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COLOMBIA MiNISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POTENOA DE LA COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES
VIDA EJERCITO NACIONAL
COMANDO FINANCIERO Y PRESUPUESTAL eJERCITO NACIONAL

Al contestar, cite este numero

Radicado N° 2024129001772703: MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-COFIP-DIFIN-13.1

Bogota, D.C., 5 de febrero de 2024

Senores
DIRECTORES CENTRALES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES “CENAC” Y
ORDENADORES DEL GASTO SUBNIDADES EJECUTORAS DEL PRESUPUESTO.

Asunto: Lineamientos inicio de operaciones Recepcion de Facturas electronicas y

Documento Soporte No Obligados a Facturar en SIIF Nacion

Con toda atencion y debido respeto me permito comunicar a los Senores Ordenadores del
Gasto de las Subunidades Ejecutoras de Presupuesto del Ejercito Nacional que dando
alcance a la Circular Externa No. 042 de fecha 26 de diciembre de 2023, emitida por e
Ministerio de Flacienda y Credito Publico, en la cual se informa que a partir del 01 de enero
de 2024 el proceso de emision y recepcion de factura electronica de venta, cambia su modo
de operacion y pasa de “Proveedor tecnologico" a “Software propio”, es decir, que a partir
de esta fecha todo el proceso de generacion, transmision, validacion, expedicion y
recepcion de facturas electronicas de venta, notas debito, notas credito y demas
instrumentos electronicos que se deriven de la factura electronica de venta con validacion
previa a su expedicion pasara a ser asumido en su totalidad por el SIIF Nacion, la Direccion
Financiera de Ejercito recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

A. Documentos Soportes No Obligados a Facturar

1. Las entidades que estan emitiendo documentos soporte con no obligados a expedir
facturas de venta y/o documento equivalente y notas de ajuste como soporte de
pago a contratistas, deben tener en cuenta que a partir del 1 de enero de 2024:

• Olimpia IT no continuara con la prestacion del servicio para la emision y

validacion de estos documentos electronicos ante la DIAN.

• La emision de documento(s) soporte a no obligados a facturar electronicamente

lo realizara el usuario con el perfil Gestion Pagador central y/o Pagador Regional,
del SIIF Nacion ingresando a una nueva transaccion llamada "Documentos
Soporte en Adquisiciones a no Obligados a Facturar”; a traves de esta
transaccion el usuario seleccionara por dia las ordenes de pago pagadas a
personas que no estan obligadas a expedir factura electronica por la prestacion
de sus servicios, para que el sistema genere y trasmita para validacion a la DIAN
los documentos soporte a no obligados a facturar electronicamente.

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• El proceso para la validacion de estos documentos electronicos ante la DIAN

para las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nacion se realizara
a traves del Sistema Facturacion Electronica SIIF Nacion habilitado en la DIAN
como software propio, “FACTURADOR SIIF NACION”.

2. Material de apoyo: La guia con el detalle del procedimiento a realizar para

documento soporte no obligados a facturar se encuentran publicadas en el siguiente
sitio:

https://www.minhacienda.qov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/paqes ciclodeneqoci
os/p18recepcionfacturaelectronica/procesoemisiondocumentosoportaparanoobliqa
dosfacturar

Link de Capacitacion: Proceso de parametrizacion, de emisibn de factura

electronica y DOC soporte con no obligados a facturar en el nuevo sistema de
factura electronica SIIF NACION

https://teams.microsoft.com/i/meetup-
iPin/19%3ameetinq ZDUOYzlxZmUtYzESYvOOMQRjLThiZmUtOWUOZil1NmlxMTA5%4Qth
read.v2/b?context=%7B%22Tid%22%3A%22b4ea60d8-be49-40bc-98c4-
18c43bfd721e%22%2C%220id%22%3A%22bfe317ab-ae2f-4b8f-835e-
c1f2f45737aQ%22%2C%22lsBroadcastMeetinq%22%3Atrue%2C%22role%22%3A%22a
%22%7D&btype=a&role=a

B. Proceso de recepcion de documentos electronicos (DE) Factura Electronica,

Notas Debito y Notas Credito

El modelo de recepcion mantiene los lineamientos establecidos para el envio de los

documentos al buzon centralizado del SIIF Nacion para las entidades ejecutoras del
Presupuesto General de la Nacion.

