea más
aproximada de las personas que asistirán.

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5. Elegir un buen hashtag
El hashtag servirá para seguir la conversación tanto de los asistentes como de
aquellas personas que no han podido acercarse al evento y lo sigan por las
redes sociales o por streaming.
Hay un ABC de cómo debe ser un hashtag: que sea corto, memorable, que se
explique por sí sólo y que sea claro. Pero no es de extrañar que, a lo largo del
evento, surjan hashtags paralelos haciendo alusión a algún hecho divertido o
con el único fin de resaltar algún aspecto de la organización.

La difusión de un evento: EL DURANTE

Todo lo que vimos recién tiene que ver con todas aquellas acciones de difusión
que podemos realizar previas al evento. Ahora veremos cuáles podemos
realizar durante el evento y que ayudarán aún más a la difusión. Estas son:

1. Realizar una cobertura en directo por streaming

Uno de los principales objetivos de un evento es llegar al mayor número de
personas posibles. Esto beneficia en gran medida a los patrocinadores,
colaboradores, ponentes y organizadores. Para llegar al máximo número de
personas y conseguir una gran difusión el mejor aliado es el “streaming”, es
decir, hacer una retransmisión en directo vía redes sociales. La cobertura del
evento por Internet multiplica de manera exponencial su alcance, y consigue
llegar a rincones y personas que de otra manera sería imposible.
Se podría decir que ya no hay eventos locales. Con la
retransmisión en streaming, el evento
alcanza carácter global y permite a las personas que
no han podido acercarse al evento seguirlo como si
estuvieran presentes, comentarlo a través de las
redes sociales e incluso participar en el mismo
lanzando preguntas a los ponentes con la ayuda del
hashtag y la dinamización.

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Además, el streaming podrá quedar bajo demanda al acabar el acto a
disposición de asistentes, ponentes, invitados y cualquier persona interesada
en los contenidos del evento. Es decir, no sólo permite poder seguir el evento
en directo, sino que ofrece la posibilidad de revivirlo una vez concluido,
rememorar los momentos más relevantes y volver a escuchar, comentar y
compartir en los medios de comunicación social las ponencias más
interesantes, con todos los beneficios que esto conlleva para sus
organizadores y participantes.

2. Monitorizar la audiencia del streaming

El streaming permite monitorizar la audiencia, lo cual es bueno para saber
cuándo se conectan y se desconectan las personas a la retransmisión. Esto
ayuda a la organización a saber qué ponentes o momentos del evento son más
interesantes que otros y poder tomar decisiones con más criterio para futuros
eventos.
No es de extrañar que la retransmisión por
streaming sea una de las opciones más
valoradas y tenidas en cuenta en la
actualidad, por todo al potencial que tiene,
el alcance, y por sobre todo, por ser una
herramienta gratuita y fácil de utilizar para
cualquier persona.

3. El WiFi para los asistentes

Es imprescindible asegurarse de que el lugar donde se va a celebrar el evento
disponga de una buena red wifi a la que se puedan conectar los invitados. Esto
permitirá que puedan publicar sus tuits, fotos, vídeos y demás contenidos del
evento y ayudará a que éste gane relevancia.

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4. La conversación en las redes sociales
La conversación en un evento puede darse sobre los aspectos más
insospechados. Desde el tema de una ponencia, o el lugar en el que se está
celebrando el acto, hasta ese momento en el que el ritmo del evento baja y los
asistentes prefieren entretenerse con cualquier cosa.
Una de las funciones del hashtag es la de monitorizar.
Hay que vigilar la conversación tanto en el hashtag oficial
como en los paralelos para mejorar los aspectos del
evento o ayudar a entretener a los invitados si,
efectivamente, ese ponente es un poco aburrido.
Si el lugar dispone de una pantalla de gran tamaño, es imprescindible usarla
para poner un back channel con los tuits que se generan bajo el hashtag del
evento. Esto ayuda a animar la conversación en tiempo real ya que los
asistentes ven reflejados sus comentarios en la pantalla y permite que el
hashtag oficial adquiera más relevancia y que los asistentes se mantengan más
atentos y expectantes.

La difusión de un evento: EL DESPUES

Si pensabas que la difusión del evento se termina junto con el evento, déjame
decirte que esto no es así. Aún después de terminado todavía es posible hacer
eco del evento, ¿y esto como sería?
Durante los días posteriores al evento podemos recopilar las fotos hechas
durante el mismo, redactar un post resumen y poner bajo demanda el

119
streaming de las diferentes ponencias para que las pueda ver cualquier
persona, haya o no asistido al acontecimiento.
Todo este contenido nos servirá para dinamizar en los diferentes medios de
comunicación social en Internet y que el evento gane repercusión de cara a su
siguiente edición.
Pero claro, después de un evento, en lo último en lo que se piensa es en el
siguiente. ¿O sí?

En el siguiente video encontrarás un resumen de esta

unidad. Para verlo haz clic o toca sobre la imagen o
sobre el link: https://youtu.be/BCgBxvd0v4c

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Bueno y hasta aquí el curso. Con toda la información brindada y todos los
conocimientos adquiridos no tengo dudas que ya estarás en condiciones de
empezar a trabajar en este rubro tan apasionante. Espero que así sea y te
deseo lo mejor. ¡No olvides que con esmero y dedicación se puede llegar lejos!

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