SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

CENTRAL DE CUENTAS – GESTIÓN CUENTAS DE

COBRO
 OBJETIVO GENERAL

Capacitar a los asistentes en las

herramientas con las que cuenta la
Subdirección Administrativa y
Financiera, para la correcta
administración de los recursos de
una manera eficiente y eficaz y así
coadyuvar al cumplimiento de la
misión institucional.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Para el correcto desarrollo del objetivo general se han planteado los siguientes
objetivos específicos que ayudarán al entendimiento de los procesos y
procedimientos implementados al interior de la Subdirección Administrativa y
Financiera:

1. Socializar los principales aspectos en el desarrollo del proceso de radicación de

cuentas.

2. Socializar el procedimiento de la liquidación de cuentas por pagar.

3. Socializar el procedimiento de pagos en tiempos de operación.

4. Socializar las principales causas de devolución y anulación dentro del proceso.

Central de Cuentas
Funciones
Subdirección Administrativa y
Financiera
Nuestra función es proponer, dirigir y coordinar la aplicación de las políticas,
planes, programas y procedimientos para la eficiente administración de los recursos
humanos, físicos, tecnológicos, económicos y financieros de la Institución de
acuerdo con la normatividad vigente. Dentro de las principales funciones de la
Central de Cuentas de la Agencia Nacional de Tierras se encuentran:

Liquidación y Envió a
Obligación de
Recepción Revisión de radicación Tesorería –
cuentas por
de cuentas documentos cuentas por Gestión de
pagar
pagar pagos
PROCESO CENTRAL DE CUENTAS
 APLICATIVO KLIC
Una vez ingresado en el perfil del contratista, se debe iniciar
verificando que los datos de la persona y del contrato se encuentren
correctos, de lo contrario deberán comunicarse con el Equipo de
Infraestructura y Soporte Tecnológico de la entidad para realizar los
ajustes pertinentes. Los datos son los siguientes:
· Número de contrato.
· Fecha de inicio.
·Plazo de ejecución (verificar que sea acorde con el memorando de
supervisión o acta de inicio).
· Dirección o Subdirección a la que pertenece.
· Número de Registro Presupuestal (RP).
· Departamento y Municipio de ejecución.
· Periodo a pagar.
· Número de pagos.
· Correo electrónico.
· Valor a pagar.
· Objeto del contrato.
· Obligaciones.
· Nombre y Firma del supervisor con su respectivo Vo.Bo.
RADICACIÓN DE PRIMERA
CUENTA
a. Certificación bancaria.
b. Planilla pagada de seguridad social o certificados de
afiliación a seguridad social vigentes.
c. Certificado de ARL.
d. Informe de actividades (informe en KLIC).
e. RUT - Registro Único Tributario.
f. Memorando de perfeccionamiento, legalización y
ejecución del contrato o Acta de inicio - Resolución de
encargo.
g. Formato declaración juramentada código GEFIN-F-004 y
anexos.
h. La factura electrónica (obligados a facturar
electrónicamente) aprobada por el supervisor del contrato
y validada en el aplicativo OLIMPIA IT.
RADICACIÓN DE PRIMERA
CUENTA
i. Resolución de facturación (sí aplica).
j. Relación afectación presupuestal (formato
rubros Excel).
k. Tabla de prorrateado (sí aplica).
l. Imagen de SECOP de la aprobación de la
póliza.
m. Imagen de cuenta subida a SECOP en estado
aceptada.
RADICACIÓN SEGUNDA CUENTA Y SUBSIGUIENTES
• Informe de actividades (informe en KLIC).

• Planilla pagada de aportes mes anterior o mes a cobrar.

• Memorando de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato o Acta

de inicio - resolución de encargo.

• Formato declaración juramentada código GEFIN-F-004 y anexos.

• La factura electrónica (obligados a facturar electrónicamente) aprobada por el

supervisor del contrato y validada en el aplicativo OLIMPIA IT.

• Imagen de cuenta subida a SECOP en estado ACEPTADA.

• Relación afectación presupuestal (formato rubros Excel).

 RADICACIÓN ÚLTIMA CUENTA
 Informe de actividades (informe en KLIC).

 Planilla pagada de aportes a seguridad social (debe estar al día).

 Memorando de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato o Acta de inicio.

 Formato declaración juramentada código GEFIN-F-004 y anexos

 La factura electrónica (obligados a facturar electrónicamente) aprobada por el supervisor del

contrato y validada en el aplicativo OLIMPIA IT

 Imagen de cuenta subida a SECOP en estado ACEPTADA

 PAZ Y SALVO (formato V4 ADQBS-F-009 de fecha 30/11/2020).

