AMG DE COLOMBIA SAS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
Versión: 06 Vigencia: 04/09/2023 Código: P-GAF-001

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para la apertura, reembolso, legalización y control

para el adecuado manejo de los recursos asignados a la Caja Menor de AMG de Colombia
SAS.

2. ALCANCE

Aplica para gastos originados por actividades y/o requerimientos de la organización que
sean de menor cuantía y no se ejecuten por el procedimiento de compras.

3. DEFINICIONES

Caja menor: Es el fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un funcionario, para

atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos menores e imprevistos y
que se requiere ejecutar de manera inmediata.

Soporte: Son facturas y/o recibos que contienen la identificación del proveedor (Cedula
o Nit), dirección, teléfono, y la descripción del bien o servicio que se adquiere.

Reembolso: Consiste en la reposición de un dinero ya gastado y así recuperar el fondo

de caja menor a su monto original.

Factura: título valor que refleja la entrega de un producto o la prestación de un servicio,

junto a la fecha en la que habrá de efectuarse su recaudo y el valor a pagar como
contraprestación, debe contener los requisitos especificados en el artículo 617 del
estatuto tributario:

a. Estar denominada expresamente como factura electrónica

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
c. Apellidos y nombre o razón social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del impuesto pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
g. Valor total de la operación
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Recibo de Caja Menor: El recibo de caja menor se constituye en el documento

mediante el cual se legaliza el pago de un bien o servicio, en caso de que no se expida
factura, el diligenciamiento del recibo de caja menor debe contener lo siguiente: fecha

Elaboró: Asistente Administrativo Revisó: Subgerente Aprobó: Gerencia

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en la que se efectuó el gasto, el valor, el concepto, la firma de la persona que recibe con
número de cédula y sello de la empresa si lo manejan.

Recibo Provisional de Caja Menor: El recibo de provisional de caja menor se efectúa

cuando un empleado solicita dinero para realizar la compra de un bien que requiere la
entidad calculando el valor aproximado del gasto a realizarse, este se legaliza con el
recibo que sustenta el gasto o la compra el cual contendrá los datos requeridos para el
documento o factura.

4. CONDICIONES GENERALES

La caja menor brinda de manera rápida y oportuna recursos para gestionar gastos
menores e imprevistos que se requieren ejecutar de manera inmediata, asociados a
labores de la compañía, que no excedan un monto determinado y que el valor de los
mismos sean coherentes a la actividad realizada.

AREA MONTO RESPONSABLE Monto máx. para Porcentaje

gasto por del monto
requerimiento gastado para
legalizar
Administración $ 700.000 Asistente Comercial $70.000
65%
Operaciones $ 600.000 Técnico $ 100.000
Operaciones

El valor de gastos para reembolso y pago es por un valor correspondiente al 65% de la

valor base.

No está permitido efectuar préstamos personales con recursos de la caja menor. El

incumplimiento de esta norma constituye falta grave contra el reglamento interno de
trabajo.

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5.CONDICIONES ESPECÍFICA

1. Los pagos de servicios y compras se harán hasta por el valor autorizado en

este procedimiento, sin que los mismos puedan ser fraccionados cuando
correspondan a un mismo proveedor.

2. Queda prohibido realizar pagos que excedan la suma aprobada como monto
máximo por requerimiento, salvo en los casos autorizados por la Alta dirección y no
se puedan realizar por el procedimiento de compras.

3. Los soportes presentados por los funcionarios deben venir con el Nit o
Cedula, Nombre o Razón Social de quien presta el servicio y un número de
Teléfono, en lo posible solicitar los bienes o servicios a establecimientos que
generen factura Electrónica.

4. Los gastos relacionados con transportes, alimentación, de los trabajadores

y/o contratistas, serán aprobados por la Alta Dirección, previamente dentro del
horario laboral (lunes a sábado).

5. Las facturas que recibe el responsable de la caja menor deben cumplir los
requisitos de la factura (citados en este procedimiento numeral 3. Factura), Si la
factura o el recibo no tiene especificado la dirección y el número de teléfono, es
necesario anotarlo en el documento, para poder realizar la legalización.

6. El empleado responsable del manejo de la caja menor, al entregar el dinero

al solicitante exigirá el diligenciamiento de un recibo de caja menor provisional, que
deberá contener: fecha, valor, nombre del solicitante, dependencia, concepto y
firma de quien recibe. Y deberá solicitar la legalización del avance a más tardar el
día siguiente de haberlo entregado, de lo contrario debe solicitar el reintegro del
dinero al solicitante.

7. No se deben aceptar recibos, facturas o algún otro documento con tachones

y/o enmendaduras.

8. En caso que el funcionario responsable de la caja menor no se encuentre en

la organización por motivos como vacaciones, etc… debe hacer entrega de la caja
menor en el formato (Acta entrega caja menor), al funcionario autorizado por la
Alta Dirección para hacerse responsable de la misma.