El emisor (contratista y/o proveedor de bienes o prestador de servicios) debe emitir el

Documento Electronico (Factura(s), Nota(s) debito, Nota(s) Credito) y registrar en dates del
Adquiriente el correo electronico: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co y en el
campo notas u observaciones, registrar la Posicion de Catalogo Institucional (PCI) que
identifica a la entidad que gestionara el pago, es decir la unidad o subunidad en la que se
registro el compromise presupuestal; datos del contrato o caja menor; y correo del
supervisor o cuentadante de caja menor que aprobara el DE, separados por punto y coma
y entre los signos #$ al inicio y final de dicha informacion, ejemplo:

#$15-01-03-XXX;Contratoxyz;PedroPerez@Entidadpgn.gov.co#$

En el evento en que el proveedor al momento de emitir el DE no registre la informacion en

las notas u observaciones como se menciono en el parrafo anterior y con el fin de agilizar

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la gestion de estos documentos, el Sistema Facturacion Electronica SIIF Nacion los

asignara a la Unidad Ejecutora identificada con el Nit reportado en los datos del Adquirente
del DE y quedara en estado “Pendiente por distribuir” para que un usuario de la entidad o
el supervisor asigne la PCI o se lo asigne para su tramite.

IMPORTANTE: La Entidad debe registrar previamente al funcionario o contratista

designado como supervisor y Gestor documentos en el SIIF Nacion, al igual que, la entidad
debe dar indicaciones Claras y exactas a los proveedores y/o contratistas de la anterior
informacion, con el fin de generar un proceso de recepcion con exito, adicionalmente, se
recomienda realizar el registro de los usuarios a la mayor brevedad posible para no tener
contratiempos en la gestion de estos.

1. Remitir informacion de supervisores de contratos: Cada Jefe de Contratacion

de las Subunidades ejecutoras de presupuesto debe remitir la siguiente informacion
de todos y cada uno de los supervisores activos de contratos con el fin de realizar
la parametrizacion en el sistema e iniciar el proceso de recepcion de facturas
electronicas.

Esta informacion se debera enviar al correo electronico

verson. cuellar(a)buzoneiercito. mil.co.

Asunto del correo: Supervisores para recepcion de facturas electronicas - SIIF Nacion

Esta plantilla es un archive Excel donde deberan relacionar la informacion de los

supervisores con la siguiente estructura:

Tipo de Identificacion Nro Identificacion Nombres Apellidos Correo electronico institucional Codigo PCI

2. Material de apoyo: La guia con el detalle del procedimiento a realizar para

recepcion de factura electronica se encuentran publicadas en el siguiente sitio:

https://www.minhacienda.qov.co/webcenter/portal/SIIFNacion/paqes ciclodeneqocios/
p18recepcionfacturaelectronica/procesorecepcionfacturasparapaqo

Link de Capacitacion: Sistema Facturacion Electronica - SIIF Nacion - Acceso y

Recepcion documentos electronicos para soportar el proceso de pagos.

httPs://teams.microsoft.com/l/meetup-
ioin/19%3ameetinq YTVhMmRiNzctOTRiOSOOYzlOLWE3NiQtQWZmMDI2ZGIwMTRk%4
0thread.v2/0?context=%7B%22Tid%22%3A%22b4ea60d8-be49-40bc-98c4-
18c43bfd721e%22%2C%220id%22%3A%22bfe317ab-ae2f-4b8f-835e-
nlf7f4F737an%27%7C%22lsBroadcastMeetino%22%3Atrue%2C%22role%22%3A%22a
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For lo anterior se requiere que los ordenadores del gasto comprometan y garanticen el
cumplimiento de los procesos, para Documentos Soportes No Obligados a Facturar es
responsabilidad de tesorerla y el proceso de recepcion de documentos electronicos (DE)
Factura Electrdnica, Notas Debito y Notas Credito el perfil gestor documental (Persona de
la subunidad ejecutora, que tiene la responsabilidad de ingresar al Sistema de Facturacion
Electrdnica -SIIF Nacidn para reasignar una factura, nota debito-credito a un nuevo
supervisor) y perfil supervisor (Persona de la subunidad ejecutora, que tiene la obligacidn
de ingresar al Sistema de Facturacion Electrdnica -SIIF Nacidn para aprobar y/o rechazar
facturas para pago), dichos perfiles deben ingresar a los link de las capacitaciones con el
fin de que tengan claro los procedimientos mencionados.

Cordialmente,

Tenien' SetefieFgiy[MY^rLEXANDER MA£ :AVO

infanciero Ejercito NacionaL-s^-'

Elaboro: AA12. Manuel Herrera

Auxiliar Administrative DIFIN

Revise: SV. Merielen Ortiz B.

Sub/ficial Ejecucidn DIFIN

Vo.Bo LiTr AfeeV-BrSvo C.

Oficial Co 'oTfijecucion DIFIN

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