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La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización/empresa, de acuerdo con el cual las tareas son divididas,
agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de los objetivos. Y comúnmente esta se puede ver reflejada en un organigrama que organice todos los
puestos y departamentos de la compañía.
Un Organigrama es un mapa que describe las jerarquías de la empresa y sirve para comunicar y aplicar autoridad.
La clase pasada se nos pidió crear el organigrama de un evento (cualquiera), simplemente para ver cómo organizaríamos a los colaboradores de una
empresa de este rubro. Así lo organicé yo...
DIRECTOR GENERAL: Su misión es definir políticas de empresa y objetivos. También se suelen encargar de la gestión de Recursos
Humanos, comercialización, control de sistemas de seguridad y calidad y en general de organizar y coordinar la actividad de la empresa de
banquete.
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS: Encargado de funciones esenciales como la de ayudar y prestar servicios a la organización, a sus
dirigentes, gerentes y empleados. Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener
la persona que lo ocupe. Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. Reclutar al personal idóneo para
cada puesto.
ASISTENTE DE CAPACITACIÓN: Se encarga de capacitar y desarrollarprogramas, cursos y toda actividad que vaya en función del
mejoramiento de los conocimientos del personal. Brindar ayuda psicológica a sus empleados para mantener la armonía, y buscar solución a
los problemasque se desatan.
GERENTE DE VENTAS: Encargado de cerrar trato con los clientes una
vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios,
elaborar estrategias de publicidad y promoción, buscar clientes potenciales,
informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.
CONTADOR: Encargado de la elaboración de los estados de resultados, de revisar toda la documentación financiera, hacer pagos, de
integrar presupuestos, elaboración de declaraciones de impuestos mensuales y anuales.
CAJERO: Responsable del cobro de cuentas ya sea en efectivo o cargo a tarjeta, el registro de
las ventas diarias, el reporte de gratuidades o descuentos y la vigilancia y resguardo del
efectivo en caja chica. En algunos hoteles realiza las funciones de toma órdenes de Servicio al
Cuarto, por lo que se compromete a conocer el menú para sugerir y aclarar al huésped.
CHEF EJECUTIVO: Encargado del control de todo el departamento de cocina, planeación del
menú y organización de las estaciones de preparación de alimentos, gestión del personal y
control de calidad.
COCINERO A: Supervisa la elaboración de los alimentos, ya sea por área fría o caliente,
salsas, pescados, carnes, desayunos o comidas, así como al resto del personal subordinado,
contando con posibilidades de ascenso a chef ejecutivo.
COCINERO B: Está al cargo de la preparación de los alimentos y de la supervisión de otros empleados de cocina de
inferior rango (reposteros, panaderos, stewards, etc.), encontrándose, a su vez, bajo la supervisión del primer cocinero.
Con el tiempo, puede ser ascendido a este puesto.
COCINERO C: Responsable del trabajo directo de preparación de comida bajo la supervisión y encargo de los
anteriores puestos. Puede ser ascendido a cocinero segundo (B) o cocinero primero (A).
STEWARDS: Encargados del mantenimiento y limpieza de los utensilios de cocina. Se auxilian de los mozos de
cochambre para desincrustar el equipo más grande y de uso frecuente en cocina.
JEFE SUPERVISOR DE REPOSTERÍA: Es la persona al cargo del departamento de repostería. Se encarga de dirigir
toda la elaboración de bollos, pasteles y confituras, dirigiendo al personal subordinado y haciendo un seguimiento de
las cuestiones administrativas de dicha sección.
REPOSTERO: Se encarga de la realización de los productos de repostería respondiendo directamente ante el supervisor del departamento o
el chef ejecutivo.
PANADERO: Se dedica a las funciones clásicas de preparación de productos de panadería. Es un empleo con posibilidades de ascenso a los
puestos superiores.
BARMAN (BARLADY): Responsable del surtido de insumos y equipo en la barra
de bebidas, la planeación del menú y los displays o mostradores de bebidas.
Controla las requisiciones, los inventarios y al personal de su área. Aspira a la
gerencia de alimentos y bebidas.
RUNNER: Se responsabiliza del servicio eficiente auxiliando al vendedor durante el servicio al comensal. Sirve y retira platillos,
descamocha y ofrece complementos. Además conoce el menú al grado de poder sugerir. Aspira al puesto de Vendedor.
MOZO DE ÁREAS PÚBLICAS: A cargo de la limpieza de las zonas a las que tiene acceso el cliente y los colaboradores. Semanalmente
realiza desinfecciones y limpiezas profundas y solicita reparaciones a mantenimiento.
PLANIFICADOR DEL EVENTO: Usualmente es el gerente del evento, se encarga de definir la logística de eventos privados y de
supervisar su operación en base a una orden de evento.
COORDINADOR DE EVENTO: Frecuentemente contratado por una firma grande de organización de eventos, como un salón de convenciones o una arena
o estadio, se encarga solo de la ejecución del evento, no de su creación ni de los proveedores para ello.
PRODUCTOR DEL EVENTO: Responsable de la coordinación y ejecución técnica del evento, se encarga de diseñar el horario, la logística
de sonido, luz, audio y vídeo entretenimiento, decoración, menú y la coordinación de los proveedores de cada elemento.
GERENTE DEL SHOW: Por su excelente conocimiento técnico es responsable de la coordinación de los ensayos, pruebas de audio y
sonido, los artistas, la seguridad y las verificaciones técnicas en base al orden del día.
GERENTE DE ESCENA: Coordinador del montaje y los cambios para cada artista, en
comunicación con los coordinadores de evento.
Una vez teniendo esta información volvimos a hacer un organigrama, esta vez usando todos los puestos, con el fin de saber ¿Quién Manda a
Quién?... Esta vez lo hice para una Cumbre Presidencial. Cabe destacar que los cuadros del mismo color, se encuentran al mismo nivel
jerárquico, las líneas horizontales expresan comunicación entre áreas o departamentos, las verticales autoridad en el mismo departamento.