SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN AO-PO-02-R0

Fecha: 30/07/2023
ADMINISTRACION DE OBRAS
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PROCEDIMIENTO DE ENTREGA A RENDIR Y REEMBOLSO DE GASTOS

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA A RENDIR Y REEMBOLSO

DE GASTOS

EMITIDO: REVISADO: APROBADO:

Víctor Jiménez
Jefe de control de gestión de
proyectos y logística Luz Maria Galindo
Jefe de Administración y
Adeleine Castellano Finanzas
Administrador de Obra Sede
Central
Gissela Paucar
Contabilidad

1. OBJETIVO

Determinar el procedimiento para la utilización y rendición del dinero entregado a

nuestros colaboradores como adelantos en efectivo para gastos no conocidos con
exactitud y reembolso de gastos realizados por el personal de CONSTRUCTORA
INARCO PERU SAC.
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2. ALCANCE:

Se aplica a tos el personal en general que requiera la utilización de entregas a rendir y

reembolso de gastos

3. REFERENCIAS:

 Instrucciones Administrativas-Contables. GAF/02.

 AO-FO-01-R0-Fondo fijo.

4. DEFINICIONES:

4.1. ENTREGA A RENDIR. - Es Entregas a Rendir, Son cantidades de dinero asignados

mayormente a los trabajadores de la empresa mediante una autorización de gastos
para propósitos de viajes o gastos excepcionales, una vez concluidos presentan una
plantilla de rendición de cuentas, todos los gastos incurridos que sustenten el
adelanto otorgado para conciliarlos y aprobarlos contablemente.

4.2. LIQUIDACIÓN DE ENTREGA A RENDIR. – Proceso por el cual el colaborador

sustenta con documentos (facturas, recibos por honorarios, boletas de venta), los
gastos efectuados por la entrega a rendir solicitada previamente, determinándose
luego de liquidar los documentos, los saldos por reintegrar y/o importes por
depositar a la empresa.

4.3. REMBOLSO DE GASTOS. – Gastos efectuados por nuestros colaboradores sin que
haya habido previamente una entrega de dinero y/o transferencia por parte de la
empresa estos pueden darse como viáticos por viaje, gastos de movilidad, gastos
de representación.

4.4. PLANILLA MOVILIDAD. – Documento donde se sustentan gastos de transportes

urbanos a nivel nacional.

4.5. RECIBO DE CAJA. - Documento contable usado como soporte y comprobante de los
egresos sin sustento, que justifica la salida del dinero en efectivo.

4.6. VALE PROVISIONAL. – Documento por el cual se entrega dinero, con fin de ser
rendido con comprobantes (factura, boletas, etc.), con fin de justificar salida de
dinero.

4.7. FACTURA. – Documentos tributarios, en los cuales se registra la compraventa de un

producto o la prestación de un servicio y el importe total del mismo. Este
documento está conformado básicamente por la información a detalle de los
siguientes elementos: La mercadería vendida. Precio unitario.

4.8. BOLETA. – Es un comprobante de pago emitido por las empresas y los pequeños
negocios, cuando venden bienes o servicios a consumidores o usuarios finales.

4.9. ADMINISTRADOR. - Es la persona que se ocupa de realizar la tarea administrativa

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por medio de la planificación, organización, dirección y control de todas las

actividades dentro de un grupo social o de una organización para lograr los
objetivos mediante el uso eficiente de los recursos.

5. PROCESO:

5.1. OTORGAMIENTO DE LA ENTREGA A RENDIR:

5.1.1. El administrador de obra mediante un correo electrónico deberá solicitar

al Administrador de obra Central la entrega a rendir mediante formato
AO-FO-30-R0.
5.1.2. El correo deberá envía al Administrador de obra Central con copia
Gerente de proyecto y Residente de Obra.
5.1.3. Administrador de Obra Central lo supervisa y autoriza el monto
solicitado.
5.1.4. Envía correo Jefatura de Administración y Finanzas con copia a Gerente
de proyecto, residente de Obra, Jefe de Control de Gestión Empresarial,
Jefe de Contabilidad, al Contador de obra, al área de Tesorería para su
aprobación de la entrega a rendir.
5.1.5. La Jefatura de Administración y Finanzas, le da la indicación de
desembolso al área de tesorería.

5.2. MANEJO DE ENTREGA A RENDIR Y REEMBOSO DE GASTOS:

5.2.1. El custodio debe verificar que todos los comprobantes de pago contengan
el N° de RUC, razón social, fecha de emisión del comprobante y dirección
de la empresa.
5.2.2. El custodio debe verificar que todas las compras sean sustentadas con
facturas electrónicas, salvo que el proveedor pertenezca al nuevo RUS
(Régimen Único Simplificado); solo en esas excepciones pueden pasar
una boleta de venta física, para poder verificar que un proveedor
corresponda al RUS, pueden efectuar la consulta ante SUNAT en el
siguiente link:
https://e-consultaruc.sunat.gob.pe/cl-ti- itmrconsruc/FrameCriterioBusquedaWeb.jsp
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5.2.3. El administrador como primer filtro de los comprobantes a registrar por

caja chica debe cerciorarse que estas sean válidas ante SUNAT, eso lo
pueden efectuar en el siguiente link: https://e-consulta.sunat.gob.pe/ol-ti-
itconsvalicpe/ConsValiCpe.htm

NOTA: Tener en cuenta que mediante el link solo pueden consultar los siguientes comprobantes:
Facturas electrónicas, recibo por honorarios electrónicos y boletas electrónicas.

