Etapas de la Organización de Eventos

La organización de cualquier tipo de evento debe cumplir las siguientes etapas:

1. Pre-evento (Planificación-Organización)
Establecimiento de los objetivos y metas.
Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración,
promoción etc.)
Análisis de necesidades y expectativas.
Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento (propio,
sponsor, auspicio, apoyo etc.)
Cotizaciones ( Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes proveedores).
Administración del evento (papelería, permisos, convenios, derechos de admisión.
Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo.
Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del público.
Contrataciones.
Pre-Evento
Post-Evento
Evento
Organización de Eventos
envío de las invitaciones con 45 días de anticipación.
Organización de transporte y hospedaje.
Planificacion del banquete (Menu).
Establecimiento del lugar.
Elaboracion del programa.
Promocion de la imagen del evento.
Envío de información a la prensa.

2. Evento (Ejecucion)
Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se
llevará a cabo el evento.
Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el
mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
3. Post-evento ( Evaluación)
Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la
reunión.
Evaluación de resultados: se realiza un informe final (evaluacion
financiera, analisis del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envio de cartas
de agradecimiento.

ACTIVIDAD
En la etapa de Pre evento realizar:
 Objetivos del evento

 Público objetivo

 Tipo de evento

 Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación

 Lista e invitación de invitados

 Elaboración de Presupuesto

 Definir programación

 del evento (agenda)

 Proveedores: cotización, evaluación y elección

 Contratación de proveedores y facturación

 Promoción y divulgación: Redes sociales, correo electrónico, boletín virtual, etc.

 Comercialización del evento

 Diseño e Impresión: Material para escenografía, registro, entre otros.

La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin perder detalle de lo que cada una conlleva;
elegir el responsable ideal es importantísimo. Trabajar juntos por el mismo fin, con reuniones
esporádicas pero productivas jugará un papel un importante para el tema del manejo del tiempo.
Entre más pro actividad y orientación al detalle, mejor.

EJECUCION DE EVENTO

Probablemente el día más estresante para todos los que trabajan tras bambalinas; en esta etapa,
un poco critica por el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada detalle de la agenda
establecida, tu coordinación a todo el equipo y supervisión a la logística son cruciales para que el
evento fluya como esperas, así que no olvides:

 Registro de invitados

 Programación u orden del día

 Señalización del evento

  Montaje del salón (medios audiovisuales, decoración, equipos)

 Alimentación (Coffe break, cena, buffet)

 Agradecimientos y recordatorios (asistentes, colaboradores, patrocinadores, speakers)

NOTA: Elaborar listas de chequeo en formato Excel

Post- evento
 Desmontaje

 Memorias del evento

 Cierre financiero

 Evaluación general y especifica del evento

 Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento)

 Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)