 Relación afectación presupuestal (formato rubros Excel

 DEDUCCIONES
Artículo 387 - Estatuto tributario
 Deducción por intereses en préstamos por
adquisición de vivienda. (100 UVT).
 Los pagos por salud – Medicina Prepagada (16
UVT mensuales).
 Certificados de ahorro AFC y ahorro voluntario
de pensión, correspondiente al mes de cobro.
 Deducción por concepto de dependientes
económicos (desde 10% hasta un máximo de
treinta y dos (32) UVT mensuales).
 ARTICULO 383 E.T
Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en
la fuente señalada en dicho artículo, A partir de la
vigencia 2023, a las personas naturales cuyos pagos o
abonos en cuenta corresponden a un contrato por
prestación de servicios profesionales o de apoyo, que
radiquen más de una cuenta durante un mismo mes, se
les tomara para la liquidación y el cálculo de retención en
la fuente, la suma de todos los cobros, esto quiere decir
que, se les sumaran la totalidad de los pagos o abonos
en cuenta efectuados en el respectivo mes, para
determinar la base de la liquidación y el cálculo de
retención en la fuente.
 CONCEPTO DIAN –
OFICIO No. 00454
A pesar que, el artículo 244 de la ley 1955, estableció que “(los
aportes al sistema de seguridad social integral, por parte de los
trabajadores independientes se realizan mes vencido)”, las normas
que regulan la Retención en la fuente en materia tributaria, no han
sido objeto de ninguna modificación.

“Artículo 1.2.4.1.16. Disminución de la base para trabajadores

independientes. El monto total del aporte que el trabajador
independiente efectúe al Sistema General de Seguridad Social en
Salud es no constitutivo de renta ni ganancia ocasional.” (Se
concluye que, para que proceda la disminución de la base de
retención en la fuente, se requiere acreditar el pago de los aportes
a seguridad social que corresponda al período que origina el
pago)”.
 RESPONSABLES DE FACTURACIÓN
ELECTRONICA
Diligenciar en la sección de la factura, Datos del Emisor, en el campo “correo”
la dirección electrónica, en donde le será notificado en caso de existir fallas
en la en la validación del correo.
• Registrar en la sección de la factura, Datos del Adquiriente en el campo
“correo” el buzón electrónico
siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co dispuesto por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin que, una vez generada
la Factura Electrónica a través del medio seleccionado, éste la envíe
automáticamente.
• Diligenciar en el asunto o en la sección de la factura Notas Finales, lo
siguiente: #$ luego el código de la identificación de la entidad o PCI a la
cual le van a enviar la factura 17-17-XX, datos del contrato, CONTRATOXXX,
ORDEN DE COMPRA XX, y correo del supervisor.
• #$17-17-XX;contratoxxx;pedro.perez@ant.gov.co#$
• Generar factura obteniendo el contenedor electrónico – Documento zip
(PDF, XML).
 DEVOLUCIÓN DE CUENTAS
1.Cuando la documentación está incompleta y sin lleno de requisitos.
2.Formato de declaración juramentada (Diligenciamiento y
presentación de soportes).
3. Pago de seguridad social inferior a IBC correspondiente. (ley 1955
de 2019, articulo 244).
4. Documentación desactualizada (Rut, certificado de medicina
prepagada, intereses de vivienda, certificado bancario).
5. Actualización de certificados vigencia 2022 (cuenta radicada en el
mes de Abril 2023, Decreto 1680 del 17 de diciembre de 2020).
6. Memorando de supervisión o Acta de inicio - Resolución de
encargo.
7. Afectación presupuestal de rubros.
8. Imagen SECOP en estado enviado.
9. Imagen póliza en SECOP.
10.Formato Paz y salvo (último pago).
 SUPERVISIÓN
CONTRACTUAL
•Ley 1474 de 2011

•La supervisión de un contrato estatal

consiste en “el seguimiento técnico,
administrativo, financiero, contable y
jurídico sobre el cumplimiento del objeto del
contrato”.

•Los supervisores tienen responsabilidad

civil, fiscal, penal y disciplinaria.
 PROCESO DE PAGOS

Este procedimiento, establece entre otros los tiempos

establecidos para la generación de los pagos, el cual
puede ser de hasta ocho (8) días hábiles después de
tener la cuenta radicada y con el lleno de requisitos.
• Los invitamos a conocer el procedimiento Gestión de pagos GEFIN-P-004- GESTIÓN DE
PAGOS, la cual se encuentra en la intranet,
• Link: http://intranet.ant.gov.co/index.php/gestion-financiera/
Gracias