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6. REEMBOLSO DE CAJA

La solicitud de reembolso de caja menor consiste en la reposición del dinero que se ha

gastado en la compra de bienes o servicios. El Reembolso se solicitará a la Alta dirección
una vez se haya agotado el porcentaje autorizado equivalente al 65 % del valor de la
base, al ser aprobado se debe radicar en cuentas por pagar para su trámite.

El valor a reembolsar se consigna en la cuenta bancaria registrada para pago de nómina

por el funcionario responsable de la caja menor.

El reembolso se debe presentar en el formato asignado (REEMBOLSO Y/O LEGALIZACION

DE GASTOS), registrando cada uno de los soportes en orden cronológico, con el detalle
del concepto y los valores respectivos, anexando los soportes físicos en el mismo orden
pegados en hojas reciclables para evitar extravío de la información y para su respectiva
validación.

El pago del reembolso de caja menor se debe realizar dentro de la programación de

pagos de la semana siguiente a su radicación.

8. GASTOS REEMBOLSABLES

Con los dineros de caja menor se realizan los siguientes pagos:

 Artículos y/o insumos para Cafetería y/o Alta Dirección.

 Implementos de Aseo.
 Dotación Botiquines Y primeros auxilios.
 Reparaciones menores.
 Accesorios para equipos, solicitados de urgencia (cables, pilas, baterías etc …)
 Materiales menores de ferretería.
 Alimentación y transporte imprevisto, con autorización de la Alta Dirección,
asociado a la actividad realizada por el funcionario dentro de las instalaciones de
la compañía.
 Transporte por mensajerías, envió y/o recogida de muestras.
 Combustible en el caso de operaciones en campo.

9. PROHIBICIONES

Con los dineros de caja menor no se podrán realizar las siguientes operaciones:

 Pago de servicios personales.

Préstamos a funcionarios.

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 Compra de artículos de uso personal.

 Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a las de la
organización.
 Efectuar cualquier pago por conceptos diferentes a los autorizados.
 Efectuar pagos que excedan el monto máximo por requerimiento.
 Fraccionar compras de un mismo elemento.

10. RESPONSABILIDADES

El responsable de la Caja Menor deberá adoptar controles internos que garanticen el

adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las verificaciones que
realicen las áreas de control.

Validar que los documentos soporte contengan la información idónea y suficiente que se
requiera.

Velar y controlar que los gastos reembolsados correspondan a gastos de la organización.

Controlar que los gastos sean coherentes con la actividad realizada o con el concepto
para el cual fue solicitado.

Llevar y mantener al día la información del movimiento de la caja.

Solicitar los rembolsos con oportunidad y de acuerdo con los montos aprobados.

11. SEGURIDAD

Todo empleado en quien se delegue el manejo de la caja menor, deberá dotársele de un

cofre metálico con cerradura para que pueda depositar allí el efectivo y los soportes de
los avances y gastos. Es recomendable que el cofre de caja menor sea guardado bajo
llave en el escritorio del empleado responsable cuando no está siendo utilizado. El
empleado responsable se encargará de velar por las condiciones de seguridad bajo las
cuales se mantendrá estos recursos.

12. CONTROLES Y ARQUEOS

La responsabilidad sobre los dineros entregados como base para la caja menor es
exclusiva del empleado a quien se le delega el manejo de la caja menor, el Revisor
Fiscal y la Dirección Administrativa y Financiera o a quien se delegue podrán en
cualquier momento y cuando lo estimen necesario, solicitar al responsable del manejo
de la caja menor, rendir cuentas sobre los fondos depositados en la misma y los
soportes de los gastos efectuados. Los faltantes que resulten de los arqueos practicados
a la caja menor deberán ser cubiertos por el funcionario encargado de su manejo y si
se considera pertinente, se abrirá la investigación interna correspondiente, los

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sobrantes deberán consignarse por caja y en ambos casos, se debe adjuntar el recibo
correspondiente al acta del arqueo practicado.

13. REGISTROS

a. Recibo de caja menor

b. Formato de reembolso y/o legalización de gastos
c. Acta Entrega Caja Menor
d. Comprobante de egreso

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON FECHA DE VERSIÓN VERSIÓN

EN EL DOCUMENTO CAMBIO ANTERIOR ACTUAL

Se disminuye el tope máximo para las compras

24/07/2015 00 01
realizadas por la caja menor.

Se modificaron montos de legalización y reembolso.

Se organiza y aclara información general.
6/07/2016 01 02
Se relacionan las responsabilidades del auxiliar
administrativo.

Se actualiza cargos y ajuste de monto de

17/10/2018 02 03
reembolso.

Se actualiza factura de venta por factura Electrónica 24/02/2021 03 04

Se actualiza monto máximo de gasto por

24/02/2022 04 05
requerimiento.

Se actualizan las condiciones específicas.

Se realiza una descripción más detallada de gastos
Reembolsables y de .
Se describe el correcto proceso para solicitar un 4/09/2023 05 06
reembolso de caja, y fechas de pago.
Se complementan las responsabilidades del
funcionario responsable de la Caja Menor.

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