5.2.4. Las compras efectuadas por los administradores tienen que ser menores o
iguales a S/ 700.00 (por día y por proveedor) de lo contrario:

 Al ser INARCO un agente de Retención designado por SUNAT, tenemos la

obligación de efectuar la retención del IGV (3% del monto pagado) a
proveedores que no son agentes de retención/buenos contribuyentes o
agentes de percepción del IGV; tener en cuenta que se suma todo lo
pagado en un día a un mismo proveedor (está prohibido pasar varias
facturas con la misma fecha de emisión, que correspondan a un mismo
emisor y la suma total pase los S/ 700.00).

 Si se tratara de un servicio que supera los S/ 700.00, INARCO también se

encuentra en la obligación de efectuar la detracción (4%, 10% o 12%)
dependiendo del tipo de servicio.

NOTA: Recalcar que en el caso del servicio de transporte terrestre se tiene

que aplicar la detracción del 4% para los montos superiores a S/ 400.00
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En el caso que tuvieran alguna operación que supere los S/ 400.00 o S/

700.00 (dependiendo a lo descrito en los párrafos anteriores) se procedería
de la siguiente manera:

1) En caso de retención: Se paga al proveedor menos el 3% del monto total

de la factura y comunicar al contador encargado del proyecto para la
emisión de un comprobante de retención.

2) En el caso de detracción: Se paga al proveedor menos el 4%, 10% o

12%, dependiendo del tipo de servicio; si el administrador tiene dudas
con respecto al porcentaje de detracción a aplicar o sobre el pago
detracción, se tienen que comunicar con el contador a cargo de la
contabilidad del proyecto.
Si el proveedor quiere efectuar la auto-detracción y que INARCO le
pague el monto total de la factura, el administrador debe pedir al
proveedor la evidencia de la auto-detracción, en este caso sería la
constancia de pago.

Si el custodio no cumple con lo mencionado; la empresa no le reembolsará el

equivalente de la retención y/o detracción que se tuvo que efectuar.

5.2.5. Según D.S.159-2007EF los gastos de movilidad de los trabajadores se

sustentarán con comprobantes de pago o con la Planilla de gastos de
movilidad. Los gastos sustentados con planilla no podrán exceder por cada
trabajador diariamente del equivalente a 4% de la Remuneración Mínima
Vital de los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada,
para el periodo actual (específicamente desde el 01/05/2022) el
monto máximo de movilidad diaria por persona sería de S/ 41.00

A partir del 2022 se implementó las planillas de movilidad digitales las cuales deben
cumplir los siguientes requisitos mínimos:

 Todas las firmas tienen que ser originales.

 Las firmas de la parte inferior tienen que ir acompañadas de sello.
 En el caso de N° ORDEN:
oLa Serie consta de 4 dígitos y estará relacionada al código del
proyecto (obra), por ejemplo: 0195 (RAZURI)
oCon referencia al correlativo, todo correlativo comenzará con 0000001
 El control del correlativo será exclusivo del ADMINISTRADOR DE OBRA.
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5.2.6. A partir del 01/09/2022 (hasta el 31/12/2024) el gobierno peruano ha

reducido el IGV del 18% al 10% para los restaurantes y hoteles; en
consecuencia, el administrador debe tener especial cuidado al momento de
ingresar las facturas por los servicios en mención ya que el sistema en
automático aplica el IGV del 18% (IGVGRA); para que el sistema pueda
aplicar el IGV del 10%, el administrador de obra debe cambiar el
IGVGRA por el IGVGRA10.

5.2.7. Todos los documentos de caja chica deben ser ingresados al sistema
Dynamics por el módulo de DOCUMENTOS Y AJUSTES.
5.2.8. Todos los documentos registrados deben tener la aprobación del residente
de obra y para que finanzas pueda reembolsar la caja chica del administrador,
este tiene que venir con la firma del residente de obra a cargo.
5.2.9. El reembolso de gastos es para lo siguiente:
 Gastos de movilidad.
 Gastos de representación.
 Gastos de hospedajes y alimentación.
 Gastos de pasajes terrestres y aéreos de urgencia.
 Gastos de implementación y manteamiento de campamentos y oficinas
administrativas temporales.
 Gastos de emergencia justificados y mínimos de materiales de obra del
monto asignado el 20% del monto de la caja chica.
5.2.10. Las entregas a rendir deberán estar acompañados del formato:
AO-FO-29-R0
5.2.11. Los reembolsos de gastos deberán estar acompañados del formato:
AO-FO-30-R0
5.3. RENDICIÓN DE ENTREGA A RENDIR Y REEMBOLSOS DE GASTOS:

5.3.1. El administrador de obra enviará a Administración de Obra Central para la

supervisión y visto bueno
5.3.2. El Administrador de Obra Central enviará al área contable la caja chica de
manera física de acuerdo a la siguiente estructura:

5.3.4.1 Lote impreso de la caja chica (detalle de los documentos

ingresados para pedir reembolso) con la firma del residente de
obra y del administrador de obra, el lote a imprimir lo
encuentran en el módulo LIQUIDACION CAJA CHICA.
5.3.4.2 Documentos originales a liquidar y/o reembolsar deben estar en
orden y con su respectivo lote y referencia de ingreso al sistema
con la finalidad de que el contador encargado pueda revisar el
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correcto registro.
5.3.4.3. Copia de todos los documentos a liquidar y/o reembolsar.

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